Reach-IT Handbok för industrianvändare

Reach-IT Handbok för industrianvändare Del 03 - Inloggning och meddelandebox

2 Reach-IT Handbok för industrianvändare Version 2.1 Version Ändringar 2.1 April 2014 Uppdateringar med hänsyn till Reach-IT 2.7 som rör användningsvillkoren, bekräftelse av e-postadress, upplåsning av användarkontot, återställning av lösenord, kategorisering av meddelanden samt avisering via e-post. 2.0 Ny layout på dokumentet. Figurer och länkar har uppdaterats. 1.1 Nytt format. En del av innehållet har flyttats från del 01 till denna del. 1.0 Första version. Del 03 - Inloggning och meddelandebox Referens: ECHA-12-G-18-SV Publ.datum: April 2014 Språk: SV Europeiska kemikaliemyndigheten, 2014 Omslag Europeiska kemikaliemyndigheten Ansvarsfriskrivning: Detta är en översättning av ett dokument som ursprungligen publicerades på engelska. Originaldokumentet finns på Echas webbplats. Kopiering tillåten med angivande av källan enligt följande: Källa: Europeiska kemikaliemyndigheten, http://echa.europa.eu/, och under förutsättning att en skriftlig anmälan görs till Echas kommunikationsavdelning (publications@echa.europa.eu). Detta dokument kommer att vara tillgängligt på följande 22 språk: bulgariska, tjeckiska, danska, nederländska, engelska, estniska, finska, franska, tyska, grekiska, ungerska, italienska, lettiska, litauiska, maltesiska, polska, portugisiska, rumänska, slovakiska, slovenska, spanska och svenska Om du har frågor eller kommentarer om detta dokument kan du använda formuläret för informationsförfrågan (ange referens och publiceringsdatum). Formuläret finns tillgängligt via sidan Kontakta Echa på följande adress: http://echa.europa.eu/about/contact_en.asp Europeiska kemikaliemyndigheten Postadress: P.O. Box 400, FI-00121 Helsingfors, Finland Besöksadress: Annegatan 18, Helsingfors, Finland

Del 03 - Inloggning och meddelandebox Publiceringsdatum: april 2014 3 Innehållsförteckning 1. INLEDNING... 5 2. STEGVISA ANVISNINGAR FÖR INLOGGNING OCH UTLOGGNING... 5 2.1 Första inloggningen... 5 2.2 Inloggningen fungerar inte... 11 2.2.1 Felaktiga uppgifter... 11 2.2.2 Glömt användarnamnet eller lösenordet... 12 2.3 Utloggning... 14 3. STEGVISA ANVISNINGAR FÖR ANVÄNDNING AV MEDDELANDEBOXEN... 14 3.1 Läsa ett meddelande... 16 3.1.1 Sortera meddelanden... 17 3.1.2 Andra mappar än mappen Message box... 18 3.2 Flytta ett meddelande... 18 3.3 Ta bort ett meddelande... 19 3.4 Konfigurera meddelandeboxen... 20 Förteckning över figurer Figur 1: Välkommen till Reach-IT:s hemsida... 6 Figur 2: Inloggningssida... 6 Figur 3: Sida för nytt lösenord... 7 Figur 4: Användningsvillkor... 8 Figur 5: Obekräftad e-postadress... 9 Figur 6: Status för bekräftelse av e-postadress... 9 Figur 7: Obekräftad e-postadress... 10 Figur 8: Ditt företags hemsida... 10 Figur 9: Återställning av lösenord Låsa upp kontot... 11 Figur 10: Säkerhetsfråga... 12 Figur 11: Nytt lösenord... 12 Figur 12: Begäran om nytt lösenord användarnamn... 13 Figur 13: Begäran om nytt lösenord säkerhetsfråga... 13 Figur 14: Begäran om nytt lösenord bekräftelse... 13 Figur 15: Toppbannern i Reach-IT Logga ut... 14 Figur 16: Utloggningssida... 14 Figur 17: Meddelandebox... 15 Figur 18: Sida för meddelandebox... 16 Figur 19: Sida för läsning av meddelanden... 17 Figur 20: Sida för sorterade meddelanden... 17 Figur 21: En mapp som används visas alltid i fet stil... 18 Figur 22: Flytta ett meddelande till organisationsmappen välja meddelanden... 18

