DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN Nacka Socialtjänst, Äldreenheten Beslutad: Social- och äldrenämnden. Ansvarig/ Förvaring



Relevanta dokument
DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN Nacka Socialtjänst, Enheten för personer med funktionsnedsättning Beslutad: Social- och äldrenämnden

Ansvarig/ Förvaring. Handläggare, STJ PLUS, närarkivet i låst skåp/ registrator. STJ PLUS, närarkivet i låst skåp/ registrator

Personakter enligt socialtjänstlagen, s.k. SoL-akter, inom vård- och omsorg samt LSS-verksamheten

Dokumenthanteringsplan för Sektor Äldre

Analoga dokument Digitala dokument Registrering Format Förvaring Format Förvaring Bevaras eller gallras

DOKUMENTHANTERINGSPLANPERSONAKT

Ansvarig/ Förvaring. Gallringsfrist. Seriesignum. Handlingstyp Medium Sorterings- ordning. Anmärkningar. Individ- och familjeomsorg, akter - allmänt

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN Verksamheten Sociala Stödresurser (VSS), Stöd och hälsa Beslutad: Ansvarig/ Förvaring

Reviderats

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Socialförvaltningen

DOKUMENTHANTERINGSPLAN

Dokumenthanteringsplan Kärnprocesser i Mölndals stad

DOKUMENTHANTERINGSPLAN

Analoga dokument Digitala dokument Registrering Format Förvaring Format Förvaring Bevaras eller gallras

FÖRFATTNINGSSAMLING. Dokumenthanteringsplan för Tiohundranämnden i Norrtälje kommun

Integrationsenheten Arkivbildande förvaltning: kommunstyrelsen

Dokumenthanteringsplan för flykting- och invandrarverksamhet

Handling Dokument Media Förvaring Sortering Gallring Anmärkning

RUTIN FÖR ARKIVERING OCH GALLRING AV INAKTUELLA PERSONAKTER INOM VÅRD OCH OMSORG (SOL, FDTJ, LSS,) OCH JOURNALER INOM HSL

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN. Sorteringsordning. Ansvarig/ Förvaring

DOKUMENTHANTERINGSPLAN

Socialnämnden ARKIVPLAN/DOKUMENTHANTERINGSPLAN

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN Enheten Ekonomi och statistik, Socialtjänsten Beslutad: Social- och äldrenämnden. Ansvarig/ Förvaring

Allmän administration, hantering av inkomna och upprättade handlingar, diarieföring, avtal m.m. samt personaloch ekonomiadministration

DOKUMENTHANTERINGSPLAN SN , 1030

DOKUMENTHANTERINGSPLAN TIOHUNDRANÄMNDEN GÄLLER FR O M

Översyn av äldreomsorgsnämndens dokumenthanteringsplan

MYNDIGHET: SOCIALNÄMNDEN VERKSAMHET: STABEN ANTAL ÅR FR O M INNEVARANDE ÅR

Allmänt om journaler och akter

Serierubrik Serie Gallras/ Medium Arkiv- Till Bevaras läggning slutarkivet Anmärkning

Upplands Väsby kommun Hanteringsanvisningar Slutversion inför

Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist leverans kommunarkivet

SKOLFÖRVALTNINGENS DOKUMENTHANTERINGSPLAN

Informationshanteringsplan för barn- och utbildningsnämnden 2014

Dokumenthanteringsplan Kärnprocesser i Mölndals stad

Social dokumentation inom äldre- och handikappomsorgen i Upplands Väsby kommun. Riktlinjer

Ansvarig/ Förvaring

Allmän administration inom vård och omsorg, samt handlingar som inte tillhör personakter

Tyresö Kommun DOKUMENTHANTERINGSPLAN

Flyttas till. Närarkiv

Dokumenthanteringsplan Kärnprocesser i Mölndals stad Hantera bostadsanpassningsbidrag

FAMILJEOMSORG) ANTAL ÅR FR O M INNEVARANDE ÅR. Bevaras. 5 år

Regler för akter vid förflyttning, gallring och arkivering.

Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist leverans kommunarkivet

Dokumenthanteringsplan för Individ- och familjeomsorgen

Arkivlagen Socialtjänstlagen LSS Patientdatalagen Råd om bevarande och gallring

Lex Sarah. Grästorps kommun Social verksamhet

Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist leverans kommunarkivet

Svensk författningssamling

Anvisningar för social dokumentation i verkställigheten

2. lagen (1990:52) med särskilda bestämmelser om vård av unga, nedan förkortad till LVU,

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN Familjerätten, Indvid- och familjeomsorg, barn och unga Beslutad: Social- och äldrenämnden 2011,?

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN Enhet/verksamhet: BARN- OCH ELEVHÄLSAN Beslutad: KS 2017-xx-xx, dnr KFKS 2017/26 Upprättad:

3 I enlighet med 7 kap. 3 SoL och 23 a LSS gäller fjärde och sjätte kapitlen i dessa föreskrifter i tillämpliga delar även för enskild verksamhet.

BEVARANDE- OCH GALLRINGSPLAN FÖR SJUKRESEENHETEN

ARKIVPLAN / DOKUMENTHANTERINGSPLAN

KONTAKTPERSON 9:4 LSS

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Kommunförvaltningen Stöd och Service Administrativa avdelningen Första giltighetsdatum: Dnr: ks

individuell planering och dokumentation vid genomförandet av insatserna

Dokumenthanteringsplan för Viadidaktnämnden

Informationshanteringsplan

Allmänt förekommande handlingar

Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad

Intern rutinbeskrivning för Lex Sarah inom SoL och LSS

Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH

RIKTLINJER FÖR DOKUMENTATION UNDER GENOMFÖRANDET av bistånd och insats enligt SoL/LSS och HSL för personal inom äldreomsorgen

Handläggning och dokumentation enligt SoL och LSS

Dokumenthanteringsplan för Upphandlingsprocessen

Dokumenthanteringsplan

Dnr KS 2008/317 Dokumenthanteringsplan Bollebygds kommun Myndighet: Kommunstyrelsen Fastställd: Verksamhet: Biblioteket Reviderad:

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthantering/VON/HSL-journal, SoL-akt, LSSjournal

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN MH Teknik: VA Beslutad: Tekniska nämnden. Ansvarig/ Förvaring. Gallringsfrist

Informationshanteringsplan

Dokumenthanteringsplan för kommunledningsförvaltningen

Dokumenthanteringsplan

RIKTLINJER HANDLÄGGNING OCH DOKUMENTATION. funktionshinder LSS och SoL

Dokumenthanteringsplan Kärnprocesser i Mölndals stad

Ekonom. kan ta emot digitala arkivhandlingar. - Ekonom. - Ekonom. gallras. Rutinkorrespondens. Bevaras, till slutarkiv efter

Dokumentation och gallring enligt SoL och LSS

Rutiner för dokumentation enligt Socialtjänstlagen (SoL) och Lagen med särskilt stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS)

Dokumenthanteringsplan för omsorgsnämnden

Elevakter i grundskolan

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR VÅRD- OCH OMSORGSNÄMNDEN Dnr VOO 2015/0024

Birgitta Nilsdotter HSH, Zoila Bengtsson HSK Avsnitt: 104 Dokumenthantering Utgåva: 10 Ersätter: HSH , HSV , HSK ---

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR KANSLIET

Dokumenthanteringsplan för Vidingehem AB Antagen av styrelsen

Socialnämnden DOKUMENTHANTERINGSPLAN

Dokumenthanteringsplan

Riktlinjer för social dokumentation

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Personal Antagen att gälla från och med: Dnr: 29/11 Handlingsslag. Arkivläggs. Plats för plats efter antal år

Tjänsteskrivelse, och arkivbeskrivning för socialnämnden, har varit utsända.

Rutin/Handling Media Original/Kopia Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist för Anmärkning leverans till Kommunarkivet

Informationshanteringsplan

Lokala rutiner för Lex Sarah Mars 2014

Dokumenthanteringsplan Verksamhetsgemensamma dokument

Dokumenthanteringsplan för kultur- och fritidsnämnden

Lokala rutiner vid hantering av rapporter och anmälningar enligt lex Sarah. En del av kvalitetsarbetet

Socialnämndens Arkivbeskrivning och dokumenthanteringsplan

Transkript:

