PROTOKOLL 1 (12) 2015-09-23 Nämnden för support och lokaler Plats och tid Sammanträdesrum Oden, fd tekniska kontoret. Klockan 10.00 15.30. ande Tomas Teglund (S), ordförande Kristin F Öhman (MP), vice ordförande Lilliann Carlsten (S) Robert Ignberg (S) Leif Holmqvist (C) Inger Lundqvist (FP) Tjänstgörande ersättare Elsy Larsson (S) för Britt-Marie Lundström (S) Daniel Enwall (S) för Fredrik Barrljung (S) Per-Ivar Skogqvist (KD) för David Lindgren (M) Övriga deltagande Magnus Hedman, kommunal Ersättare Katrin Marklund (S) Fredrik Sjöström (V) 72-77 Tjänstemän Jan Sundbom, förvaltningschef Peter Lundmark, avd. chef måltid Fredrik Nilsson, avd. chef fastighet 72-77 André Söderlund, inköpschef 72-73 Mathias Rönngren, avd. chef verksamhetsstöd 78 Ulrica Marklund, enhetschef ekonomi 78 Birgitta Holmström, sektionschef personal 78 Henrik Näslund, fastighetsförvaltare 81 Ewa Boström, sekreterare Justerare Leif Holmqvist Paragrafer 72-81 Ersättare Underskrifter.. Tomas Teglund, ordförande Ewa Boström, sekreterare.. Leif Holmqvist, justerare BEVIS OM ANSLAG Justering av nämnden för support och lokalers protokoll har tillkännagivits på kommunens anslagstavla Sammanträdesdatum Anslaget har satts upp Anslaget tas ner efter 2015-09-23 2015-10-05 2015-10-28 Förvaringsplats för protokollet Support och lokaler, nämndsekreterare Underskrift. Ewa Boström
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 2 72 Dnr FA 2015-000102 009 Information om livsmedelsupphandlingen Avdelningschefen för måltid informerar om livsmedelsupphandlingen och beskriver arbetet som är gjort inför den. Måltidsavdelningen har tillsammans med inköpsavdelningen skickat ut en enkät till cirka 500 lokala producenter (från de fyra nordligaste länen). De fick frågan om de var intresserade av att göra affärer med Skellefteå kommun och komma på dialogmöte. Över 30 nappade på erbjudandet vilket har lett till värdefulla möten. Livsmedelsupphandlingen består av flera olika delar och kommer att mynna ut i flera avtal. Första förfrågningsunderlaget, upphandling av mejeriprodukter, går ut före årsskiftet. Hela livsmedelsupphandlingen beräknas vara klar i juni 2016. Inköpschefen visar avtalsdatabasen som finns på kommunens hemsida. Den speglar upphandlingsverktyget e-avrop och visar alla gällande avtal som finns på kommunen. Om man har frågor och funderingar om avtalsdatabasen så kan man kontakta inköpsenheten. Notera informationen
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 3 73 Dnr FA 2015-000101 003 Information om förslag till uppdaterad upphandlingspolicy Skellefteå kommun har en inköps- och upphandlingspolicy som anger instruktioner och regler utöver lagen om offentlig upphandling. Policyn gäller för alla inköp och upphandlingar av varor och tjänster i Skellefteå kommun och beslutas av kommunfullmäktige. Support och lokaler har tillsammans med kommunledningskontoret upprättat förslag till revidering av policyn. Bakgrunden till revideringen är ett antal uppdrag från kommunfullmäktige som behöver inarbetas i policyn samt ett behov av att uppdatera och modernisera den. Nämnden har i samband med att den fattade beslut om delegationsnivåer för upphandlingsbeslut begärt att få ta del av förslaget innan det går vidare till kommunstyrelsen. Inköpschefen informerar om förslaget till revidering. Föreslagen tjänsteskrivelse och policy biläggs. Notera informationen sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad 2015-09-10 Förslag till tjänsteskrivelse till kommunstyrelsen Förslag till reviderad upphandlingspolicy et sänds till: Kommunstyrelsen för kännedom