4 Reach-IT Handbok för industrianvändare Version 2.1 Figur 23: Flytta ett meddelande till organisationsmappen... 19 Figur 24: Sida för borttagna meddelanden... 19 Figur 25: Sida för mappen som innehåller borttagna meddelanden... 20 Figur 26: Reach-IT:s toppbanner Inställningar... 20 Figur 27: Sida för användarinställningar... 21

Del 03 - Inloggning och meddelandebox Publiceringsdatum: april 2014 5 1. INLEDNING Handboken för industrianvändare (Industry User Manual, IUM) fungerar som en referenshandbok. I handboken beskrivs hur industrianvändare kan skicka och granska data inom Reach-IT. Allteftersom Reach-IT utvecklas kommer ytterligare och uppdaterade delar av denna handbok att publiceras och göras tillgängliga via Echas webbplats. Det rekommenderas bestämt att användaren, före användning av denna del 3 (Inloggning och meddelandebox), läser igenom del 1 Komma igång med Reach-IT, där följande avhandlas närmare: Denna handboks struktur. Vilka konventioner som används när det gäller ikoner, text, knappar, länkar, etc. Bakgrundsinformation om Reach-IT och dess koppling till webbplatsen och applikationen IUCLID 5. Hur du får ytterligare stöd. De efterföljande delarna av denna handbok innehåller stegvisa anvisningar om hur man utför de åtgärder som är nödvändiga för att lämna in data enligt Reach. 2. STEGVISA ANVISNINGAR FÖR INLOGGNING OCH UTLOGGNING De inloggningssteg som beskrivs i del 3 gäller alla användarkonton som skapats efter registreringsprocessen, dvs. skapade av den allra första användaren, företagets kontoansvariga (med administratörsroll). Den inloggning som görs av den första användaren beskrivs i del 2 (Registrering och hantering av konton). Inloggningen är den första nödvändiga förutsättningen för att få tillgång till de data och meddelanden som skapas och sparas i Reach-IT. 2.1 Första inloggningen Öppna e-postmeddelandet <Welcome to REACH-IT> som du fick till din externa e-postadress. Där finns instruktioner om hur du börjar använda applikationen. Gå till Reach-IT:s webbplats på https://reach-it.echa.europa.eu. Sidan Welcome to REACH-IT öppnas (Figur 1). Klicka på <login> (logga in).

6 Reach-IT Handbok för industrianvändare Version 2.1 Figur 1: Välkommen till Reach-IT:s hemsida Inloggningssidan öppnas (Figur 2). Skriv in <User ID> (användarnamn), <Password> (lösenord) som användare samt den text som visas i förvrängd form (CAPTCHA) på skärmen. Alla fält är obligatoriska och markeras med en *. Figur 2: Inloggningssida Du kommer att få ditt <User ID> och ditt tillfälliga <Password> från den företagsansvariga (se del 1 för närmare uppgifter om roller och definitioner) till en e-postadress utanför Reach-IT-systemet. När du har loggat in första gången uppmanas du av systemet att ändra ditt lösenord (Figur 3). Fyll i följande obligatoriska fält (*): <Password>: Ange ett nytt lösenord enligt säkerhetsföreskrifterna. <Re-type password>: Bekräfta ditt nya lösenord. <Security question>: Välj en säkerhetsfråga bland dem som föreslås i plocklistan. Den

