Minnesanteckningar Expertgruppen för kompetensfrågor

Minnesanteckningar Expertgruppen för kompetensfrågor 090127 Plats: KB, Biblioteksgatan 29, 1 tr Lokal: LIBRIS utbildningsrum Tid: 10 16 Deltagare: Catharina Isberg, platschef Alnarpsbiblioteket, bitr. överbibliotekarie SLU Biblioteken (ordförande i Expertgruppen) Annelie Ekberg Andersson, Karlstads universitetsbibliotek Margaretha Eriksson, Regionbibliotek Skåne (representant för Föreningen Sveriges länsbibliotekarier) Ylva Fernvall, Biovitrum, Stockholm (företräder Svensk förening för informationsspecialister) Cecilia Gärdén, Bibliotekshögskolan, Högskolan i Borås (företräder bibliotekarieutbildningarna) Christina Jönsson Adrial, Högskolan i Kristianstad, Biblioteket (företräder Svensk biblioteksförening) Britt Sagnert, Kungl. biblioteket Inger Thomas Sundin, Umeå universitetsbibliotek Helena Wedborn, Linköpings universitetsbibliotek Lotta Åstrand, Karolinska Institutet, Universitetsbiblioteket Karl Isaksson, utbildningssamordnare, Kungl. Biblioteket (sekreterare i Expertgruppen) 1. Mötet öppnas Ordföranden hälsade Expertgruppens nya medlem Cecilia Gärdén välkommen. Cecilia har i uppdrag att utveckla den professionsinriktade enhet som skapats inom Bibliotekshögskolan. 2. Fastställande av dagordning 3. Minnesanteckningar från föregående möte Uppföljning av punkt 3. Beträffande möjligheten att publicera artiklar eller notiser i KBnytt och Krönikan meddelas att ingen av dessa kommer att ges ut i tryckt form i fortsättningen. I stället kommer artiklar, notiser etc att publiceras löpande på webben kb.se. 4. Resultat och utvärdering av seminariedagen om kompetensfrågor den 7 november (Helena, Karl) Seminariet samlade 50 deltagare. Expertgruppen fick in 30 utvärderingar, som visade på en stor uppskattning av seminariedagen, både beträffande innehåll och föredragshållare. På frågan vad deltagarna vill lära sig mer om i anslutning till de olika programpunkterna var de två mest framträdande förslagen a) konkreta verktyg, b) hur gör man?. Deltagarna önskade sig dessutom bra verktyg för att stärka den individuella kompetensen och självkänslan. Dessutom framkom att behovet av utvärderingsverktyg är stort. Ökad kunskap om utvärdering och uppföljning bedöms mycket tydligt som en viktig kompetens. På frågan om deltagarna var intresserade av att arbeta aktivt i ett nätverk för kompetensfrågor anmälde 14 personer intresse för det. Mötet bestämde att skapa en 1

