1 Välkommen till PC-Reg 1.1 PC-Reg Personalliggare Välkommen till PC- Reg Personalliggare PC-Reg Personalliggare är ett användarvänligt och lättanvänt program för att föra personalliggare i dator. Att föra personalliggare omfattar alla som bedriver näringsverksamhet inom restaurang, pizzabutik eller liknande avhämtningsställe, gatukök, kafé, catering, personalmatsal, centralkök samt frisörsalonger. Att föra personalliggare gäller för ovanstående branscher och är ett lagkrav fr.o.m. 1 januari 2007. Personalliggare Programmet uppfyller Skatteverkets krav på dataprogram som används för att föra personalliggare i dator, det ska uppfylla samma krav som ställs på bokföringsprogram, dvs. det ska inte gå att ändra registreringar i efterhand och alla åtgärder i liggaren ska framgå av en behandlingshistorik. se Kvalitet och säkerhet för mer information. Programmet kräver ingen Internetanslutning utan är ett PC-baserat system som inte är beroende av en fungerande uppkoppling till Internet. Tidredovisning Programmet kan med fördel även användas för tidredovisning då tiden för varje arbetspass registreras och tidredovisningsrapporter för all personal, vald person, vald period med tid per arbetspass samt ackumulerad tid kan snabbt visas på bildskärm eller skrivas ut. Tidredovisningen har också en funktion för att korrigera registrerad arbetstid där ni kan göra eventuella avdrag för lunchraster, övrig frånvaro etc. i de fall ni önskar använda tidredovisningsrapporterna som underlag för löneberäkning.
Välkommen till PC-Reg Tidsredovisningsfunktionen är inget krav från Skatteverket, den är för er interna uppföljning av tid och personalliggaren och tidredovisningen är tydligt avgränsade och registreringar i tidredovisnigen berör inte registrerad tid i personalliggaren utan är enbart för er interna tidredovisning. 1.2 Programutvecklare Webb: www.esystem.se E-post: info@esystem.se Telefon 0240-56 41 20 Mobil 0730-590 374
2 Programinformation 2.1 Funktionstangenter m.m Programbeskrivning PC-Reg Personalliggare är uppdelat i två separata delprogram, ett närvaroprogram och ett administrationsprogram. I närvaroprogrammet görs in- respektive utstämplingar och i administrationsprogrammet görs allt systemunderhåll, t.ex. underhåll av personalregister, säkerhetskopiering, rättelser i personalliggaren, korrigering av arbetstid i tidredovisningen, utskrift av rapporter m.m. För in- respektive utstämplingar behöver endast närvaroprogrammet vara startat men om även administrationsprogrammet är startat och fönstret för instämplad personal är öppet så visas en aktuell lista med instämplad personal då närvaroprogrammet automatiskt uppdaterar listan. In- respektive utstämplingar kan inte göras i administrationsprogrammet.
Programinformation Begränsa åtkomst till administrationsprogrammet Administrationsprogrammet är lösenordskyddat. Det finns två nivåer av behörigheter, tillåta åtkomst för att underhålla systemet, skriva ut rapporter m.m. (Standard) samt en nivå där förutom ovanstående en nivå där behörigheter (Admin) registreras. Exempel på inloggning
Vid rensning av personalregister (ta bort personal- och personalansvariga) krävs administratörsbehörighet. Minst en (1) administratör måste finnas registrerad. Vid underhåll av personuppgifter, skapa, ändra eller ta bort får ingen personal vara instämplad och närvaroprogrammet måste vara avstängt. Kontrollera att datorns klocka är korrekt inställd på rätt datum och tid då programmets datum och tid styrs av datorns klocka. och datum. Funktionstangenter m.m. Textfält formateras automatiskt, t.ex. namnet anna anställd formateras till Anna Anställd och ortnamnet teststaden formateras till TESTSTADEN. Personnummer anges enligt formatet 545556-5758 eller 5455565758 då det automatiskt formateras till standardformat. Postnummer anges på vanligt sätt enligt format 123 45 eller 12345 då det automatiskt formateras till standardformat. Dela upp telefonnummer i grupper om två eller tre t.ex. 0999-999 99, 0730-590 374 eller 0240-56 41 20. Söka person i personalregister Exempel: Tryck på M så visas första namn som börjar på M, tryck M igen så visas nästa namn på M. Sökning görs på personens begynnelsebokstav i förnamnet. Använd Enter eller TAB för att förflytta er i registreringsfälten. Piltangenter, muspekare eller PageUp - PageDown för att bläddra i listor. Ni kan trycka Enter på aktiva knappar (Använd TAB för att välja aktiva knappar) för att skapa, ändra, skriva ut eller visa registrerade uppgifter. Piltangenter, musens rullningshjul eller via val i menyn för att bläddra i utskrifter med flera sidor.