Del 03 - Inloggning och meddelandebox Publiceringsdatum: april 2014 7 används om du har glömt ditt lösenord. <Your answer>: Ange svaret på den fråga du valde vid registreringen. Figur 3: Sida för nytt lösenord Klicka på <Save password> (spara lösenord) för att bekräfta ditt val. Det lösenord du använde tidigare kommer nu att bli ogiltigt. Sidan <Terms and Conditions> (användningsvillkor) öppnas (Figur 4) när du klickar på <Save password> (spara lösenord). Vi ber dig att noga läsa Terms and Conditions, där det förklaras hur Echa kommer att kommunicera med dig. Klicka sedan på knappen <Accept> för att godkänna villkoren. Om du inte godkänner utan istället klickar på knappen <Reject> kommer registreringsprocessen att avbrytas och du kommer inte att få tillgång till Reach-IT. Varje gång som Echa ändrar användningsvillkoren kommer alla användare att uppmanas att godkänna de uppdaterade användningsvillkoren första gången de loggar in i Reach-IT efter uppdateringen. De aktuella användningsvillkoren kan även läsas på Echas webbplats på http://echa.europa.eu/web/guest/support/dossier-submission-tools/reach-it. Echa kommer att använda Reach-IT för att skicka dig beslut och andra viktiga meddelanden, t.ex. beslut om din registrering, förfrågningar om information osv. Detta är det enda kommunikationssätt som används. Du finner meddelandena i din meddelandebox i Reach-IT. Observera att ett meddelande juridiskt sett anses ha tagits emot när det har öppnats av en användare i ditt företag. Alla meddelanden anses ha tagits emot sju kalenderdagar efter det att de skickades även om de inte har öppnats och de kan få tidsfrister att börja löpa.

8 Reach-IT Handbok för industrianvändare Version 2.1 I undantagsfall börjar vissa tidsfrister löpa så snart som meddelandet har skickats. Detta gäller i följande fall: - Beslut om ofullständig registrering och PPORD-underlag. - Echas invändningar mot ett alternativt kemiskt namn på etiketten eller säkerhetsdatabladet. - Förfrågningar om information om tvister i samband med datadelning. - Förfrågningar om synpunkter till följd av ett förslag om att ändra ett utkast till beslut. - Samråd efter förfrågningar om att få tillgång till dokument som kan gälla ditt företag. Figur 4: Användningsvillkor När du har godkänt användningsvillkoren (Terms and Conditions) kommer sidan för den obekräftade e-postadressen att öppnas.

Del 03 - Inloggning och meddelandebox Publiceringsdatum: april 2014 9 Figur 5: Obekräftad e-postadress Innan du klickar på <OK> och medan du ännu är inloggad i Reach-IT öppnar du e-postmeddelandet du fick till din e-postadress. Meddelandet innehåller en länk för bekräftelse och du får instruktioner om hur du bekräftar din e-postadress. - För att bekräfta din e-postadress klickar du på bekräftelselänken i e-postmeddelandet. Se till att du är inloggad i Reach-IT med det användarnamn som är angett i e-postmeddelandet när du klickar på bekräftelselänken. - När du klickar på länken öppnas ett nytt fönster som meddelar dig din status i bekräftelseprocessen. Om bekräftelsen lyckades kan du stänga det nya fönstret. Figur 6: Status för bekräftelse av e-postadress Du kan sedan gå tillbaka till sidan med den obekräftade e-postadressen och klicka på <OK>.

10 Reach-IT Handbok för industrianvändare Version 2.1 Figur 7: Obekräftad e-postadress När bekräftelsen av e-postadressen är klar öppnas ditt företags hemsida i Reach-IT (Figur 8). Figur 8: Ditt företags hemsida Från och med detta moment kan du börja arbeta i Reach-IT genom att välja lämplig funktion i den vänstra menyn. Vilka funktioner som är tillgängliga beror på din användarprofil och vilken typ av part du är (utförlig information finns i del 1 Komma igång med Reach-IT).

Del 03 - Inloggning och meddelandebox Publiceringsdatum: april 2014 11 2.2 Inloggningen fungerar inte 2.2.1 Felaktiga uppgifter Om du skriver in felaktiga inloggningsuppgifter uppmanas du av Reach-IT att försöka igen. Användare som inte kan logga in efter att ha använt fel lösenord tio gånger (och inte följer anvisningarna för att återställa lösenordet) kommer att spärras. Om du har glömt ditt lösenord men kommer ihåg ditt användarnamn och kan svara på säkerhetsfrågan (som du angav när du loggade in i Reach-IT första gången) kan du be att få ett nytt lösenord och/eller låsa upp ditt konto själv genom att följa anvisningarna nedan. Om du inte kommer ihåg ditt användarnamn eller svaret på säkerhetsfrågan, om du svarar fel på säkerhetsfrågan tre gånger, eller om ditt konto är spärrat av andra orsaker än misslyckade försök att logga in, måste du kontakta den företagsansvariga för din juridiska enhet i Reach-IT. Om du är ensam företagsansvarig för din juridiska enhet i Reach-IT ska du kontakta Echas stöd- och informationspunkt via webbformuläret REACH-IT User management webform. Anvisningar för att återställa ditt lösenord och låsa upp ditt Reach-IT-konto: - Gå till inloggningssidan för Reach-IT och klicka på länken Forgot your user ID or password?. - Skriv in ditt användarnamn och texten som visas i rutan och klicka på knappen Submit. Figur 9: Återställning av lösenord Låsa upp kontot Svara på din säkerhetsfråga och klicka på knappen Submit.

