Revisionsrapport KPMG AB 6 mars 01 Antal sidor: 9
Innehåll 1. Sammanfattning. Bakgrund 3. Syfte 4. Avgränsning 5. Revisionskriterier 6. Ansvarig nämnd 7. Metod 8. Projektorganisation 9. Regelverk och styrdokument 10. Översikt över kassor 11. Granskningsresultat kontanta medel 11.1 Redovisning av handkassor och övriga kontanta medel. 11. Resultat av kassainventering 11..1 Serviceenhetens kassa 11.. Boendestöd 11..3 Servicebostaden 11..4 Ciceronen 11..5 Ledsagarservice 1 3 3 3 4 5 5 5 6 6 6 7 7
1. Sammanfattning Vi har av s revisorer fått i uppdrag att granska kommunens rutiner för kontantkassor. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 011. Vid bokslutstillfället 010-1-31 fanns 8 handkassor utlämnade med belopp från 300 kr till 500 kr, ett sammanlagt belopp om 35 tkr enligt balansräkningen. Efter årsskiftet har antalet kassor minskat med fyra stycken och uppgår till 4 stycken. Därutöver finns kommunkassan hos serviceenheten, se avsnitt 11. I den kommunövergripande instruktionen Föreskrifter för handkassa framgår bl.a. att handkassan endast ska användas för mindre utgifter. Personalrelaterade utlägg ska hanteras via lönesystemet. Handkassan ska förvaras i kassaskåp eller på annat betryggande sätt. Förvaring i hemmet anses vara direkt olämpligt, se avsnitt 9. Redovisningen av handkassan ska vara konterad och attesterad och blanketten redovisning av handkassan ska användas. Utlägg med hänvisning till kvitto specificeras på blanketten med kontering, se avsnitt 9. Serviceenheten upprättar i samband med varje tertial och bokslut bekräftelseblanketter med namn på enhet/arbetsställe. Beloppet fylls i av befattningshavare och återsänds till serviceenheten. I slutet av februari 01 har samtliga kassor inkommit med kassaintyg per 011-1-31, se avsnitt 9. Vi har i vår granskning noterat följande: att avseende sju handkassor har det inte skett några transaktioner under året. Vi föreslår att respektive förvaltning ser över om dessa handkassor kan avvecklas. Vi anser vidare att även kommunledningskontoret bör verka för att antalet handkassor begränsas, se avsnitt 11. att granskade verifikat bedöms innehålla verksamhetsriktiga kostnader för verksamheten, se avsnitt 11.1 att flera redovisningar inköp via kassorna avser livsmedel, förbrukningsvaror, kläder personalrelaterade utlägg. Vi anser att kommunens inköpscentral ska användas och inköp ska göras hos de företag där kommunen ingått ramavtal. Vi ser gärna att det utreds om alternativa betalningssätt såsom faktura, rekvisition eller kreditkort kan användas för att minska kontanthanteringen, se avsnitt 11.1 att serviceenheten upprättar skriftliga rutiner för inventering samt att två personer, varav en person som ej är kassaansvarig, alltid deltar vid kontrollräkning och signerar dagrapport, se 11..1. att vid kontrollinventering av de fem handkassorna så noterades inga differenser, se avsnitt 11.. att handkassa för ledsagarservice har förvarats i kassaansvariges hem. Vi har därför inte kunnat inventera kassan, se avsnitt 11..5. 1
. Bakgrund 3. Syfte Vi har av s revisorer fått i uppdrag att granska kommunens rutiner för kontantkassor. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 011. hade per 010-1-31 omkring 30 kontantkassor. Flertalet av kassorna uppgick till relativt små belopp 1 tkr per kassa. Huvudkassan uppgick vid årsskiftet 010 till närmare 70 tkr. Vi har i samband med bokslutsgranskningen under de senaste åren noterat brister i rutinen att inhämta kassaintyg vilket kan tyda på att avstämningarna inte fungerar tillfredsställande. Riskbedömningen utgår från att kontanta medel är relativt lättillgänga och att det kan finnas risk för oegentligheter. Det interna kontrollsystemet har en viktig funktion i syfte att förhindra detta och är också ett skydd för den anställde att inte bli misstänkt för oegentligheter. Vi bedömer att det även finns en risk för att