Programinformation Skift + Enter för radbrytning i textfältet för rättelser och korrigering av tid. Tryck F1 för hjälp i alla skärmbilder. Minimera, maximera eller stäng fönster. Programmet innehåller även snabbvalsknappar i huvudmenyn till Windows kalkylator och ordbehandling. 2.2 Programlicens Programmet är registrerat på en ägare och vi ber er därför att respektera följande villkor: 1. Ni får: - Köra programmet i ett lokalt nätverk utan krav på fleranvändarlicens. - Göra kopior för eget bruk. 2. Ni får inte: - Kopiera programmet och sprida, överlåta eller sälja dessa kopior till annan part. - Överlåta programmet till annat företag eller person. Exempel på registrerad ägare av programmet:
Registrerad ägare av programmet är registrerad i en KundID-fil och företagsnamn, organisations- /personnummer och ort kan inte ändras. (Vid ev. ändring av företagsnamn och ort görs kostnadsfri ändring av KundID-fil). Denna produkt skyddas av upphovsrättslagen och distribueras med en licens som reglerar användning, kopiering, distribution och dekompilering. Ingen del av programmet, programmets backupsystem eller hjälpfiler får mångfaldigas på något sätt. Överträdelser beivras.
3 Kvalitet och säkerhet 3.1 Kvalitet och säkerhet Kvalitet och säkerhet PC-Reg Personalliggare uppfyller de krav Skatteverket ställer på personalliggare som förs i dator som bl.a. säger att: Det ska framgå klockslag då arbetspassen börjar och slutar, företagets namn och organisations/ personnummer, namn och personnummer på dem som arbetar den dagen. Det ska inte gå att ändra registrerad tid i efterhand, vid rättelse i liggaren ska det framgå när och av vem en rättelse är gjord, alla åtgärder i liggaren ska framgå av en behandlingshistorik, och på begäran ska liggaren skrivas ut på papper, utskriften ska kunna omfatta en eller flera dagar. Registrerad tid kan inte ändras, man kan dock göra texträttelse på en sparad registrering. Alla registreringar i liggaren numreras löpande automatiskt. På alla utskrifter framgår företagets namn och organisations/- personnummer samt utskriftsdatum och klockslag. Behandlingshistorik mellan valda datum, aktuell närvarolista (instämplad personal) eller all behandlingshistorik kan snabbt visas på bildskärm och vid behov skrivas ut. Dvs. i korthet, inga registreringar ska kunna ändras i efterhand och alla händelser måste loggas så att alla registreringar i liggaren framgår av en behandlingshistorik som ska hållas tillgänglig för kontroll av Skatteverket. För att kvalitetssäkra och säkerställa spårbarheten har vi valt att alla datafiler är krypterade och inte kan ändras. Se även: Säkerhetskopiering
4 Säkerhetskopiering 4.1 Säkerhetskopiering Säkerhetskopiering Det är mycket som kan hända som innebär att du förlorar viktiga filer på din dator... virus, hårddiskkrasch, brand eller stöld är bara några exempel på vad som kan hända, därför är det mycket viktigt att ha en fungerande rutin för säkerhetskopiering. Med programmets inbyggda funktion för säkerhetskopiering, säkerhetskopierar du, eller återläser de kopierade filerna på ett snabbt och enkelt sätt. Enligt Skatteverkets föreskrifter måste personalliggaren sparas i två år efter utgången av det kalenderår då ditt beskattningsår gått ut och alla registreringar under den perioden ska vid begäran visas/skrivas ut. Vi rekommenderar er att dagligen, t.ex. efter arbetspassens slut, att ta en säkerhetskopia