Slutrapport. Servicenavet landsbygdsbutiken i centrum Årjängs kommun

Transkript

1 Slutrapport Projektnamn Ärende-ID Servicenavet landsbygdsbutiken i centrum Stödmottagare Organisationsnummer Årjängs kommun Datum för slutrapport Beslutad projekttid Kontaktperson e-post adress Telefonnummer Pär Näslund par.naslund@hush.se En slutrapport ska skickas till Tillväxtverket senast det datum som anges i beslutet. Rapporten ska beskriva hur projektet har genomförts under hela projektperioden med en tydlig koppling till den aktivitets- och tidsplan som har fastställts i beslutet. Utfall och eventuella avvikelser ska kommenteras tillsammans med en redogörelse av vilka åtgärder som har vidtagits. Mer detaljerade krav på innehållet i slutrapporten kan förekomma inom olika program och framgår då i beslutet under särskilda villkor. Det kan även finnas särskilda instruktioner för det aktuella programmet om vilka bilagor som ska finnas med i slutrapporten. Tillsammans med slutrapporten ska en ekonomisk slutredovisning lämnas för projektet. En Ansökan om utbetalning med huvudbok med resultatrapport för aktuell slutredovisningsperiod ska bifogas. Slututbetalning sker efter Tillväxtverkets godkännande av slutredovisningen och slutrapporten. Följande sammanställning är en vägledning för vilken information som ska ingå i slutrapporten. 1. Sammanfattning Gör en sammanfattande beskrivning av innehållet i slutrapporten samt utfall mot projektmål. Projektet har under projekttiden testat och utvecklat en kostnadseffektiv, lokalt skräddarsydd och IT-stödd servicetjänst för ökad service på landsbygden. Med ökad service har vi främst fokuserat på tillgängligheten till kommunala och andra offentliga tjänster som annars många gånger innebär en längre resa och ett besök på kommunkontoret eller liknande. Projektet har byggt på erfarenheterna från och utvärderingen av ett tidigare genomfört projekt Samlad service tre landsbygdsbutiker i Årjäng och Åmål. Genom projektet har vi nu utarbetat ett koncept som innebär att man hos landsbygdsbutiken kan tillhandahålla en IT-stödd servicetjänst som både är kostnadseffektiv och lokalt anpassad. Vi har också tagit fram ett förslag till grundavtal för konceptet i de deltagande butikerna vilket innebär en lösning av driften som inte är beroende av projektmedel. Det färdiga resultatet har överträffat förväntningarna när det gäller utvecklingsmöjligheterna och kommer enkelt att kunna utvecklas vidare och erbjudas andra intressenter i såväl regionen som i övriga Sverige. 2. Syfte och mål Beskriv projektets syfte och mål samt om dessa mål har uppnåtts. Beskriv även projektets målgrupp och hur man nått fram. Projektets syfte har varit att ta fram ett färdigt förslag för utökad service hos landsbygdsbutiken. Vi har idag en färdig och installerad IT-lösning samt ett förslag till grundavtal med butikerna för finansiering av driften vilket också varit vår målsättning. Det färdiga förslaget skulle även vara praktiskt att tillämpa, lönsamt för handlaren och prisvärt för kommunen och andra intressenter. Detta anser vi har uppnåtts men vi har också hittat en lösning som enkelt kan anpassas till ändrade förutsättningar och utvecklas vidare när behoven uppstår. 1 (5)

