Dokumenthanteringsplan för Vård- och Omsorgskontoret

Transkript

1 Dokumenthanteringsplan för Vård- och Omsorgskontoret Dokumenthanteringsplanen 2012 ligger till grund för vår interna arkivering och gallring av olika dokument för så väl fil som papperskopior. Kontakt Postadress: Vård och Omsorg, Trosa Besökadress: Tomtaklintgatan 2 D Tfn växel: Fax Anette Johansson Assistent Tfn: E-post: anette.johansson@trosa.se Dokumenthanteringsplanen är antagen av , och gäller fr om XXXX XX - XX.

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR VÅRD OCH OMSORGSKONTORET GALLRING LEVERANS TILL ARKIVET HANDLINGAR INOM STÖDPROCESSERNA GALLRINGSRÅD ADMINISTRATION... 1 REMISSER OCH ENKÄTER... 3 ARKIV OCH DIARIER VERKSAMHETSSPECIFIKT... 4 STATISTIK... 4 EKONOMI... 4 PERSONAL... 6 KOMPETENSUTVECKLING... 9 LÖNEADMINISTRATION/LÖNEBILDNING... 9 BEMANNING/PERSONALUPPFÖLJNING... 9 TIDSREDOVISNING EGNA TRYCKSAKER IT OCH PROJEKT INFORMATION OCH KOMMUNIKATION POLICYS OCH STYRDOKUMENT ARBETSMILJÖ REHABILITERING ARKIVERING DIARIEFÖRING MAS/SAS MEDICINSKTEKNISK APPARATUR AVVIKELSER OCH ANMÄLNINGAR I VÅRDEN HÄLSO- OCH SJUKVÅRDSENHETEN (5, 15 OCH 25 BEVARAS) SOL (5, 15 OCH 25 BEVARAS) FÄRDTJÄNST/RIKSFÄRDTJÄNST (5, 15 OCH 25 BEVARAS) LSS (5, 15 OCH 25 BEVARAS) HÄRADSGÅRDEN, TROSAGÅRDEN OCH ÄNGSGÅRDEN (5, 15 OCH 25 BEVARAS) RUBINEN OCH PALETTEN (5, 15 OCH 25 BEVARAS) HEMTJÄNST OCH SOCIALPSYKIATRI (5, 15 OCH 25 BEVARAS)... 36

3 1. Dokumenthanteringsplan för vård och omsorgskontoret Av dokumenthanteringsplanen framgår vilka handlingar som ska (arkiveras för all framtid) och vilka som ska gallras (förstöras). Det framgår också när gallring ska ske och hur handlingarna ska förvaras. För mer information kring arkivering och gallring se Trosa kommuns Arkivreglemente och dokumentet Dokumenthantering i Trosa kommun. Arkivansvarig ansvarar för att kontoret uppfyller de bestämmelser som finns i arkivlagen och i kommunens arkivreglemente. På Vård och omsorgskontoret är Anette Johansson arkivansvarig. Arkivredogörare utses av vård och omsorgschef. Arkivredogöraren sköter det praktiska arbetet med myndighetens arkiv, verkställer beslutad gallring och iordningsställande av arkivhandlingar för överlämnande till kommunarkivet. 1.1 Gallring Gallring innebär att förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar, eller vidta andra åtgärder med handlingarna som medför förlust av betydelsebärande data förlust av möjliga sammanställningar förlust av sökmöjligheter förlust av möjligheter att bedöma handlingarnas autenticitet När det anges att en allmän handling kan gallras efter tio år, så betyder det att tio kalenderår ska gå efter det att handlingen kom till eller ärendet avslutades. Allmänna handlingar med tio års gallringsfrist som upprättas 2004, kan alltså gallras tidigast i januari Leverans till arkivet Leverans till kommunarkivet bör ske efter tio år eller när arkivansvarig bedömer att leverans bör ske. Se Trosa kommuns Arkivreglemente och dokumentet Dokumenthantering i Trosa kommun för rutiner vid överlämnandet. 1.3 ar inom stödprocesserna ar som uppkommer inom stödprocesserna personal, ekonomi och upphandling redovisas i egna dokumenthanteringsplaner. 1.4 Gallringsråd Trosa kommuns dokumenthanteringsplaner baseras på Sveriges Kommuner och Landstings gallringsråd som finns i skrifterna Bevara eller gallra. 1 (39)

