EFS Västerbotten Protokoll ST Styrelse 2012-09-28/29 Strömbäcks folkhögskola Närvarande: Astrid Sjöström, ordf Ulf Andersson, 139 Marianne Berglund Håkan Holmlund Åke Hägglund Roger Lidman Anita Lundqvist Karin Paulsson Gunilla Stenberg Roland Wiklund Frånvarande: Johan Andersson Cathrine Eiderhäll Adjungerade: Monica Andersson, pch Eva S Bäckström, ech Kristoffer Hedman, df Lars Johansson, rektor på Strömbäck, 138 Inledning Val av protokolljusterare Val av protokollsekreterare Godkännande av dagordningen Föregående protokoll ST 120611 133 Ordföranden förklarar sammanträdet öppnat och hälsar alla välkomna till styrelsehelgen. Skolans rektor, Lars Johansson, välkomnar oss till Strömbäcks folkhögskola. 134 att välja Gunilla Stenberg och Roland Wiklund att tillsammans med ordföranden justera dagens protokoll. 135 att välja Monica Andersson till dagens sekreterare. 136 Föredragningslistan godkänns med följande tillägg: - Ansökan om medlemskap - Handlingsplan - Protokoll Klippenstyrelsen - Breddat ägande Din Bok - Brev till Ängelholm 137 att lägga protokollet till handlingarna.
IDEOLOGI/SAMTAL/DAGENS ÄMNE Träff med Strömbäcks folkhögskola 138 Lars Johansson, rektor på Strömbäcks folkhögskola, ger en presentation av skolan. Skolan har ca 50 anställda och ca 160 elever varav många får del av de extra stöd- och hjälpresurser som folkhögskolan erbjuder. Fyra olika utbildningsspår finns för närvarande på skolan Journalistlinjen, Musikalakademin, Tolkutbildning och Allmän linje. Förutom att vara skola erbjuder Strömbäck kortkurser, konferenslokaler och restaurangverksamhet. Strömbäcks folkhögskola har tre huvudmän, EFS Västerbotten, Luleå stift och Umeå kyrkliga samfällighet. Samverkan finns både med huvudmännen och andra aktörer. Ett arbete pågår att utveckla samverkan i olika former. Lars nämner några tankar/visioner: Teckenspråksutbildning för präster och diakoner Fotbollsmusikal i samverkan med kulturhuvudstadsåret Ledarutbildning Socialt företagande Bibelfjäll Strömbäcksdag i ny tappning Strömbäcks folkhögskola äger flera fastigheter som har stora renoveringsbehov. Önskvärt vore att frivilligarbetare kom och hjälpte till med t ex målning. En annan önskan som Lars uttrycker är att skapa former för frivilligt diakonalt arbete på skolan. Vuxna personer som är närvarande på raster, under håltimmar och hjälper till med t ex läxläsning, blir på så sätt ett stöd för svaga elever. I EFS Västerbottens handlingsplan för 2012/2013 står som mål för folkhögskolesamverkan: Utveckla relationerna till våra folkhögskolor för ökad samverkan och samhörighet. Folkhögskolorna ska bli en självklarare mötesplats för föreningar och distriktsarrangemang där ett ömsesidigt förtroende och förståelse byggs upp. Lars uttrycker glädje och framtidstro över folkhögskolan och ser fram emot utökad samverkan med EFS-föreningar och EFS Västerbotten. Ordföranden framför ett tack till Lars och konstaterar att frågan Hur kan EFS Västerbotten som en av tre huvudmän för Strömbäcks folkhögskola bidra till utveckling av folkhögskolans verksamhet? kommer att finnas på styrelsens agenda framöver. Sammanträdet ajourneras för bibelsamtal och återupptas nästa dag. I samband med morgonbön hålls en parentation över Elisabeth Lindgren, musiker i Sörböle kyrka, som avled 120718. Elisabet har varit anställd av EFS Västerbotten sedan 1976. Sammanträdet återupptas.