2 3. Organisation Beskriv hur projektet har organiserats och styrts. Styrgrupp för projektet har varit deltagande butiker, representanter för Åmåls och Årjängs kommuner samt adjungerad representant från länsstyrelsen i Värmland. Projektledningen utgjorts av projektledare i samverkan med handlaren i en av de deltagande butikerna och med stöd av sakkunniga experter. 4. Arbetssätt och aktiviteter Beskriv arbetssätt samt genomförda aktiviteter, förklara och kommentera eventuella avvikelser mot ansökan och beslut. I nedanstående tabell ska de aktiviteter som finns med i beslutet fyllas i. Ange med % hur stor del av budgeterade kostnader som har upparbetats för respektive aktivitet. Ge en kommentar till respektive aktivitet vid behov. För att ta hitta en så bra lösning som möjligt har vi utgått från utvärderingen av tidigare genomförda upplägg i Samlad service. Erfarenheterna härifrån har varit grunden när vi metodiskt arbetat oss fram till det färdiga förslag som vi har idag. Under projekttiden har två av de deltagande butikerna haft begränsade möjligheter att aktivt delta på fysiska möten pga bland annat sjukdom. Detta har inneburit projektledningen har stått för merparten av processarbetet. Detta har enligt vår uppfattning inte haft någon negativ inverkan på slutresultatet men innebär dock en avvikelse mot vad vi angett i projektplanen. Aktiviteter enligt beslutad tidsoch aktivitetsplan Projektstart Utveckling av servicekoncept inkl. IT-lösning Styrgruppsmöten Bygdemöten Presentation av koncept förslag Sammanställning av slutrapport Slutredovisning Utfall i % mot budget Kommentar Projektstarten försenades pga att det drog ut på tiden innan en projektledare rekryterades Genom utvärderingen av Samlad service fick ett bra underlag för att kunna identifiera det lokala behovet. Vi har haft två stycken medborgardialoger i Sillerud respektive Lennartsfors. Har delgivits respektive kommunledning 5. Resultat och effekter Beskriv vilka resultat och effekter som projektet har medfört och vilka resultat och effekter som förväntas uppkomma efter det att projektet har avslutats, även förväntade resultat som inte har uppnåtts ska anges. Vi har testat, utvärderat och utvecklat en IT-stödd servicetjänst för landsbygdsbutiker eller andra aktörer som kan fungera som naturliga servicenav på landsbygden. Det färdiga resultatet har överträffat förväntningarna när det gäller utvecklingsmöjligheter till att bygga på med nya tjänster. Konceptet kommer enkelt att kunna utvecklas vidare för att vara tillgängligt för intressenter i såväl regionen som övriga delar av landet. Vi har tagit fram ett förslag till ett grundavtal för konceptet i deltagande butiker. I dagsläget har ytterligare en landsbygdsbutik förutsättningarna för att kunna ansluta till upplägget och erbjudas samma grundavtal. 2 (5)

3 6. Eventuella kopplingar till andra projekt Beskriv projektets eventuella kopplingar till och samarbete med andra projekt och insatser. Vi har deltagit i några seminarier som pilotkommunerna i Värmland har arrangerat. Pilotkommunerna känner också till utvecklingsarbetet med Servicenavet och vi kommer att bjuda in dem till en informationsträff under hösten. 7. Diskussion Redogör för vilka delar av projektet som har varit framgångsrika och vilka eventuella delar av projektet som har varit mindre framgångsrika. I beskrivningen ska det tydligt framgå vilka faktorer som har påverkat utfallet. Beskriv övriga resultat och effekter av projektet. Jämför med de övriga förväntade effekter som har angetts i ansökan och beslut. Utvecklingen av konceptet gick trögt i början men när vi matchade rätt personer i form av en mycket engagerad ICA-handlare, en entusiastisk och lösningsorienterad kommunal IT-tekniker/Upphandlare och en extern kreativ IT-utvecklare gick allt mycket snabbt! Detta har lett till en lösning i form av ett koncept som vi anser är prisvärt när det gäller utrustning och drift och som dessutom kan utvecklas vidare. Det färdiga konceptet kan enkelt ansluta fler servicenav och anpassas till deras lokala förutsättningar. Nuvarande upplägg är förberett för ytterligare ca 300 användare! Detta borde innebära man inte behöver uppfinna hjulet igen! Att andra intressenter så enkelt skulle kunna ansluta sig, hade vi inte räknat med när vi startade. 8. Slutsatser Redogör för vilka slutsatser som har dragits från projektledningens sida. Beskriv även andra positiva och negativa erfarenheter eller omständigheter som har varit viktiga för utfallet av projektet. I Servicenavet har vi lyckats med det som vi avsåg när projektet startade. Betydelsen av hitta rätt kombination av människor i en utvecklingsprocess är helt avgörande för slutresultatet. Att dröja länge med att rekrytera en projektledare skapar både frustration och tidspress. Med flera intressenter i form av kommuner och näringsidkare involverade kan förutsättningar förändras under projekttiden. Tjänstemän som slutar eller byter position och företagare som drabbas av sjukdom eller ekonomiska bekymmer är exempel på sådana ändrade förutsättningar som vi haft erfarenhet av. 9. Indikatorer Med indikatorer avses hur ett projekt mäter och redovisar måluppfyllelsen i projektet. Om indikatorer finns med i projektbeslutet eller i projektansökan ska dessa anges nedan. Ange utfallet för indikatorerna för hela projektperioden under aktiviteter och utfall nedan. (Var uppmärksam på vilka indikatorer som ska anges enligt beslut). Indikatorer (ange i fälten typ av indikator enligt ansökan och beslut) Aktiviteter och utfall 3 (5)

