Uppdaterad: 2013-12-04 Lathund Avgifter via E-bokföringen 1 1
Skriv ej ut manualen! För att alltid ha aktuell information och slippa dyra utskriftskostnader ber vi dig att ladda hem manualen som en PDF från vår hemsida när du behöver den. Då har du alltid den senaste versionen till hands. Inledning IdrottOnline är idrottens verktyg för kommunikation och administration. IdrottOnline ägs och utvecklas av Riksidrottsförbundet, RF. Webbplatsen baseras på webbpubliceringsverktyget EPiServer, ett enkelt och flexibelt verktyg som är marknadsledande i Norden. Den grundversion föreningarna erbjuds innehåller standardfunktioner i EPiServer och är helt kostnadsfri. Två versioner av IdrottOnline förbund Förbunden har möjlighet att välja mellan två versioner av lösning för hemsida och administration, IdrottOnline förbund standard och IdrottOnline förbund anpassad. Båda varianterna har samma bas. Skillnaden är att förbundet med en anpassad version får en egen driftmiljö med möjlighet att vidareutveckla och anpassa systemet efter sitt eget behov. Med en anpassad version kommer inte uppdateringar av IdrottOnline ske automatiskt utan detta måste hanteras av det aktuella förbundet. Kostnad IdrottOnline är alltid helt kostnadsfritt för alla föreningar och förbund. Utbildning SISU Idrottsutbildarna erbjuder introduktionsutbildningar för IdrottOnline i varje distrikt. I tillägg till det utarbetas en lärgruppsplan som kan laddas hem, antingen från SISU Idrottsutbildarnas hemsida, www.sisuidrottsutbildarna.se eller under fliken Utbildning på www.idrottonline.se. Manualer Använd innehållsförteckningen för att länkas till rätt område och läs mer. För lathundar ber vi dig besöka vårt manualbibilotek på www.idrottonline.se. Operativsystem och webbläsare Administration av IdrottOnline sker bäst i PC-miljö och med webbläsare Internet Explorer IE9 och IE 10, Firefox och Google Chrome. Hjälp och support På www.idrottonline.se finns Support. Där har vi samlat all information och hjälp du som användare av IdrottOnline kan behöva. Där hittar du frågor och svar samt alla manualer för respektive avdelning. Supporten hjälper dagligen till att besvara dina frågor via mail helpdesk@rf.se. Beskriv noggrant ditt ärende och ange alltid vilken organisation du tillhör. Supportens mål är att svara på alla ärenden inom 24 h. Telefontid Torsdagar 12.00-16.00 Telefonnummer: 08-699 61 50 2 2
Rollista avgifter Administrera avgifter - Hantera avgifter - Betala föreningsavgift SKAPA, TILLSÄTTA, AKTIVERA NY BETALNING OCH TA BORT AVGIFT Huvudadministratör Ordförande Kassör Administrera avgifter TILLSÄTTA, AKTIVERA NY BETALNING OCH SKRIVA UT BETALSTATUS Klubbadministratör Förbundsadministratör Idrottsansvarig REDIGERA AVGIFT ÄNDRA SUMMA ELLER RABATT Huvudadministratör Ordförande Kassör Administrera avgifter KONTAKT FÖR SPEEDLEDGER LÄSES UT UNDER VÅR REFERENS PÅ FÖRENING- ENS FAKTURA E-bokföringskontakt BETALA FÖRENINGSAVGIFT Ordförande Kassör Huvudadministratör 3 3