kassorna inte redovisas korrekt på grund av bristande rutiner. Kommunrevisionen bedömer att det är väsentligt att det finns en fungerande intern kontroll beträffande kommunens kontanta medel. Kassorna är i sig inte väsentliga till belopp i förhållande till kommunens totala ekonomi. Väsentlighetsbedömningen för kassor utgår främst ifrån att medborgarna ska kunna lita på att det belopp som betalas till kommunen inte ska hamna i orätta händer. De i massmedia uppmärksammade oegentligheter med kommunala medel riskerar att skada allmänhetens förtroende för den kommunala administrationen och det politiska systemet. Syftet med granskningen är att bedöma om kommunens rutiner för kontantkassor är tillräckliga och efterlevs. 4. Avgränsning Granskningen har varit översiktlig och vi har att valt ut fem kontantkassor, förutom huvudkassan, för att verifiera att rutinerna fungerar. 5. Revisionskriterier Vi har bedömt om rutinerna uppfyller: Interna regelverk och policys ( Föreskrifter för handkassa ) 6. Ansvarig nämnd Granskningen har avsett kommunstyrelsen samt de nämnder som berörs av vårt stickprov, se ovan under avgränsning. Vi har i samband med urvalet av vilka kontantkassor som ska granskas att strävat efter att flera nämnder ska omfattas av granskningen. Rapporten är saklighetsgranskad av Mia Överholm (ekonomiassistent), Maria Pedersen (ekonom, Lars Backlund (verksamhetschef), Ulla Engström (föreståndare), Monica Borg Aspman (områdeschef), Helene Hallberg Toivonen (områdeschef) och Hans Jonsson (ekonom).
7. Metod Granskningen har genomförts genom: Dokumentstudie av relevanta dokument, bl.a. rutinbeskrivningar för kontantkassor Avstämning av kassaintyg mot huvudbok per 011-1-31 Intervjuer med berörda tjänstemän Inventering och bedömning av efterlevnad avseende de kontantkassor som vi kommer att granska. 8. Projektorganisation Granskningen har genomförts av Marika Lifjell under ledning av Lena Medin, certifierad kommunal revisor. 9. Regelverk och styrdokument Vid redovisning och bokföring av ekonomiska händelser gäller Lag om kommunal redovisning (KRL). Av KRL framgår bl.a. vad en verifikation ska innehålla, hur och när den ska bokföras. Ekonomiska händelser ska bokföras så att de kan presenteras såväl i kronologisk ordning som i systematisk ordning. Ur bokföringen ska det gå att kontrollera fullständigheten i bokföringsposterna och överblicka verksamhetens förlopp ställning och resultat. har en kommunövergripande instruktion med Föreskrifter för handkassa. Där framgår att handkassan endast ska användas för mindre utgifter såsom postförskott, frakter, porton och andra mindre inköp. Personalrelaterade utlägg exempelvis utlägg för resor ska hanteras via lönesystemet. Handkassorna ska enligt föreskriften förvaras i kassaskåp eller på att annat betryggande sätt. Förvaring i hemmet anses vara direkt olämpligt. Enligt föreskrifterna ansvarar utsedd befattningshavare för handkassan och den ska redovisas till serviceenhetens kassa med lämpliga tidsintervall. Redovisningen av handkassan ska vara konterad och attesterad. Enligt ovannämnda föreskrifter ska den förtryckta blanketten Redovisning av handkassan användas. Utlägg med hänvisning till underlag/kvitto ska specificeras på blanketten och kontering avseende slag, ansvar, verksamhet m.m. ska framgå. Om en ny befattningshavare utses att förvalta handkassan, ska aktuell kassaställning samt namn på tidigare och ny kassaförvaltare redovisas på en särskild blankett handkassor övertagande. Enligt föreskrifterna upprättar serviceenheten kassaintyg med namn på enhet/arbetsställe i samband med varje tertial samt vid bokslut. Beloppet fylls i av befattningshavare och återsänds till serviceenheten. 3
