Stockholm 2014-03- 12 Ver 1.0 Slutrapport projektgenomförande - Coachande instruktioner Projektet är genomfört inom ramen för Post- och telestyrelsens (PTS) innovationstävling Innovation för alla.
Innehållsförteckning 1 Inledning... 1 2 Allmän information... 1 3 Sammanfattning... 1 4 Bakgrund... 2 5 Syfte och målgrupp... 2 6 Projektets mål... 3 7 Redogörelse av projektresultatet... 3 7.1 Beskriv kortfattat projektets resultat samt leverabler... 4 7.2 Viktiga insikter... 5 8 Redogörelse av projektets genomförande... 6 8.1 Genomförandeplan/tidplan... 6 8.2 Projektets budget... 8 8.3 Projektets arbetssätt... 8 9 Vad händer nu?... 9 II
1 Inledning Notera att slutrapporten är en leverabel till PTS och den är en redovisning av hur projektet har gått, vilka resultat som uppnåtts och de slutsatser som gjorts. Slutrapporten bör inte överstiga 20 sidor. Den dokumentation som ni angivit i förstudien att ni ska producera i samband med projektet ska ses som fristående från detta dokument. 2 Allmän information Företag/Organisation: Strikersoft Projektnamn: Författare av detta dokument: Projektets tidplan Coachande instruktioner Jonas Hermansson 2013-02- 01 2014-02- 01 (från datum till datum) 3 Sammanfattning Ange positiva effekter och därefter övriga erfarenheter av projektets genomförande samt kortfattad sammanfattning av resultatet. Bör vara ca 1-2 sidor långt kapitel. Syftet var att ge personer med kognitiva problem mer oberoende genom att tillhandahålla en mobil applikation med grafisk kalender och påminnelser kopplade till steg för steg instruktioner. Lösningen fungerar som minnesstöd och syftet är att ge brukarna mer självständighet. Under projektet har vi i samarbete med främst Steg för Steg och Norrköpings kommun fram mobilapplikationer för Android och iphone att användas av brukare samt en server med web interface att användas av stödpersoner och administratörer. Systemet används i den dagliga verksamheten på steg för steg och vi har börjat marknadsföra mot vårdgivare och företag som arbetar med att hjälpa personer med kognitiva problem att komma ut på arbetsmarknaden. Försäljning mot kommuner och landsting är en utmaning och vi tittar på möjliga samarbeten för att nå ut på marknaden på ett effektivt sätt. 1
Beslutsprocessen förefaller kortare på exempelvis arbetsförmedlingen och företag som arbetar med att hjälpa folk ut i arbete, vilket gjort att vi försöker sälja den vägen. Vi har också börjat titta på alternativa användningar för exempelvis sjukgymnaster och användning på gym. 4 Bakgrund Redogör kortfattat för bakgrunden till projektet. Strikersoft uppmärksammade den inbjudan PTS publicerade och genom ett lyckligt sammanträffande hade vi tidigare varit på presentation som Erika Dahlin från HI hade i Kista. Därifrån hade vi lite idéer som vi diskuterade med Monika Rydén på HI. Vi fick även hjälp av med kontakter till Norrköpings kommun och steg for steg (socialt företag som ägs av Intresseföreningen för personer med schizofreni och liknande psykoser). 5 Syfte och målgrupp Redogör för syftet med projektet och till vilken målgrupp projektet riktades. Redogör för hur projektet har uppfyllt detta. Syftet var att ge personer med kognitiva problem mer oberoende genom att tillhandahålla en mobil applikation med Grafisk kalender och påminnelser kopplade till steg för steg instruktioner. Målgruppen är personer med kognitiva problem så som Aspberger, ADHD, lättare utvecklingsstörning och förvärvade hjärnskador. Målgruppen nås genom försäljning till vårdgivare och senare även till privatpersoner. Applikationerna finns framme och vi har under testerna fått spontana reaktioner från testpersoner med konkreta exempel på hur de kan göra helt nya saker med hjälp av appen. 2
