PROTOKOLL Kulturnämnden

Transkript

1 sid 1 av 15 Plats och tid Mörrumssalen, klockan 15: Beslutande: Cecilia Holmberg Ledamot (M) Lena Häggblad 1:e vice ordf (C) Marie Bengtsson Ledamot (S) Ulla Olofsson Ledamot (M) Mona Wettergren Ledamot (SD) Marianne Abelsson Ledamot (S) Claes Jansson Ledamot (MP) Tjänstgörande ersättare: Robert Sandelin (S) ersätter Lena Sandgren (S) Margareta Norander (L) ersätter Diez Nobach (S) Närvarande ersättare: Lotta M. Sjöqvist (M), Ankie Boklund (C) och Anna Atmander (MP) Övriga: Patrik Håkansson, förvaltningschef Maria Petersson, sekreterare Jan Andersson, revisor 62 Kjell Thörnqvist, revisor 62 Bodil Äikäs, revisor 62 Utses att justera: Mona Wettergren (SD) Paragrafer: Justeringsdatum: Sekreterare Ordförande Maria Petersson Lena Häggblad (C) Justerande Mona Wettergren (SD)

2 sid 2 av 15 Anslag/Bevis Organ: Sammanträdesdatum: Datum då anslaget sätts upp: Datum då anslaget tas ner: Förvaringsplats för Rådhuset protokollet: Underskrift:

3 sid 3 av 15 Innehållsförteckning 62 Information från ens revisorer Godkännande av dagordning Val av justerare KN Gemensam dokumenthanteringsplan för Karlshamns 2016/ Svar på skrivelse från Asarums Hembygdsförening 2016/ Ändring av bibliotekens öppettider efter behov vid vissa arrangemang 2016/ Omfördelning av internbudget 2016 inom verksamheten 2015/ Ekonomisk uppföljning per den 30 september / Arbetsmiljö Information Anmälan av delegationsbeslut Meddelanden... 15

4 sid 4 av Information från ens revisorer s beslut att ta informationen till protokollet. Till dagens möte är Jan Andersson, Kjell Thörnqvist och Bodil Äikis inbjudna för att berätta som sitt uppdrag som Karlshamns s revisorer. Revisorerna är förtroendevalda medborgare och måste enligt allagen vara minst fem till antalet, men i Karlshamn har fullmäktige valt sju stycken. Revisorerna är fullmäktiges och medborgarnas instrument för granskning och kontroll av den verksamhet som bedrivs inom en genom styrelsen, nämnder och företag. Den övergripande uppgiften för ens revisorer är att granska att verksamheten följer fullmäktiges beslut och om verksamheten når de politiska målen inom de ekonomiska ramar som bestämts. Att vara revisor är ett förtroendeuppdrag vars syfte är att med oberoende, saklighet och integritet granska, bedöma och främja verksamheten. Revisorerna prövar om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den kontroll som görs inom nämnderna är tillräcklig. Granskning görs under varje kalenderår och revisionsberättelsen publiceras nästkommande år den 1 april.

5 sid 5 av Godkännande av dagordning s beslut att dagordningen godkänns med nedanstående ändring. Dagordningen har publicerats i NetPublicator med kallelsen. Vice ordförande Lena Häggblad (C) föreslås att Information från ens revisorer läggs först på dagordningen.

6 sid 6 av Val av justerare s beslut att godkänna valet av protokolljusterare. Till protokolljusterare väljs Mona Wettergren (SD) och justering av protokollet sker