för att säkerställa att ni alltid har en aktuell kopia av programmets datafiler samt att ni även löpande skriver ut personalliggaren t.ex. veckovis. Vi rekommenderar även att du säkerhetskopierar till ett flyttbart media, t.ex. ett USB-minne eller diskett som förvaras på ett betryggande sätt. Observera att om du gjort registreringar efter den senaste säkerhetskopieringen och återläser den kopian, så går dessa registreringar förlorande då kopian skriver över eventuella registreringar som är gjorda efter senaste säkerhetskopiering. Säkerhetskopiering av programmets datafiler Välj den plats du vill spara de säkerhetskopierade datafilerna på genom att klicka på: klicka sedan på: för att starta kopieringen.
Säkerhetskopiering Observera att du inte kan säkerhetskopiera till samma mapp där programmet är installerat. Återställning av säkerhetskopierade datafiler Markera rutan
och välj sedan den plats du tidigare kopierat till genom att klicka på klicka sedan på för att starta återställning av säkerhetskopierade filer. Observera att du inte kan återställa filer från den mapp där programmet är installerat.
Säkerhetskopiering Programmets systemfiler kopieras inte, enbart programmets datafiler säkerhetskopieras (företags- personalregister, tidredovisning och personalliggare). Förvara därför installations - CD:n på ett betryggande sätt efter installationen av PC-Reg Personalliggare. Vi rekommenderar er att även ha tillgång till Skatteverkets bok som ett "reservsystem" om datorn av någon anledning inte fungerar eller är tillgänglig. (Virus, hårddiskkrasch, brand eller stöld etc).
5 Personalregister 5.1 Personalansvariga Register företagets personalansvariga (Personer som har behörighet att göra rättelser i personalliggaren). Reglerna för personalliggare säger att: Alla händelser måste loggas så att det framgår när och av vem en ändring är gjord. Detta register är kopplat till registret av rättelser. För att: Registrera personalansvarig: Klicka på knappen Skapa. Ändra uppgifter: Markera aktuell person och klicka på knappen Ändra eller dubbelklicka i markerat fält. Klicka på knappen Egenskaper om ni vill se registrerade uppgifter för markerad person. Utskrift av personuppgifter, markera aktuell person och klicka på Utskrift. Ni kan även trycka Enter på aktiva knappar (Använd TAB för att välja aktiva knappar) för att skapa, ändra, skriva ut eller visa registrerade uppgifter. Använd muspekare, Page Up eller Page Down eller piltangenter för att bläddra i registret. Observera att vid underhåll av personuppgifter, skapa, ändra eller ta bort, får ingen personal vara instämplad och närvaroprogrammet måste vara avstängt.
Personalregister 5.2 Registrera personalansvarig Registrera personalansvarig Registera de personer som har behörighet att göra rättelser i personalliggaren. Registrera: Namn Personnummer * Postadress Postnummer Ortnamn Telefon Mobiltelefon E-postadress
Befattning Anteckning Aktivera / Inaktivera (se förklaring nedan) Observera att endast fälten namn, personnummer och val av aktiverad / inaktiverad är tvingande att fylla i, resten är frivilliga uppgifter. Aktiverad avser tjänstgörande personalansvariga. Inaktiverad Om ni tillfälligt vill ta bort personer från personlistan vid registrering av rättelse eller korrigering av arbetstid kan ni inaktivera person som t.ex. har semester, är tjänsteledig, barnledig, långtidssjukskriven etc.
