För kännedom Primärvårdsnämnden Landstingsdirektör Jan Grönlund Ekonomidirektör Nicholas Prigorowsky Sektionschef Samlad Redovisning Maria Hultman Hälso- och sjukvårdsförvaltningen Hälso- och sjukvårdschef Jörgen Striem Ekonomichef Åsa Hedin-Karlsson INTERN KONTROLLGRANSKNING 2013 LÖPANDE REDOVISNINGSREVISION PRIMÄRVÅRDEN Landstinget Sörmlands revisionskontor har på uppdrag av landstingets revisorer genomfört en verifikationsgranskning för att bedöma tillförlitligheten och den interna kontrollen i den löpande redovisningen. Den översiktliga, analytiska granskningen har genomförts genom ett urval av transaktioner bokförda under perioden januari-juni 2013. Vi har gjort ett antal kontoanalyser för att bland annat granska rutiner att ange syfte och deltagare samt kontraattester. Vi har också bedömt leverantörsfakturans formalia samt avtalstrohet mot, av landstinget, ingångna avtal. GRANSKNINGENS RESULTAT Granskningens resultat kan sammanfattas enligt nedan: Syfte och deltagare Kontraattest Leverantörsfakturans formalia Avtalstrohet Inte tillfredsställande Inte helt tillfredsställande Tillfredsställande God Vi bedömer att rutinen att ange syfte och deltagare har stärkts inom förvaltningen. Även rutinen att kontraattestera har förbättrats jämfört med föregående år och bedöms som god. Leverantörsfakturaformalia har också förbättrats och bedöms som god. Avtalstroheten är tillfredsställande men möjlig att förbättra. Kontoanvändning vid fakturahanteringen behöver bli mer konsekvent. Ur uppföljnings- och intern kontrollsynpunkt är det viktigt att tillämpa kontoplanen konsekvent. Detta ökar förutsättningar för förbättrad ekonomisk information. Landstinget Sörmland Repslagaregatan 19 611 88 Nyköping Fax 0155-24 59 32 Tel 0155-24 50 00 E-mail landstinget.sormland@dll.se SID 1(5)
IAKTTAGELSER Syfte och deltagare För att kunna bedöma den interna kontrollen har vi granskat primärvårdens löpande redovisning främst utifrån Hälso- och sjukvårdens inköps- och beställningsrutiner och administrativa anvisningar, Redovisningsrutiner 1, landstingets anvisningar enligt Ekonomihandboken på landstingets intranät, Insidan, samt landstingets Tillämpningsanvisningar till attestreglemente 2. Enligt anvisningarna ska fakturor bland annat innehålla uppgifter som syfte och deltagare samt om utgiften avser den som attesterar, måste kontraattest ske. Detta gäller sådana aktiviteter som exempelvis representation, resor, konferenser, personalbefrämjande åtgärder och uppvaktningar. Vi har gjort stickprov på nedanstående konton; Konto 4611, Kurs- och konferensavgift Kontot består av 234 transaktioner på tillsammans 1 064 tkr. Vi har granskat 13 verifikat. Vår granskning visar att det oftast framgår mycket tydligt vem och vad utbildningskostnaden avser och kontraattester har funnits där dessa varit nödvändiga. Konto 4613, Interna kurser (personalutbildning) Kontot består av 4 interna transaktioner som avser utbildningar i SYSteam Cross på tillsammans 18 tkr och vi har inget att anmärka på. Konto 4619, Övriga kostnader utbildning Kontot består av 3 transaktioner på tillsammans 113 tkr. Vi har granskat de 3 verifikaten. Vår granskning visar att det framgår mycket tydligt vem och vad utbildningskostnaden avser och kontraattester har funnits där dessa varit nödvändiga. Ett av verifikaten avser logikostnader och borde ha bokförts på kontot för logikostnader. Konto 4631 Uppvaktning personal Kontot består av 25 fakturor på tillsammans 13 tkr. Vi har granskat 5 verifikat. Uppgifter som syfte och mottagare framgår tydligt och verifikaten uppfyller informationskraven. Ett verifikat avser inte uppvaktning och borde ha konterats som intern representation. Två inköp följer inte Hälso- och sjukvårdsförvaltningens anvisningar för uppvaktning; för det ena inköp har inte inköpsrutinerna följts och av det andra inköp framgår inte hur det skattemässiga regelverket har tagits hänsyn till. Förutom jul-, jubileumsoch minnesgåva jämställs övriga gåvor från arbetsgivaren som ersättning för utfört arbete. En sådan gåva är skattepliktig för den anställde. 1 Redovisningsrutiner, Ledningsinfo Hälso- och sjukvård nr 2011-033 2 Landstingsstyrelsen 134/2007 Tillämpningsanvisningar till attestreglemente SID 2(5)