Den kommunövergripande instruktionen för hantering av handkassor ger ett stöd till förvaltningar/enheter och främjar enhetliga rutiner för hanteringen av handkassor och ekonomiska transaktioner. Såsom vi uppfattar har det funnits brister i att inkomma med blanketter över nya kassaförvaltare till serviceenheten. I samband med kontroll av ansvarig kassaförvaltare mot redovisningsförteckning var sju kassaförvaltare felaktiga. I samband med bokslutsgranskningen i slutet av februari 01 har samtliga 4 kassor inkommit med kassintyg per 011-1-31. 10. Översikt över kassor Nedan redovisas kommunens handkassor med typ av kassa, förvaltning, antal redovisningar (påfyllningar) och antal transaktioner under 011. Slag Förvaltning Beloppsgräns Antal redovisningar under 011 Antal transaktioner under 011 Växelkassa simhallen Kultur och Teknik 500 Saknas saknas Handkassa AME Integration Arbetsmarknadsenheten 1000 9 Handkassa Merlogården Socialtjänsten 300 Saknas Saknas Handkassa Bergebo Socialtjänsten 000 1 5 Handkassa Väpplingen Socialtjänsten 000 5 1 Handkassa Tallnäs/tallmon Socialtjänsten 000 Saknas Saknas Handkassa Dagc Köpmang 31 Socialtjänsten 1500 11 Café Punkten Socialtjänsten 000 13 7 Handkassa Aktivator Barn och utbildning 1000 4 9 Handkassa Tallnäs Äldrebo Socialtjänsten 000 Saknas Saknas Handkassa Ciceronen (ensamk flyktungd) Socialtjänsten 4000 14 84 Handkassa Talltoppen Socialtjänsten 000 Saknas Saknas Handkassa Köpmang 34 Socialtjänsten 1500 5 4 Handkassa korttidsvist (Bryggarg. 10) Socialtjänsten 1000 8 Handkassa familjehem, våg Socialtjänsten 1000 Saknas Saknas Handkassa ledsagarservice Arbetsmarknadsenheten 1500 10 Handk psyk - KREHA (Banérgatan) Socialtjänsten 1000 3 6 Handkassa AME, Verkstadsvägen Arbetsmarknadsenheten 1000 10 11 Handkassa estet, dans Barn och utbildning 000 Saknas Saknas Handkas Estetpro Teater Barn och utbildning 000 Saknas Saknas Handkassa frit särsk omso Socialtjänsten 500 7 10 Handk resursc Tallkotten Socialtjänsten 500 6 31 Serv boende Nygatan 3 Socialtjänsten 1500 1 3 Handk boendestöd Nygatan 1 Socialtjänsten 500 3 34 Totalt 4 st 88 306 4
11. Granskningsresultat kontanta medel Vid vår tidigare granskning av handkassor från 006 uppgick antalet kassor vid bokslutstillfället 005-1-31 till kassor. Per 011-1-31 fanns totalt 4 kassor med belopp mellan 300 och 4 000 kr. En av handkassorna används enligt uppgift som växelkassa vid försäljning och ej för inköp. Därutöver finns kommunkassan hos serviceenheten som vid granskningstillfället i januari 01 uppgick till 55 tkr. Vi har uppmärksammat att sju kassor helt saknar transaktioner under året. Vi föreslår att respektive förvaltning ser över om dessa handkassor kan avvecklas. Vi anser vidare att även kommunledningskontoret bör verka för att antalet handkassor begränsas 11.1 Redovisning av handkassor och övriga kontanta medel. Redovisningen av kontanta medel mellan januari februari 011 samt redovisade belopp över 500 kr har granskats. Vi har granskat att samtliga underlag finns bifogade, att kostnaderna/utläggen bedöms verksamhetsriktiga och är attesterade av rätt person. Urvalet avsåg 0-talet redovisningar och sex kassor. Vi har i vår granskning uppmärksammat verifikat som avsåg milersättning för ledsagare. Samtliga verifikat var attesterade av behörig och med underlag som bedöms som verksamhetsriktiga. Granskade verifikat bedöms innehålla verksamhetsriktiga kostnader. Enligt uppgift hanteras numera milersättning för ledsagare via lönesystemet. Vi har noterat att flera redovisningar avser inköp av livsmedel, förbrukningsvaror och kläder. Vi har även uppmärksammat personalrelaterade utlägg exempelvis lunch och fika med de personer hemmahörande på boende. Resultatet av vår kassainventering, se avsnitt 11. tyder även på ovanstående. För att bl.a. minska administrationen ska i första hand kommunens inköpscentral användas. Vi anser vidare att inköp ska göras hos de företag där kommunen ingått ramavtal. Vi ser gärna att det utreds om alternativa betalningssätt såsom faktura, rekvisition eller kreditkort kan användas för att minska kontanthanteringen. Vi anser även att personalrelaterade utgifter ska hanteras via lönesystemet. 11. Resultat av kassainventering Fem handkassor har valts ut för inventering: serviceenhetens kassa (kommunkassan), Boendestöd Servicebostaden, Ciceronen och AME ledsagarservice. Nedan redogörs våra noteringar i samband med granskningen. 5