4 2. Administration / Arbetsordning, reglementen Diarieförs i Diabas Ansökningar om externa medel Avtal, överenskommelser och kontrakt av stor vikt och/eller långvarig karaktär Ansökan om God man Papper/Kopia/ Personakt 1 år Beskrivningar av IT-system (ADB-register) Budgetförslag Diarieförs i Diabas Underlag gallras vid inaktualitet Delegeringsbeslut Förvaras tillsammans med ärendet Diarieförda handlingar Undantag: Om man diariefört handlingar av tillfällig eller ringa karaktär kan dessa gallras efter särskilt beslut Erinringar mot förslag till föreläggande efter 10 år Föredragningslistor, dagordningar och kallelser till sammanträden Pärmar på kanslienheten efter 2 år Garantibevis inventarier Papper/Original/ Pärm Vid inaktualitet När garantin upphör ar, slutrapport, protokoll etc. från utredningar och projekt som görs inom eller på uppdrag av den egna verksamheten In- och utgående handlingar av vikt Informationsskrifter och broschyrer som framställs inom den egna verksamheten 1 (39)

5 / Inkomna cirkulär och meddelanden av tillfällig och rutinmässig karaktär vid inaktualitet T.ex. kursinbjudningar eller interna meddelanden Inventarieförteckningar Kvalitetsdokumentsbeskrivning/ miljöledningssystem, process- och organisationsbeskrivningar Kopior av handlingar som i original förvaras på annat håll inom kommunen vid inaktualitet Korrespondens av tillfällig betydelse efter 2 år MBL-protokoll/ Samverkansprotokoll Organisationsutredningar Diarieförs i Diabas Pressklipp som har direkt anknytning till verksamheten Protokoll från vård och omsorgsnämnden Protokollsutdrag Protokollsutdrag över delegeringsbeslut Protokoll/mötesanteckningar från ledningsgrupp, avdelningsmöten, personalmöten, informationsmöten och liknande som innehåller beslut eller information av direkt betydelse för verksamheten Diarieförs i Diabas tillsammans med ärendet Diarieförs årsvis i diabas Använd Arkiv 100 papper Kopieras på Arkiv 80 papper Kopieras på Arkiv 80 papper Statistik, verksamhetsspecifik egenproducerad Tjänsteskrivelser till nämnd Diarieförs i Diabas Verksamhetsberättelser Diarieförs i Diabas 2 (39)

6 Remisser och enkäter / Enkäter, egenproducerade av långsiktig betydelse Även svar på inkommande Remisser, egna upprättade med sammanställning Remisser, svar på inkommande Arkiv och diarier / Arkivredovisningar, arkivbeskrivningar och arkivförteckningar Dokumenthanteringsplan Diarieförs i diabas Diarier och övriga register som ger sökingångar till handlingar Diarieplan 3 (39)

7 3. Verksamhetsspecifikt Statistik / Hyreskontrakt Förvaring och sortering / 3 år Efter kontraktets upphörande Socialstyrelsen Fil//Kopia 2 år Original hos annan myndighet Statistik/egen Fil//Original Sammanställningen Statistik till SCB Fil//Kopia 2 år Stads och landstingsbidrags ansökningar Fil//Kopia 10 år Original hos ärende Ekonomi / Förvaring och sortering / Analyslista/Besched Anhörigbidrag/utbetalningsunderlag Signerad kontrollista/signerad analyslista förvaras i pärm Kopia i pärmar, årsvis och Budgetuppföljningsunderlag Fil/Original/ 2 år Boendes kassaföring 2 år Original/Qlickwiev/Håbo 1 år Original Håbo förvaras i Håbo 2 år 10 år Redovisning enligt riktlinjer revision 4 (39)