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 4 74 Dnr FA 2015-000084 299 Skrivelse om förändrad caféverksamhet på Campus Eurest har lämnat in en skrivelse om förändrad caféverksamhet på Campus Skellefteå. De vill att kommunstyrelsen godkänner en stängning av Café Gränden och istället kommer man att utöka öppettiderna i Café Moccado, bredda sortimentet samt erbjuda utleverans av fikavagnar och fruktkorgar på området. Skellefteå kommun har tecknat ett hyresavtal med Eurest om förhyrning av vissa ytor på Campus. I samband med detta avtal så åtog sig även Eurest om att tillhandahålla viss service på området i form av caféverksamhet samt lunchservering. Detta avtal och åtagande gäller fram till och med 2016-05-31. Nämnden för support och lokaler vill att kommunstyrelsen ger dem i uppdrag att diskutera med Eurest om en eventuell förändrad caféverksamhet och ta beslut i samråd med Eurest om eventuellt förändrad caféverksamhet. 1. Begära hos kommunstyrelsen att nämnden för support och lokaler får i uppdrag att diskutera med Eurest om förändrad caféverksamhet. 2. Begära hos kommunstyrelsen att nämnden för support och lokaler får i uppdrag att ta beslut i samråd med Eurest om eventuellt förändrad caféverksamhet. sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad 2015-09-02 Skrivelse från Eurest et sänds till: Kommunstyrelsen Eurest
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 5 75 Dnr FA 2015-000085 291 Skrivelse om duschväggar i kommunens skolor Nämnden för support och lokaler har fått en skrivelse från undervisande lärare i idrott och hälsa F-9, angående duschväggar i duschutrymmen som finns i anslutning till de kommunala skolornas omklädningsrum I skrivelsen pekas det på att samhällsbilden och synen på den egna kroppen har förändrats. Allt fler elever väljer att inte duscha trots att man arbetar med attityder och därför tycker man att fysiska miljön måste förändras för att få fler att duscha efter idrotten. Svar på skrivelse: Support och lokaler har förståelse för att det är ett stort problem att allt fler elever väljer att avstå från att duscha efter idrotten. Enklare lösningar som t.ex. duschdraperier har provats, men det är en lösning som visats sig inte fungera i en offentlig miljö på grund av städbarhet och förstörelse. Vid nybyggnationer så försöker Support och lokaler skapa både enskild duschplats och minst en enskild omklädning med dusch. Dessa byggprojekt sker i dialog med den kommunala verksamheten som ska hyra lokalerna. Vid renoveringar/ombyggnationer så försöker Support och lokaler också beakta möjligheten till enskilda duschplatser och enskild omklädning, men den gamla planlösningen kan göra det svårt då man är låst av till exempel bärande väggar och andra tekniska installationer. Idag finns det möjlighet till enskild duschplats vid några av Skellefteå kommuns grundskolor. Dock är målsättningen att antalet ska ökas succesivt när renoveringar/ombyggnationer görs. Översända svar på skrivelse till undervisande lärare i idrott och hälsa F-9 sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad 2015-09-10 Skrivelse från undervisande lärare i idrott och hälsa F-9 et sänds till: Undervisande lärare i idrott och hälsa F-9 Skol- och kulturkontoret Kundförvaltare
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 6 76 Dnr FA 2015-000103 292 Örjanshallens badhusdel, uppdatering av statusbedömning Sedan tidigare finns det ett beslut att Örjanshallens badhusdel ska renoveras under 2016-2017. Det är avsatt 30 miljoner kronor för ändamålet. Under sommaren har det gjorts en uppdatering av statusbedömningen och den ger att kostnaden nu beräknas till 45 miljoner kronor. Därför anser nämnden för support och lokaler att det gamla beslutet behöver ses över och en renovering bör ställas mot en nybyggnad. Föreslå kommunstyrelsen att uppdra till nämnden för support och lokaler att tillsammans med fritidsnämnden se över vilka alternativ som finns samt föreslå rimliga åtgärder. sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad 2015-09-18 Konsultrapport, uppdatering statusbedömning et sänds till: Kommunstyrelsen Fritidsnämnden
