STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT DNR 9.3-16302/11 SID 1 (7) 2012-01-19 SSA 2011:18 Polismyndigheten i Stockholms län Operativa avdelningen Att: Helena Österborg HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS POLISMYNDIGHETENS OPERATIVA AVDELNING Närvarande från Polismyndigheten i Stockholms län: Helena Österborg Administrativ chef Operativa avd, arkivansvarig Thomas Högberg Arkivarie med ansvar för Operativa avd, rättsenheten Maria Trollsten Chefssekreterare, registrator Operativa avd. Anders Gustafsson IT- och säkerhetsansvarig Operativa avd. Birgitta Odén Myndighetsarkivarie, rättsenheten Erik Widstrand Biträdande avdelningschef (deltog under del av inspektionen) Närvarande från Stockholms stadsarkiv: Martin Ståhl Inspektionsförrättare Christina Moberg Protokollförare SAMMANFATTNING Polismyndighetens Operativa avdelning inspekterades av Stockholms stadsarkiv den 7 december 2011. Inspektionen avsåg Operativa avdelnings allmänna handlingar pappersbaserade och digitala. Operativa avdelningen har inte tidigare inspekterats av Stockholms stadsarkiv. Operativa avdelningen har i huvudsak väl fungerande rutiner för sin hantering av allmänna handlingar. Kunskapen om hantering av allmänna handlingar upplevs också som god i organisationen. Det finns ett behov av att se över de digitala systemen och värdera informationen i dessa utifrån ett bevarande- och gallringsperspektiv. Detta arbete ska delvis ske i samarbete med Rikspolisstyrelsens (RPS) arkivfunktion. Riktlinjer och stöd inom arkivområdet upprättas centralt på myndighetens rättsenhet och anpassas till avdelningarna och enheterna i form av avdelnings- och enhetsordrar. Inspektionen var föraviserad. Box 22063, 104 22 Stockholm. Besöksadress Kungsklippan 6 Telefon 08-508 28 300. Fax 08-508 28 301 stadsarkivet@stockholm.se www.ssa.stockholm.se
SID 2 (7) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN Förelägganden Stadsarkivet förelägger Operativa avdelningen att: - Beakta vilka konsekvenser de kommande organisationsförändringarna kan innebära för arkivbildning och gallring. - Utreda behovet av gallring. - Förvara allmänna handlingar skyddade. Operativa avdelningen ska senast den 2012-12-31 åtgärda föreläggandena, samt skriftligen redovisa hur föreläggandena har åtgärdats.
SID 3 (7) ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivansvaret har fastställts Administrativa chefen för Operativa avdelningen Helena Österborg är arkivansvarig. Operativa avdelningen har en tydlig fördelning av arbetsuppgifter och ansvar som reglerats i den för avdelningen framtagna avdelningsorder om arkivorganisation. Avdelningsordern specificerar ingen funktion vid namn, men vilka som berörs är enligt uppgift känt inom organisationen. Det övergripande ansvaret innehas av rättsenheten, en stabsfunktion inom myndigheten. Den praktiska skötseln av arkivet svarar en arkivarie vid rättsenheten för. Enhetscheferna inom Operativa avdelningen är arkivredogörare och kontaktpersoner gentemot arkivarien, som förmedlar information ut i verksamheten. Arkivredogörarna ansvarar för att det praktiska arbetet utförs på sina enheter, medan själva utförandet ligger på handläggarna. Avdelningen har en ansvarig registrator samt ett flertal registratorer fördelade på enhetsnivå. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Kunskap om hur allmänna handlingar ska hanteras är god och man uppger att det finns bra rutiner för att kommunicera informationen. Nyanställda erhåller övergripande och generell information kring registrering, diarieföring och arkivering i samband med sin introduktion. Beroende på funktion är denna information mer eller mindre djupgående och detaljerad. Information kring hantering av allmänna handlingar finns publicerad på intranätet. Kunskapsnivån kring gallringsbestämmelser bedöms vara god inom organisationen i stort och det finns en vana att registrera och hantera allmänna handlingar. DIARIEFÖRING OCH ARKIVBILDNING Rutiner för postöppning Operativa avdelningen tillämpar central postöppning genom ansvarig registrator och medarbetarna har gett muntliga fullmakter för postöppning. Man öppnar emellertid inte personadresserad post centralt. Det finns rutiner för att personadresserad post öppnas av närmaste kollegorna vid frånvaro. Stadsarkivet påtalade att myndigheten bör kontrollera att post inte blir liggande under längre frånvaro. Alla anställda på myndigheten har en s.k. intern e-postadress som är aktiverad. Med intern menas att den används för kommunikation både inom den egna, men också med övriga polismyndigheter i landet. Den interna e-postadressen kan inte
SID 4 (7) användas för kommunikation utanför polisväsendet. Stadsarkivet betonade att all korrespondens mellan polismyndigheter i landet ger upphov till allmänna handlingar och ska hanteras därefter. De medarbetare och funktioner som har behov av en extern e-postadress har då aktiverat denna, efter samtycke från närmaste chef. Rutiner vad gäller ansvar och användande av den externa e-postadressen finns, t ex avseende hantering av sin e- post vid frånvaro. Operativa avdelningen har flera funktionsbrevlådor, både på avdelnings- och enhetsnivå, som bevakas flera gånger per dygn. All post som går till enheternas funktionsbrevlådor har först passerat avdelningens funktionsbrevlåda. Diarieföring Diarieföringen sker centralt på avdelnings- eller enhetsnivå, beroende på vad ärendet rör. Avdelningen för flera diarier för sina ärenden, t ex allmänt diarium (AA), kriminaldiarium (K) och trafikdiarium (T). Myndigheten uppger att rutinerna för att lämna upprättade och inkomna handlingar till registrator fungerar bra. Hantera handlingar enligt fastställda och välkända anvisningar En dokumenthanteringsplan/arkivbildningsplan finns upprättad för avdelningen. Arkivbildningsplanen utgår från en mall som Rikspolisstyrelsens (RPS) arkivarier tagit fram och har anpassats till avdelningens verksamhet. Arbete pågår med att komplettera arkivbildningsplanen med information om (geografisk) förvaring av handlingarna. Planen uppdateras löpande av arkivarien och publiceras på intranätet. Kunskapen hos handläggarna kring vilka hanteringsrutiner som gäller upplevs som god. BEVAKA ARKIVFRÅGOR VID VERKSAMHETSFÖR - ÄNDRINGAR Det blir sannolikt aktuellt med en organisationsförändring inom Operativa avdelningen inom en nära framtid, men det är ännu inte klart hur resultatet kommer se ut eller hur det kommer att påverka verksamheten. Det man säkert vet är att det inte blir aktuellt med ändring av arkivlokaler. Vissa delar av verksamheten kan försvinna, medan andra blir kvar. Man genomför bl a en genomlysning av Trafikenheten. Stadsarkivet påtalade vikten av att arkivfrågorna fångas upp i förändringsarbetet, detta rör främst arkivredovisningen och dokumenthanteringsplanen/arkivbildningsplanen.
