PROTOKOLL FRÅN SAMMANTRÄDE MED KULTURNÄMNDEN

KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL KN 4 l PROTOKOLL FRÅN SAMMANTRÄDE MED KULTURNÄMNDEN Plats och tid: Årydssalen, onsdag 30 maj kl 13.00-15.45 Deltagare: (markerade med x, i ledamots ställe tjänstgörande ersättare med xx) Ledamöter Ersättare x Lena Sandgren, ordfårande (M) XX Marianne Abelsson (S) x Bo Rösler, l vice ordf. (S) Siri Näslund (S) x Cecilia Holmberg, 2 vice ordf. (M) x Lena Olsson (M) 40-45 x Inga-Lill Nilsson (S) x Ilija Berneli (S) Asta Hyttinen Petersson (V) Tommy Larsson (V) x Lena Häggblad (C) x Margareta N orander (FP) x Robert Elmstedt (M) x Claes-Göran Mårlind (M) Personalföreträdare Rolf Andersson, SACO Tjänstemän x J ärgen Funestad, fårvallningschef x Maria Petersson, sekreterare 40-45 x Thomas Andersson, tf kultur- och biblio- x Peruilla Ekwall Liljeqvist, kultursekreterare lekschef 40-45 40-43 Lotta Lindsko g, ekonom Carola Lövstedt, konsumentsekr. Tid för justering: 2012-06-05 klockan 13.00 Vid sammanträdet behandlade ärenden: 40-52 Justeringsledamöter sekreterare Maria P etersson Justering av protokollet har tillkännagivits på kommunens anslagstavla i Rådhuset 2012-06-05 I tjänsten fl1 ~ {:/-e/-1-~ Maria Petersson, sekreterare

KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL KN 4 2 Innehållsförteckning 40 Godkännande av dagordning 41 Val av protokolljusterare 42 Verksamhetside fcir Lokstallarna 43 Lokstallarna, aktuell infonnation 44 Systematiskt kvalitetsarbete 45 Information 46 Delegationsordning, revidering 47 Ekonomisk uppföljning april 48 Beslutsattestanter och ersättare 49 Planering av HUT-utbildning 50 Kontaktpolitikerverksamheten 51 Anmälan av delegationsbeslut 52 Meddelanden 1 f, ci{/'11/ /j)\j Of i'v

KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL KN 4 3 40 Godkännande av dagordning att godkänna dagordningen med nedanstående ändringar. Dagordningen har skickats tillledamöterna tillsammans med kallelsen. Förvaltningschef Jörgen Funestad måste lätnna mötet tidigare, därfår flyttas "Lokstallarna aktuell information" upp som punkt 4, "Systematiskt kvalitetsarbete" till punkt 5 och "Infonnation" till punkt 6. A i ; 1,;4/;1/ ~:j

KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL KN 4 4 41 Val av protokolljusterare att godkänna valet av protokolljusterare. Till protokolljusterare väljs Inga-Lill Nilsson (S) och juste1ing av protokollet sker 2012-06-05 kl13.00. ~J.~(/Y

KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL KN 4 5 42 2012/209 Verksamhetside for Lokstallarna att anta forslaget till verksamhetside och att folja upp ärendet vid kulturnämndens möte i november for eventuellt beslut om kompletteringar eller revideringar. Kultursekreterare Fernilla Ekwall Liljeqvist deltar på dagens möte for att berätta om arbetet med att ta fram verksamhetsiden for Lokstallarna. Lokstallarna överfördes till kommunal regi i april2011. Kulturenheten har under året som gått, i samverkan med föreningarna som verkar i Lokstallarna, arbetat med genomgång av avtal, ta fram rutiner mm. Under våren har förra kultur- och bibliotekschef Lena Björk, Peruilla Ekwall Liljeqvist och josefin Olofsson arbetat intensivt på en verksamhetside tillsammans med representanter från föreningarna i Lokstallarna. l förslaget förs ideer fram gällande både husets innehåll med aktiviteter, hyresgäster, cafe och teatergarderob samt lokaler, utrustning och utomhusmiljö. Det ska finnas möjligheter för att i första hand ge barn och ungdomar meningsfulla verksamheter. Viktigt är också att bevara byggnadens starka karaktär. Berörda foreningar har lämnat in många önskemål gällande lokaler och utrustning. Det finns stora forväntningar på att arbetet ska komma igång. Rollen som samordnare är viktig. Det är nödvändigt att arbeta med att utveckling, samordning och marknadsforing. Tjänsten som samordnare ska tillsättas efter sommaren. Beslutsunderlag Verksamhetside for Lokstallarna, daterad 2012-05-21 Förvaltningschef Jörgen Funestads tjänsteskrivelse, daterad 2012-05-30 Protokollet ska skickas till Tf kultur- och bibliotekschef Thomas Andersson Kultursekreterare Femilla Ekwall Liljeqvist 1 Ä ~IJV,.. '/;JA/ w r v