Personalregister För att person som t.ex. har slutat ska kunna tas bort från systemet måste personen inaktiveras först. se Rensa register Registrera personnummer Vid nyregistrering av personalansvarig får ni detta informations-meddelande innan ni sparar registreringen. * Observera att när registrering sparats kan alla uppgifter ändras men inte personnumret. Textfält formateras automatiskt, t.ex. namnet anna anställd formateras till Anna Anställd och ortnamnet teststaden formateras till TESTSTADEN. Personnummer anges enligt formatet 545556-5758 eller 5455565758 då det automatiskt formateras till standardformat. Postnummer anges på vanligt sätt enligt format 123 45 eller 12345 då det automatiskt formateras till standardformat. Dela telefonnummer i grupper om två eller tre t.ex. 0999-999 99, 0730-590 374 eller 0240-56 41 20. 5.3 Personal Register företagets personal (Alla i näringsverksamheten verksamma personer) Reglerna för personalliggare säger att: I personalliggaren ska föras in de personer som är verksamma i näringsverksamheten, det vill säga även ägaren m.fl. Detta register är kopplat till registrering av arbetstid.
För att: Registrera person: Klicka på knappen Skapa. Ändra uppgifter: Markera aktuell person och klicka på knappen Ändra eller dubbelklicka i markerat fält. Klicka på knappen Egenskaper om ni vill se registrerade uppgifter för markerad person. Utskrift av personuppgifter, markera aktuell person och klicka på Utskrift. Ni kan även trycka Enter på aktiva knappar (Använd TAB för att välja aktiva knappar) för att skapa, ändra, skriva ut eller visa registrerade uppgifter. Använd muspekare, Page Up eller Page Down eller piltangenter för att bläddra i registret Observera att vid underhåll av personuppgifter, skapa, ändra eller ta bort, får ingen personal vara instämplad och närvaroprogrammet måste vara avstängt.
Personalregister 5.4 Registrera personal Registrera personal Registrera alla i näringsverksamheten verksamma personer, även ägare m.fl. Registrera: Namn Personnummer * Postadress Postnummer Ortnamn Telefon Mobiltelefon E-postadress Befattning Anställningsform Anteckning Aktivera / Inaktivera (se förklaring nedan) Observera att endast fälten namn, personnummer och aktiverad / inaktiverad är tvingande att fylla i, resten är frivilliga uppgifter.
Aktiverad avser tjänstgörande personal. Inaktiverad Om ni tillfälligt vill ta bort personer från personallistan vid instämpling kan ni inaktivera person som t.ex. har semester, är tjänsteledig, barnledig, långtidssjukskriven etc. För att person som t.ex. har slutat ska kunna tas bort från systemet måste personen inaktiveras först. se Rensa register Registrera personnummer Vid nyregistrering av personal får ni detta informations-meddelande innan ni sparar registreringen.
Personalregister * Observera att när registrering sparats kan alla uppgifter ändras men inte personnumret. Textfält formateras automatiskt, t.ex. namnet anna anställd formateras till Anna Anställd och ortnamnet teststaden formateras till TESTSTADEN. Personnummer anges enligt formatet 545556-5758 eller 5455565758 då det automatiskt formateras till standardformat Postnummer anges på vanligt sätt enligt format 123 45 eller 2345 då det automatiskt formateras till standardformat. Dela telefonnummer i grupper om två eller tre t.ex. 0999-999 99, 0730-590 374 eller 0240-56 41 20.