8 / Debiteringsunderlag Fakturor för externa utförare/original Faktureringsunderlag med tillhörande handlingar Friskvårdsersättning, underlag för utbetalning Handkassa Inkomstförfrågan Interna räkningar Kassarapporter/avstämningar mot kvitto Kontantförsäljning/kvitton Kontantredovisning/kassabehållning Kundfakturor, underlag för makulering och nedskrivning av hyra och vårdavgift Sekretessfakturor för vård och behandling Underlag för avgifter Kopia i pärmar, årsvis och Kopia i pärmar, årsvis och Fil//Papper/Origina l i pärmar, årsvis och Fil/papper/kopia i pärmar, årsvis och Fil/papper/original/ / årsvis och i 1 år 10 år Original på ekonomikontoret Vid inaktualitet Personalenheten 10 år Original på ekonomikontoret Vid inaktualitet 10 år Original på ekonomikontoret 10 år Original på ekonomikontoret 10 år Original på ekonomikontoret 10 år Original på ekonomikontoret Vid inaktualitet Personakt 10 år Original på ekonomikontoret 1 år 5 (39)

9 Personal / Anställningsavtal Original Personalenheten Ansökningshandlingar, erhållen tjänst Personalenheten Avtal om kontaktpersoner och familjer Kopia i pärmar, årsvis och 1 år Original på Personalenheten Avgång/entledigande anmälan om Original I personalakt på Bankkonto för lön Fil/ Original till swedbank Bekräftelse av anställning från arbetsförmedlingen (personligt) vid inaktualitet Beslut från arbetsförmedlingen angående bidrag (personligt) vid inaktualitet Disciplinåtgärder Original I personalakt på HSAN Fil/Original// Papper I personalakt på Intyg/Betyg Original Original på Personalenheten Intresseanmälan för sommarjobb Fil/ vid inaktualitet Introduktionsprogram för nyanställda Kvittenser för nycklar, passerkort, telefon, 2 år, efter inaktualitet Hos Chef 6 (39)

10 / Kvittens Gåvor och underskrifter Original I personalakt på Kvittens Förbindelse om tystnadsplikt och sekretess Original I personalakt på Kvittens för kontaktmannaskap Original I personalakt på Kvittens riktlinjer för bemötande Original I personalakt på Kvittens riktlinjer för hygien Original I personalakt på Kvittens avvikelserapportering Original I personalakt på Kvittens riktlinjer Lex Sarah Original I personalakt på Kvittens riktlinjer för IT Original I personalakt på Kvittens vård och omsorgs krismapp Original I personalakt på Pensionsansökan Original I personalakt på Personalenkäter, sammanställning av Fil/original/ På Registerkontroller som utgör underlag för beslut (T.ex. belastningsregistret ) 5 år I personalakt på Utdrag ur belastningsregistret Original I personalakt på Uppsägning Original I personalakt på Varsel om arbetets upphörande, (visstidsanställda) Original I personalakt på 7 (39)

11 8 (39)

12 Kompetensutveckling / Egenproducerade utbildningar, program, deltagarlista, samt ev. unikt studiematerial Fil/Original/ Kompetensutvecklingsplaner Original I personalakt på Praktikplatsrelaterade papper Original till utbildningsanordnaren/k opia till elev Samordnare med delegering Original I personalakt på Löneadministration/lönebildning / Sammanställning årsarbetstid Fil/Original/ 2 år vid inaktualitet Bemanning/personaluppföljning / Personalförteckningar/namn och telefonlistor Fil/Original// Besched vid inaktualitet Under ständig uppdatering Semesterplanering Fil/Original/ Besched 2 år 9 (39)

13 Tidsredovisning / Jourjournal Papper/kopia/Fil Vid kontroll Clickwiev/Håbo original alt kopia, exempel jour bil j som reg på papper Kontant utbetalning av semesterdagar Papper/Original 2 år Kopia chef/original Håbo Ledighetsansökan Papper/Fil/ 2 år Gäller personer som ej rapporterar i Rapportera eller Besched / Kopia chef/original Håbo vid inaktualitet Läkarintyg Papper/Kopia 2 år Kopia chef/ vid inaktualitet Reserapporter Papper/Fil 2 år Kvitton till Personalteamet/Original till Håbo Scheman Papper/Fil//Besche d Semesterledighet omvandlad i timmar Papper/Original/Fil / 2 år Gäller personer som ej rapporterar i Rapportera eller Besched Kopia chef/original Håbo vid inaktualitet Sjukanmälan Skrivelser angående ersättning till enskild Papper/Fil/Kopia/ Papper/Fil/Kopia/ 2 år Gäller personer som ej rapporterar i Rapportera eller Besched Kopia chef/original Håbo, samt kontroll mot analyslista Kopia chef/original Håbo 10 (39)