Konto 4632 Informationsmöten, personalfester Kontot består av 6 transaktioner på tillsammans 10 tkr. Vi har granskat 2 verifikat. Granskningen visar att uppgifter som deltagare och syfte anges tydligt samt kontraattester finns där det varit nödvändig. Avdragsgill moms har hanterats korrekt. Konto 4639 Övrig personalrepresentation och trivselåtgärder Kontot består av ca 200 transaktioner på tillsammans 360 tkr. Vi har granskat 7 verifikat. Enligt landstingets anvisningar är kontot avsett för bokföring av trivselåtgärder av mindre värde såsom kaffe, bulle, frukt och förfriskningar. Granskningen visar att tre verifikat borde ha konterats på annat konto och ett verifikat saknade uppgifter om deltagare. På grund av att underlaget saknar uppgifter går det inte att uttala sig om i vilken utsträckning kontraattest har varit nödvändig i detta fall. Vi har noterat att kontot har använts för kostnader avseende uppvakning av med blommor. Dessa kostnader ska bokföras på konto 4631 Uppvaktning av personal. Ur uppföljnings- och intern kontrollsynpunkt är det viktigt att tillämpa kontoplanen konsekvent. Konto 7070 Extern representation Kontot består av 5 transaktioner på 3 tkr. Vi har granskat ett verifikat och har inget att anmärka på. Konto 7596 Förtäring, konferens lokal vid möten/sammankomster Kontot används både för intern fakturering genom TM-systemet och för konferenskostnader från externa leverantörer samt arbetsmåltider vid t.ex. interna planeringskonferenser. Kontot består av 55 transaktioner på tillsammans 234 tkr. Vi har granskat 5 verifikat och noterat god ordning bland verifikaten. Alla de granskade verifikaten uppfyller informationskrav samt kontraattester finns. Avtalstrohet Vi har gjort en översiktlig granskning av kontot för inhyrd personal för att bedöma förvaltningens avtalstrohet. Bedömningen grundar sig mot landstingets avtalsdatabas. Konto 5550 Inhyrd personal På kontot redovisas ca 700 transaktioner på tillsammans 26 mnkr. Granskningen visar att det förekommer fakturor utanför avtal från sju leverantörer på tillsammans 1,9 mnkr. Tre verifikat på 120 tkr avser rekryteringskostnader och borde ha kostnadsförts på kontot för rekrytering. Ett verifikat avser telefonkostnader. SID 3(5)
Vår bedömning är att avtalstroheten är tillfredsställande men är möjlig att förbättra. Det är viktigt att både ur legalt och ekonomiskt perspektiv att landstinget följer de upphandlingar som genomförts. Leverantörsfakturans formalia De leverantörsfakturor som granskats genom kontoanalyser har uppfyllt kraven på fakturaformalia. Vi har också granskat ett urval av leverantörsfakturor för konsultarvode för att säkerställa att fakturorna uppfyller kraven på en fullständig faktura. Konto 7551 Konsultarvode På kontot finns 29 tkr bokförda och vi har granskat 2 av de 3 transaktioner. Vår granskning visar att fakturorna uppfyller kraven på en fullständig faktura. Analytisk granskning av konton Vi har gjort en översiktlig granskning över om det förekommer s.k. bluffakturor inom förvaltningen. Vår bedömning grundar sig på Svensk Handels varningslista i juli 2013. Vi har granskat 21 övriga kostnaders konton varav 6 var utan saldo. Granskningens resultat visar att fakturor från oseriösa leverantörer inte har förekommit i detta granskningsurval. En faktura avser 4 stycken mikrovågsugnar och av fakturan framgår inte uppgifter om syftet med anskaffningen. Enligt anvisningarna 3 ska fakturorna som omfattas av aktiviteter/produkter som inte entydligt kan kopplas till verksamheten styrkas genom att lämna uppgifter om t.ex. inköpets syfte. Landstinget har inte avtal med den leverantören där inköpet skett. Enligt landstingets rutiner borde inköpet ha skett via Varuförsörjningen. Enligt förvaltningen beställdes nya mikrovågsugnarna först via Varuförsörjningen men kvalitén var bristfällig och dessa gick sönder inom några månader. I sortimentet fanns inte andra modeller att beställa och därför har inköpet skett utanför rutinerna. För att landstinget ska ha förutsättningar att göra förbättringar vid upphandlingar och att påverka sortimentet är det viktigt att informationen om brister i sortimentet kommer fram. Det är också viktigt att inköpen sker enligt rutinerna både ur ekonomisk- och intern kontrollperspektiv. 3 Landstingsstyrelsen 134/2007, Tillämpningsanvisningar till attestreglemente SID 4(5)