4 10. Informationsinsatser Beskriv hur projektet har informerat om att Tillväxtverket medfinansierat projektet. (Ange även adress till eventuell webbplats där information om projektet finns.) Information: Enligt beslut och villkor ska stödmottagaren informera om att insatserna är medfinansierade av Tillväxtverket i sin externa kommunikation. Tillväxtverkets logotyp ska exponeras. Vi har haft ett antal studiebesök från bl a länsstyrelsen i Värmland, närliggande kommuner och andra intressenter. Vidare har vi via mail och telefon informerat intressenter från både närområdet och övriga riket. Vi kommer att bjuda in till en öppen informations- och visningsträff under hösten. På förstasidan för Servicenavet finns logorna för samtliga finansiärer. 11. Övrigt Finns det ytterligare information om projektet och dess verksamhet och resultat som bör uppmärksammas? (t.ex. övriga resultat, resultat spridning m.m.) 12. Kort sammanfattning för publicering på Tillväxtverkets webbplats Sammanfatta projektets innehåll och de viktigaste resultaten, max 1000 tecken (ca 1/4 A4-sida) Långsiktigt levande landsbygd förutsätter tillgång till god service. Naturliga servicenav på landsbygden erbjuder redan idag en mängd tjänster för bygdens folk, företagare, föreningar och besökare. Men i Servicenavet har vi lagt till ytterligare en servicelösning för i första hand ökad tillgänglighet till kommunala och andra offentliga tjänster. Grunden i Servicenavet är en IT-stödd tjänst där användaren enkelt själv eller med lite hjälp från butikens personal kan utföra ärenden som annars krävt ett besök på t ex kommunkontoret. Vi ser Servicenavet som ett slags landsbygdens medborgarkontor med den skillnaden att här är öppettiderna betydligt mer generösa och du får tillgång till betydligt fler tjänster samtidigt som du kan passa på att handla och tanka bilen! 4 (5)

5 13. Underskrift projektledare Jag godkänner härmed att information om projektet samt mina kontaktuppgifter får publiceras på Tillväxtverkets webbplats i syfte att sprida information om projektet. Datum 29/ Underskrift av projektledare Ort Årjäng Namnförtydligande Pär Näslund 14. Underskrift Slutrapporten ska undertecknas av person som har rätt att företräda stödmottagaren. Undertecknad person intygar att ovan lämnade uppgifter är fullständiga och riktiga: Datum 29/ Underskrift av behörig Ort Årjäng Namnförtydligande Ingemar Rosén Slutrapporten skickas i original med underskrifter till: Tillväxtverket Box Stockholm 5 (5)