11..1 Serviceenhetens kassa Serviceenhetens kassa kontrollräknas en gång per vecka av de två kassaansvariga (vid semester eller annan ledighet räknas kassan av en person). Den stäms sedan av mot dagrapport i systemet. Dagrapporten tillsammans med beräkningsremsa skrivs under av kassansvariga och sparas sedan i pärm. Vid kontrollinventering av kassans belopp kunde vi konstatera att beloppet stämde med utskriven dagrapport. Vi rekommenderar att serviceenheten upprättar skriftliga rutiner för inventering samt att två personer, varav en person som ej är kassaansvarig, alltid deltar vid kontrollräkning och signerar dagrapport. 11.. Boendestöd Handkassan uppgår till 500 kr och används för mindre utgifter såsom parkeringsavgifter. En person har tillgång till kassan och är redovisningsansvarig. Under 011 har redovisning till serviceenheten skett tre gånger. Kassan förvaras inlåst i ett skåp. Resultatet av kontrollinventeringen visade inte på några differenser. Vi har inga kommentarer. 11..3 Servicebostaden Servicebostadens kassa uppgår till 1 500 kr. Handkassan används bl.a. för utlägg i samband med de boendes aktiviteter, inköp av förbrukningsvaror etc. En viss osäkerhet framkom om vad handkassorna får användas till då vissa utlägg anses vara personalrelaterade t.ex. lunch med de boende. Samtliga fem anställda har tillgång till kassan, en person är dock redovisningsansvarig. Kassan förvaras inlåst i skåp. Kassabok med en löpande förteckning är upprättad över gjorda inköp med tydliga hänvisningar till bifogande kvitton och signatur av den som gjort inköpet. Redovisning till serviceenheten har skett fem gånger under 011. Vid kontrollinventering noterades inga differenser. Vi ser positivt på att kassabok används där alla inköp redovisas samt att det framgår vem som gjort inköpet. Vi ser gärna att kassaboken kompletteras med syftet för inköpet. Vi anser att antalet anställda som har tillgång till kassan måste begränsas. 6
11..4 Ciceronen Ciceronen är ett hem för ensamkommande flyktingbarn. Verksamhetens startades i september 011. Hemmets handkassa används till aktiviteter för ungdomarna (1 boende), apoteksutlägg, inköp av kläder, kompletteringshandling av mat etc. Redovisning till serviceenheten har skett vid 14 tillfällen med totalt 84 verifikat. En person har tillgång till kassa och är ansvarig för redovisningen. Kassabok används där varje inköp noteras med datum och inköpsställe. När vi kontrollräknade kassan kunde vi konstatera att kontanter och kvitton tillsammans uppgick till 4 000 kr, vilket överensstämmer med redovisningen i huvudboken. Verksamheten har enligt uppgift försökt att använda kommunens inköpscentral för inköp av bl.a. hygienprodukter. Leveranssvårigheter har dock gjort att boendet har gjort sådana inköp själva. Vi anser att rutinerna bör ses över tillsammans med inköpscentralen. Vi anser att det är positivt att kassabok används och ser gärna att den kompletteras med syfte till inköpet. 11..5 Ledsagarservice Enligt kommunens redovisning uppgår handkassan för Ledsagarservice till 1 500 kr. Kassan används främst till inköp av telefonkort till de anställda. Handkassan förvaras av den kassaansvarige i hemmet. Vi har därför inte kunnat inventera kassan. Vi rekommenderar att rutinerna för inköp av telefonkort, inklusive regler för användning ses över för att bl.a. undvika risk för förmånsbeskattning. I samband med saklighetsgranskning har verksamhetschefen uppgett att handkassan numera förvaras inlåst på arbetsplatsen. KPMG, dag som ovan Lena Medin Certifierad kommunal revisor 7