14 11 (39)

15 / Tillfällig vård av barn (VAB) Tjänstgöringsrapporter Papper/Fil/Kopia Papper/Fil/Kopia 2 år Gäller personer som ej rapporterar i Rapportera eller Besched Kopia chef/original Håbo, samt kontroll mot analyslista 2 år Kopia chef/original Håbo, samt kontroll mot analyslista Uppdragstillägg Papper/Original I personalakt på, samt kontroll mot analyslista Egna trycksaker / Broschyrer Papper/Original/ Kartong 5 år på Närarkiv, bevarande rekommenderas Enkätsvar vid inaktualitet Efter att sammanställningen är gjord Förfrågningsunderlag Papper/Original/ Kartong 5 år på Närarkiv, bevarande rekommenderas Informationsbrev Fil/Original/ 5 år på Närarkiv, bevarande rekommenderas Sammanställning, Enkäter, Interna Papper/Kopia/ pärmar, årsvis och 3 år 12 (39)

16 / Svar på interna brukarundersökningar Papper/Fil/Kopia 2 år Utskick Fil/Original/ 5 år på Närarkiv, bevarande rekommenderas IT och projekt / Användardokumentation Fil/Original/ vid inaktualitet Förstudier/Projektplan/Slutrapport Fil/Original/ vid inaktualitet IT-plan Fil/Original/ Loggning/Kontroll Treserva Papper/Original/Pärm Loggning/Kontroll/Besched Papper/Original/Pärm Loggning/Kontroll/TES Papper/Original/Pärm Loggning/Kontroll/Avista Papper/Original/Pärm Loggning/Kontroll/Whem Papper/Original/Pärm Systemdokumentation Fil/Original/ vid inaktualitet Utvärderingar Fil/Original/ vid inaktualitet NPÖ/SITS/HSA Fil/ 13 (39)

17 Information och kommunikation / Bildarkiv, digitala, analoga, filmer samt ljudupptagningar Fil/Original/ vid inaktualitet skriftligt samtycke Policys och styrdokument / Delegation Handböcker splan i händelse av hot och våld splan i händelse av utslagna trygghetslarm splan/information ang. brandutrustning splan när någon avlider splan tillvägagångssätt vid externa trygghetslarm splan vid brand splan vid egen sjukdom nattetid 14 (39)

18 / splan vid elavbrott splan vid boendes avvikelse Informationspolicy Instruktioner Innehållsförteckning för handlingsplaner Jämställdhets och mångfalds planer Manualer/lathundar Organisationsscheman /beskrivningar Riktlinjer för nattpersonal gällande larm Riktlinjer Hygien Riktlinjer för nattpersonal som arbetar "ute" Riktlinjer för nattpersonal gällande hemtjänstbesök ute 15 (39)

19 / Risk och krishantering Riktlinjer för uppvaktning Riktlinjer för privata medel/samt kassablad för hantering av privata medel Trosa Kommuns policy mot sexuella trakasserier Trosa Kommuns alkohol och drogpolicy Vikarieanskaffningsrutin Vård och Omsorg Trosa Kommun Arbetsmiljö / Arbetsmiljöpolicy Diarium Fullmäktigebeslut Arbetsmiljöutredningar Sysarb Web-baserat verktyg Delegering av arbetsmiljöuppgifter/ansvar, Personalakt personnummerordning Personalenheten splan mot kränkningar, krishanteringsplaner Fil/ Vid inaktualitet Uppdateras vid behov Systematiskt arbetsmiljöarbete Sysarb Web-baserat verktyg 16 (39)

