Uppdaterad: 2013-12-03 E-post - Sms - Brev 1 1
Skriv ej ut manualen! För att alltid ha aktuell information och slippa dyra utskriftskostnader ber vi dig att ladda hem manualen som en PDF från vår hemsida när du behöver den. Då har du alltid den senaste versionen till hands. Inledning IdrottOnline är idrottens verktyg för kommunikation och administration. IdrottOnline ägs och utvecklas av Riksidrottsförbundet, RF. Webbplatsen baseras på webbpubliceringsverktyget EPiServer, ett enkelt och flexibelt verktyg som är marknadsledande i Norden. Den grundversion föreningarna erbjuds innehåller standardfunktioner i EPiServer och är helt kostnadsfri. Två versioner av IdrottOnline förbund Förbunden har möjlighet att välja mellan två versioner av lösning för hemsida och administration, IdrottOnline förbund standard och IdrottOnline förbund anpassad. Båda varianterna har samma bas. Skillnaden är att förbundet med en anpassad version får en egen driftmiljö med möjlighet att vidareutveckla och anpassa systemet efter sitt eget behov. Med en anpassad version kommer inte uppdateringar av IdrottOnline ske automatiskt utan detta måste hanteras av det aktuella förbundet. Kostnad IdrottOnline är alltid helt kostnadsfritt för alla föreningar och förbund. Utbildning SISU Idrottsutbildarna erbjuder introduktionsutbildningar för IdrottOnline i varje distrikt. I tillägg till det utarbetas en lärgruppsplan som kan laddas hem, antingen från SISU Idrottsutbildarnas hemsida, www.sisuidrottsutbildarna.se eller under fliken Utbildning på www.idrottonline.se. Manualer Använd innehållsförteckningen för att länkas till rätt område och läs mer. För lathundar ber vi dig besöka vårt manualbibilotek på www.idrottonline.se. Operativsystem och webbläsare Administration av IdrottOnline sker bäst i PC-miljö och med webbläsare Internet Explorer IE9 och IE 10, Firefox och Google Chrome. Hjälp och support På www.idrottonline.se finns Support. Där har vi samlat all information och hjälp du som användare av IdrottOnline kan behöva. Där hittar du frågor och svar samt alla manualer för respektive avdelning. Supporten hjälper dagligen till att besvara dina frågor via mail helpdesk@rf.se. Beskriv noggrant ditt ärende och ange alltid vilken organisation du tillhör. Supportens mål är att svara på alla ärenden inom 24 h. Telefontid Torsdagar 12.00-16.00 Telefonnummer: 08-699 61 50 2 2
Meddelande till grupp Här kan du skicka meddelande till föreningens grupper på 3 olika sätt. E-post direkt från IdrottOnline Sms Brev Skicka e-post till personer i en grupp direkt från IdrottOnline Sök upp gruppen som du vill skicka e-post till. KLICKA I RUTAN FRAMFÖR GRUPPENS NAMN. 3 3
KLICKA PÅ MEDDELANDE. KLICKA I E-POST. ÄR AVSÄNDAREADRESSEN RÄTT? OM INTE ÄNDRA 4 4
Vill du att mottagarna av e-postmeddelande ska svara men till en annan adress. KLICKA I RUTAN ANVÄND SVARSADRESS. FYLL I DEN ADRESS SOM SVAREN SKA GÅ TILL. Utforma e-postmeddelandet. ANGE ÄMNE. Detta är den rubik som mottagaren ser i sitt meddelande. 5 5
SKRIV MEDDELANDETEXT LÄGG TILL SNABBKODER-OM DU VILL Snabbkoker är en automatisk ifyllning av namn eller idrottsid. Det ändras efter mottagare och gör e-postmeddelandet mer personligt. STÄLL MARKÖREN I E-POSTMEDDELANDET DÄR DU VILL INFOGA SNABBKODEN. MARKERAD ÖNSKAD SNABBKOD I RUTAN TILL HÖGER. KLICKA PÅ DEN BLÅ PILEN OCH SNABBKODEN INFOGAS. 6 6
KONTROLLERA MOTTAGARE. KLICKA UR RUTAN TILL VÄNSTER OM NÅGON AV DE MARKERADE PERSONERNA INTE SKA HA DETTA MEDDELANDE. VÄLJ ADRESS. Har personen målsmans adresser tillagda går det att välja på dessa i rullistan till höger. 7 7
SKRIV MEDDELANDETEXT LÄGG TILL SNABBKODER-OM DU VILL Snabbkoker är en automatisk ifyllning av namn eller idrottsid. Det ändras efter mottagare och gör e-postmeddelandet mer personligt. STÄLL MARKÖREN I E-POSTMEDDELANDET DÄR DU VILL INFOGA SNABBKODEN. MARKERAD ÖNSKAD SNABBKOD I RUTAN TILL HÖGER. KLICKA PÅ DEN BLÅ PILEN OCH SNABBKODEN INFOGAS. 8 8
KONTROLLERA MOTTAGARE. KLICKA UR RUTAN TILL VÄNSTER OM NÅGON AV DE MARKERADE PERSONERNA INTE SKA HA DETTA MEDDELANDE. VÄLJ ADRESS. Har personen målsmans adresser tillagda går det att välja på dessa i rullistan till höger. 9 9