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 7 77 Dnr FA 2015-000107 289 Energikartläggning i stora företag Lagen om energikartläggning i stora företag omfattar även offentlig verksamhet. Utifrån Energimyndighetens vägledning är bedömningen att förvaltningen av support och lokaler omfattas av lagen. Den lokaluthyrning som görs till ekonomisk verksamhet enligt rådgivningen, är för support och lokaler fastigheterna Skellefteå Kraft Arena och Nordanågården. Uppdra till förvaltningschefen att meddela kommunens ledningsgrupp: Support och lokaler omfattas av lagen om energikartläggning i stora företag i fastigheterna Skellefteå Kraft Arena och Nordanågården. sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad 2015-09-09 et sänds till: Support och lokaler/förvaltningschef
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 8 78 Dnr FA 2015-000100 042 Delårsrapport augusti 2015 Nämnden för support och lokaler har upprättat delårsrapport för perioden januari-augusti 2015. Bilaga 1 rapporteras till kommunstyrelsen. Rapporten innehåller prognoser för måluppfyllelse samt avvikelser mot budget för både drift och investering. Delårsrapporter från samtliga avdelningar, se bifogade bilagor 2-5, ligger till grund för den sammanställda rapporten. Delårsrapporten berör även viktiga händelser samt utvecklingstendenser kopplat till support och lokalers verksamhet. Även förvaltningens arbete med jämställdhet redovisas samt även en rapport som visar budget, utfall och total prognos för samtliga pågående investeringsprojekt. Nämnden för support och lokaler prognostiserar måluppfyllelse i samtliga perspektiv. Årsprognosen pekar totalt sett på en budgetavvikelse (drift) för förvaltningen på +10,6 mnkr. Nämndens avdelningar uppvisar dock både positiva och negativa budgetavvikelser, se tabell nedan. I samband med delårsrapporten i april ansökte förvaltningen hos kommunstyrelsen om medel för att år 2015 finansiera kostnader för avyttringar av fastigheter, överstigande tilldelad budget på totalt 8,3 mnkr. I dagsläget är dock prognosen att årets nettokostnad för avyttringar är +6,3 mnkr, varför förvaltningen istället planerar att överföra kvarvarande medel till 2016 för att framöver delvis kunna möta tillkommande kostnader för avyttringar. Prognos, avvikelse mot budget 2015 (mnkr) Nämnden för support och lokaler 0 Måltidsavdelning 0 Avdelning för verksamhetsstöd -1,5 - varav lönecenter, främst underskott från 2014(-1,5 mnkr) -2,0 Kommunikationsavdelning -1,8 - varav IT -2,1 Fastighetsavdelning 13,9 SUMMA 10,6 Godkänna support och lokalers delårsrapport för perioden januari-augusti 2015.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 9 sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad 2015-08-31 Nämnden för support och lokaler, delårsrapport augusti 2015 (bilaga 1) Avdelningarnas delårsrapporter, augusti 2015 (bilaga 2-5) Investeringsrapport SLK, augusti (bilaga 6) et sänds till: Support och lokaler/controller Kommunstyrelsen