Organisationsöversyn ST 6/12 139 Styrelsen har gett Ulf Andersson, Teresa Bergner, Cathrine Eiderhäll, Kristoffer Hedman och Astrid Sjöström i uppdrag att arbeta med EFS Västerbottens organisation och styrnings- och ledningsprocess (ST 6/12). Två frågeställningar har legat till grund för gruppens arbete. Hur kan verksamhets- och utvecklingsfrågorna få större plats? Hur får vi en tydligare styrnings- och ledningsstruktur? Df och Astrid presenterar en delrapport från deras arbete, Organisationsöversikt EFS Västerbotten 2013 och Riktlinjer för distriktsstyrelsen och dess utskott. Arbetsgruppen förordar två utskott, ett arbetsutskott (AU) och ett verksamhets- och utvecklingsutskott (VUU). Som komplement till utskotten finns ett antal råd, kommittéer och arbetsgrupper. Ett långt samtal förs om för- och nackdelar med presenterat förslag och styrelsen enas om ett annat förslag för EFS Västerbottens organisation. STYRELSEN AU Klippen MU VURn VURs KR IR ER Salt.. Arbetsgrupper, kommittéer,. Styrelsen föreslår att endast ETT utskott kopplas till styrelsen som ansvarar för att förbereda ALLA ärenden som sedan ska till styrelsen. AU har möjlighet att adjungera specialkompetens beroende på ärendenas art samt har till sin hjälp olika RÅD som i sin tur kan ta hjälp av kommittéer, arbetsgrupper mm. PAU och EFU blir AU Personalfrågor beslutas i ledningsgruppen ER, ekonomiråd Hur ska representation av tjänstemän och styrelseledamöter vara i AU och de olika råden? Hur involveras alla tjänstemän på kansliet i arbetsprocessen runt organisationen? Ska styrelsehelgen vara ett tillfälle då alla rådsledamöter inbjuds? Df presenterar ett förslag till Riktlinjer för distriktsstyrelsen och dess utskott som ersätter PM för utskott och råd. Styrelsen konstaterar att beroende på hur den slutgiltiga organisationen kommer att se ut påverkas riktlinjernas utformning. Styrelsen uppdrar till arbetsgruppen att med beaktande av styrelsen samtal och förslag på organisation fortsätta arbetet och presentera ett
nytt förslag på organisation och riktlinjer vid styrelsens sammanträde 17 november. I gruppens uppdrag ingår även att se över formuleringarna kring delegeringsreglerna (ST 76/12). Genomlysningen PAU 149/12 Handlingsplan 2012-2013 140 Ordföranden presenterar en sammanställning av efterarbetet till följd av genomlysningen som visar hur långt respektive arbetsgrupp hunnit. Sammanställningen ska uppdateras inför varje styrelsemöte och finnas med som en rapportpunkt om inga beslutsförslag föreligger. 141 Ordföranden leder en genomgång av den del av handlingsplanen som gäller för Årsmötet/Styrelsen. Styrelsen uppdrar till df att utarbeta ett PM för genomförande av EFS Västerbottens årsmöte samt tillfoga Storsamlingarnas förväntade resultat utifrån syftet med Storsamlingarna, som sedan tidigare är antagna. BESLUTSPUNKTER Storsamlingar ht12/vt13 ST 20/12 PAU 151/12 142 En ny gruppindelning och fördelning av styrelsens ledamöter och tjänstemän på EFS Västerbottens kansli för storsamlingarna ht12/vt13 har tagits fram av PAU. Temat för höstens samlingar är andra ledordet i programförklaringen, Kraft till förändring. Df presenterar ett förslag till körschema och innehåll på höstens storsamlingar. att anta de nya gruppindelningarna efter vissa justeringar och uppmanar ansvariga att utgå från körschema och programinnehåll att uppdra till df och Cathrine Eiderhäll att presentera ett upplägg för storsamlingarna under vt 2013 med temat I tjänst för varandra vid styrelsens