Projektledning: Kommunikation och Risk

Kommunikation - Intressenter Samhälle Fack Kunder Marknad Media Leverantörer Opinion Operatörer Projekt Personal Bank Medarbetare Andra projekt Ägare Beställare Investerare

Kommunikationsmodell Information

Kommunikationsmodell Kommunikation Återkoppling

Kommunikation Kommunikationsstrategi Vad de olika intressenterna skall veta, känna, göra Kommunikationsplan Infrastruktur för kommunikation Information till och från projektet Rätt information Rätt tid Rätt sätt (Rätt målgrupp)

Kommunikation Kommunikationsstrategi! Kommunikationsmål för olika intressenter Visa att man ser någon Få till dialog Samsyn kring mål och syfte Kommunikation ett av PL viktigaste uppgifter

Kommunikationsplan Rätt Info. VEM? - Mottagare VARFÖR? VAD? HUR? NÄR? VEM? - Avsändare Styrgrupp Leverera affärsnytta Projektstatus Styrgruppsmöten Beslutspunkter Projektledaren Projektägare Hur projektet framskrider - Tid, Res.,Kval Projektstatus Rapporter Styrgruppsmöten Enligt tidsplan Projektledaren Projektgrupp Tidsplanering Aktiviteter att utföra Projektmöte Personlig kom. Projektstart Arbetsmöten Löpande Projektledaren Projektledare Projektstatus Ev. avvikelser Avklarade aktiviteter Resurser Rapporter Möten Veckomöten Projektmedlem Användare Realistiska förväntningar Bakgrund Syfte/Mål Hemsida Informationsmöten Projektstart Projektöverlämn. Projektägaren....

Kommunikationsplan Rätt Sätt Kanaler Möten Rapporter E-post, SMS, Telefon, FB Projektwebb Workshops Konferenser och utställningar Media, Press release

Kommunikationsplan Rätt Tid

Kommunikationsprofiler Teamworker Följsam Integrerare Vänskaplig Öppen Test: se.41q.com Entreprenör Uttrycksfull Resource investigator Bestämd Administratör Analytisk Implementer Coordinator Pådrivande Doer Reserverad

Möten Syfte Kallelse och agenda Dokumenteras Tidsbegränsat Rätt personer Följer viss struktur - Informationsmöte - Beslutsmöte/Projektmöte - Styrgruppsmöte/ Förhandlingsmöte - Arbetsmöte/Ståuppmöte - Granskningsmöte - Riskanalysmöte Vad kostar ett möte?

Effektiva möten Lista över de möten som ska hållas Namn på mötet Datum och tid Varaktighet Ansvarig Syfte Alla bör tänka igenom följande Vad är anledningen till att jag ska delta? Vad är förväntningarna på mig under mötet? Vad ska mötet mynna ut i? Dagordning och protokoll (+ Bevakningslista) Samma tid, samma plats Avbryt en diskussion som kan lösas på annan plats I era möten, gör en runda så att alla för komma till tals. Avsluta varje möte med att sammanfatta vad som beslutats

Hur ska vi kommunicera? google docs, SkyDrive, icloud, Dropbox, Moodle, mail, telefon, SMS? Dokumentationsplan / Rapporteringsplan Projektdokument Kvalité Arbetsdokument Volym Rapportering bara den info som behövs PL->Styrgrupp: Proj-nivå: Arb.tim, kostn, Resultat, avvikelser Vilka dokument ska tas fram, när och vem ansvarar

Dokumentation Projektbeställning, kravspecifikation Projektplan, Budget Lägesrapporter Mötesprotokoll Projektdagbok Leveransgodkännande Slutrapport Ändringar

Ändringshantering Måste besluta Hur ska ändringar göras? Vem har befogenhet att besluta om ändringar? Hur ska versionshantering av projektdokument göras? Generellt Ändringar som påverkar kvalitet, tid, resurs alltid projektägare eller styrgrupp Mindre ändringar, PL Ändringar införs i projektplan och annan dokumentation Versionshantering

Exempel - Projektmål Utförare/ Projektledare Beställare/ Ägare Användare/ Kund

Upp på väggen Visualisering

Projektrum/Projektportal

Kundens kravspecifikation

Projektledarens uppfattning

Designerns lösning

Ingenjörens konstruktion

Den slutliga installationen

Hur lösningen beskrevs för kunden

Hur projektet dokumenterades

Hur projektet fakturerades

Support av projektet hanterades

Projektets marknadsföring

Försenad leverans

Vad kunden egentligen behövde

Sammanfattning - Kommunikation Många intressenter till ett projekt Forma information för olika intressenter (Rätt målgrupp) Kommunikationsmodell Störningar Återkoppling (Kommunikation sker mellan minst 2 parter) Kommunikationsplan Rätt information, Rätt sätt, Rätt tid Möten Planeras och genomförs strukturerat Tids och kostnads tjuv Dokumentation Viktig informationsspridning Minskar RISKEN i ett projekt

Riskhantering

RISKHANTERING Risk- Osäker händelse som om den inträffar påverkar projektet. Riskidentifiering Vilka risker finns och kan dom undvikas? Riskvärdering Vad är sannolikheten att det inträffar och vilka konsekvenser får det? Riskåtgärdsplan Vad gör vi om det inträffar? Riskbemötande Är det vi gör under projektet för att hantera inträffade risker

Riskidentifiering Vilka risker finns? Brainstorming Experter WBS/SWOT Erfarenheter från tidigare projekt Om möjligt, undvik risk Smartare planering, mindre riskfyllt alternativ, Utbildning Risk kategorier (exempel) Tekniska/Utförande Oprövad teknik/metod, orealistiska mål Projektledning Dålig planering, tid, resurser, mål. Svag projektledning Organisatoriska Brist på prioriteringar, oklar finansiering, resurskrock med andra projekt Externa Ändrade lagar, ägarbyten, väder, fornlämningar..