SID 5 (7) Föreläggande Operativa avdelningen ska beakta vilka konsekvenser de kommande organisationsförändringarna kan innebära för arkivbildning och gallring. TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringsbeslut finns för analoga handlingar Det finns en stor mängd föreskrifter, både generella (RA-FS:ar) och myndighetsspecifika (RA-MS:ar), som är tillämpliga för Operativa avdelningen. Samtliga gallringsföreskrifter är redovisade i arkivbeskrivningen. Det framgår tydligt av gallringsföreskrifterna att de är framtagna för och anpassade till pappersbaserat material och inte till digital information. Ingen värdering har genomförts av informationen som finns i de IT-system som avdelningen använder i sin verksamhet och ingen gallring sker heller idag i systemen, med undantag av viss gallring som sker med stöd i Datainspektionens föreskrifter. Enligt Riksarkivets föreskrifter RA-FS 2009:1 och RA-FS 2009:2 ska alla myndigheter ta fram en strategi för digital långtidslagring. En viktig del i strategin är att värdera den digitala informationen utifrån ett bevarande- och gallringsperspektiv. Operativa avdelningen saknar idag gallringsbeslut rörande den digitala informationen och behöver därför se över sitt behov av gallring avseende sin information i IT-systemen. Myndighetens gallringsrelaterade frågor behandlas främst av arkivarierna på RPSnivå, som är den instans som sköter kommunikationen med Riksarkivet. Arbetet med att värdera den digitala informationen bör därför utredas på central myndighetsnivå och ske i samarbete mellan Operativa avdelningen och myndighetens centrala arkivfunktion. Gallringsbeslut tillämpas Operativa avdelningen genomför gallring av handlingar regelbundet varje år, enligt Riksarkivets föreskrifter. Gallringen utförs av arkivarien. Föreläggande Utreda behovet av gallring av den digitala informationen.
SID 6 (7) BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Arkivbeständiga produkter används Operativa avdelningen använder sig enligt uppgift genomgående av godkända skrivmateriel och detta köps in centralt till myndigheten via RPS. Vad gäller kopiatorer och skrivare använder sig avdelningen av både arkivbeständig och icke arkivbeständig maskinell utrustning, beroende på vad för sorts handlingar den används till. Godkända skrivare används även i vissa fordon. Avdelningens IT- och säkerhetsansvarig bevakar att rätt skrivmaterial köps in. Rutiner för att bevara handlingar i digital form Ansvaret för de IT-system som används inom Operativa avdelningen ligger centralt på RPS eller på Polismyndigheten i Stockholms län. Operativa avdelningen behöver se över informationen i sina olika system och ta fram en strategi för digital långtidslagring för denna. I strategin ingår att redovisa och värdera den digitala informationen samt långsiktigt planera för hur den digitala arkiveringen ska ske. Enligt uppgift pågår arbete inom myndigheten med att förbereda för kommande digital arkivering. DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR En arkivbeskrivning finns Polismyndigheten i Stockholms län har upprättat en arkivbeskrivning som omfattar hela verksamheten och som då även gäller för Operativa avdelningen. Arkivbeskrivningen uppfyller kraven i arkivförfattningarna och är mycket informativ och väl genomarbetad. En arkivförteckning finns Arkivbildaren Operativa avdelningen påbörjades 1994 i samband med en större omorganisation och inrättandet av Polismyndigheten i Stockholms län. Arkivförteckningen hålls kontinuerligt uppdaterad. Även digital information, såsom register i IT-system, är redovisad. RPS bedriver ett projekt för att kunna gå över till en processorienterad arkivredovisning och Operativa avdelningen är involverad i detta arbete.
SID 7 (7) ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Handlingarna förvaras skyddade till största del Operativa avdelningen förvarar sina allmänna handlingar på ett flertal olika ställen. Personalakter och avdelningens A-ärenden förvaras i godkända dokumentskåp på tjänsterum under två års tid (innevarande och föregående år) för att därefter levereras till centralarkivet i polishuset. Vissa enheter på avdelningen skickar sina handlingar till centralarkivet direkt efter avslutad handläggning. Centralarkivet i polishuset är en nyligen inrättad arkivlokal som redan godkänts av Stadsarkivet, varför ingen kontroll av lokalen gjordes vid denna inspektion. Trafikenheten i Solna har två egna arkivlokaler som Stadsarkivet godkände år 2004. Enheten för Länskommunikation förvarar emellertid sina diarieförda handlingar på ett sätt som inte är förenligt med gällande föreskrifter. Innevarande år står i en vanlig bokhylla på registratorns tjänsterum och föregående förvaras i en närliggande lokal som inte lever upp till Riksarkivets krav avseende myndigheters arkivlokaler (RA-FS 1997:3). Förelägganden Operativa avdelningen ska förvara allmänna handlingar skyddade. Stockholms stadsarkiv 2012-01-19 Martin Ståhl Inspektionsförrättare