6 Rensa register 6.1 Rensa register Ta bort personal- och personalansvariga Ni kan här ta bort personer som t.ex. har slutat eller om personuppgifter blivit felregistrerade. Det krävs administratörsbehörighet för att ta bort person. Endast inaktiverade personal- och personalansvariga kan tas bort. se Registrera personal Skriv ut ev. tidredovisningsrapporter för vald person innan ni tar bort personen då borttagen person sedan inte kan väljas i tidredovisningen. Skriv ut ev. personuppgifter innan ni tar bort personen. När ni bekräftat borttagning kan åtgärden inte ångras. Observera att vid underhåll av personuppgifter, skapa, ändra eller ta bort, får ingen personal vara instämplad och närvaroprogrammet måste vara avstängt.
Rensa register
7 Instämplad personal 7.1 Instämplad personal Instämplad personal (Närvarolista) Närvaroprogrammet uppdaterar automatiskt närvarolistan. När en person har stämplat in visas namn, personnummer, instämplingstid och datum i listan. När personen sedan stämplar ut försvinner dessa uppgifter ur närvarolistan, dvs. enbart instämplade personer visas i listan. In- respektive utstämplingar görs i närvaroprogrammet. För att skriva ut en närvarolista på personer som är instämplade, välj Rapporter - Instämplad personal i huvudmenyn, utskriftsknappen i skärmbilden eller tryck på snabbvalsknappen i menyn.
Instämplad personal
8 Registrera arbetstid 8.1 Stämpla in- ut personal Stämpla in respektive ut personal In- respektive utstämplingar sker i närvaroprogrammet. Programmet startas via ikonen på skrivbordet eller via Arkiv-menyn i administrationsprogrammet.
Registrera arbetstid Här registrerar personalen när de börjar sitt arbetspass och slutar arbetspasset. Tiden ska registreras i direkt anslutning till att arbetet påbörjas eller avslutas. Välj i listan den person som registreringen avser. Enbart aktiverad personal kan väljas. Vid registrering av arbetspassets slut är person, tid och datum för arbetspassets början spärrade för åtkomst. Sparad registrering kan inte ändras. Genom att även ha administrationsprogrammet startat och ha fönstret för instämplad personal öppet så visas en aktuell lista med instämplad personal då närvaroprogrammet automatiskt uppdaterar listan.
9 Registrera rättelse 9.1 Rättelseregistrering Rättelseregistrering Här registrerar ni rättelser om ni behöver göra en texträttelse på registrerad arbetstid. Observera att registrerad tid inte kan ändras. Exempel: Ni har i personalliggaren av misstag registrerat in fel person, registrera ut den personen och gör en texträttelse i personalliggaren. (Registrera omgående in den person instämplingen avser samt ange arbetspassets början). Listan visar i löpnummerordning (stigande) alla registreringar i personalliggaren. Markera den registrering som ska rättas och tryck Registrera rättelse. (Rättelse kan inte göras på instämplad personal) För att skriva ut en rapport med rättelser, välj Rapporter - Registrerade rättelser i huvudmenyn. Utskriftsknappen i skärmbilden skriver ut markerad registrering.
Registrera rättelse
9.2 Registrera rättelse Registrera rättelse Registrerad person, tid eller datum kan inte ändras, dessa fält är spärrade för åtkomst. Ange anledningen till rättelsen och välj den person som ansvarar för registreringen. Skift + Enter för radbrytning i textfältet. Enbart aktiverad personalansvarig kan väljas. Datum och klockslag registreras automatiskt när registreringen sparas.
Registrera rättelse Observera att registrerad tid inte kan ändras, enbart texträttelse kan göras.
10 Tidredovisning 10.1 Registrerad arbetstid Tidredovisning Funktionen är för er interna tidredovisning. Ni kan i tidredovisningssystemet följa upp arbetstid baserad på registrerad instämplad och utstämplad tid i personalliggaren. Ni kan även göra eventuella korrigeringar av tid, t.ex. avdrag för lunchraster,övrig frånvaro etc. i de fall ni önskar använda rapporterna som underlag för er löneredovisning. Ni kan välja rapporter för vald period samtlig personal eller vald period och person. Observera att denna funktion inte är något krav från Skatteverket och berör inte registrerad tid i personalliggaren där enbart texträttelser kan göras, någon korrigering av registrerad tid kan inte göras i liggaren. Som default visas de senaste 7 dagarna.