2012-05-30 Kulturnämnden Verksamhetside för Lokstallarna Lokstallarna överfördes till kommunal regi i april 2011. Kulturenheten har under året som gått, i samverkan med föreningarna som verkar i Lokstallarna, arbetat med genomgång av avtal, ta fram rutiner mm. Under våren har Fernilla Ekwall Liljeqvist och josefin Olofsson arbetat på en verksamhetside tillsammans med representanter från föreningarna i Lokstallarna. I förslaget förs ideer fram gällande både husets innehåll med aktiviteter, hyresgäster, cafe och teatergarderob samt lokaler, utrustning och utomhusmilj ö. Förslag till beslut: Utbildningsförvaltningen föreslår kulturnämnden besluta att anta förslaget till verksamhetside att följa upp ärendet vid kulturnämndens möte i november för eventuellt beslut om kompletteringar eller revideringar. UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN J ärgen Funestad Förvaltningschef Karlshamns kommun Utbildningsförvaltningen Rådhuset 374 81 Karlshamn Tel +46 454-813 00 Fax +46 454-813 20 E-post: utbildning@utb.karlshamn.se Hemsida: http://www.karlshamn.se

2012-05-21 Lokstallarna - Kultur- och föreningshus i Karlshamn Verksamhetside Lokstallarna ska vara ett kultur- och föreningshus med kulturaktiviteter för att ge barn och ungdomar en berikad fritid alla åldrar och alla konstformer amatörer och professionella aktörer eget skapande och upplevelser alla som bor i eller besöker Karlshamn Huset ska präglas av en öppenhet för nya ideer. Fördjupat samarbete med lokala och regionala organisationer inom kulturområdet ska prioriteras. Nya möjligheter för att i första hand ge barn och ungdomar meningsfulla verksamheter. Delaktighet ska uppmuntras och utvecklas både bland de som verkar i huset och besökare. Samarbete mellan kulturverksamheter och kommunens skolverksamhet ska utvecklas ytterligare, för att ge alla möjlighet till att åtnjuta och utöva olika kulturaktiviteter. Lokstallarna är en byggnad med stark karaktär och med en atmosfär som ska tas tillvara och bevaras. Verksamhet - innehåll I Lokstallarna finns idag teater, musik och skapande verksamhet genom permanenta och tillfälliga hyresgäster som regelbundet genomför aktiviteter och arrangemang i huset. Det är önskvärt med en utökad samverkan mellan de aktörer som redan finns i huset. Huset har kapacitet för fler aktiviteter, i synnerhet dagtid. Verksamheten bör breddas med fler konstformer och nya aktörer. Dans och utställningar är två exempel. I samverkan med den musik och teater som redan finns i huset, kan en större publik och nya besökargrupper nås. En lämplig balans mellan permanent uthyrning och tillfälliga arrangemang och aktiviteter bör skapas- allt för att utnyttja hustes möjligheter maximalt. Organisation- bemanning Lokstallarna ingår i den kommunala organisationen och tillhör kulturenheten inom utbildningsförvaltningen. Ansvarig nämnd är kulturnämnden. För att verksamheten i Lokstallarna ska kunna utvecklas och drivas krävs en personen resurs, en samordnare som arbetar med samordning, översyn, utveckling och marknadsföring. Arbetet ska ske i nära samverkan med vaktmästare och personal inom kulturenheten. Tjänsten tillhör organisatoriskt kulturenheten med kulturchefen som chef. Medel motsvarande 0,5 tjänst är sedan tidigare budgetbeslut tilldelad kulturenheten. Samordnarens roll kommer att utformas successivt under kulturchefens ledning.