12 Reach-IT Handbok för industrianvändare Version 2.1 Figur 10: Säkerhetsfråga Om ditt svar var korrekt kommer du att få en bekräftelse på att ett nytt lösenord har skickats till den e-postadress som du har angett i ditt Reach-IT-konto. Figur 11: Nytt lösenord Lösenordet som har skickats är ett tillfälligt lösenord och du kommer att uppmanas att ändra det nästa gång du loggar in i Reach-IT. Observera: Av säkerhetsskäl ska du aldrig skicka lösenordet till ditt Reach-IT-konto via e-post till någon, inte heller till Europeiska kemikaliemyndigheten. För att undvika att ditt Reach-IT-konto blir spärrat råder vi dig att först läsa faktabladet som finns på denna sida: http://echa.europa.eu/sv/support/dossier-submission-tools/reachit/sign-up Det innehåller all information du behöver när du ska följa stegen för att låsa upp ditt konto. 2.2.2 Glömt användarnamnet eller lösenordet Om du har glömt ditt lösenord kan du begära ett nytt lösenord inom Reach-IT. Från inloggningssidan <login> (Figur 2) klickar du på länken <Forgot your user ID or password?>. Sidan <Request lost password> öppnas (Figur 12). Skriv in ditt användarnamn (*) och klicka på <Submit>.

Del 03 - Inloggning och meddelandebox Publiceringsdatum: april 2014 13 Figur 12: Begäran om nytt lösenord användarnamn Svara på din säkerhetsfråga, <Security question>, (Figur 13) och klicka på <Submit> så öppnas en sida för bekräftelse (Figur 14). Figur 13: Begäran om nytt lösenord säkerhetsfråga Figur 14: Begäran om nytt lösenord bekräftelse Klicka på <OK> för att lämna sidan. Reach-IT-systemet tar dig till inloggningssidan <Login>. Reach-IT-systemet genererar automatiskt en begäran om återställande av lösenord till företagets kontoansvariga. Du kan också kontakta den företagsansvariga direkt utan att använda Reach-IT. När lösenordet har återställts skickar Reach-IT ett nytt tillfälligt lösenord till din vanliga e-postadress. När du har fått det måste du logga in enligt beskrivningen under punkten Första inloggningen (avsnitt 2.1).

14 Reach-IT Handbok för industrianvändare Version 2.1 2.3 Utloggning Klicka på <Logout> (logga ut) i toppbannern för att avsluta Reach-IT-sessionen och lämna Reach-IT. Figur 15: Toppbannern i Reach-IT Logga ut Utloggningssidan <Logout> öppnas (Figur 16). Klicka åter på <Logout> för att bekräfta ditt val. Figur 16: Utloggningssida Från toppbannern kan du uppdatera dina användaruppgifter (klicka på din egen länk) samt ändra dina användarinställningar, <Preferences> (se avsnitt 3.4 nedan). 3. STEGVISA ANVISNINGAR FÖR ANVÄNDNING AV MEDDELANDEBOXEN Alla användare av Reach-IT (användarnivåerna 1 till 3) har sin egen mapp kallad Message Box (meddelandebox), som ger tillgång till interna meddelanden skickade av Reach-IT. Meddelanden kan skickas till en enskild användare, till en användargrupp (användare med samma roll) eller till alla användare tillhörande samma part. Meddelandets mottagartyp är endera en part eller en användare: - När meddelandets mottagartyp är en part har en kopia av meddelandet lagts i meddelandeboxarna för alla användare inom denna juridiska enhet. - När meddelandets mottagartyp är en användare har meddelandet enbart lagts i en meddelandebox för en särskild användare. Meddelanden som avser inlämningar har i regel en användare som mottagartyp, med undantag för de meddelanden som rör fakturering, som har en part som mottagartyp. Alla andra meddelanden har i regel en part som mottagartyp. Reach-IT-meddelandeboxen är mycket viktig för kontoinnehavaren eftersom den innehåller meddelanden om Echa-beslut, relevant information eller feedback. Alla Reach-IT-användare har sin egen meddelandebox där de har direkt tillgång till meddelanden som är riktade enbart till dem eller till deras part. Dessa meddelanden är konfidentiella och skickas därför inte som vanlig e-post. Det är viktigt att känna till att Reach-IT är den enda kommunikationskanal som Echa använder för att skicka beslut och meddelanden till användarna. Alla sådana meddelanden kan bara tas emot i Reach-IT:s meddelandebox. Därför uppmanar vi bestämt användarna att de aktiverar

