Vara Lean 4 maj 2010
Lean Tanke- och arbetssätt kring systematiskt förbättringsarbete Kundens behov i fokus Utgår från medarbetarnas delaktighet och engagemang i sitt dagliga arbete Skapa största möjliga värde med minsta möjliga resurser Enkla metoder och verktyg
Grundförutsättningar Stödjande ledarskap Ta tillvara medarbetarnas kunskaper om de processer som de arbetar i Fokusera på värdeskapande aktiviteter Eliminera slöserier Långsiktighet och helhetstänkande Kontinuerliga förbättringar, steg för steg i vardagen
Slöserier Väntan Överproduktion Rörelse Lager Omarbetning Överarbete Outnyttjad kreativitet Transporter Utdrag ur boken Utmana Dina processer! IVF Industriforskning & utveckling AB och Lean Consepts AB
Vad är då inte lean? Att frigjord tid leder till uppsägningar Att leta syndabockar Att förändringsarbetet leder till ett högre arbetstempo
VaraLean vad innebär det för oss?
Tanke och handling Värde Politiker Verksamhetsansvariga Principer Metoder Verktyg
Grundläggande värden God ekonomisk hushållning Brukarorientering Engagerat ledarskap Allas delaktighet och engagemang Kompetensutveckling Långsiktighet Samhällsansvar Processorientering Förebyggande åtgärder Kontinuerliga förbättringar Lära av andra Snabba reaktioner Faktabaserade beslut Samverkan Ur Lednings- och styrdokumentet kring Styrning och Organisation,2007-2010 sidan 12; Grundläggande värden
Principer hos oss betonas. Värdet av att arbeta i arbetslag Öppet klimat och decentraliserat arbetssätt Personlig utveckling och kontinuerligt lärande Gott & hälsosamt ledarskap Kommunövergripande utvecklingsinsatser för alla medarbetare Satsningar för kompetensutveckling för att möta morgondagens krav Ur Lednings- och styrdokumentet kring Personal, 2007-2010 sidan 2; Vara vågar!
Metoder för att nå värden och principer Nedbrytning av övergripande mål till arbetsplaner Decentraliserad organisation med tydligt ansvar hos cheferna Kommunövergripande utvecklingsinsatser riktade till arbetslagen Kontinuerliga chefsutvecklingsinsatser Belöningar för goda idéer
Kontinuerliga förbättringar Hos oss innebär VaraLean att varje enskild medarbetare i sitt dagliga arbete verkar för att skapa största möjliga värde med minsta möjliga resursåtgång. - en del av vardagen Ur Lednings- och styrdokumentet kring Kvalitet, 2007-2010 sidan 5; VaraLean
Vana vid kommunövergripande utvecklingsinsatser Mallorca 2001 Arbetslaget - Arbetslagsutveckling Island 2005 Verksamheten & brukarna - Uppdraget Prag 2009 Omvärlden Verktyg för kontinuerligt förbättringsarbete
mycket lean men lite snack 70 timmar, varav en vecka på internat i Prag Innehåll Om Prag, tidigare utvecklingsarbete och vad vi gör på arbetet Delar som skapar förutsättningar för kontinuerliga förbättringar, ex Effektiva möten Omvärldsbevakning Arbetslagsutveckling LeanLir Identifiera förbättringsområden Uppföljning 30 60 90 dagar Kommunövergripande utvecklingsinsatser
Begreppet lean i Vara kommun Tankesätt sedan 1992 grundläggande värderingar, övergripande principer Pilotförsök 2004 i äldreomsorgen Anställde två projektledare 2006 Sedan 2008 en tillsvidareanställning kring VaraLean Hela organisationen
Foto: Andreas Offesson
Några av våra verktyg LeanLir Värdeflödeskartläggning 5S Visualisering
LeanLir en del av verksamhetsutvecklingen 2009
LeanLir Öka kunskaperna kring lean Öka förståelsen för VaraLean Träna sig att se slöserier leta grundorsaker för hållbara förbättringar arbeta med visualiseringar Gemensamt språk
Vem? Max åtta ur arbetsgruppen + två handledare Kommundirektören inleder Resultatenhetschefen och Förvaltningschefen får redovisning tredje dagen Alla i arbetsgruppen involveras i förbättringsarbetet Värdeflödeskartläggning
Upplägg Avgränsning NULÄGE Framtida läge 30 60 90 slöseri Värdeflödeskartläggning
Nulägeskarta Per dygn. Maskinernas cykeltider ej inräknade. L/T 2 tim 27 min 2 sek - 82 tim 39 min 10 sek + 3,5 dygn (mangling, strykning) P/T 1 tim 9 min 32 sek - 10 tim 18 min 40 sek V/T 1 tim 17 min 30 sek - 72 tim 20 min 30 sek + 3,5 dygn (mangling, strykning) RFB 0% Värdeflödeskarta Tvätthantering Kvänumsgården
Framtidskartan Per dygn. Maskinernas cykeltider ej inräknade. L/T 1 tim 28 min 18 sek - 32 tim 49 min 53 sek + 3,5 dygn (mangling, strykning) P/T 38 min 18 sek - 4 tim 51 min 53 sek V/T 50 min - 27 tim 58 min + 3,5 dygn (mangling, strykning) RFB 64% Värdeflödeskarta Tvätthantering Kvänumsgården