Riskvärdering Sannolikhet att en risk inträffar Brainstorming Experter Erfarenheter från tidigare projekt Bedöma konsekvenserna av risken Brainstorming Experter Erfarenheter från tidigare projekt Strukturerad Riskanalys Miniriskmetod Maxiriskmetod RBS

Osäkerhetsanalys (ur Nätplan) Bygga gångbro Utarbeta testmetod KLART! Hugga brädor Transportera brädor Göra Ritning Göra Mtrl lista Skaffa verktyg Utföra tester Hugga stolpar Transp. stolpar Fästa stolpar Montera bärlinor Montera gångbana Montera räcke Skaffa rep

Osäkerhetsanalys (ur Nätplan) Bygga gångbro 20 dgr. 2 pers. Utarbeta testmetod KLART! Hugga brädor Transportera brädor Göra Ritning 10 dgr. 1 pers. Göra Mtrl lista 5 dgr. 2 pers. Skaffa verktyg 5 dgr. 1 pers. 12 dgr. 3 pers. Hugga stolpar 3 dgr. 4 pers. Transp. stolpar 8 dgr. 2 pers. 11 dgr. 2 pers. 4 dgr. 2 pers. Fästa stolpar Montera bärlinor 2 dgr. 3 pers. Montera gångbana 7 dgr. 5 pers. Montera räcke 4 dgr. 2 pers. Utföra tester 2 dgr. 4 pers. Skaffa rep 12 dgr. 2 pers.

Osäkerhetsanalys Kritisklinje (ur Nätplan) Bygga gångbro 20 dgr. 2 pers. Utarbeta testmetod KLART! Hugga brädor Transportera brädor Göra Ritning 10 dgr. 1 pers. Göra Mtrl lista 5 dgr. 2 pers. Skaffa verktyg 5 dgr. 1 pers. 12 dgr. 3 pers. Hugga stolpar 3 dgr. 4 pers. Transp. stolpar 8 dgr. 2 pers. 11 dgr. 2 pers. 4 dgr. 2 pers. Fästa stolpar Montera bärlinor 2 dgr. 3 pers. Montera gångbana 7 dgr. 5 pers. Montera räcke 4 dgr. 2 pers. Utföra tester 2 dgr. 4 pers. Skaffa rep 12 dgr. 2 pers.

Tidsplan/Gantt-schema

Miniriskmetoden Risk Sannolikhet 1-5 Konsekvens 1-5 Riskvärde S*K Åtgärd Uppnår ej ställda produktkrav Resursbrist hos leverantör Resursbrist internt Utbildning av personal 2 2 4 2 5 10 4 5 20 3 3 9 Omogen teknik 4 5 20 Låg acceptans hos användare 4 5 20

Miniriskmetoden Risk Sannolikhet 1-5 Konsekvens 1-5 Riskvärde S*K Åtgärd Resursbrist internt 4 5 20 Säkra upp resurser i tid Omogen teknik 4 5 20 Alternativa lösningar Låg acceptans hos användare Resursbrist hos leverantör Utbildning av personal Uppnår ej ställda produktkrav 4 5 20 Tidig information om syftet med projektet. Utbilda användarna 2 5 10 Skriv avtal 3 3 9 2 2 4

Maxiriskmetoden Risk Sannolikhet 1-5 Konsekvens 1-5 Q T R Riskvärde S*K Q T R Åtgärd Resursbrist internt 4 3 4 2 12 16 8 Säkra upp resurser i tid Omogen teknik 4 3 5 4 12 20 16 Alternativa lösningar Låg acceptans hos användare Resursbrist hos leverantör Utbildning av personal Uppnår ej ställda produktkrav 4 1 3 2 4 12 8 Tidig information om syftet med projektet. Utbilda användarna 2 1 5 1 2 10 2 Skriv avtal 3 3 4 4 9 12 12 2 5 2 3 10 4 6

RBS Risk Breakdown Structure Risk Beror av Beror av Åtgärd Försenat Bygge Försenad leverans av brädor Pelle Huggare Sjuk i influensa Vaccinera Huggarna Jocke Huggare Slutar Utbilda fler Huggare Yxskaft går sönder Back-up av yxskaft Extern transportfirma Försenar leveranser Skriv avtal

Riskåtgärdsplanering Undvika risker ändra projektplanen Förflytta risker försäkringar, externa aktörer Minska risker minska riskens sannolikhet och/eller konsekvens Acceptera risker Ingen förändring pga. identifierad risk

Kvalitetsstyrning För ett lyckat projekt måste den upplevda kvaliteten minst motsvara förväntningarna hos kund. Skall genomsyra projektet, kopplas till projektmål Repetitiv process genom samtliga projektfaser Reagera Kontrollera Planera Genomföra FMEA ett sätt att hitta och eliminera fel innan de uppstår. Används mycket i tillverkning och utveckling. Sid 209

TOYOTA LEAN PRODUKTION Bygg bara det som behövs (Kanban-flaggor) Eliminera allt som inte skapar nytta Stoppa om något blir fel (Kaizen ständig förbättring)

Sammanfattning - Risk Riskhantering Identifiera Värdera Åtgärdsplan Riskanalys Mini- och Maxiriskmetod Kvalitetsstyrning Viktig för riskhantering Skall genomsyra en organisation Repetitiv process