Del 03 - Inloggning och meddelandebox Publiceringsdatum: april 2014 15 sin e-postavisering i Reach-IT och att de regelbundet loggar in och kontrollerar om de har fått några beslut eller meddelanden. Det datum då besluten eller meddelandena tillkännages är det datum då de görs tillgängliga i partens användarkonto i Reach-IT. Reach-IT skiljer på två typer av meddelanden. Det finns därför två meddelandeboxar för industrianvändare beroende på meddelandetypen: Figur 17: Meddelandebox Meddelandebox för åtgärder som behöver utföras: Meddelandeboxen Action required (åtgärd behövs) innehåller dels meddelanden där det krävs att en åtgärd ska utföras av det företag som meddelandet är ställt till (t.ex. en faktura har utfärdats och måste betalas, en inlämning klarade inte den tekniska fullständighetskontrollen och behöver ändras och skickas in på nytt, osv.), dels meddelanden som innehåller mycket viktig information (t.ex. ett beslut har utfärdats eller ett inlämnat underlag har fått ett referensnummer). Meddelandeboxen Action required (åtgärd behövs) innehåller två kolumner fler än den allmänna meddelandeboxen. Kolumnen som rör statusen på meddelanden till företag anger en av tre möjliga statusar för ett meddelande: Unread (oläst): Ingen användare från ditt företag har läst meddelandet och mindre än sju hela kalenderdagar har gått från det att meddelandet skapades. Read (läst): Minst en användare från ditt företag har läst meddelandet och mindre än sju hela kalenderdagar har gått från det att meddelandet skapades. Considered read (anses vara läst): Sju hela kalenderdagar har gått sedan dagen då meddelandet skapades och ingen användare från ditt företag har läst meddelandet.

16 Reach-IT Handbok för industrianvändare Version 2.1 Meddelanden som har fått statusen anses vara läst kommer att behålla den statusen även om användare öppnar meddelandena senare. Kolumnen som rör Company read date (dag då företaget har läst meddelandet) anger det datum då den första användaren öppnade meddelandet i fråga. För meddelanden med statusen Considered read (anses vara läst) är datumet och tiden sju hela kalenderdagar efter det att meddelandet skapades. Lägg märke till att kolumnerna Company message status (status på meddelandet till företaget) och Company read date (dag då företaget har läst meddelandet) inte anger om tidsfristen juridiskt sett har börjat löpa. Det finns fall då tidsfristen börjar löpa genast då meddelandena har tillkännagetts i Reach-IT, även om de enligt statusen anses vara lästa först efter sju hela kalenderdagar. Dessa fall beskrivs i användningsvillkoren. Allmän meddelandebox: Den allmänna meddelandeboxen innehåller alla andra meddelanden av mer informativt slag (t.ex. ett inlämnat underlag har klarat kontrollen av bestämmelserna för företag, eller den företagsansvariga ändrade din användarroll från Company Reader till Company Normal, osv.). Mappen Message Box (meddelandebox) innehåller alla inkommande meddelanden, såvida de inte har flyttats till någon av följande undermappar: - User folder som innehåller meddelanden som riktar sig till den enskilde användaren (men som även är knutna till hans/hennes roll). - Organisation folder som kan innehålla en kopia av de meddelanden som skickats till hans/hennes part. - Role folder som kan innehålla en kopia av de meddelanden som skickats till hans/hennes roll. Med hjälp av dessa standardmappar kan användaren sortera och arkivera meddelanden. Alla användare har identiska mappar och de kan inte döpas om. 3.1 Läsa ett meddelande Efter att ha loggat in väljer du Message Box (meddelandebox) (Figur 18) i den vänstra menyn och sedan <View my messages> (visa mina meddelanden). Figur 18: Sida för meddelandebox