Det ska finnas ett forum med regelbundna träffar för samverkan och informationett husråd. För de föreningar som är permanenta hyresgäster i Lokstallarna är deltagande i husrådet obligatoriskt. Denna skyldighet ska regleras i hyresavtal. Vaktmästare och representanter för andra föreningar deltar också i husråd. Samordnaren är sammankallande för husrådet Husrådets roll och ansvar ska tydliggöras. Ekonomi Intäktskrav och ekonomi påverkar hur många externa uthyrningar som krävs per år och om viss kulturverksamhet kan "lockas" till huset med fria eller billiga lokaler för att stödja vissa projekt eller konstformer. Det är viktigt att ekonomin tydliggörs och att en långsiktig plan upprättas. Cafeverksamhet Köket byggs om våren 2012 till ett beredningskök med möjlighet att servera 50 personer. Det innebär möjligheter till enklare fika och hantering av cateringmat vid föreläsningar, konferenser etc. Kulturenheten ska tillsammans med nuvarande hyresgäster ta fram ett konkret förslag på hur cafeverksamheten på bästa sätt kan anpassas och utformas efter verksamhetens behov och förutsättningar. Teatergarderoben Kläderna ägs av Teatersmedjan, Östersjöfestival en, Le Pique och sköts av Teatersmedjan. Teatersmedjan får alla intäkter från uthyrning som ersättning för drift och bemanning. Lokaler, utrustning, utomhusmiljö Det är viktigt att den känsla och stämning husets karaktär förmedlar, bevaras och utvecklas. Detta gör huset unikt och attraktivt. Fastigheten Lokstallarna har olika renoveringsbehov t. ex. vad gäller belysning, tak, golv och utemiljö. Behov och önskemål ska sammanställas och en prioritering ska göras. En plan för genomförande och finansiering ska tas fram i nära samråd med kommunens fastighetskontor. Arbetsfördelningen mellan kulturenheten, fastighetsenheten och de föreningar som permanent hyr lokaler ska ses över och dolmmenteras. Utrustningen i huset behöver uppgraderas och ses över så att lokalerna bättre kan tillgodose de krav som ställs i samband med möten och arrangemang. Det är viktigt att en grundutrustning för ljud och ljus finns att tillgå för de aktiviteter som sker i huset. En inventering ska genomföras, behov identifieras och en prioriteringslista upprättas. Det är angeläget att behålla bokning av lokaler i huset inom kulturenheten. Det garanterar mycket vinster för samordning och att huset förblir ett kulturhus som kan utvecklas. stödfunktioner Ansvaret för utförandet av stödfunktionerna vaktmästeri (fastighet och verksamhet) och städning ska ligga på kommunens driftsservice och städservice (samhällsbyggnadsförvaltningen). Det är viktigt att stödfunktionerna anpassas och utformas utifrån de speciella förutsättningar som gäller för lokalerna och verksamheten. Detta ska ske i nära samarbete mellan kulturenheten och serviceenheterna.

KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL KN 4 6 43 Lokstallarna, aktuell information att ta infonnationen till protokollet. Kultursekreterare Peruilla Ekwall Liljeqvist infonnerar om att det under Östersjöfestivalen kommer det att bjudas på opera i Lokstallama. Det var ett uppskattat inslag på fårra årets festival. Köket i Lokstallama är nästan klart. Jj

KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL KN 4 7 44 Systematiskt kvalitetsarbete att ta informationen till protokollet. I den nya skollagen har kraven på kvalitetsredovisning till staten tagits bort. Nya rutiner får att arbeta med systematiskt kvalitetsarbete håller därfår på att arbetas fram av utvecklingssamordnare Marie Hemming. Det är en nödvändighet att bedriva kvalitetsarbete i alla verksamheter får att möjliggöra utveckling av processer och resultat. Det är angeläget att organisationsmedlemmama äger och prioriterar sitt eget kvalitetsarbete. De enskilda verksamhetemas kvalitetsarbete måste vara väl fårankrat och sammanlänkat med kvalitetsarbetet på övergtipande kommunnivå och fårvaltningsnivå, men det ska först och främst ses som ett medel får egen granskning och förbättring. Kvalitetsdokument på enhetsnivå ska utarbetas i samråd/samverkan med utvecklingssamordnare. Dokumenten preciserar, får den enskilda verksamheten, viktiga kvalitetsprocesser samt tidplan. Det är också viktigt att diskutera och veta vad som krävs av yttre regleringar och vad vi kräver av oss själva..j J,. WJ o:pry

KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL KN 4 8 45 Information att ta informationen till protokollet. Förvaltningschef: Thomas Andersson har erhållit tjänsten som kultur- och bibliotekschef. Jörgen Funestad informerade om arbetet med hållbar utveckling. Öppettider och bemanning på filialbiblioteken: Det finns äldre beslut om öppettider på stadsbiblioteket och sommaröppet Nuvarande öppettider är inte beslutade i nämnden. Reviderat förslag på bemanning och öppettider på filialbiblioteken är under bearbetning för att förbättra organisationen. Nämnden får underlaget för beslut/infmmation. Ordförande: Samrådsredogörelse kultur- och bibliotekshus har publicerats. Presidiet har haft en träff med personal- och organisationsutskottet för att diskutera personal- och lönepolitiken kopplad till verksamhetsbehov och arbetsmiljö frågor. Konstkonsult Anita Larsson har fått uppdraget att vara projektledare för konstnärlig utsmyckning på Asarums bildningscen ter. Anita inbjuds att delta på ett nämndsmöte i höst, för att infannera om arbetet kring urvalet av konstnärer. Arbetsgrupp för framtagande av lokala mål och inriktningar för nämndens verksamhetsmmåde- Asta Hyttinen Pettersson (V) ersätter tidigare ledamoten Anette Sarezäter (V). Planeringen av Karlshamns kultumatt fortlöper, tredje och sista planeringsmötet inför årets natt sker den 27/8. Ordförande ger infonnation från Svetlys vänortsbesök den 12 april2012. Ett förslag till ny bibliotekslag har skickats ut på remiss, Länsbibliotek Sydost är en av remissinstanserna., ~,b,p#

KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL KN 4 9 46 ~Hf 2.0\0/32-2. / IV? Delegationsordning, revidering att godkänna revideringen av delegationsordningen for kulturnämnden att gälla tills vidare från och med att protokollet har vunnit laga kraft. Under våren 2012 har utbildningsforvaltningen gjort en översyn av samtliga nämnders delegationsordningar. Ändringen som foreslås i kulh1rnämndens delegationsordning är att arrangemangsbidragen till kultnrforeningar maximeras till l O 000 kronor. Bidragsansökningar som överstiger detta belopp tas upp i kulturnämnden for beslut. Beslutsunderlag Kultmnämndens delegationsordning, antogs o Tjänsteskrivelse 2012-05-11, sekreterare Maria Petersson Protokollet ska skickas till Kmmnunfullmäktige Till forfattningssamlingen Tf kultur- och bibliotekschef Thomas Andersson Kultursekreterare Fernilla Ekwall L i!j eqvist Ekonom Lotta Lindskog ~j t# /f/'

2012-05-11 Kulturnämnden Revidering av kulturnämndens delegationsordning Under våren 2012 har utbildningsfårvallningen gjort en översyn av samtliga nämnders delegationsordningar. Ändringen som fcireslås i kulturnämndens delegationsordning är att arrangemangsbidragen till kulturfcireningar maximeras till l O 000 kronor. Bidragsansökningar som överstiger detta belopp tas upp i kulturnämnden fcir beslut. Delegationsordningen i sin helhet finns i FirstClass. Förslag till beslut: presidiet fcireslår kulturnämnden besluta att godkänna revideringen av delegationsordningen fcir kulturnämnden att gälla tills vidare från och med att protokollet har vunnit laga kraft. UTBILDNINGSFÖRVALTNlNGEN Maria Petersson sekreterare i kulturnämnden Karlshamns kommun Utbildningsförvaltningen Rådhuset 374 81 Karlshamn Tel +46 454-813 00 Fax +46 454-813 20 E-post: utbildning@utb.karlshamn.se Hemsida: http://www.karlshamn.se

KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL KN 4 lo 47 Ekonomisk uppf6ljning april att ta informationen till protokollet. Helårsprognosen pekar på en budget i balans. Bidraget från Statens Energimyndighet finansierar en halv tjänst, vilket gör att överskottet på ca 200 tkr kan finansiera projektet "Hållbar konsumtion". Beslutsunderlag Ekonomisk uppfåljning per den 3 O april ~.J

K u Itu rnäm n den Prognos per den 30 april 2012 Riktpunkt 33,3 % Periodiserat Verksal Internbudget Utfall Aterstår Förbrukat Belopp i tkr Kulturnär 345,0 104,4 241 30,3% KonsumE 1 024,0 339,8 684 33,2% Subventic 68,0 22,7 45 33,4% Energiråe 0,0-19,9 20 Bidrag till 1 414,0 471,0 943 33,3% Ledning c 1 542,0 509,3 1 033 33,0% Kulturbyg 3 113,0 1 045,1 2 068 33,6% Egna kult 651,O 210,5 441 32,3% Stöd till fi 936,0 312,0 624 33,3% Bibliotek 13 598,0 4 545,6 9 052 33,4% Totalt 22 691 7 541 15 151 33,2% Kommentarer: Denna prognos är sammanställd per den 30 april, och efter fyra månader pekar helårsprognosen på en budget i balans. Bidraget från Statens Energimyndighet finansierar en halv tjänst, vilket gör att överskottet på ca 200 tkr kan finansiera projektet "hållbar konsumtion".

Ekonomisk rapport för personalkostnader för perioden januari- april 2012 Kostnader, tkr Periodens Periodens Periodens Prognos Nämnd Arsbudget budget Bokfört Periodisering kostnader avvikelse helårsavvikelse Politisk v -304-101 -93-1 o -103-2 -5 KonsumE -890-297 -299-4 -303-6 -19 Allm kult -1 506-502 -474 26-448 54 162 Bibliotek -6 561-2 187-2 282-12 -2 294-107 -321 Summa -9 261-3 087-3 148 o -3 148-61 -183 -. - - Kommentarer till avvikelser Helårsprognosen för AMS-bidrag är ca 200 tkr så det täcker underskottet.

KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL KN 4 11 48 2012/152 Beslutsattestanter och ersättare att utse Thomas Andersson som beslutsattestant samt Karin Asplund Rignell och Peruilla Ekwall Liljeqvist som ersättare inom verksamheten fcir ansvar 491. Förslag till beslutsattestanter och ersättare föreligger enligt fciljande: Ansvar 491 Beslutsattestant Thomas Andersson Ersättare Karin Asplund Rignell och Peruilla Ekwall Liljeqvist Protokollet ska skickas till Tfkultur- och bibliotekschef Thomas Andersson Ekonom Lotta Lindskog ~ 5 ~~~

2012-05-21 Kulturnämnden Beslutsattestanter och ersättare Förslag till beslutsattestanter och ersättare föreligger enligt följande: Ansvar 491 Beslutsattestant Thomas Andersson Ersättare Karin Asplund Rignell och Pernilla Ekwall Liljeqvist Förslag till beslut: Presidiet föreslår kulturnämnden besluta att utse beslutsattestanter enligt ovan. Karlshamns kommun Utbildningsförvaltningen Rådhuset 374 81 Karlshamn Tel +46 454-813 00 Fax +46 454-813 20 E-post: utbildning@utb.karlshamn.se Hemsida: http:/ /www.karlshamn.se