Tidredovisning
10.2 Korrigering av arbetstid Korrigering av arbetstid I denna funktion kan ni göra eventuella korrigeringar av tid, t.e.x. avdrag för lunchraster, övrig frånvaro etc. i de fall ni önskar använda rapporterna som underlag för er löneredovisning. Observera att denna funktion inte är något krav från Skatteverket och berör inte registrerad tid i personalliggaren, funktionen är enbart för er interna tidredovisning. Markera den registrering som ska korrigeras och tryck Registrera korrigering. (Korrigering kan inte göras på instämplad personal). Exempel: Ni önskar göra avdrag för lunchraster under en månad, välj den person som avdraget ska göras på, välj sedan t.ex. månadens sista datum där det totala avdraget av tid registreras. Anm. Ange inte - (minustecken) i fältet för avdrag av tid. Avdrag kan göras med max. 23 timmar och 59 minuter per korrigering.
Tidredovisning
Ange anledning till korrigeringen och välj den person som utfört registreringen. (Endast personalansvariga kan registrera korrigering av tid).
11 Rapporter 11.1 Skrivarinställningar Skrivarinställningar Val av skrivare görs i Arkiv - Skrivarinställningar Har ni programvara installerad för att hantera PDF-filer t.ex. Adobe Reader kan ni skriva ut rapporter till PDF-filer. Om ni väljer att skriva ut till PDF, välj * pdf-skrivare i skrivarinställningar. * Programvara för att skapa PDF-filer fungerar oftas så att den installeras som en virtuell skrivare i er dator.
Rapporter 11.2 Förhandsgranskning Förhandsgranska rapporter När ni väljer att skriva ut rapporter visas först en förhandsgranskning av vald rapport där ni kan välja vilka sidor som ska skrivas ut, bläddra till valda sidor eller avbryta utan att skriva ut. Ni kan maximera rapporten och sedan trycka vänster musknapp för att zooma in eller ut i rapporten. För att skriva ut, klicka på: För att avbryta utan att skriva ut, klicka på: Piltangenter, musens rullningshjul eller via val i menyn för att bläddra i utskrifter med flera sidor.
Rapporter 11.3 Rapporter Rapporter i programmet Personalliggare Instämplad personal. (Närvarolista) Rapport mellan valda datum. (som default visas de senaste 14 dagarna) Personalliggaren med val av sortering i stigande eller fallande löpnummerordning. Registrerade rättelser med val av sortering i stigande eller fallande löpnummerordning. Tidredovisning Rapport mellan valda datum samtlig personal. (som default visas de senaste 7 dagarna) Rapport mellan valda datum och vald person. (som default visas de senaste 7 dagarna) Rapport korrigerad arbetstid. (Vald person - period) (som default visas de senaste 14 dagarna) Register Företagsuppgifter. Personalansvariga. Personal. (Aktiverade - Inaktiverade) (Aktiverade - Inaktiverade) Korrigerad arbetstid. Utskrift av markerat fält i registren kan även göras via utskriftknappen i respektive skärmbild. Övriga utskriftsval Utskrift instämplad personal och utskrift markerad registrering/registrerad rättelse, korrigering
av arbetstid kan göras via utskriftsknappen i respektive skärmbild. Rapporterna instämplad personal, personalliggare mellan valda datum, tidredovisning vald period samtlig personal, vald period vald person nås även från snabbvalsknappar i huvudmenyn. Exempel på rapportfunktioner:
Rapporter
Rapporter
12 Lagstiftning 12.1 Internetlänkar till lagstiftning Skatteverket Personalliggare inom restaurang- och frisörbranschen Frågor och svar Skatteverket gör besök Undantag från att föra personalliggare