sammanträde i januari EFS/Salt Västerbottens konferens Nära Jesus PAU 153/12 143 Styrelsen har enligt PM för konferensen att tillsammans med Salt Västerbottens styrelse besluta om inriktning, plats och tid för nästa års konferens. Styrelsen har även till uppgift att utse två personer från styrelsen till planeringsgruppen. att nästa år genomföra Salt och EFS Västerbotten konferensen, Nära Jesus, 30/8-1/9 i Skellefteå på Skellefteå EFS, i Pingstkyrkan och i S:t Olovs kyrka att inriktningen blir inspiration, uppbyggelse och verktyg baserat på programförklaringens ledord att Gunilla Stenberg och Cathrine Eiderhäll blir styrelsens
representanter i planeringsgruppen att uppdra till PAU att undersöka arbetsgången kring konferensen på längre sikt med bl a tanke på Salts, Sensus och Din Boks roll i arbetet Styrelsens sammanträden 2013 PAU 154/12 144 PAU föreslår följande tider och ansvariga för styrelsens sammanträden 2013: 28 maj 17.30, videosammanträde (LG och Cathrine) 27-29 september styrelsehelg på Solvik (Ulf Andersson 16 november i Ersmarkskyrkan, Umeå (Karin Paulsson) Redan beslutat: 17 november i Skellefteå EFS (Roger Lidman) 26 januari i Robertsfors (Gunilla Stenberg) 23 mars på EFS Västerbottens kansli (Monica Andersson) 27 april ÅRSMÖTE och konstituerande sammanträdet (LG) om följande tider för sammanträden 2013: 28 maj 17.30 videosammanträde (LG och Cathrine) 27-29 september styrelsehelg på Solvik (Ulf Andersson) 16 november Ersmarkskyrkan, Umeå (Karin Paulsson) Årsmöte 2013 PAU 155/12 Bemanningsplan 2013 PAU 113/12, 148/12 ST 111/12 145 PAU föreslår att årsmötet förläggs till Robertsfors kyrka. att förlägga årsmötet 27 april till Robertsfors kyrka under förutsättning att lokalen är ledig. att medlemmar från intilliggande kretsar tillfrågas att hjälpa till med praktiskt arbete att barnaktiviteter ordnas 146 Ech presenterar ett förslag på hur bemanningsplan samt kostnad och intäkt för personal kan länkas ihop i samma dokument. Det ger en möjlighet att se helheten inför bemannings- och budgetarbete. Planen inrymmer de förslag till förändringar som PAU tidigare presenterat för styrelsen (ST 111/12). att inte inrätta en blåsmusikkonsulenttjänst 25% i norra länsdelen att inte inrätta en missionsinpiratörstjänst 50% att inte bemanna diakontjänsten 50% på Norrlands universitetssjukhus samt ta bort den ur bemanningsplanen att uppdra till pch att tillfråga någon av kretsprästerna att ansvara för 10% prästtjänst i Vindelnkretsen Ett samtal förs och några frågeställningar och kommentarer lämnas: Gåvor från samarbetskyrkorna saknas i sammanställningen Samarbetskyrkornas ekonomiska avtal varierar mellan 100% täckning av personalkostnaderna (inklusive OH och administrativa kostnader) till knappt 70% täckning från
församlingarna Hur hanterar vi vetskapen om att vissa kretsars gåvomedel ligger betydligt lägre än årskostnaden för aktuell personal? Hur länge tror vi att den solidariska fördelningsmodellen består att vissa kretsar skickar in mer gåvomedel än vad de får tillbaka i personal? Hur beroende är vi av bidrag från kyrkoförsamlingar? Vad händer om anställningarna i samarbetskyrkorna övergår att vara församlingsanställda? Idag har vi ett tydligt överskott från samarbetskyrkorna. Styrelsen konstaterar att budget för 2013 ligger högre än beräknade personalkostnader enligt presenterad bemanningsplan. att anta presenterad bemanningsplan för 2013 och uppdrar till PAU att beakta frågeställningarna ovan inför fortsatt arbete med bemanningen. Offensiva