6 Projektets mål Ange projektets mål (effektmål och resultatmål som specificerade i förstudiematerialet). Lämna redogörelsen i tabellform om det är möjligt. Resultatmål Produkten skall ha provats av minst 10 brukare Resultatmålet med testerna skall vara att instruktionerna upplevs som enkla samt att vardagen förenklas En pedagog har varit med och utformat instruktioner till flera brukare samt enhet som Steg För Steg använt samt fortsätter som användare. Kommentarer Uppfyllt Uppfyllt Används fortfarande på steg för steg Kostnadsram på 1 387 300,00 Leverans enligt tidplan Kostnadsramen höll inte, löstes genom ökad egenfinansiering Klienterna har varit något sena under projektet, detta har gjort att användartesterna senarelades. Effektmål Inom 3 år skall minst 10% av målgruppen använda appen. Kommentar För tidigt att utvärdera 7 Redogörelse av projektresultatet I detta kapitel vill vi att du lägger fokus på själva projektresultatet. Dvs. vad blev slutsatserna av projektet, oavsett om det är ett fälttest, teknisk utveckling, en studie eller något annat som utförts. Lämna gärna rekommendationer som andra projekt kan ha nytta av. Leverabel - Klient på ipad med med flexibla Kommentar Vi valde att utveckla för telefoner för 3
instruktioner. Nås via itunes - Android klient - Webinterface med målet att skapa instruktioner. - Server med webgränsnitt för anhöriga samt användare - Manualer för stödperson - Manual för brukare att nå fler användare. Klient för iphone finns på itunes Klient för Android finns och fungerar Webinterface finns för stödpersoner där man kan skapa instruktioner och händelser och där man dessutom kan följa upp hur instruktioner och händelser använts för att skapa feedbackloop Webinterfacet är helt inriktat på stödpersoner Under framtagande Under framtagande 7.1 Beskriv kortfattat projektets resultat samt leverabler Här redogör du för projektets resultat. Det kan vara en kortfattat beskrivning t.ex. av hur många personer som har deltagit i en specifik undersökning och resultatet av undersökningen, det kan vara en beskrivning av en teknisk lösning och hur den ska användas etc. Tester har genomförts med deltagare i Norrköpings kommun och på steg för steg. Testarna hade kunnat fungera ännu bättre om vi haft mer komplett funktionalitet vid testtillfället. I samarbetet med Norrköpings kommun hoppades vi nå fler användare men de kontaktpersoner vi hade fick mycket nya arbetsuppgifter vilket gjorde att de hade mindre tid att lägga på projektet, kanske delvis pga att testerna kom igång senare än vi från början planerade. Samarbetet med Steg för Steg har fungerat utmärkt och detta faktum tillsammans med insikten om konkurrerande produkters erbjudanden gjorde att vi mer och mer fokuserade på funktionalitet som är relevant på en arbetsplats. Exempel på detta är t ex funktioner för att lätt återutnyttja instruktioner till flera brukare och funktioner för uppföljning. Detta har medfört att vi nu har en produkt som skiljer sig från existerande produkter och erbjuder unika fördelar för de som jobbar med flera brukare som utför likartade uppgifter. Vår funktionalitet för privatanvändare är adekvat men det finns mer att göra där vi har inte kunnat hinna med båda målgrupperna fullt ut. Vi vill slutföra 4
diskussionerna med säljpartner för vårdgivare eftersom de även har synpunkter på erbjudandet mot privatpersoner. Web interfacet stödjer rollbaserad säkerhet där varje roll har olika befogenheter. Superuser sköts av strikersoft och här skapar man nya kunder och tillhandahåller de välkomstinstruktioner som alla brukare får. Varje kund får ett konto för en lokal administratören som kan lägga till nya supportpersoner och brukare. Den lokal administratören kan dessutom skapa händelser och instruktioner som kan utnyttjas av alla support personer och brukare. Supportpersoner kan knyta brukare till sig. De kan också skapa och tilldela händelser och instruktioner för de brukare de arbetar med. För att möjliggöra uppföljning finns en kalender där det tydligt framgår vilka händelser brukaren klicka sig igenom och när. Man kan också följa vilka steg i instruktionen som använts vilket möjliggör succesiv förbättring av instruktioner. Supportpersoner kan också dela instruktioner med kollegor för att ytterligare effektivisera. 7.2 Viktiga insikter Nu när projektet har ett resultat så finns det alltid viktiga insikter som gjorts, det kan t.ex. vara att man insett att olika användargrupper har helt skilda behov, något som man kanske inte insåg från början, att man skulle utvecklat på en annan plattform, etc. Försäljning till kommuner och landsting kräver ett mycket långsiktigt arbete. Först måste man förstå hur de köper (varierar från kommun till kommun och från landsting till landsting). När man gjort det skall man helst vara med innan upphandling påbörjas och se till att inte konkurrenternas feature lista blir automatiska skall krav och se till att om möjligt så in sina egna unika fördelar som skall krav. När man väl vunnit upphandlingen har man oftast inte gjort det ensam, så allt man får är en rättighet att sälja utan någon garanterad volym. Sedan måste man i alla fall ut och sälja mycket lokalt. Upphandlingarna är ofta på 3 år vilket gör att det tar tid att komma in. Det finns en fördel också, när man väl kommit in blir den höga barriären plötsligt en fördel. 5