7 sid 7 av KN Gemensam dokumenthanteringsplan för Karlshamns 2016/3397 s beslut att anta dokumenthanteringsplanen. Kommunstyrelsen är en lokala arkivmyndighet. Ansvaret för arkivvården delas med den gemensamma arkivmyndigheten Sydarkivera. Kommunstyrelsen ansvarar för att implementera de riktlinjer som Sydarkivera har beslutat om, beslutar om övergripande gallringsbeslut som gäller för hela koncernens samlade verksamhet efter samråd med Sydarkivera och ansvarar för vården av arkiv i den mån att dessa överlämnats till den lokala arkivmyndigheten. Kommunens förvaltningar har i samråd med Sydarkivera arbetat fram förslag till ny gemensam dokumenthanteringsplan. Planen utgår från en sk processbaserad arkivredovisning och är även anpassad till digitalt bevarande så att Sydarkivera ska kunna göra handlingarna sökbara. Förutom att beskriva hur de olika ala processernas handlingstyper benämns beskrivs också hur de ska hanteras, bevaras och gallras. Planen är indelad i 10 huvudprocesser. Huvudprocess 1 handlar om demokrati och ledning och huvudprocess 2 om intern service. Övriga huvudprocesser är samhällsservice, samhällsbyggnad, trygghet och säkerhet, miljö och hälsoskydd, skola, vård och omsorg, socialt stöd och slutligen kultur och fritid. Tanken är att samtliga nämnder (som är egna myndigheter och har ansvar för de handlingar som inte överlämnats till arkivmyndighet) ska anta planen som helhet och att framtida revideringar hanteras centralt av styrelsen även om nämnderna också måste anta revideringarna om de berör dem. På sikt bör en kunna besluta om ett generellt gallringsbeslut av pappershandlingar då strävan är att fånga allt digitalt. Dock kräver vissa handlingar fortfarande papper t ex protokoll och avtal liksom ett antal andra hanslingstyper där det finns lagkrav. Därför kommer styrelsen föreslås ge nämnderna i uppdrag att gå igenom sina arbetsflöden och se vilka handlingar som kräver underskrift på papper i syfte att stärka övergången till ett digitalt ärendeflöde. Inom en snar framtid kommer en revidering och komplettering av planen att ske så att även informationssäkerheten beaktas i dokumenthanteringsplanen. Beslutsunderlag Dokumenthanteringsplan för Karlshamns, daterad Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Marie Liljenberg, kultur- och bibliotekschef

8 sid 8 av Svar på skrivelse från Asarums Hembygdsförening 2016/2825 s beslut att kulturnämnden antar skrivelsen som sin egen. Asarums Hembygdsförening önskar genom en skrivelse till kulturnämnden att få till stånd en upprustning av de olika skulpturer och minnesmärken som finns runt om i en. Önskemålet rör rengöring av respektive objekt och att inskriptioner fylls i med färg. har redan identifierat behovet av en handlingsplan för skötsel av utomhus placerade historiska eller kulturella objekt och Asarums Hembygdsförenings önskan stärker uppfattningen om att det är en angelägen fråga. I samråd mellan Kultur Karlshamn och Parkenheten kan konstateras att det i dagsläget inte finns någon generell och fastslagen plan för översyn av historiska och kulturella objekt i en. ansvarar för konstinköp genom särskilda medel samt registrering och placering av konsten i ens konstsamling. Det övergripande ansvaret för delar av de exemplifierade objekten i skrivelsen ligger hos Länsstyrelsen, vilket innebär att samråd behöver ske kring en handlingsplan för skötsel eller ett styrdokument. För närvarande finns det inte resurser att tillgå för att kunna upprätta ett styrdokument eller en handlingsplan för skötsel av utomhus placerade historiska eller kulturella objekt och därmed heller inte några förutsättningar för att kunna upprätthålla en fullgod tillsyn och skötsel. Beslutsunderlag Bilagor Skrivelse från Asarums Hembygdsförening, inkom Skrivelse från Asarums Hembygdsförening, inkom Beslutet skickas till Asarums Hembygdsförening Marie Liljenberg, kultur- och bibliotekschef Fritidsnämnden