20 / Tillbud Sysarb Web-baserat verktyg Tidplan för arbetsmiljöarbetet, riskbedömning av arbetsmiljön vid t.ex. verksamhetsförändring inklusive handlingsplan Sysarb Web-baserat verktyg Rehabilitering / Arbetsanpassning, dokumentation av behov och ev. åtgärder Låst dokumentskåp Bokstavsordning Sekretess Arbetsförmågebedömning, underlag för (lista över samtliga arbetsuppgifter som ingår i ordinarie arbete) Låst dokumentskåp Bokstavsordning Sekretess Arbetsträning, dokumentation av Låst arkivskåp Bokstavsordning Sekretess Arbetsskada (t.ex. anmälan, utrednings-dokumentation, ansökan om ersättning från AGS, TGA m.fl.) SYSarb, web-baserat verktyg Pärm datumordning Kopia av anmälan till FK skickas till Avslutade rehabiliteringsärenden med alla tillhörande dokument Personalakt Diarieförs med sekretess slutförvaras Besked till anställd enligt AB 12 att anställningsvillkoren ska omregleras på grund av att den anställde har rätt till partiell sjukersättning som inte är tidsbegränsad Personalakt personnummerordning Personalenheten Företagshälsovårdens bedömning av arbetsförmågan Låst dokumentskåp bokstavsordning Sekretess Försäkringskassans anteckningar från avstämnings-/ uppföljningsmöten Låst dokumentskåp bokstavsordning Sekretess 17 (39)

21 / Försäkringskassans beslut avseende rehabiliteringsersättning Personalakt personnummerordning Försäkringskassans beslut avseende sjukersättning Personalakt personnummerordning splan (Rehabplan) Låst dokumentskåp bokstavsordning Läkarintyg Låst dokumentskåp efter 2 år Sekretess Missbruk av alkohol eller andra droger, handlingsprogram för hantering av Låst dokumentskåp bokstavsordning Sekretess Missbruk av alkohol eller andra droger, policy (interna regler och rutiner, enligt AFS1994:1 13, om medarbetare uppträder påverkad) Diarium Fullmäktigebeslut Rehabiliteringsmöten (samtal), övriga anteckningar Låst dokumentskåp bokstavsordning Sekretess. Även anteckning om att rehabiliteringsbehov inte finns Rehabiliteringspolicy Diarium Fullmäktigebeslut Rehabiliteringsärenden - utredning - sjukpension Låst dokumentskåp Bokstavsordning Sekretess Arkivering / Dokumenthanteringsplaner Papper/Original/ Pärm/ 18 (39)

22 / Gallringsjournal Papper/Original/ Pärm/ Leveransversal/5 & 15 & 25 Papper/Pärm Diarieföring / Kundkort Papper/Kopia/Pärm Vid Inaktualitet Körjournal Papper/Original/Pärm 10 år Kvittens av bil Papper/Original/Pärm 1 år MAS/SAS / Delegering av medicinska arbetsuppgifter Papper/Original/ Pärm/ 10 år 3 år efter delegering utgått/avser även beslut om ändring i delegering och om återkallande delegeringsbeslut Registreras och diarieförs 19 (39)

23 / Kvalitetsgranskning enligt Socialstyrelsens rekommendationer Papper/Fil/ Protokoll och utvärderingar från fortlöpande uppföljning av verksamheten Registreras/diarieförs. Riktlinjer för hälso-och sjukvård Papper/Original/ Pärm/ Vid Inaktualitet Uppdateras vid behov Medicinskteknisk apparatur / Dossiéer över medicinteknisk Utrustning (egen) 3 år efter att produkten avyttrats Innehåller t e x bruksanvisning, besiktningar, dokumentation om egen tillverkning m fl handlingar som tillkommer under utveckling och drift Kvalitetskontroller, medicintekniska produkter (egen) 3 år efter att produkten avyttrats Kontroll kan utföras av särskild medicinteknisk personal eller av den personal som arbetar där produkten är placerad. Register över medicintekniska Produkter(egen) Inventarium för registrering av uppgifter om medicinteknisk utrustning, benämning, placering, åtgärder över tid, etc 20 (39)

24 Avvikelser och anmälningar i vården / Anmälningar enligt bestämmelser om Lex Sarah/Lex Maria Papper/Original/Pärm Utredningsmateriel enligt Lex Mariabestämmelser/Lex Sarah Registreras/diarieförs Enskilda avvikelserapporter 3 år/ Gallring av enskilda avvikelserapporter får inte ske om dessa behövs för vårdgivarens uppföljning eller om dessa kan behövas för framtida utredningar i disciplin eller patient skadeärenden. Enskilda rapporterade händelser, dock först efter att dessa använts i en händelseanalys där en sammanställning gjorts för rapportering och uppföljning av mål och resultat. Hälso-och sjukvårdens ansvarsnämn (HSAN), beslut som rör den egna vårdgivaren Egna journalkopior gallras vid inaktualitet. Registreras/diarieförs Korrespondens i förtroendefrågor mellan vårdgivare och patient- /förtroendenämnden och eller mellan vårdgivare/patient Ledningssystem/ Avvikelsehanteringssystem V&O Chef kopia / Patientnämnd original Fil/original ar som dokumenterar vårdgivarens ledningssystem d v s mål, rutiner, metoder och vårdprocesser som säkerställer kvaliteten och patientsäkerheten 21 (39)