Förberedelser SKAPA FAMILJER Om ni har rabatter kopplade till era avgifter. Te.x att en familj med 2 eller flera medlemmar endast betalar en totalsumma. Så behöver ni skapa dessa familjer samt lägga in medlemmarna i dessa innan ni kan koppla dem till avgifterna. Hur du gör detta, de sid: 35 Klicka här! SKAPA GRUPP Ska en avgift vara kopplad till en specifik grupp behöver gruppen vara skapad innan. Se sid: 35 Klicka här! SKAPA ROLL Om ni vill ge en speciell rabatt till ex. Ständig medlem eller hedersmedlem behöver ni själva skapa den rollen och tillsätta på personen innan ni kan skapa en rollrabatt. Bra att veta Vid medlemsurval ALLA behöver tillsättningen inte ske. 4 4
Stegföljd för avgiftshantering via E-bokföringen E-bokföringen 1. Skapa avgift 2. Skapa rabatter om de ska finnas 3. Vid Medlemsurval INGET (MANUELL HANTERING) - Tillsätt avgift 4. Synkronisera E-bokföringen med IdrottOnline 5. Skapa faktura mallar i E-bokföringen 6. När betalning registrerats genereras en betalstatus till E-bokföringen som sedan skickas till IdrottOnline. 5 5
Skapa avgift (1) Första steget är att skapa de avgifter som ska finnas i föreningen. Ni ska skapa generella avgifter och inte döpa dem efter en specifik period. Detta skrivs in i ett senare skede. KLICKA PÅ AVGIFTER. KLICKA PÅ SKAPA. SKRIV IN NAMN PÅ AVGIFTEN. Observera att det ska vara ett gernerellt namn. Ingen bestämd tid eller annan benämning. Du skapar avgifterna en gång och återanvänder dem år efter år. l 6 6
GÖR ETT MEDLEMSURVAL Medlemsurvalet indikerar vem denna avgift ska tillsättas på. UNDERLÄTTA ARBETET GENOM ATT VÄLJA AUTOMATISK TILLSÄTTNING, ALLA MED- LEMMAR. Detta betydet att när en ny medlem läggs till i registret så tillsätts avgiften automatiskt. Detta passar bra när det är en avgift som alla ska betala. Gäller det specifika avgifter som inte alla ska betala väljer du inte detta alternativ. Alla medlemmar- Avgiften tillstätts automatiskt på alla medlemmar. Medlemmar i idrott Medlemmar i vald idrott får denna avgift tillsatt automatiskt Medlemmar i grupp/lag- Grupper/Lag som väljs i listan får denna avgift tillsatt automatiskt Inget (Manuell tillsättning)- Gå in på varje medlem en och en och tillsätta avgifterna. SKRIV IN GRUNDAVGIFTEN. Grundavgiften är den avgift som alla utan rabatter betalar. Det är utifrån den summan som sedan rabatterna skapas. Det går att redigera denna summa om avgiften skulle höjas till kommande år. 7 7
SKRIV IN HUR AVGIFTEN SKA BETALAS. Betalning genom varukorgen Personen får avgiften skickad till sin personlinga varukorg. Medlemmen behöver inlogg för att kunna betala avgifterna via detta val. De med kontokort eller genom bankgiro, som vilken räkning som helst. Föreningen behöver ha en registrerad ordförande med e-postadress, bank/postgiro samt organisationsnummer angivet. Manuell betalning Föreningen skickar ut en avi eller får betalning direkt vid medlemskapets start och betalning sker kontant eller via bank/postgiro. E-postmeddelande med betalinfo kan skickas direkt från avgiftshanteringen. SpeedLedger E-bokföringstjänst genom Swedbank där återrapportering sker automatiskt. Avtal med banken måste göras samt uppläggning av avgifterna även i SpeedLedger. För att läsa mer besök deras hemsida: http://www.speedledger.se/ OM INGA RABATTER SKA FINNAS KOPPLADE TILL AVGIFTEN KLICKA PÅ SPARA. FINNS RABATTER FORTSÄTT TILL NÄSTA STEG INNAN DU SPARAR. 8 8