Anmälningar enl 14 kap 2 SoL (Lex Sarah) Anmälningar enl Lex Maria Arbetsmiljöbesiktningar, exv skyddsronder Enkätsammanställningar Papper (original, kopia) Papper (original, kopia) Diarienummer (Ädit) Diarienummer (Ädit) Enhetschef Avser anmälningar som inte rör en enskild person. Vissa ärenden handläggs på PLUSenheten. Kontakta Registratur för diarieföring. Akten med originalhandlingarna sänds i rensat skick till Registratur när ärendet är avslutat. Enhetschef Avser anmälningar som inte rör en enskild person. Vissa ärenden handläggs på PLUSenheten. Kontakta Registratur för diarieföring. Akten med originalhandlingarna sänds i rensat skick till Registratur när ärendet är avslutat. Kronologiskt Enhetschef 3 år Kan gallras när nytt upprättats dock tidigast efter 3 år. Arbetsmiljö plan ska bevaras, se avsnittet Administration. Papper (kopia) Kronologiskt Vid inaktualitet Enkätundersökningar utförs av PLUSenheten och bevaras där. Kopior kan gallras när de inte längre behövs för Äldre 1(8)

Protokollskopior, inkomna för kännedom: Förtroenderåd Handikappråd Pensionärsråd Programråd Styr och policydokument rörande verksamheten Synpunkter och klagomål, inkomna från brukare (exv förtryckt formulär) Tillsynsrapporter över enskilt bedrivna verksamheter Utvecklingsdokumentation, verksamhet och metod Papper (kopia) Kronologiskt Enhetschef Vid inaktualitet Original bevaras hos kommunstyrelsens sekreterare. Kopior kan gallras när de inte längre behövs för Papper (kopia) Kronologiskt Enhetschef Vid inaktualitet Original sammanställs av nämnden eller PLUSenheten och bevaras där. Kronologiskt Gruppchef / Enhetschef Vid inaktualitet Vidaresänds till PLUSenheten som gör sammanställning. Papper (kopia) Kronologiskt Enhetschef Vid inaktualitet Original sammanställs av PLUSenheten och bevaras där. Papper (kopia) Kronologiskt Enhetschef Vid inaktualitet Original sammanställs av nämnden eller PLUSenheten och bevaras där. Gallras när de inte längre behövs för det administrativa arbetet. Äldre 2(8)

Personakt äldreomsorgen Anmälan om enskilds behov av god man eller förvaltare Anmälningar enl 14 kap 2 SoL (Lex Sarah) Papper (kopia) Anmälningar enl Lex Maria Papper (kopia) Anmälningar och rapporter som ej tillhör ärende eller ger upphov till ärende Anmälningar och rapporter som tillhör ärende eller ger upphov till ärende Kronologiskt Avtal med utförare rörande individ Beslut /domar i förvaltningsdomstol Papper (kopia) Beslut från Försäkringskassan om personlig assistans Papper (kopia) Alla akter (papper och digitalt) gallras anteckning med undantag för personer födda den 5:e, 15:e och 25:e i varje månad eller akter enligt 12 kap 12 SoL. Akter som ska bevaras lämnas till kommunarkivet. Digitala akter ska raderas efter 5 år enl ovan eller i samband med leverans till kommunarkivet. Anmälan sänds till Överförmyndaren. Avser anmälningar som rör en enskild person. Vissa ärenden handläggs på PLUSenheten. Avser anmälningar som rör en enskild person. Vissa ärenden handläggs på PLUSenheten. 1 år Handlingarna förvaras i "slaskpärmen". Register över handlingarna bör upprättas enligt 15 kap 12 Sekretesslagen. Gallras av handläggare efter 1 år. 1 år efter avtalets utgång Gallras av handläggare 1 år efter avtalets utgång, dock senast anteckning. Äldre 3(8)

Beställning av beslutad insats Alfabetiskt Handläggare Vid inaktualitet Gallras när ny utredning genomförts och en ny beställning gjorts. Fullmakter Genomförandeplaner Papper (kopia) Vid inaktualitet Original förvaras hos utförare. Kopia gallras av handläggare vid inaktualitet dock senast anteckning. Handläggningsdokumentation rörande bistånd, insats och/eller service till enskild enl SoL och LSS Journalanteckningar Meddelanden och kommunikation om vårdplanering, (WebCare) Med ansökan, utredning, beslut, arbetsplan och övriga bilagor. Handläggare Vid inaktualitet Landstingsgemensamt system. Notering bör ske i personakten. Mottagningsbevis/delgivningsbevis Upprättade och inkomna handlingar av betydelse i ärende (Korrespondens) Upprättade och inkomna handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär 2 år Förekommer sällan. Gallras av handläggare efter 2 år dock senast anteckning. Vid inaktualitet Gallras av handläggare vid inaktualitet, dock senast anteckning. Äldre 4(8)