KARLSHAMNS KOMMUN Förteckningen gäller fr o m Utbildningsflirvaltningen 2012-04-16 l FÖRTECKNiNGÖVERBESLUTSATTESTANTEROCHERSÄTTARE Nämnd: Kultumämnden Beslutsattestanter och ersättare har 1.1tsetts enligt följande: Ansvar Verksamhet Beslutsattestant Ersättare 491 315 Ledning och kulturadministration LenaBjörk Karin Asplund Rignell 3161 Konsthall PeruillaEkwall Liljeqvist 3162 skolmuseum " 3163 Lokstallama. " 3164 Kulturminnesvård " 317 Egna kulturella arrangemäng ". 3181 Arrangemangsbidrag " 3.182 Årsanslag " 3211 Huvudbibliotek Karin Asplund Rignell 3212 Filial Asarmil "., 3213 Filial Mörrum 3214 Filial Hällaryd " 3216 Filial- Svängsta ". (' >. Utsedda beslutsattestanter och ersättare skriver nedan sina namnteckningar och namnförtydligande. Namnteckning Namnfdrtydligande (\Lo.:.~~-['~Thomas Andersson.. l... (f~ h p~ ~ Karin Asplund Rignell ~~Y Pemilla Ekwall Liljeqvist l Befattning TF Kulturchef Bibliotekmie Kul tursekreterare

KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL KN 4 12 49 Planering av HUT-utbildning att Kulturnämnden genomför HUT-utbildning enligt följande; första träffen förläggs den 6 september kl. 13.00-15.30 och den andra den 20 september kl. 13.00-15.30 och att ändra tiden för nästa nämndsmöte den 6 september till kl 16.00. Lena har tillsammans med Thomas Svanberg planerat in två träffar i september för HUT-utbildning. Första träffen förläggs den 6 september kl13.00-15.30 då kulturnämnden är inplanerad. Nämndsmötet förläggs istället kl16.00-19.00. Den andra träffen blir den 20 september kl13.00-15.30. Inbjudan till HUT-utbildningen delas ut på dagens möte, och skickas hem till de ledamöter som är frånvm-ande idag. Anmälan till kulturnämndens sekreterare senast 2012-08-24. ~J ccl/1/'

KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL KN 4 13 50 Kontaktpolitikerverksamheten att ta informationen till protokollet. Lena Sandgren (S) och Cecilia Holmberg (M) besökte Festival Spezial som i år arrangerades i Ronneby. De var också på NetPort-dagen den lo maj. Båda arrangemangen var väldigt intressanta och givande. Lena Sandgren (S) har fått en inbjudan från Region Blekinge for att delta i en diskussion om den nationella kartläggningen av Kulhtrsamverkansmodellen. Kulllirnämndens presidium har deltagit på en utbildning om Barnkonventionen. Bestämdes att nämnden ska ägna tid åt Barnkonventionen på ett ko1mnande nämndsmöte, och att lägga till ämnet som ett ärende på varje nämndsmöte i fortsättningen. Lena Häggblad (C) bevistat en intressant konferens i Halmstad om bibliotek. ~.j.?f7#

KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL KN 4 14 51 2012/60 att forklara delegationsbesluten for delgivna. Beslut fattade på delegation och vidaredelegation under april och maj 2012. Delegationsbesluten läggs ut i FirstClass och forvaras på utbildningsfårvaltningens expedition. Ärendenr Beslutsfattare Beslut 2.4 3.6 Peruilla Ekwall Liljeqvist Bo Rösler Beviljade arrangemangsbidrag Deltagande på konferens ~6 c,p/

KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL KN 4 15 52 Meddelanden och information om beslut fattade av KF, KS och KS AU som berör nämnden att ta meddelanden till protokollet. l. KSau 76 Revidering av riktlinjer 2. Kultur- och bibliotekshus 3. Intern kontroll 4. Inbjudan till Olympic Day 2012 i Karlshamn 5. PoU 69/2012 6. PoU 70/2012 7. Revidering av delegationsordning 8. 70 000 kr i filmstöd till brutal verklighet 9. Ny kultur- och bibliotekschef l O. Utdelningen av Region Blekinges kulturpris IL '6