Skapa rabatter på grundavgiften (2) Nästa steg är att lägga in eventuella rabatter kopplade till den skapade avgiften. Rabatt kan tillsättas för FAMILJ, ROLL OCH ÅLDER. Det går att skapa fler rabatter för samma avgiftstyp. Systemet känner då själv av vem/vilka som har kriteriet att få respektive rabatt. FAMILJERABATT Familjeavgiften måste tillsättas och markeras som betald samtidigt på alla familjemedlemmar. Använder ni Varukorgen som hantering av betalningar så kommer avgiften att skickas till den personen i familjen som är markerad som Gruppadministratör i sin familj. Använd familjerabatter för att exempelvis kunna ge syskonrabatt eller att ge ett totalpris för en familj. Det går bara att använda en typ av familjerabatt för en avgift. Du kan välja mellan tre olika varianter på rabatt. PRIS PER PERSON - PRISSTEGE - TOTALPRIS FAMILJ Pris per person Varje person i familjen får den angivna summa i rabatt på den totala avgiften. KLICKA PÅ FAMILJ. KLICKA PÅ PRIS PER PERSON. 9 9
ANGE MINIMUM ANTAL FAMILJEMEDLEMMAR SOM MÅSTE INGÅ I FAMILJEN FÖR ATT RABATTEN SKA GÄLLA. ANGE BELOPP SOM SKA DRAS AV PÅ AVGIFTEN FÖR VARJE PERSON. DU KAN ÄVEN VÄLJA ATT ANGE RABATTEN I %. TOTALT ATT BETALA MED RABATT SYNS TILL HÖGER. 10 10
Prisstege Ju fler personer som ingår i familjen ju mer rabatt ges. KLICKA PÅ PRISSTEGE. ANGE HUR MYCKET RABATT SOM GES OM DET ÄR 1 PERSON I FAMILJEN. KLICKA PÅ LÄGG TILL RAD. ANGE RABATT FÖR DEN ANDRA PERSONEN OSV. TOTALA PRISET FÖR HELA FAMIL- JEN ÄR DÅ DEN SUMMA SOM SYNS PÅ DEN SISTA MEDLEMS RABATTEN. ÄR DET FLER MEDLEMMAR ÄN DE SOM ÄR INLAGDA FÖR RABATT SÅ FÅR DE SAMMA RABATT SOM DEN SIST TILLAGDA. SUMMAN KOMMER DÅ ATT TILLSAMMANS FÖR ALLA MEDLEMMAR VARA SLUTSUMMAN. 11 11
Totalpris familj Ange en summa på den totala avgiften som ska gälla för hela familjen oavsätt hur många medlemmar den har. KLICKA PÅ TOTALPRIS FAMILJ. FYLL I SUMMAN SOM SKA DELAS LIKA PÅ ALLA FAMILJEMEDLEMMAR. OM INGA ÖVRIGA RABATTER SKA SKAPAS SÅ KLICKA HÄR PÅ SPARA AVGIFT. Tänk på att totalsumman kommer att delas lika på de familjemedlemmar som finns. Det kan se konstigt ut när du ser i betalstatusvyn men den totala summan blir den som du angivit i rabatten. 12 12
ROLLRABATT Om en utvald roll i medlemsregistret ska ha rabatt på medlemsavgiften KLICKA PÅ ROLL. VÄLJ VILKEN ROLL RABATTEN SKA GÄLLA FÖR SKRIV IN RABATTEN. SLUTSUMMAN SYNS DÅ UNDER AVGIFT MED RABATT. RABATEN KAN SKRIVAS I KR ELLER I % 13 13
OM FLER ROLLER SKA HA RABATT KLICKA PÅ LÄGG TILL RAD. FYLL I RABATT FÖR DEN ANDRA ROLLEN. OM INGA ÖVRIGA RABATTER SKA SKAPAS SÅ KLICKA HÄR PÅ SPARA AVGIFT. ÅLDERSRABATT Om en viss åldersgrupp i medlemsregistret ska ha rabatt på medlemsavgiften KLICKA PÅ ÅLDER. 14 14
SKRIV IN EN BESKRIVNING SAMT ANGE ÅLDERSPANNET. ANGE SUMMA PÅ RABATTEN. SLUTSUMMAN FÖR AVGIFTEN SOM PERSONER MED DENNA RABATT SKA BETALA SYNS NU TILL HÖGER UNDER AVGIFT MED RABATT. VILL DU ANGE YTTERLIGARE ÅLDERSSPANN FÖR DENNA AVGIFT SÅ KLICKAR DU PÅ LÄGG TILL RAD. Klicka på spara när du är helt klar med avgiftsskapandet 15 15