När vi insåg svårigheten att sälja till vårdgivare sökte vi samarbeten. Vi letade spelare som redan nu sålde till samma marknad men hade ett hål i sitt sortiment som liknade vår produkt. Vi har hittat en kandidat som vi uppvaktat en längre tid. Vi har också titta på kunder med kortare och mindre formella beslutsprocesser. Arbetsförmedlingen och företag som samarbetar med arbetsförmedlingen såsom Misa är kandidater som vi bearbetar nu. En lärdom är att det skulle varit värdefullt att spendera mer tid på att titta på vad konkurrenterna gör tidigare i processen, nu uppfattar vi att vi har en tydlig position jämfört med dem i alla fall. Under hösten började vi fundera på varumärke eftersom Strikersoft inte naturligt är ett bra namn. Vi funderade mycket och tyckte att vi sökte så att det inte inkräktade på någon annan. När vi fick tillbaka svaret från PRV flera månader senare visade det sig att vi gjorde det. Vi arbetar fortfarande på en lösning. Det kanske hade varit klokt att lägga lite pengar på en professionell varumärkesrådgivare. Vi underskattade tiden för utveckling och utformning av klienter, det tillsammans med lite omsättning på utvecklare gjorde att vi blev sena med klienter. 8 Redogörelse av projektets genomförande I detta kapitel vill vi ha en redogörelse av hur själva genomförandet av projektet har gått (vad har gått bra och vad har gått mindre bra och förslag på hur man kunde ha undvikit de värsta fallgroparna om man skulle göra om projektet dvs. erfarenheter och insikter). 8.1 Genomförandeplan/tidplan Lämna en kort redogörelse för de aktiviteter som du har genomfört i projektet och när under projekttiden de har ägt rum. Jämför med din ursprungliga projektplan och kommentera avvikelser från planen. 6
8.1.1 Februari- April Först diskuterade vi våra idéer med Norrköpings kommun och steg för steg. Dessa diskussioner användes som input till våra user stories. Baserat på dess gjorde vi wireframes som vi stämde av med steg för steg och Norrköpings kommun. Ett design förslag togs fram och en första fungerande prototyp. Denna visade vi på Android telefoner för att få feedback. En första version av web interfacet med begränsad funktionalitet slutfördes. Förutom det planerad samarbetet med Norrköpings kommun och Steg för Steg inledde vi ett samarbete med Attention- riks (intressförening för personer med Neuropsykiatriska funktionsnedsättningar) där vi fick input och också visat vad vi gör och fått värdefull feedback. Vi kontaktade Misa som arbetar med att få ut personer med nedsättningar i arbete och träffade deras hjälpmedelsgrupp i slutet av Maj. Vi intervjuade också Arbetsförmedlingen (både huvudkontoret och en handläggare på Globen kontoret som var specialist på hjälpmedel för sökande med kognitiva problem). 8.1.2 Maj- Juli Vi har utvecklade både Android och iphone klienter för brukare så att de var fullt användbara med instruktioner och händelser. Servern hade ett hyfsat interface för stödpersoner och ett basalt stöd för Administratörer. Vi anlitade Funkanu för att få feedback på användargränsnitt. Vi provade även Android klienten på surfplattor med gott resultat även om det inte varit fokus. Vi tog fram testinstruktioner och genomfört tester med Norrköpings kommun, dock inte i den utsträckning som planerats eftersom vi bar för sena med klienter och fick krock med semestern. Tester utfördes också av steg för steg. Resultatet av testerna var att brukare har ansett att applikationen varit lätt att använda efter en kortare introduktion. Vi fick till och med en del spontana förslag på hur de skulle kunna ha nytta av den för att öka sin självständighet. Möten hölls med Misa, Iris Hadar, Iris Hjälpmedel. Atention riks och Arbetsförmedlingen i syfte att får feedback och hitta vägar ut på marknaden. 8.1.3 Augusti- Oktober Vi ändrade klienterna efter användarfeedback främst gällande kalendern. Vi införde ny funktionalitet såsom mer flexibel feedback. I varje steg på instruktionerna kan man nu välja att hämta in feedback genom enkel klarknapp, flervalsfrågor eller text input. 7