Facebook grupp för det nätverket. Tanken är att bjuda in deltagarna att komma med idéer och förslag för att sedan arbeta vidare med det. Syftet är att sammanställa och sammanfatta det väsentligaste med ett framåtsyftande perspektiv. Den 10 februari 2009 ska detta vara klart och deltagarna inbjudna till Facebook gruppen med avsikten att få ett aktivt nätverk för kompetensutvecklingsfrågor. Planering av en seminariedag om kompetensfrågor hösten 2009 diskuterades. Sammanfattningsvis kan sägas att seminariet var framgångsrikt och fick mycket bra och positiv kritik. En sammanfattning av seminariedagen återfinns på http://www.kb.se/dokument/bibliotek/referensgrupper/kompetensfragor/kompetensse minarium_20081107_sammanfattning.pdf. 5. Analys av Kompetenser om fem år och hur blir de till verklighet förslag att bilda en arbetsgrupp som arbetar vidare med detta material (Catharina, Karl) En slutsats som kan dras av den sammanställning som gjorts utifrån post it lapparna från seminariedagen om kompetensfrågor den 7 november 2008 och biblioteksstämman den 20 november 2008, är att kommunikation värderas högt bland de kompetenser som kommer att vara viktigast om fem år. Kommunikation och i synnerhet strategisk och kommunikativ kommunikation blir en allt viktigare kompetens. Attityd är viktigt, inklusive bemötande. Expertgruppens inventering och analys av framtida kompetensbehov kommer, när den är klar, att läggas ut på KB:s webb. Advantum har frukostseminarier för kompetensutveckling som Lotta rekommenderar. Beteenden är viktigt, det anses ibland viktigare än värderingar. Mer om Adventums frukostseminarier finns att läsa på adressen http://www.advantumkompetens.se/omoss/seminarium/. Dessa seminarier välkomnar alla som arbetar med låntagare/kunder. Generellt gäller att Expertgruppen bör ha ordentlig omvärldsbevakning av detta område. 6. Verksamhetsplanen under 2009 Den förteckning med redan avklarade aktiviteter som finns i verksamhetsplanen kommer att tas med i verksamhetsberättelsen för 2008 och därefter tas bort ur verksamhetsplanen. Verksamhetsplanen gicks igenom och uppdaterades. Tre arbetsgrupper skapades med deltagare från Expertgruppen för att driva de tre viktigaste frågorna. Dessa är: a) Workshop med bibliotekarieutbildningarna Deltagare: Cecilia Gärdén, sammankallande, Annelie Ekberg Andersson, Karl Isaksson, Catharina Isberg, Britt Sagnert, Catrin Sundel, Inger Thomas Sundin Uppdrag: Planera, förbereda och genomföra en workshop med bibliotekarieutbildningarna. Syftet är att får ett närmande mellan fältet och utbildningarna genom samverkan och samarbete. Utbudet inventeras för att kunna identifiera de strategiska behoven. Tidpunkt: Tidig höst 2009. 2

b) Seminarium om kompetensfrågor 2009 Deltagare: Helena Wedborn, sammankallande, Margaretha Eriksson, Ylva Fernvall, Karl Isaksson, Britt Sagnert, Lotta Åstrand Uppdrag: Planera, förbereda och genomföra ett seminarium om kompetensfrågor 2009. Det ska locka minst lika många och nöjda deltagare som 2008. Enligt utvärderingarna är det intressant att ta upp praktisk implementering av kompetens, samt behov och utvärdering. Tidpunkt: 5 november 2009 i Stockholm. c) Behov och nätverk Deltagare: Lotta Åstrand, sammankallande, Karl Isaksson, Catharina Isberg, Christina Jönsson Adrial Uppdrag: Fortsätta inventeringen och sammanställningen av kompetensbehov i framtiden (post it lappar, enkäten). Kommunikation med omvärlden är mycket viktigt för att få återkoppling, samt för att bidra till att andra aktörer också arbetar med kompetensutveckling. Expertgruppen och nätverket måste synas mer för att skapa och underhålla en dialog. En Faceboook grupp skapas till hjälp för det. Tidpunkt: Påbörjas snarast. 7. Ansökningar om kompetensmedel för 2009 (Catharina, Karl, Britt, Inger, Catrin) Arbetsgruppen för ansökningarna presenterade sitt utkast till förslag. Synpunkter, kommentarer och diskussion följde. Arbetsgruppen fortsätter sitt arbete enligt tidplanen. Kriterierna för ansökningarna kommer att utvärderas av den arbetsgrupp som tog fram förslaget (Catharina Isberg, Annelie Ekberg Andersson, Karl Isaksson och Britt Sagnert, med tillägget Inger Thomas Sundin från arbetsgruppen för ansökningar.) 8. Externa konferenser a) Bibliotekskonferens, Svensk biblioteksförening, 15 maj 2009 seminarium om arbetet inom KB samt kompetensutvecklingsprojektet inom PentaPlus (Catharina) Catharina Isberg och Margareta Junghage kommer att ha en punkt tillsammans på detta seminarium. Tema: Rummet och rymden. b) SFIS seminariet Kompetensutveckling diskussion (Ylva) Ylva informerade om denna fristående fortsättning av seminariedagen om kompetensfrågor som Expertgruppen anordnade den 7 november 2008. Målgruppen är något vidare, men omfattar i första hand biblioteksområdet. 3

