Guide till upphandling av konferens och mötestjänster

Guide till upphandling av konferens och mötestjänster

Innehåll Inledning... 3 Vad är en upphandling?... 4 Vad behöver din organisation?... 5 Vilken prismodell passar er bäst?... 6 9 viktiga frågor du alltid bör ställa vid en upphandling... 8 Om Svenska Möten... 10 Kontakta oss... 11 2

Inledning För att hjälpa dig som upphandlar mötes- och konferenstjänster för ditt företag eller organisation, har vi på Svenska Möten tagit fram en guide som vi hoppas ska underlätta för dig i arbetet med din nästa upphandling. Sedan Svenska Möten grundades för 35 år sedan, har vi samlat mycket kunskap om vad som gör ramavtal gynnsamma för båda partner. Många av våra kunder som inkluderar en lång rad statliga och privat bolag och ett flertal landsting, har vi haft framgångsrika samarbeten med i många år. Syftet med denna guide är att dela med oss av vår erfarenhet av väl genomtänkta upphandlingar som omfattar alla aspekter av möten och konferenser med tillhörande tilläggstjänster. Vår långa erfarenhet inom branschen har gett oss en gedigen erfarenhet av upphandlingar både inom privat- och offentlig sektor 3

Vad är en upphandling? En upphandling kan användas som ett strategiskt verktyg för företag och offentliga myndigheter i syfte att uppnå sina uppsatta mål och använda sina ekonomiska resurser så effektivt som möjligt. Vid en upphandling kan man jämföra och väga in pris, kvalité, miljö, estetiska och tekniska egenskaper hos de företag som svarar på upphandlingen. Vid utvärdering av anbuden bör man alltid se till helheten och att företagets eller organisationens hela behov täcks. Viktigt är också att väga in vilket anbud som är mest ekonomiskt fördelaktigt mätt med flera olika parametrar - kanske det anbudet med lägst pris inte når företagets uppsatta miljö- och hållbarhetsmål? Det är mycket att tänka på, och i den här guiden hjälper vi dig genom hela upphandlingsprocessen. Mer läsning finns på www.upphandlingsmyndigheten.se 4

Vad behöver din organisation? Steg nummer ett är att göra en behovsanalys av organisationens behov kring mötes- och konferenstjänster, som besvarar följande frågor: Vilka bokar möten inom er organisation? Har de som bokar möten kunskap och utbildning? Hur mycket tid/personalkostnader lägger er organisation ned internt på möteshantering och bokning? Finns det en samlad bild över vad möten kostar er organisation? Inhämta information från ledningen om mötes- och konferensbehoven inför kommande år. Vilka tjänster behöver ni? Bokning av mötesanläggning, busstransporter, deltagarhantering (webbsida med inbjudan, anmälan, frågor och svar, uppföljning m.m.), talare/moderator, större event, förbättringar av våra möten (innehåll), bokning av aktiviteter, catering, måltider etc. 1. Gör en sammanställning av de senaste två årens mötesinköp. Svara på frågorna: Hur många bokade möten har vi per år? Vad är den totala årliga möteskostnaden? Tillkommande resekostnader som är kopplat till er möten? Hur mäts besparingen? Tid eller pengar? Om en mötespolicy finns, efterföljs den? 2. Om en upphandling gjorts tidigare, se över förfrågningsunderlaget och utvärderingskriterierna kring denna tjänst. Matchar de fortfarande dagens och framtidens behov? Har det skett förändringar som gör att det nya underlaget måste anpassas efter det nya behovet? 3. Om avtal av mötes- och konferenstjänster funnits sedan tidigare: Hur nöjda har ni varit med leveransen? Har den tidigare leverantören bidragit med minskad arbetsbelastning? 4. Utse en ansvarig för avtalet vars uppgift är att säkerställa att verksamhetens behov tillgodoses genom hela upphandlingen, avtalsskrivandet och leveransen. 5. Säkerställ hur ert behov av betalningslösningar ser ut: Vill ni att fakturering ska från anläggningen direkt eller endast via leverantören? Säkerställ även antalet betaldagar och önskat format på faktura; svefaktura, (xml-faktura), PDF-faktura eller pappersfaktura. 6. Besluta om val av utvärderingsmodell - pris eller det ekonomiskt mest fördelaktiga? Med ekonomiskt mest fördelaktiga avses exempelvis kostnadseffektivitet, kvalitet, miljöegenskaper, pris, leverans- & genomförandetid, service, estetiska, funktionella och tekniska egenskaper. 5