Förbättringsplan Slutsatser av kartläggningen Oerhört mycket tid läggs på att förflytta tvätten fram och tillbaka. Avsaknad av rutiner orsakar överproduktion i flera steg. Förbättringsområden Förarbete Maskinjobbet Sorteringsvagn för smutstvätt införskaffas. Rutin för mopptvätt skapas. Arbetsfördela tvättstugearbetet. Rutin för tvätthantering skapas. Efterarbete Leverans Skapa rutin för skötsel av tumlare. Skapa rutin för hantering av omärkta kläder. Anordna anhörigträff. Skapa tydlig information om vad som ska tumlas samt hur kläder hängs. Strukturera upp tvättstugorna. Skapa rutin för leverans av ren tvätt. Funktionell vagn för leverans införskaffas. Märka upp garderober. Värdeflödeskarta Tvätthantering Kvänumsgården
Lärdomar efter kartläggningen Vad vi springer Lite blir mycket om det sker ofta Kartan gör saker tydligt Viktigt med SMÅ steg Mycket går att förenkla Gäller att få med alla Vi måste hålla förbättringarna vid liv Värdeflödeskarta Tvätthantering Kvänumsgården
Lärdomar Dag 30 Vi har oerhört mycket enbart som Kunskap i huvudet Man tänker mer på slöserier i vardagen Värdeflödeskarta Tvätthantering Kvänumsgården
Lärdomar Dag 60 Ibland är det svårt att få med alla på tåget Det är bra med deadlines på aktiviteterna En tydlig arbetsfördelning är guld värd Vi måste lära oss att använda tiden rätt och inte överproducera uppmärksamma de små extra värdeskapande tillfällena Värdeflödeskarta Tvätthantering Kvänumsgården
Lärdomar Dag 90 Det har varit trögt att få med alla i själva förbättringsarbetet Nu kan vi trots allt vara väldigt nöjda med arbetet vi har gjort Vi har insett hur viktigt det är med ansvarsfördelning Arbetet känns inte lika tungt längre Hur viktigt det är att man provar viss tid och därefter utvärderar Man kan faktiskt vara för många i vissa lägen! Värdeflödeskarta Tvätthantering Kvänumsgården
Rekrytering Värdeflödeskarta från övergripande process
Några kartlagda värdeflöden Socialförvaltningen Påfyllning av boendes förråd Lunchservering Hemtjänstrutiner Dag-rutiner 9.30 15.00 Schemaläggning Rapportering/ Dokumentation Städrutiner Tvättrutiner Vakansförmedling Utredning IFO Samhällsbyggnadsförv Felanmälan Arbetsrutiner Gatu/Park Arbetsrutiner 7 12 köket Ledning & Adm Rekrytering Upphandling Lönehantering Personlabudget Bildningsförvaltningen Lokalvård på gymnasiet Intern kommunikation (högstadium) Konsumentvägledning Planering & genomförande av aktivitet
Tidningen Chefen i Fokus
Fem S Sortera Systematisera (strukturera) Städa Standardisera Se till (skapa vana)
Före Efter 5S på Gatu & Park
Före 5S på kontor Efter
Före Efter Det handlar om att skapa värde med de resurser som vi har Idag 5S på Bonden
Visualisera Åskådliggöra (med bild), ge en bild av, levandegöra, gestalta; föreställa sig; medvetandegöra inre bilder Rätt information där och när den behövs
Visualisering (förbättringstavla) på äldreboende
Förbättringstavla Nya slöserilappar hamnar i Inkorgen på tavlan, ibland med förslag på lösningar. Alla slöserier behandlas. Det behöver inte vara stora saker, små slöserier är minst lika viktiga och man om man tänker i det långa loppet så kan de ju bli ganska stora. Det är ett mycket strukturerat, synligt och lättförståeligt sätt att jobba med förbättringar och man förstår att alla dessa, som i bland kan upplevas som småsaker, är viktiga att arbeta med för att minska slöserierna som finns. Citat från två enheter som ingick i kommunens Första tavelgrupp. Mer info på www.vara.se/varalean
Kvänums hemtjänst Daglig styrning
Goda idéer ger mervärde! Lysande förbättringar 20.000 10.000 5.000 En ljus idé Plakett Många ljuspunkter Vandringspris Hedersomnämnande Belöningar - Goda idéer ger mervärde
Vinster & effekter för organisationen Frigjord tid lugnare tempo & ökad kvalitet Ordning och reda Lättstädat, lättöverskådligt, enklare att se vad som behövs; mindre lager = lägre kostnader Ökat egenansvar Roligare jobb & större ansvar och engagemang = ökad hälsa Förändringsberedskap Ökad möjlighet att hantera framtida förändringar = ökad hälsa och större handlingskraft
Lite resultat Nöjd-medarbetarindex på 72 (AKU 2008) Nöjd-brukarindex (2008/2009) barnomsorgen på 84 hemtjänst & särskilt boende inom äldreomsorgen 78 grundskolan mellan 68 82 gymnasiet 65 99% av medarbetarna anger att de är engagerade i sitt arbete (AKU 2008) Mer än 60 kartlagda värdeflöden hittills, samtliga förbättrade Genomsnittlig tidsvinst per värdeflöde = 28 %
Positiva sido effekter Stolta medarbetare Ökad förståelse mellan grupper Gemensam kultur och gemensamt språk Stärkt gemenskap Ökad självkänsla
www.vara.se Christina Dahlberg 0512-318 39