9. Självutvärdering 2009 (Karl, Catharina) Den 2 mars har Expertgruppen ett webbmöte då årets självutvärdering görs. Lotta Åstrand är ordförande för det mötet. 10. Möten med Expertgruppen under 2009 (Catharina) Följande datum under 2009 kommer Expertgruppen att träffas: 2 mars kl 10 11, webbmöte 15 april, kl 14 15, webbmöte 4 maj, kl 10 16, KB 15 september, kl 10 16, KB 4 november, kl 10 16, KB 11. Läst och lärt Adventums frukostseminarier om planering och utvärdering av utbildningsinsatser rekommenderas, t ex Koll på kompetensen vid omorganisationer. Mer om Adventums frukostseminarier finns att läsa på adressen http://www.advantumkompetens.se/omoss/seminarium/. Lästips: a) Lindelöw, Malin, Kompetensbaserad personalstrategi. b) Kylén, Jan Axel, Att utvärdera: organisation, verksamhet, personal Frågor och tips: a) Vad har vi för kompetens och vad behöver vi? b) Att utvärdera utbildningsinsatserna hur gör man? c) Kompetensportfölj, kan t ex användas vid medarbetarsamtal d) Utvecklingsaktör istället för utbildningsarrangör För övrigt rekommenderar Expertgruppen sin wiki om kompetensverktyg på adressen http://kompetensverktyg.wikispaces.com/. 12. Övrigt Dagordningen läggs fortsättningsvis i Confluence och de som har något att lägga till kan göra det själva efterhand. Det är bra om man redan då länkar till de dokument man vill hänvisa till, eller laddar upp dom i Confluence. Bilaga 1: Verksamhetsplan 2009 2010 Expertgruppen för kompetensfrågor (rev. 27 januari 2009) 4

Bilaga 1 Verksamhetsplan 2009 Expertgruppen för kompetensfrågor Syfte Expertgruppen för kompetensfrågor ska genom samverkan inom gruppen och med olika andra aktörer påverka och höja medvetandet om vikten av kompetensutveckling inom biblioteken, samt identifiera nuvarande och kommande behov av kompetensutveckling. Detta gör vi för de bibliotek som ligger inom KB:s uppdrag, så att dessa kan utveckla sina verksamheter utifrån sina uppdragsgivares och kunders behov. Målsättning 2009 2010 1. Att bidra till identifiering av nuvarande och kommande kompetensutvecklingsbehov på strategisk nivå, så att biblioteken i rätt tid kan besluta om rätt satsningar på kompetensutveckling. 2. Att bidra till att effektivisera insatser för kompetensutveckling genom samordning av utbudet, samt att uppmuntra aktörer att ta ansvar för olika frågor som identifierats. 3. Att marknadsföra och informera om vikten av kompetensfrågor och om gruppens arbete genom att arbeta för att höja medvetenheten om behovet och värdet av kompetensfrågor på såväl personlig, strategisk, kommunikativ och yrkesteknisk nivå, liksom arbetsgivarens och medarbetarens respektive ansvar för denna. 4. Att under perioden genomföra konkreta aktiviteter inom området för kompetensfrågor, genom att lyfta goda exempel och inspirera. 5. Att säkerställa att medel för kompetensutveckling för 2010 finns i minst samma utsträckning som under 2009 (för expertgruppens verksamhet). Att på ett övergripande plan verka för att den höjda medvetenheten kring kompetensfrågor bidrar till utveckling och effektivisering av bibliotekens verksamhet, och därmed skapa ekonomisk nytta. Aktivitetsplan 2007 2009 Vad När Vem Status Behandla inkomna ansökningar angående kompetensutvecklingsmedel för 2009 Dec 2008 feb 2009 Catharina, Inger, Katrin, Karl, Britt Pågående Workshop med bibliotekarieutbildningarna Seminarium 2009 för kompetensansvariga Tidig höst 2009 Höst 2009 Arb grp: Cecilia (sk), Annelie, Inger, Catharina, Britt, Karl, Catrin Arb grp: Helena (sk), Lotta, Britt, Karl, Margaretha, Ylva Biblioteksdagarna 2009, seminarium 15 maj Catharina 2009 Fortsätta bygga upp wikin om 2009 Lotta, alla Pågående kompetensverktyg 1) Nätverket för 2009 Arb grp: Lotta (sk), 5