Vilken prismodell passar er bäst? En avgörande fråga inför varje upphandling är vilken prismodell som ska efterfrågas. I mötesindustrin är ett vanligt ersättningsupplägg att en anläggning som fått en bokning ersätter leverantören med en provision, dvs en procentsats på det bokade beloppet. Det finns också ett antal olika modeller där kunden istället betalar sin leverantör direkt. Nedan specificeras de tre vanligaste prismodellerna vid upphandling av mötes- och konferenstjänster. Provision Denna affärsmodell är kostnadsneutral för er som kund. I klartext betyder det att leverantören får betalt av mötesplatsen i fråga då leverantören är en anlitad återförsäljare. Den här modellen innebär att ingen kostnad för er organisation tillkommer. Beroende på uppskattad volym i underlaget bör du fråga efter en fast, garanterad rabatt vid varje bokning. Utöver bokning av mötesplats upphandlas vanligen tilläggstjänster (exempelvis projektledning, deltagarhantering, personal på plats under genomförande) till ett fast pris.

Servicearvode Denna affärsmodell innebär att ni ersätter leverantören direkt. Servicearvodet utgörs oftast av en procentuell ersättning baserad på fakturabeloppet. Beroende på uppskattad volym i underlaget bör ni efterfråga en fastslagen garanterad rabatt vid varje bokning. Utöver bokning av mötesplats upphandlas vanligen ett fast pris på tilläggstjänster, som exempelvis projektledning, deltagarhantering, personal på plats under genomförande etc. En avgörande fråga inför varje upphandling är vilken prismodell som passar bäst Transaktionsarvode Denna affärsmodell innebär att ni som kund ersätter leverantören för nedlagt arbete. Transaktionsarvodet utgörs oftast av en fast kostnad per bokning eller tjänst. Kostnaden varierar på gruppens storlek, exempelvis ett fast pris på 2-30 deltagare, ett för 31-70 deltagare osv. Utöver bokning av mötesplats upphandlas vanligen tillkommande tilläggstjänster (exempelvis projektledning, deltagarhantering, personal på plats under genomförande) till ett fast pris. Beroende på uppskattad volym i underlaget bör kunden efterfråga en fast, garanterad rabatt vid varje bokning. BOX 816, 194 28 UPPLANDS VÄSBY BOKNING@SVENSKAM OTEN.SE BESÖKSADRESS: JOHANNESLUNDSVÄGEN SVENSKAM OTEN.SE 2 0771-505 500 769609-073 ORGANISATIONSNUMMER

9 viktiga frågor du alltid bör ställa vid en upphandling 1. Säkerställ ekonomisk stabilitet (skallkrav) Rating via UC/Creditsafe alternativt årsredovisning F-skattebevis 2. (skallkrav) Kräv intyg på ansvarsförsäkring 3. Kompetens och erfarenhet (skallkrav) Kräv referenser Kräv en beskrivning av leveransen Säkerställ att leverantören har erfarenhet av att utföra tjänsten och säkerställ leveransen till avtalskunder i likvärdig storlek som er organisation Kräv dokumentation för arbetsrutiner för hur leverantören arbetar med avtalskunder för att säkerställa leverans. Kräv implementeringsplan Kräv företagsbeskrivning 4. Servicenivå och tillgänglighet (utvärderingskriterium) Kräv tillgänglighet och att leverans av tjänsten/offerten skall ske inom X antal timmar, alternativt samma dag. Kräv anpassad tillgänglighet som är optimal för er organisation, erbjuder exempelvis leverantören köp av tjänsten online? Säkerställ att leverantören arbetar med systematiska kundnöjdhetsuppföljningar Se till att konkurrensprincipen efterlevs (begär exempelvis alltid offerter från minst tre anläggningar). Säkerställ att leverantören erbjuder önskade tilläggstjänster såsom deltagarhantering, personal på plats under genomförande, projektledning etc. Ställ krav på att leverantören ska boka miljömärkta anläggningar.