Del 03 - Inloggning och meddelandebox Publiceringsdatum: april 2014 17 Som standard visas meddelandeboxen med det senaste meddelandet överst (i fallande ordning). För att se meddelandets innehåll klickar du på länken <Show> i kolumnen Details : meddelandefältet kommer att expandera nedanför meddelanderaden (Figur 19). Av innehållet i meddelandet framgår också vem som läst meddelandet. Första gången ett nytt meddelande öppnas kommer dess lässtatus Read (läst) (tredje kolumnen) att ändras från Nej till Ja, vilket betyder att meddelandet har visats minst en gång. Echa kan också se Company message status (status på meddelandet till företaget) och Company read date (dag då företaget har läst meddelandet). Figur 19: Sida för läsning av meddelanden För att dölja meddelandets innehåll klickar du på länken <Hide> (dölj). 3.1.1 Sortera meddelanden Om du vill sortera dina meddelanden klickar du på en kolumnrubrik som då visar tecknet eller för sortering i stigande eller fallande ordning (Figur 20). Figur 20: Sida för sorterade meddelanden Som standard är meddelandena sorterade efter fallande tillkomstdatum.

18 Reach-IT Handbok för industrianvändare Version 2.1 3.1.2 Andra mappar än mappen Message box Meddelandeboxen innehåller andra mappar än mappen Message box, till exempel User (användare), Organisation och Role (roll) (Figur 21). Figur 21: En mapp som används visas alltid i fet stil För att se innehållet i andra mappar klickar du på länken till den valda mappen (högst upp i listan). Som standard visas alltid den mapp som används med fet stil. 3.2 Flytta ett meddelande Efter att ha loggat in väljer du Message Box (meddelandebox) (Figur 18) och sedan <View my messages> (visa mina meddelanden). Välj vilka meddelanden du vill flytta genom att kryssa i rutorna i den första kolumnen (Figur 22). Figur 22: Flytta ett meddelande till organisationsmappen välja meddelanden Välj den mapp du vill flytta meddelanden till i plocklistan bredvid <Move to > (längst ned i tabellen) (Figur 22). De nyligen tillagda meddelandena visas i den mapp du flyttat meddelandena till (Figur 23).

Del 03 - Inloggning och meddelandebox Publiceringsdatum: april 2014 19 Figur 23: Flytta ett meddelande till organisationsmappen Det är inte tillåtet att flytta ett oläst meddelande. Kontrollera först att det meddelande du vill flytta har inställningen Yes i läskolumnen Read. 3.3 Ta bort ett meddelande Om du tar bort ett meddelande flyttas det först till mappen Deleted messages (borttagna meddelanden) från vilken det fortfarande kan återställas. För att ta bort ett meddelande permanent från meddelandeboxen måste du utföra en andra borttagningsåtgärd från mappen Deleted messages. Det är inte tillåtet att ta bort ett oläst meddelande. Kontrollera först att det meddelande du vill ta bort har inställningen Yes i läskolumnen Read. Efter att ha loggat in väljer du Message Box (meddelandebox) (Figur 18) och sedan <View my messages> (visa mina meddelanden). Välj vilka meddelanden du vill ta bort genom att kryssa i rutorna i den första kolumnen och klicka på <Delete> (Figur 22). Du ombeds att bekräfta ditt val (Figur 24). Klicka åter på <Delete> för att bekräfta ditt val. Figur 24: Sida för borttagna meddelanden Ditt meddelande kommer att flyttas till mappen Deleted messages. Om du vill se ditt