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 10 79 Dnr FA 2015-000097 009 Delgivningar Följande delges: Region Västerbotten 2015-05-07 49 Utredning kring införande av ett länsövergripande e-arkiv Socialnämnden 2015-05-28 92 Socialnämndens boendeplan 2016-2025 Kommunfullmäktige 2015-06-16 176 Utvecklingsstrategi Skellefteå 2030 Kommunfullmäktige 2015-06-16 180 Folkhälsopolitiska programmet i Skellefteå för åren 2015-2025 Kommunfullmäktige 2015-06-16 181 Delårsrapport april 2015, Skellefteå kommun Kommunstyrelsen 2015-06-17 284 Försäljning av före detta förskolan i Byske (Byske 1:254) Högsta domstolen information daterad 2015-08-24 Ökad användning av e-post vid Högsta domstolen Personalnämnden 2015-09-10 Medborgarförslag Pensionerade kommunanställda ska ha rätt att nyttja gymmet i Stadshuset (43/15) Budgetberedningen Tid och aktivitetsplan, budget 2017 och plan 2018-2019 Budgetberedningen Direktiv och anvisningar inför arbetet med Investeringsbudget 2017 och plan 2018-2021 Delgivningarna läggs till handlingarna
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 11 80 Dnr FA 2015-000098 009 Informationer Förvaltningschef informerar Förvaltningschefen berättar att han ska förändra organisationen på ledningsgruppsnivå. Det kommer att bli en plattare organisation med fler avdelningar och fler personer i ledningsgruppen. Avdelningen för verksamhetsstöd har rekryterat nya chefer för kundtjänst och Internservice. Nämnden får information om aktuellt läge inom skolstrukturen. Norrbacka nya förskola och ombyggnaden på Sunnanåskolan beräknas vara klara till årsskiftet 2015/2016. Bolidenskolan byggs om i två etapper och beräknas vara klar sommaren 2017. På område väster pågår ombyggnad av Kaplanskolan och Mobackenskolan är under utredning på grund av miljöproblem. Bureå nya förskola ska börja byggas hösten 2015 och beräknas vara klar våren 2017. På Moröhöjden börjar bygget av en ny förskola våren 2016 och beräknas vara klar hösten 2018. Morö Backe skola byggs ut med nytt högstadium, kök, matsal och sporthall. Bygget startar sommaren 2016 och beräknas vara klart hösten 2018. På Getbergsområdet planeras för ny skola F-9 med kombinerad sport och friidrottshall. I budgeten finns det också avsatt pengar för tre nya förskolor som ska byggas mellan 2017 och 2019. Placeringen är inte klar än.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 12 81 Dnr FA 2015-000099 009 Övriga frågor Studiebesök på Örnsköldsviks kommun 26 november Henrik Näslund är projektledare för pilotprojektet Framtidens arbetsplats och han berättar att projektet har startat igång ordentligt, bland annat genom kick off på förvaltningen. Örnsköldsviks kommun har byggt ett stadshus med aktivitetsbaserad miljö som de flyttade in i under våren. Henrik föreslår att nämnden gör en studieresa till dem i november. Det blir en dagstur med buss och fler intresserade på kommunen kan bjudas med. Nämnden beslutar att studiebesöket blir den 26 november. Henrik återkommer med mer information om tider. Nästa sammanträde flyttas till 12 oktober Sammanträdet i oktober tidigareläggs två dagar och blir den 12 oktober klockan 10.00. Sekreteraren får uppdrag att meddela ändringen till nämnden ledamöter. Trafiksituationen på Sunnanåskolan Robert Ignberg (S) lyfter fram trafiksituationen på Sunnanåskolan. I samband med att barn lämnas och hämtas så blir det trångt och skapar en otrygg miljö. Nämnden ger uppdrag åt förvaltningschefen att undersöka lösningar och återkoppla till nämnden. Framtidsdagarna 27-28 oktober Ordinarie ledamöter i nämnder och bolagsstyrelser är inbjudna att vara med på Framtidsdagarna. Dagarna är till för folkvalda politiker där de kan diskutera viktiga frågor för Skellefteås framtid utifrån 2030-strategin. Sekreteraren skickar inbjudan via e-post till ordinarie ledamöter i nämnden och var och en anmäler sig själv via en länk. Den som inte kan vara med anmäler detta till sekreteraren så ordförande kan utse ersättare. et sänds till: Support och lokaler/förvaltningschef