Överklagande med bilagor Äldre 5(8)

Enhetens Avgiftshandläggning administration Beslut om avgift Papper, Avgiftshandläggare/ i låst 5 år efter ärendet avslutats/ bevaras Beslut för personer födda den 5:e, 15:e och 25:e i varje månad ska bevaras och sändas till kommunarkivet tillsammans med personakten. Debiteringslistor Papper (kopia), områdesvis Avgiftshandläggare/ 1 år Listorna tas ut från ekonomisystemet Winsam. pärm Listorna gallras av handläggare efter 1 år. Inkomstförsäkran Avgiftshandläggare/ 2 år Underlag till avgiftsbeslut gallras av pärm handläggare efter 2 år. Registerkontroller som utgör underlag för beslut Vid inaktualitet Exv inkomstuppgifter hämtade från Försäkringskassan och andra registerkontroller av tillfällig betydelse och som direkt förs in i ProCapita. Trygghetslarm / telefon, rapport om installation / avinstallation Avgiftshandläggare 2 år efter avinstallation Korrespondens om funktion o dyl kan gallras vid inaktualitet. Underlag för debitering av avgift / Avgiftsunderlag från utförare Papper (Excelregister; TuppeN) Avgiftshandläggare 2 år Gallras av handläggare efter 2 år. Ev papperskopior av underlag kan gallras vid inaktualitet, förslagsvis 1 år. Äldre 6(8)

Färdtjänst Enhetens och administration riksfärdtjänst Ansökningar och beslut om riksfärdtjänst, med bilagor Ansökningar och utredning om färdtjänst, med bilagor Papper (kopia) Kronologiskt pärm Färdtjänstutredningar för hela Socialtjänsten handläggs av äldreenheten. Huvudmannaskapet för färdtjänsten är överlåten till Stockholms Läns Landsting. 5 år efter inaktualitet Vid inaktualitet Utredningen med ansökan sänds i original till Landstinget som fattar beslut i ärendet. Årsstatistik över riksfärdtjänst, översiktlig Årsstatistik från Stockholms Läns Landsting resp Statens institut för kommunikation (SIKA) Kronologiskt I pärm på enheten Översiktlig statistik tas sällan fram men då detta görs ska den bevaras och sändas till Kommunarkivet. Statistik över resor av enskilda brukare kan gallras vid insktualitet. Kronologiskt I pärm på enheten Vid inaktualitet Gallras av handläggare vid inaktualitet. Äldre 7(8)

Bostadsanpassningsbidrag och återanpassningsbidrag Beslut om bidrag Papper (kopia) (BAB) Efter fastighet akt i låst Lämnas till kommunarkivet 10 år efter beslutsårets utgång alt. efter att den sökande har avlidit eller flyttat. Sorteras efter år och fastighet. Om protokoll finns kan beslut gallras. Material och installationsdokumentation Efter fastighet akt i låst 10 år efter beslutsårets utgång Informationen behövs för framtida reparation och underhåll. Övriga handlingar kan eg. gallras redan efter 2 år men om det underlättar hanteringen kan de gallras efter 10 år. Akter där bidragsmottagaren avlidit följer samma bevarande och gallring som övriga. Register över åtgärdade fastigheter (BAB) Efter fastighet akt i låst Lämnas till kommunarkivet för bevarande. Statistiska sammanställningar Papper (kopia) (BAB) Valfri sortering Handläggare Statistik lämnas till Boverket. Informationen finns i systemet BAB och tas sällan ut på papper men då detta görs ska den bevaras och sändas till Kommunarkivet. Övriga handlingar, exv. ansökan med intyg (original) faktura (kopia) Papper (original, kopia), Efter fastighet akt i låst 2 år efter beslutsårets utgång Gallras av handläggare 2 år efter beslutsårets utgång. Handlingarna kan gallras senare om de behövs för Äldre 8(8)