20 Reach-IT Handbok för industrianvändare Version 2.1 meddelande klickar du på <Deleted messages> (Figur 25). Figur 25: Sida för mappen som innehåller borttagna meddelanden Fram till detta moment är de borttagna meddelandena fortfarande möjliga att återställa. För att ta bort meddelanden permanent från din <Message box> väljer du det borttagna meddelandet genom att kryssa i rutan i den första kolumnen. Klicka på <Delete>. Klicka åter på <Delete> för att bekräfta ditt val. 3.4 Konfigurera meddelandeboxen Användarna kommer inte att få några meddelanden om åtgärder som avser Reach-IT i sina privata meddelandeboxar. Echa rekommenderar därför användarna att de aktiverar sin e-postavisering i Reach-IT och att de regelbundet loggar in och kontrollerar om de har fått något beslut eller något annat meddelande. För att få reda på om nya meddelanden kommer till din meddelandebox kan Reach-IT skicka e-postaviseringar till det e-postkonto som är kopplat till ditt användarkonto. För att vara säker på att du får dessa aviseringar måste du ange detta i dina användarinställningar. Figur 26: Reach-IT:s toppbanner Inställningar Från toppbannern klickar du på länken <Preferences> i övre högra hörnet av Reach-IT (Figur 26). Sidan för användarinställningar öppnas (Figur 27).

Del 03 - Inloggning och meddelandebox Publiceringsdatum: april 2014 21 Figur 27: Sida för användarinställningar Sidan för användarinställningar omfattar de allmänna inställningarna (General settings), som för närvarande endast finns på engelska, och inställningarna för meddelandeboxen (Message Box). I inställningarna för meddelandeboxen (Figur 27) kan två typer av aviseringar ställas in: 1- Avisering om nytt allmänt meddelande: Till din externa e-postadress skickas en avisering när ett nytt meddelande har kommit in till din meddelandebox för allmänna meddelanden i Reach-IT. Aviseringen kan göras endera så snart meddelandet har utfärdats, eller en gång per dag eller vecka. Välj hur ofta du vill ha e-postaviseringar: No : Systemet skickar aldrig någon e-postavisering. Detta är standardinställningen för alla nytillkomna användare. Yes- Immediately : En e-postavisering skickas direkt efter att ett meddelande har utfärdats. Yes- Daily : E-postaviseringarna skickas samtidigt en gång per dygn (kl. 06:00). Yes- Weekly : E-postaviseringarna skickas samtidigt en gång i veckan (på måndagar kl. 06:00). 2- Avisering om nytt meddelande om att en åtgärd behövs: En användare med rollen som företagsansvarig kan skapa en ny kontakt (eller ändra uppgifterna om en befintlig kontakt) och ge denna kontakt rollen som ECHA Regulatory Contact (Echa-kontakt för tillsynsfrågor). Denna kontakt kommer att få en e-postavisering till sin e-postadress på natten, om en eller flera åtgärdsmeddelanden till parten har genererats under dagen. Observera att endast en person kan få rollen som ECHA Regulatory Contact. Som standard är New Action Message Alert (avisering om nytt meddelande om åtgärd) inställd på Yes för alla användare. Den kan bara stängas av om en Reach-IT-kontakt med rollen ECHA Regulatory Contact har fastställts av den företagsansvariga för din juridiska enhet i Reach-IT. Vi rekommenderar ändå att New Action Message Alert är inställd på Yes, eftersom kontakten bara kommer att få en e-postavisering för meddelanden som skickas till parten och inte till dig som användare. För att hantera e-postaviseringar för nya meddelanden i din meddelandebox Action required (åtgärd behövs) går du till sidan med användarinställningarna. Under avsnittet New Message Alert (avisering om nytt meddelande) i inställningarna för meddelandeboxen ska du se till att Send email (skicka e-post) är inställt på Yes (detta

22 Reach-IT Handbok för industrianvändare Version 2.1 är standardinställningen). Med den här konfigureringen kommer du att få en e-postavisering på natten om meddelanden kom till din meddelandebox för Action required (åtgärd behövs) under dagen. E-postaviseringarna innehåller ingen konfidentiell företagsinformation. När du får sådana aviseringar måste du logga in i Reach-IT och gå in i meddelandeboxen för att läsa meddelandet.

EUROPEISKA KEMIKALIEMYNDIGHETEN ANNEGATAN 18, P.O. BOX 400, FI-00121 HELSINGFORS, FINLAND ECHA.EUROPA.EU