För att se de avgifter som finns skapade i föreningen klicka på den vita rubriken AVGIFTER. Tillsätt avgift - Endast vid manuellt medlemsurval (3) Om ALLA har valts som medlemsurval vid skapande av avgiften behöver detta steg inte utföras. Observera! Tillstätt avgift betyder att en markering görs i systemet. Avgiften är i detta läge ännu inte aktiv. KLICKA PÅ TILLSÄTT. 16 16
SÖK UPP ÖNSKAD PERSON ELLER FAMILJ MED HJÄLP AV SÖKMOTORN. Du behöver inte fylla i alla sökkriterier utan välj några få. SÖK. KLICKA I RUTAN FRAMFÖR VARJE MEDLEM SOM SKA HA AVGIFTEN TILLSATT. KLICKA PÅ TILLSÄTT AVGIFT. Är det en familjeavgift behöver du klicka i rutan framför alla namn på de medlemmar som finns i familjen. Är det en enskild avgift klickar du i rutan framför det namnet. VANLIGA FEL Man tror att Tillsätt betydet att avgiften är aktiverad. Detta är dock fel. Tillsätt är en markering för dig som sköter avgiftshanteringen i föreningen och för systemet att denna avgift ska skickas ut eller notifieras till medlemmen. För att göra detta inom systemet behövs en Ny betalning utföras. 17 17
VÄLJ ÖNSKADE AVGIFT/AVGIFTER OCH KLICKA PÅ TILLSÄTT AVGIFTER. Här syns de avgifter som är skapade med Medlemsurval Inget (manuell tillsättning) AVGIFTEN ÄR NU TILLSATT MEN INTE AKTIVERAD. FÖR ATT AKTIVERA AVGIFTEN SYNKRONISERA IDROTTONLINE MED SPEEDLEDGER. INGET BETALUTSKICK SKA SKE VIA IDROTTONLINE NÄR E-BOKFÖRINGEN ANVÄNDS! 18 18
Synkronisering av avgifter i SpeedLedger (4) För att återkopplingen och hela flödet ska fungera korrekt vid användning av SpeedLedger så måste ni synkronisera avgiftshanteringen med dem. Vi har inte tillgång till en egen testmiljö och kan därför inte ta egna bilder på flödet som finns där. Vi har fått låna de bilder som nu visas av en förening och döljer därför informationen där namnet visas. I e-bokföringen i Swedbank så måste du först gå in under INSTÄLLNINGAR INSTÄLLNINGAR FÖR KUNDFAKTURA OCH SEDAN BOCKA I RUTAN FRAMFÖR SYNKRONISERA KUND- REGISTER MED RF. Gå till KUNDFAKTURERING KUNDREGISTER. Där trycker du på knappen RF IdrottOnline för att hämta in medlemmarna och avgifterna från IdrottOnline. 19 19
Under KUNDFAKTURERING OCH GRUPPER kan du nu se de grupper/avgifter som kommit in från de avgifter du skapade och tillsatte i IdrottOnline. Här kan du nu se den medlemsavgift som skapades tidigare. Den delas upp i 4 grupper på grund av att vi satte olika rabatter; en familjerabatt, en rollrabatt samt en åldersrabatt. Skapa fakturamall (5) Nu går du vidare till KUNDFAKTURERING - GRUPPFAKTURERING, här skapar du först en NY FAKTURAMALL. Under Avi kan du också välja att skriva ut avier istället för fakturor om du önskar det. 20 20
Här skriver du ett namn på mallen och väljer sedan, från drop-down listan, vilken grupp du vill fakturera med den här mallen. Bocka i vilken/vilka fakturamallar du vill skriva ut, och markera om du vill fakturera samtliga medlemmar eller endast de medlemmar som tillkommit i gruppen och som ännu inte fakturerats. Slutligen trycker du på knappen Skapa fakturor av valda mallar. 21 21
Markera avgiften som betald (6) VARUKORGEN OCH SPEEDLEDGER INGEN MANUELL MARKERING BEHÖVER GÖRAS. NÄR AVGIFTEN ÄR BETALD VIA VA- RUKORGEN ELLER FAKTURA SÅ MARKERAS DEN AUTOMATISKT SOM BETALT I SYS- TEMET. 22 22