5. Referenser (skallkrav) Begär minst två referenser från kunder med liknande uppdrag hos leverantören. Se till att referenserna volymmässigt är i samma storlek som er organisation. Referenser kan vara på hela avtalet eller specifika uppdrag i avtalet. 7. Kollektivavtal (utvärderingskriteriu m) Säkerställ att leverantören följer gällande svenska lagar och regler Se till att leverantören tillhör en etablerad branschorganisation 6. Dedikerat kundansvar (utvärderingskriteriu m) Kräv egen KAM hos leverantören för avtalet (Key Account Manager) Ställ krav på hur ofta uppföljning av avtalets leverans skall ske Ställ krav på hur ofta statistik skall levereras Ställ krav på vilka delar KAM:en skall vara behjälplig med under implementeringen Leverantören ska kunna styrka att den tar ett samhällsansvar 8. Miljö- och samhällsansvar (utvärderingskriterium) Ställ krav på att leverantören ska boka miljömärkta anläggningar och att detta dokumenteras i statistiken Leverantören bör proaktivt hjälpa till med förbättringsförslag kopplade till miljö- och samhällsansvar, t.ex. erbjuda klimatsmarta gemensamma transporter, geografiskt närbelägna mötesplatser osv. Bör påvisas genom exempelvis miljöledningssystem, till exempel ISO 14001 9. Kvalitetsarbete (utvärderingskriteriu m) Säkerställ hur leverantören arbetar med kvalitetsförbättringar, reklamationer och avvikelser. Leverantören bör arbeta efter ett kvalitetsledningssystem, till exempel ISO 9001. 9

Om Svenska Möten Svenska Mötens affärsidé är att i Sverige erbjuda konferensköpare det bästa urvalet av mötesplatser och tjänster som kan utveckla möten människor emellan. Vi förmedlar snabb och smidig konferensbokning och hjälper till med arrangemang, tips och råd för ett bättre möte. Vi brinner för mötet och för att våra kunders syften, mål och visioner ska uppfyllas. Idag är det ett sjuttiotal företag och organisationer som genom avtal styr all sin mötesbokning till Svenska Möten för att effektivisera sina egna processer. Varje år hanterar Svenska Möten ca 13 000 förfrågningar från kunder som behöver hjälp att boka och hantera sina externa möten. Med vår spetskompetens inom möten, konferenser och events är vi ett bra komplement till en affärsresebyrås tjänster. Förutom bokning av mötesplatser erbjuder Svenska Möten också bokning av bussar, talare deltagarhantering och aktiviteter för att förbättra mötet. Vi har också mötesmodeller och metoder för att effektivisera möten, som hjälper kunden få ut mer av varje möte, vid varje tillfälle. 10

Kontakta oss Under de senaste åren har Svenska Möten etablerat sig som en stor leverantör till offentlig sektor och har deltagit i (och vunnit!) många upphandlingar av mötes- och konferenstjänster. Majoriteten av våra kunder verkar inom offentlig sektor, kommuner och landsting. Vill du också veta mer om vad vi kan göra för din organisation eller företag? Tveka inte att kontakta oss. Kontaktuppgifter: 0771-505 500 info@svenskamoten.se www.svenskamoten.se 11