fonden EFU 40/12 ST 115/12 147 EFU har gjort en genomgång av beslutade anslag ur Offensiva fonden för 2012-2014. EFU konstaterar att beräknade uttag för 2012 uppgår till 631 000 kr och för 2013 till 650 000 kr. I budgeten har 500 000 kr per år avsatts till Offensiva fonden för 2012 och 2013. Styrelsen har tidigare beslutat om en macro respektive microdel av fondmedlen. Microdelen har omfattat 50 000 kr och beviljas löpande av ledningsgruppen. Enligt ovan har styrelsen för 2012 beviljat 131 000 kr utöver avsatta 500 000 kr varför ledningsgruppen saknar medel till sitt förfogande för microbidrag. Från ledningsgruppen finns en önskan att ytterliggare 50 000 kr avsätts för microbidrag för 2013 och 2014 och att medlen öronmärks. EFU föreslår att styrelsen avsätter ytterligare 50 000 kr till Offensiva fonden under 2012 och att medlen öronmärks till fondens microdel. att avsätta 50 000 kr till Offensiva fonden under 2012 att medlen öronmärks till microbidrag att uppdra till EFU att undersöka möjligheten att avsätta ytterliggare 50 000 kr till Offensiva fonden för 2013 att uppdra till EFU att ge förslag på en långsiktig fördelningsprincip mellan macro och microbidrag from 2013 Nya medlemmar 148 Från Gunvor och Fredrik Vennberg, Nyliden Vännäs, föreligger en ansökan om enskilt medlemskap i EFS Västerbotten. Df berättar om familjen Vennberg, som driver en ekogård i Nyliden. Gunvor och Fredrik har köpt Brattfors bönhus och de har en vision att
alla som bor i Brattfors ska nås av budskapet om Jesus Kristus. Ett av målen är att bilda en EFS-grupp men fram till dess vill Gunvor och Fredrik vara EFS-medlemmar anslutna till distriktet. Följ arbetet i Brattfors bönhus på bloggen, brattforsbonhus.blogg.se att anta Gunvor och Fredrik Vennberg som enskilda medlemmar i EFS Västerbotten. Bibelfjäll 149 Df rapporterar om utvecklingen av Bibelfjäll och läser från förra årets elevers utvärdering, som var väldigt positiv. Detta läsår, som är tredje året, har 12 elever börjat på bibelskolan Bibelfjäll. Df meddelar att Lidingö folkhögskola, vår samverkanspart när det gäller folkhögskoledelen för bibelskolan Bibelfjäll, inte har möjlighet att satsa resurser på Bibelfjäll framöver (fr o m ht 2013). Nya folkhögskolor som kan samverka med oss behövs och styrgruppen för Bibelfjäll har bestämt att fem folkhögskolor i Norrland är möjliga som samarbetspartner. Df och PO Sveder Renklint, föreståndare för Bibelfjäll, har fått styrgruppens uppdrag att söka ny samverkanslösning med folkhögskolor. Df meddelar att de har redan träffat rektorerna för Solvik och Strömbäck och inlett en positiv dialog om Bibelfjäll. Styrelsen uttrycker en glädje över Bibelfjäll och är positiv till våra folkhögskolors intresse i bibelskolan Bibelfjäll. Styrelsen uppmanar EFS Västerbottens distriktsrepresentanter till skolornas huvudmannamöten (Solvik: df, Cathrine Eiderhäll och Roger Lidman, Strömbäck: ech, Håkan Holmlund och Karin Paulsson) att lyfta frågan vid huvudmannamötet. Breddat ägande Din Bok ST 199/11 Kandidater till EFS riks styrelse 150 Ech rapporterar från ärendet med breddat ägande av Din Bok i Umeå AB. Umeå kyrkliga samfällighet har erbjudits köpa 40% av aktieinnehavet i Din Bok i Umeå AB. Styrelsen uppdrar till Din Boks styrelse att begära in ett svar från Umeå kyrkliga samfällighet senast 121231. 151 Från valberedningen för EFS riksstyrelse föreligger en uppmaning att föreslå kandidater till riksstyrelsen. Några namn nämns och styrelsen uppdrar till df att tillfråga.