25 / Patientskaderegleringen(PSR), beslut som rör den egna vårdgivaren Egna journalkopior gallras vid in Registreras/diarieförs vid inaktualitet Sammanställningar/Resultat av analyserande avvikelse rapporteringar Pärm Vård och omsorgskontoret Hälso- och sjukvårdsenheten (5, 15 och 25 ) / Analyssvar Papper Ingår i patientjournal, Tex. Smärtanalyser,läkemed elsanalyser Anamneser Fil/ Ingår i patientjournal Anmälningar/rapporteringar till andra myndigheter/motsvarande Fil/ Ingår i patientjournal. Ex palliativa registret Behandlingsmeddelande Fil//Papper Ingår i patientjournal Blodsockerlista Fil//Papper Ingår i patientjournal Blodtryckslista Fil//Papper Ingår i patientjournal Brev eller meddelande till/från/angående patient, av betydelse för vård och behandling Checklistor, till grund för behandling, bedömningar, beslut och diagnoser och/eller som behövs för uppföljning av vårdprocessen Fil//Papper Ingår i patientjournal Fil//Papper Ingår i patientjournal 22 (39)

26 / Checklistor övriga Fil//Papper Vid inaktualitet Avser checklistor av kortvarig betydelse, t e x checklistor som används för att underlätta patientbesöket, ex checklista inför inflytt Daganteckningar Fil/ Ingår i patientjournal Epikrisslutanteckningar Fil/ Ingår i patientjournal Fax/Försättsblad Papper vid behov Funktionsbedömningar Fil/ Ingår i patientjournal Förbrukningsjournal, narkotika (individuell) Förbrukningsjournal, narkotika (förrådsadministrationl) Papper Ingår i patientjournal Papper 10 år Gemensamma vårdplaner Papper/Fil/ Ingår i patientjournal Hembesöksrapporter Papper/Fil/ Ingår i patientjournal Hemsjukvård, beslut om Fil/ Ingår i patientjournal Hjälpmedelsordinationer Fil//Papper Ingår i patientjournal Individuella vårdplaner Fil/ Ingår i patientjournal Infusions/injektionslistor Papper/Fil/ Ingår i patientjournal Intyg Papper/Fil/ Ingår i patientjournal, den som utfärdar intyg ska anteckna detta i journalen samt spara en kopia av intyget i journalen 23 (39)

27 / Journalkopior inkomna från annan vårdgivare Papper/Fil/ Ingår i patientjournal Journalkopior/Inskannade Fil/ Papper gallras efter skanning/ingår sedan i patientjournal Laboratorielistor Papper/kopior Ingår i patientjournal Laboratoriesvar Papper/Fil/ Vid inaktualitet Ingår i patientjournalen Om preliminärsvaret avviker från det definitiva båda i journalen Läkemedelsjournal Papper/Fil Ingår i patientjournal Läkemedelsbiverkning, uppgifter om Papper/Fil/ Ingår i patientjournal Läkemedelslistor Papper Ingår i patientjournal Miktionslistor Papper Ingår i patientjournal Omvårdnadsmeddelanden Fil/ Ingår i patientjournal Patientjournaler ( FÖDDA 5&15&25 BEVARAS ) Fil/ 10 år Använd Arkiv 100 papper (Patientjournallag 1985:562) Rapportblad Fil/ Ingår i patientjournal Remisser med svar Papper Ingår i patientjournal Signaturförtydligande (Handstilsprov) Papper Identifierar signatur och journalförare Registreras/diarieförs Singeringslistor, administrerat läkemedel 10 år 24 (39)