9 sid 9 av Ändring av bibliotekens öppettider efter behov vid vissa arrangemang 2016/3523 s beslut att öppettiderna vid samtliga bibliotek i Karlshamns kan ändras efter behov vid vissa arrangemang såsom Kulturnatten eller Östersjöfestivalen eller vid specifika tillfällen såsom gemensamma kompetenshöjningsdagar. Biblioteken i Karlshamns har fasta öppettider per helår. Under vissa arrangemang såsom Kulturnatten eller Östersjöfestivalen finns behov av att ändra öppettiderna för att bättre samspela med omgivande aktiviteter. Vid specifika tillfällen finns behov av att samla hela bibliotekspersonalen i t ex gemensamma kompetenshöjningsdagar, vilket endast möjliggörs genom att stänga biblioteken. Öppettider per helår, med reservation för lunchstängt: Karlshamns Stadsbibliotek Måndag-fredag Lördag Stenbacka bibliotek Måndag Tisdag Onsdag Torsdag Mörrums bibliotek Måndag Tisdag Torsdag Fredag Svängsta bibliotek Måndag Onsdag Torsdag Hällaryds bibliotek Måndag Onsdag Torsdag Dag före helgdag stänger biblioteken kl Påsk-, pingst-, midsommar-, jul- och nyårsafton är biblioteken stängda. Lokalbiblioteken har sommarstängt vecka Beslutet skickas till Marie Liljenberg, kultur- och bibliotekschef

10 sid 10 av Omfördelning av internbudget 2016 inom verksamheten 2015/4509 s beslut att omfördela 40 tkr från arrangemangsbidrag vht 3181 till årsanslag vht Omfördelning av medel från arrangemangsbidragskontot 2016 till årsanslagskontot 2016 med 40 tkr. I december 2015 fick en kulturförening en förskottsutbetalning. Förskottet drogs sedan inte av när kulturföreningen erhöll årsanslag för Beslutet skickas till Anders Agnesson, ekonom Marie Liljenberg, kultur- och bibliotekschef Pernilla Ekvall Liljeqvist, kultursamordnare

11 sid 11 av Ekonomisk uppföljning per den 30 september /1122 s beslut att ta informationen till protokollet. Prognosen är sammanställd per den 30 september 2016 och visar på ett underskott på 321 tkr. Konsumentkontoret har ett prognosöverskott beroende på minskade kostnader på grund av tjänstledighet. Prognosunderskottet på biblioteksverksamheten beror på att kompensationen uteblir för kostnaden av den extra tjänst som behövs efter flytten till fyra lokaler istället för en och den dubbelbemanning som krävs i Citygallerian. För att åtgärda det beräknade underskottet kommer tillsättande av vikarier samt vakanser i möjligaste mån att undvikas. Kvarstående underskott ryms inom utbildningsförvaltningens totala ekonomi då nämnden för barn, ungdom och skola visar ett överskott. Beslutsunderlag Ekonomisk uppföljning per den 30 september 2016, ekonom Anders Agnesson Bilagor Ekonomisk uppföljning per den 30 september 2016, ekonom Anders Agnesson

12 sid 12 av Arbetsmiljö s beslut att ta informationen till protokollet. Förvaltningschef Patrik Håkansson ger en kort rapport om nuläget gällande arbetsmiljön på stadsbiblioteket.

13 sid 13 av Information s beslut att ta informationen till protokollet. Förvaltningschef: Patrik Håkansson informerar om att inbjudan och program till kulturnämndens dag för arbete med verksamhetsplan 2017 snart skickas ut till ledamöterna. Marie Liljenberg vill att de ledamöter som är intresserade av biljetter till föreställningen Bakis i burkan ska höra av sig så snart som möjligt.

14 sid 14 av Anmälan av delegationsbeslut 2016/869 s beslut att förklara delegationsbesluten för delgivna. Beslut fattade på delegation och vidaredelegation under september oktober Delegationsbesluten läggs ut i NetPublicator. Ärendenr Beslutsfattare Beslut A.3 Pernilla Ekvall Liljeqvist Avslag på ansökan om arrangemangsbidrag B.3 Lena Sandgren Beslut i brådskande ärenden där nämndens beslut inte kan avvaktas

15 sid 15 av Meddelanden s beslut att ta meddelanden till protokollet. 1. Rutinbeskrivning uppvaktningar KF 104 Kommunens budget för år KF 111 Revidering av arvodesbestämmelser för förtroendevalda 4. KS 193 Återrapportering av cykelutredning 5. Cykelutredning