kompetensutvecklingsansvariga utveckla det 2) Synliggöra och arbeta vidare med identifierade behov, dvs behovssammanställningen Utvärderingsblankett från kompetensseminarium Uppföljning av seminariet om kompetensfrågor 081107 Behovssammanställning utifrån inkomna föreslag vid kompetensseminarium och biblioteksstämman Samarbeta med aktörer om kompetensutvecklingsinsatser utifrån identifierade behov. Informera/redogöra för Nationella referensgruppen om uppdaterad verksamhetsplan Karl, Christina, Catharina Nov 2008 Karl Pågående jan 2009 Jan 2009 Helena, Karl, alla Höst 2009 Catharina, Karl Vår 2009 Vår 2009 Catharina, Karl Pågående Verksamhetsberättelse för 2008 Feb 2009 Karl, Catharina Omvärldsbevakning (Det goda exemplet, 2009 Alla Kontinuerligt inspiration) Artikel i DIK 2009 Catharina Pågående Föreslå informationspunkter och förändringar till Expertgruppens sida på KB:s webbplats Varje möte/ ständigt Karl, alla Kontinuerligt Marknadsföra gruppens arbete webben, Biblist, annonser, kampanj många kanaler samtidigt Ansökningar om kompetensmedel inför 2010 Granska kriterier för ansökningar om kompetensmedel Utvärdering av nyttan av ansökta kompetensmedel Finansiering av expertgruppens kompetensutveckling synliggörande och diskussion Varje möte Alla Kontinuerligt Hösten 2009 Våren 2009 2010 Arb grp, alla Catharina, Annelie, Inger, Britt, Karl 2009 Karl, Catharina Arb gr tillsätts sept 6

Expertgruppens relationer med omvärlden Expertgruppen har gjort en fördelning av ansvarsområden gällande kontakter med andra aktörer enligt nedan: SFIS Ylva SB Christina SLB Margaretha Specialbiblioteken Catrin Universitets och högskolebiblioteken Karl, Lotta, Inger, Helena, Anneli, Catharina Biblioteksutbildningarna Cecilia SUHF Catharina och Helena BBL Catharina DIK Karl, Catharina Nationella referensgruppen Karl och Catharina KB:s kommunikationsavdelning Karl och Catharina Vilken kompetens behövs för samordningen Samordnarkompetens Webbkompetens Marknadsföringskompetens Administratörskompetens Organisation Vem ska ansvara för vad och hur ska vi samverka? Nationella referensgruppen (styrgrupp) Expertgruppen för kompetensfrågor (arbetsgrupp) o Deltagare representerar gruppen vid de tillfällen som ges, kommunicerar och marknadsför inom sina biblioteksområden, driver sina aktiviteter, deltar aktivt i möten och diskussioner på nätet. o Samordnare representerar gruppen tillsammans med ordföranden, sköter viss del av marknadsföringen samt ansvarar för webb och att gruppens arbete administreras. Kallar till möten. o Ordförande håller ordning och struktur på möten, driver gruppens arbete framåt. Ekonomiska konsekvenser Medvetenhet om att kostnader kan komma att uppstå för t.ex. webbutveckling, administratör, seminarier osv. 7

Verksamhetsberättelse Rapportera till Nationella referensgruppen minst en gång per år, utöver detta vid behov. Göra en egen självvärdering årligen samt efter mandattidens utgång. Följa upp verksamhetsplanen vid varje möte. Expertgruppens medlemmar: Catharina Isberg, bitr. överbibliotekarie SLU biblioteken, platschef Alnarpsbiblioteket (ordförande i Expertgruppen) Annelie Ekberg Andersson, Karlstads universitetsbibliotek Margaretha Eriksson, Regionbibliotek Skåne (representant för Föreningen Sveriges länsbibliotekarier) Ylva Fernvall, Biovitrum, Stockholm (företräder Svensk förening för informationsspecialister) Elisabeth Fornell, Stockholms stadsbibliotek Cecilia Gärdén, Bibliotekshögskolan, Högskolan i Borås (företräder bibliotekarieutbildningarna) Christina Jönsson Adrial, Högskolan i Kristianstad, Biblioteket (företräder Svensk biblioteksförening) Elisabeth Malmhester, Riksdagsbiblioteket Britt Sagnert, Kungl. biblioteket Catrin Sundel, Anna Lindh biblioteket Inger Thomas Sundin, Umeå universitetsbibliotek Helena Wedborn, Linköpings universitetsbibliotek Lotta Åstrand, Karolinska institutet, Universitetsbiblioteket Karl Isaksson, utbildningssamordnare, Kungl. Biblioteket (sekreterare i Expertgruppen) Mandatperiod 5 september 2007 till 31 december 2009. Genomförda aktiviteter t.o.m 2008 Vad När Vem Genomfört Presentation för den nationella referensgruppen 22 nov Eva 2007 Kommunikation med BBL, artikel Hösten Catharina 2007 Inventera verktyg/metoder för kompetensplanering, via Biblist Hösten 2007 Lotta 8