28 / Signeringslistor insulin 10 år Signeringslistor kortdos ( vid behovsmedicin ) 10 år Sondmatningsschema Papper/Fil/ Ingår i patientjournal Status Fil/ Ingår i patientjournal Sårvårdsjournal Papper/Fil/ Ingår i patientjournal Telefonordination Papper/Fil Ingår i patientjournalen Temp- och läkemedelslistor Papper/Fil/ Ingår i patientjournal Tidböcker/Tidsbokning/ Tidsbokning Treserva Papper/Fil/ 3 år Utlåtanden Fil/ Ingår i patientjournal Vikt Fil/ Ingår i patientjournal Vårdintyg Journalkopia Ingår i patientjournal Vårdplaner(individuella) Fil/ Ingår i patientjournal Vätskelistor Papper/Fil/ Ingår i patientjournal Återrapport om Hembesök Papper/Fil/ Ingår i patientjournalen Ärende till hemtjänsten Papper/Fil//Treser va Vid inaktualitet Uppdateras kontinuerligt Överrapportering vid hembesök Papper/Fil/ Ingår i patientjournalen 25 (39)

29 26 (39)

30 SoL (5, 15 och 25 ) / Anmälningar Fil//Papper/Origina l i pärmar, årsvis och 5 år, vid inaktualitet Anmälan och beslut om ställföreträdande/ombud Ansökningar från enskild om bistånd eller service med eventuella bilagor Ansökningar till institutioner Avgiftsbeslut Avtal om handhavande av annans medel Beslut i enskilt ärende om bistånd och eller insats Papper/Fil// Kopia i Fil//Papper/ Fil//Papper/ Papper/Fil/ Papper/Fil/ Fil//Papper/ 10 år Original hos Överförmyndaren 5 år 5år Vid inaktualitet 5 år 5 år 27 (39)

31 / Beslut/domar i förvaltningsdomstolen Fil//Papper/ 5 år Dokumentation av planering som rör den enskilde, t e x arbetsplaner, handlingsplaner, service samt vårdplaner Fil//Papper/ 5 år Fullmakter 5år Genomförandeplanering (arbets planer mm) Fil/ Original i pärmar, årsvis och 5 år ar som förvaras i personakt 5 år efter inaktualitet Inflyttningssamtal Fil/ Original i pärmar, årsvis och 5år Dokumenteras normalt genom journalanteckning Inkomstuppgift Papper/Fil/ Vid inaktualitet Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet 5år Kopior av hyreskontrakt, besiktningsprotokoll etc. Vid inaktualitet Kopior på beslut från Försäkringskassan, avtal, räkningar Fil//Papper/ Vid inaktualitet 28 (39)

32 / Levnadsberättelser Fil/ Original i pärmar, årsvis och 5år Dokumenteras normalt genom journalanteckning Löpande arbetsanteckningar Vid inaktualitet När dokumentation sammanfattas i personakt Meddelande om utskrivning från sjukhus, slutenvård eller liknande Fil/ Vid inaktualitet Prator Meddelande från hyresvärd (hyresskulder, uppsägningar etc) Vid inaktualitet Månadsuppföljning till hemkommunen 2 år Underlag för debitering Nyckelkvittenser för boende Underlag för fastställande av avgift Utredningar i enskilt ärende Upprättade handlingar av betydelse i ärendet Pärm/Dokumentskåp Papper/Fil/ Fil//Papper/ Fil/ Original i pärmar, årsvis och 5 år efter inaktualitet Efter återlämnandet Vid inaktualitet 5 år 5år Upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Vid inaktualitet Ärendeblad, Journalblad Överklaganden, med bilagor Fil//Papper/ Fil//Papper/ 5 år 5 år 29 (39)

33 30 (39)

34 Färdtjänst/Riksfärdtjänst (5, 15 och 25 ) / Ansökningar med bilagor samt beslut om färdtjänst och riksfärdtjänst 5 år efter inaktualitet Register/förteckningar över färdtjänstberättigade Fil//Original i pärmar, årsvis och 5 år Års statistik 5 år efter inaktualitet Återkallelse av tillstånd 2 år LSS (5, 15 och 25 ) / Anmälan/beslut om ställföreträdare 5år Ansökningar om insatser med eventuella bilagor 5 år Anteckningar från närstående samtal Papper/Fil/ 5 år Endast vid samtal om brukaren 31 (39)