Stödpersoner kunde nu följa upp vilka händelser som utförts och när från webinterfacet. Steg för steg började med att lägga in instruktioner för ett moment och började att använda lösningen för hela dagar för ett antal användare. Möjligheten att köra på Android platta har varit uppskattad. Möten hölls med Kronobergs Landsting mfl. 8.1.4 November- Februari Vi lade till det sista av funktionaliteten i klienterna och städade user interfacet med mer professionella grafiska symboler än de vi haft i prototyperna. Första gången vi visade oss i ett större sammanhang var på LSS dagen (en endagsmässa i kulturhuset) där vi hade egen monter och hade ett stort antal intresserade besökare. Vi tog fram produktblad, roll- up och presentation för marknadsföringen. Med Misa hade vi 2 möten i syfte att få igång en trial men vi hittade inte riktigt rätt med försökspersoner. På ett nytt möte med attention gick vi igenom möjligt konsument erbjudande. Vi mötte hjälpmedelscentralen i Stockholm och demonstrerade både klient och server. Vid möten med steg för steg initierade vi daglig användning av systemet. 8.2 Projektets budget Redovisa projektets totala kostnad och hur det har finansierats (belopp uppdelat på finansiärer) och eventuella avvikelser gentemot budget. Vi har överskridit budget rejält, pga vi gjort en mer avancerad server del, en del arbete som kommer andra projekt till del tagits med i uppföljningen. Vi spenderat ca 5500 timmar mot budgeterade 3695. 8.3 Projektets arbetssätt Redogör för projektorganisation, samarbetsformer och förankring i eventuella partnerskap och intresseorganisationer. 8
Vi började med at ta fram user stories och wireframes som vi stämde av med potentiella kunder. Baserat på dessa implementerade vi prototyper som användes för användartester. Under utvecklingen ändrade vi på bl a kalendern baserat på feedback från användartester. Utvecklingsarbetet har letts av en lokal projektledare som har hållit veckomöten där även svenska kontoret deltagit. Jira har använts för projektstyrning och uppföljning. Användartester och kundmöten har hanterats av från det svenska kontoret som också agerat kravställare som ansvarig för user stories. 9 Vad händer nu? Redogör för vad som händer nu med resultatet, hur tas det om hand, startas det ett nytt projekt eller blir det en lansering. Beskriv också hur ni har spridit projektets resultat. Redogör även hur resultatet kan användas av andra som berörs av projektet även efter att projektet har avslutats. Vilka andra kan ha intresse av att ta del av projektresultatet. Dela avslutningsvis med er av tankar och visioner för framtida forskning, utveckling etc. 9.1 Utveckling Vi arbetar med förbättringar som inkluderar att varje steg skall kunna innehålla video som komplement till bilder som vi redan har. 9.2 Marknadsföring Vi försöker fortsätta vårt samarbete med Norrköpings kommun och Linköpings Universitet. Vi vill göra ett försök där vi använder lösningen och försöker mäta fördelar för både vårdgivare och användare. Avsikten är att Linköpings universitet skriver rapport som dokumenterar resultatet. Vi skall ställa ut på, NPF forum, en mässa i Maj som handlar specifikt om neuropsykiatriska funktionsnedsättningar. Dessutom ställer vi ut på Vitalis en mässa om hälsovård i Göteborg som går i April. 9.3 Försäljning 9
Vi fortsätter diskussionerna med en potentiell försäljningpartner där vi på ett utmärkt sätt kan fylla luckor sortimentet. Parallellt arbetar vi själva med att hitta kunder och bokar möten med både vårdgivare och organisationer som arbetar med att få folk i arbete. Vi skall vänta lite att marknadsföra konsumentversionen innan vi har klargjort försäljningen mot vårdgivare. 9.4 Andra marknader Vi har påbörjat försök att använda lösningen som ett verktyg för sjukgymnaster och börjat fundera på hur vi skulle kunna sälja mot den marknaden. Vi för också diskussioner med ett par gymkedjor om hur lösningen skulle kunna appliceras på individuella träningsprogram. Det finns också fler idéer om hur vi kan använda lösningen i modifierat skick på andra marknader. 10