Utifrån inventering av verktyg och metoder göra en sammanställning av inkommen information, ge exempel på olika verksamheter inom området samt kontaktpersoner. Redovisa detta på seminarium 7 november 2008 KB skickar ut första information om Expertgruppen på Biblist KB skickar ut en presentation av Expertgruppen till bibliotekscheferna KB skickar ut en förfrågan till verksamhetscheferna vid biblioteken om hur man arbetar med kompetensutveckling vid den egna verksamheten, om kompetensutvecklingsplaner finns, om man har någon särskild ansvarig för kompetensutvecklingsfrågor, hur kompetensutvecklingsbehoven ser ut för de närmaste tre åren samt ber dem välja ut de fem strategiskt viktigaste områden man vill satsa på SUHF lista för kompetensansvariga Inventera utbudet 2007 av genomförd kompetensutveckling för bibliotekarier 7 nov 2008 Lotta Dec 2007 Eva Jan 2008 Eva Tidigt våren 2008 Eva Tidigt våren 2008 Catharina, Eva Våren 2008 Christina, Ylva, Anders, Margareta, Eva Våren 2008 Eva BF webb 8 okt Catharina, 2008 Lotta Gemensamt kurskalendarium (SFIS, BF, KB, utbildningarna ) Medverka i den nordiska fjärrlånekonferensen 2008 Seminariedag för kompetensutvecklingsansvariga 7 nov 2008 Helena, Anders, Lotta, Catharina, Britt, Karl Utbildning om kompetensutveckling för chefer och nationella referensgruppen. Bjuda in någon att hålla ett seminarium på Biblioteksstämman Ta fram kriterier och underlag för kompetensutvecklingsmedel Intern kommunikation, maillista, confluence Publicera sammanfattning av seminariet på webben 20 nov 2008 Catharina, Britt, Karl Nov 2008 Catharina, Annelie, Karl, Britt Hösten Karl Klart 2008 Nov 2008 Britt, Karl Klart 9

Bakgrund, nutid och framtid Olika aktörer har hittills gett olika eller ibland liknande kompetensutvecklingsinsatser, för bibliotekarier, utan samordning. Förändringar i omvärlden gör att behoven av kompetensutveckling har ändrats. Biblioteken går mot Bibliotek 2.0 där vi behöver ökat förtroende för kunden, ökad integrering och ökad delaktighet. SWOT analys 2008 11 06 Möjligheter: Kompetensfrågor högre upp på dagordningen Bättre spridning av ansvarsbiblioteksmedel, inklusive effektivitet och kvalitet Insatserna mer konkurrensutsatta Skär ej i kompetensutveckling när ekonomin går ned Färre personer, mer kompetensutveckling Fler bibliotek möjlighet att söka pengar Presumtivt nätverk Ökad bredd och ökad strategisk betydelse i och med organisationsförändringar Samarbete KB SUHF Akademisering av fortbildningen, ökad professionalisering Nyttovärdering och kvalitetsvärdering Ökad dialog mellan olika nätverk Ökad drivkraft för nätverk Styrkor: Nya deltagare i gruppen ger ny kompetens Ökad erfarenhet = gruppens egen kompetensutveckling Ekonomi Påverkansmöjlighet både beträffande fördelning och egna utbildningsprojekt Gruppen har synts Snabbt kommit fram med konkreta insatser Ökad insyn Gruppen kommer att lära sig mycket av processen med ansökningar Svagheter: Förlorat deltagare och kontinuitet Att inte fler är intresserade Svårt mäta effektivitet av gruppens arbete Lite pengar att dela ut Hot: Konkurrens om deltagande Biblioteken dålig ekonomi kompetensutveckling dras ned Svårt att synas Svagt stöd från ledning för kompetensutveckling Omotiverade individer Organisationens önskan: individens önskan visavi verksamhetens behov Lite pengar att dela ut 10

Generationsväxling Fastbrändhet Mental förtidspensionering Dålig personalomsättning Identifiera rätt behov utifrån kundens behov Gap digitala analoga/verkliga nätverket 11