RAPPORTER OCH MEDDELANDEN 152 Nedlagda föreningar Bordlägges Gåvomedelsrapport EFU 42/12 Prognos 2012 EFU 45/12 153 Ech meddelar att under januari augusti 2012 har 4 059 tkr samlats in till EFS Västerbottens arbete vilket är i paritet med föregående år men ligger 551 tkr under budget. 154 Ech föredrar en prognos baserad på utfall 120630 och en gåvomedelsrapport per 120831. Gåvomedelsmålet på 8 miljoner kr blir svårt att nå, prognosen ligger på 7,5 miljoner kr. Personalbidrag ligger i paritet med budget och verksamhetsintäkterna 300 tkr lägre än beräknat. Utfallet på kostnadssidan ligger totalt 690 tkr lägre än budget. Resultatet före bokslutsdispositionerna ligger därmed 100 tkr sämre än budgeterat, -1 400 tkr. En större återbetalning på Ängelholmslånet gör att beräknade uttag från testamentsfonden blir 400 tkr i stället för 500 tkr och tillsammans med uttag ur Offensiva fonden beräknas resultatet till 0 efter bokslutsdispositionerna. Sammanfattning: Svårt att nå gåvomedelsmålet på 8 miljoner kr då 8 månaders utfall visar på ett underskott på 561 tkr mot budget Personalbidrag enligt budget Något lägre personalkostnad än budget beräknas Lägre beläggning på Klippengården, färre konfirmander (105 mot budget 130) samt färre prenumeranter på Vårt Budskap ger ca 300 tkr lägre verksamhetsintäkter Kostnad för bl a matinköp på Klippengården och mat och logi på läger beräknas till 500 tkr lägre än budget Större amortering från Ängelholm ger en större återföring av reserverade medel, 200 tkr mer än beräknat Uttag ur testamentsfonden med 400 tkr i stället för 500 tkr för att nå ett 0-resultat efter bokslutsdispositioner Styrelsen mottar rapporten. Rapport om gjorda anställningar Kretsöversikt 155 Pch kommenterar gjorda anställningar noterade i PAU:s protokoll. 156 Styrelsen har fått del av en kretsöversikt som visar aktuell bemanning och föreningar med antal medlemmar enligt årsrapporten för 2011. En genomgång görs och tre föreningar stryks då de beslutat om nedläggning under 2012, Mjödvattnets EFS, Klockarberget-Tarsmyrans EFS och Brattfors EFS.
Styrelsen konstaterar att per 111231 har EFS Västerbotten 116 missionsföreningar registrerade med ca 4000 medlemmar. Som jämförelse fanns per 081231, 124 föreningar med ca 4250 medlemmar. Tack till Ängelholm PAU 158 EFS riks - LG-riks 157 Närvarande styrelseledamöter och tjänstemän signerar ett tackbrev till Ängelholms EFS. Ett tack för deras medverkan i konferensen och återbetalning av lån. 158 Df rapporterar från riks ledningsgrupp. 159 Df rapporterar från EFS Västerbottens ledningsgrupp. 160 Utsända protokoll Datum Kommentar ST 120611 PAU 120913 EFU 120911 IR 120524 EFS Västerbotten - Ledningsgruppen Klippenkamraterna KR 120604 120914 Frågan om hur Klippens överskott hanteras skickas till EFU. att lägga protokollen till handlingarna. Avslutning 161 Ordförande tackar styrelsevärd Marianne Berglund för helgens insatser. Mötet avslutas med bön. Dag som ovan Monica Andersson Sekreterare Astrid Sjöström Gunilla Stenberg Roland Wiklund ordförande justerare justerare