35 / Avtal om handhavande av annans medel Papper/Fil/ 5 år Beslut Fil/ 5 år efter Inaktualitet Personakt Beslut domar i förvaltningsdomstol Domar 5år Dokumentation av planering som rör enskilde, t e x arbetsplaner, individuella planer Fil/ 5år Personakt Dokumentation om dagliga rutiner Fil/ 5år Personakt Fullmakter Genomförandeplanering (individuella planer mm) Fil/ Original i pärmar, årsvis och 5 år 5 år Personakt ar som förvaras i personakt 5 år efter Inaktualitet Personakt ar ang. överklagan Informationsblad (fakta, personuppgifter, sjukdomar, vanor mm ) Fil/ Original i pärmar, årsvis och 5år 32 (39)

36 / Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet 5år Inkomna och utgående handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Vid inaktualitet Inflyttningssamtal Fil/ Original i pärmar, årsvis och 5år Dokumenteras normalt genom journalanteckning Kopior av räkningar från läkare, laboratorier, institutioner mm (räkningar för undersökningar utförda på uppdrag av IFO) 2 år Kopior av anteckningar från annan kommun eller landsting i personakt Om relevanta anteckningar gjorts i personakt Korrespondens av vikt med brukare/närstående/ställföreträdare/ombud Papper/Fil/ 5 år Levnadsberättelser Fil/ Original i pärmar, årsvis och 5år Dokumenteras normalt genom journalanteckning Löpande arbetsanteckningar Vid inaktualitet När dokumentation sammanfattas i personakt Meddelande om utskrivning från sjukhus eller liknande Vid inaktualitet Observationslistor Vid inaktualitet När noteringar gjorts i personakt Register över personer som har insatser enligt LSS Fil/ Vid inaktualitet 33 (39)

37 / Sammanställning över andra insatser 5år Utredningar Kopia/ Fil/ i 1 år Utredningar/Utlåtanden 5år Upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Fil/ Original i pärmar, årsvis och Vid inaktualitet Upprättade handlingar av betydelse i ärendet Fil/ Original i pärmar, årsvis och 5år Ärendeblad/Journalblad Fil//Original i pärmar, årsvis och 5 år Överklagan med bilagor 5år 34 (39)

38 Häradsgården, Trosagården och Ängsgården (5, 15 och 25 ) / Deltagarförteckning/Dagverksamheten Gästis Fil//Papper/Treser va Vid inaktualitet Under ständig bearbetning Egenkontroll livsmedelshygien, rapport om kyl, frys mm enligt egenkontrollsprogram Förteckning över boende i de särskilda boendeformerna Fil//Papper/Pärm 2 år Fil/ Vid inaktualitet Under ständig bearbetning Hyreskontrakt Fil/ Vid inaktualitet När boende avflyttat eller avlidit Larmloggar Fil//Papper/Pärm 2 år Larmrapporter med register Pärm/Papper,årsvis/kro nologiskt 5 år Uppgift om larmet noteras i personakt eller annat system för uppföljning Månadsuppföljning till hem kommunen Fil/ 2 år Underlag för debitering Nyckelkvittenser, boendes nycklar 2 år Efter återlämnande Närvaro och frånvarorapporter boende Fil/ 2 år Underlag för debitering Register över innehavare av trygghetstelefon/- larm Pärm/Papper,årsvis/kro nologiskt Vid inaktualitet När innehavet upphört Vårddagsuppgifter Fil/ 2 år Underlag för debitering/under ekonomienheten 35 (39)

39 Rubinen och Paletten (5, 15 och 25 ) / Förteckningar över barn som vistas i familjehem eller annat enskilt hem Fil/ Vid inaktualitet När ny förteckning upprättas Förteckningar över familjehem Fil/ Vid inaktualitet När ny förteckning upprättas Hemtjänst och socialpsykiatri (5, 15 och 25 ) / Förteckningar över hemtjänsttagare Fil//TES Under ständig bearbetning Larmloggar Fil//Papper/Pärm 2år Larmrapporter med register Pärm/Papper,årsvis/kro nologiskt 5 år Uppgift om larmet noteras i personakt eller annat system för uppföljning Månadsredovisning utförda timmar Fil/ 2 år Nyckelkvittenser till brukares boenden 2 år Efter upphörd service Nyckellistor, brukares nycklar dagliga 2 år Planering av genomförande av insatser Fil//Treserva Vid inaktualitet Singeringslistor för hemtjänstinsats Fil//Papper/ 5år 36 (39)