AVMARKERA DE/DEN ADRESS SOM INTE SKA FÅ MEDDELANDET. Målsmans adress läggs till under personens profil. Klicka på Medlemmar och sök upp personen och lägg till adressen undrer länken Målsman. Lägg till målsman. VANLIGA FEL Personen har målsmans e-postadress tillagt men det syns inte i listan LÖSNING: Byt webbläsare och listan öppnas. IE 10 har en bugg i just denna funktion KLICKA PÅ SKICKA. 10 10
För att se skickade e-postmeddelanden KLICKA PÅ SKICKAT TILL VÄNSTER. Här syns information om vem som har skickat meddelandet, när det skickades samt vilka mottagarna var. Du ser även om meddelandet har misslyckats att nå vissa mottagare. 11 11
Skicka sms till medlemmar i en grupp -Det går endast att skicka Sms till en grupp med max 50 medlemmar -Alla som ska få smset måste vara med i gruppen -Den som skickar smset måste vara med i gruppen -För att aktivera gruppens smstjänst behöver du vara Gruppadministratör i gruppen -Dubbelkolla att alla medlemmar i gruppen har ett mobilnummer inlagt i medlemsregistret FÖR ATT KUNNA SKICKA SMS TILL EN GRUPP MÅSTE SMS TJÄNSTEN OCH GRUP- PEN FÖRST VARA AKTIVERADE. Aktivera gruppen (1) KLICKA PÅ MÖTESPLATSEN. Observera att du behöver vara gruppadministratör för gruppen. I VÄNSTER MENYN KLICKAR DU PÅ AKTUELL GRUPP. GRUPPEN ÄR NU AKTIVERAD. Aktivering görs endast första gången du ska skicka sms till gruppen. Men måste göras på alla grupper separat. 12 12
Aktivera sms tjänsten (2) Välj den gruppen som du vill aktivera sms tjänsten för genom att klicka I RUTAN FRAMFÖR GRUPPENS NAMN. KLICKA PÅ MEDDELANDE. KLICKA I SKICKA TILL GRUPPWALL/SMS OCH PÅ AKTIVERA SMS. VANLIGA FEL Skicka till Gruppwall/SMS är utgråad och jag kan inte klicka i rutan. Du är antagligen inte med i gruppen samt har inte rollen Gruppadministratör. För att aktivera gruppen behöver du ha den rollen. Lösning: Är du klubbadministratör lägger du in dig själv och tilldelar dig rollen som gruppadministratör för gruppen. 13 13
Information gällande tjänsten och SMSgrupp syns. KLICKA PÅ AKTIVERA. NU ÄR TJÄNSTEN AKTIVERAD! Frågor och Svar Det är helt kostnadsfritt att skicka meddelande och sms från appen och er idrottonline sida oberoende på hur många som ni skickar meddelandet/smset till. Det kostar som ett enda sms när du svarar på ett meddelande oberoende på hur många som ingår i gruppen. Du väljer själv från vilken enhet som du vill skicka eller svara på ett meddelande men alla meddelande och hela konversationen utgår alltid från er grupps Gruppwall i Mötesplatsen. Det är aldrig ett personligt mobilnummer som syns som avsändare utan det är ett automatiskt genererat nummer som skapas när smset skickas ut för första gången. För varje nytt sms som skapas från start genereras ett nytt nummer. 14 14
Sök upp aktuell grupp och markera den i rutan till vänster och klicka på MEDDELANDE. Klicka i SKICKA TILL GRUPPWALL/SMS. Ditt registrerade mobilnummer syns nu i avsändarrutan. Detta kommer inte att synas utåt till mottagarna utan det genereras ett nytt nummer som är det som syns utåt i konversationen. Det är helt kostnadsfritt att skicka smset från datorn. SKRIV ÖNSKAT MEDDELANDE I MEDDELANDETEXTRUTAN dubbelkolla gärna i Mottagarrutan att alla medlemmar har mobilnummer registrerat innan du klickar på SKICKA. 15 15
Skicka brev till gruppens medlemmar IdrottOnline samarbetar med ett företag som heter Addoro. De tillhanda håller en tjänst som underlättar det administrativa arbetet inom förening och förbund. Ni skapar mallen och allt annat sker automatiskt från idrottonline. Kostnaden är låg och utformningen enkel! Läs mer på WWW.SKICKAKUNDBREV.SE/KLUBBUTSKICK Vad kostar det? Fler än 100 st utskick per gång kostar 6,90 kr per styck inkl. moms. Allt ingår! Färre än 100 st per gång 7,90 kr per styck inkl. moms. Allt ingår! Aktivera Addoro brevtjänst KLICKA I BREV. SKRIV IN ETT ANVÄNDARNAMN. 16 16
SE ÖVER KONTAKT UPPGIFTERNA KLICKA PÅ REGISTRERA. LÄS OCH GODKÄNN AVTALET FRÅN ADDORO. Därefter sker all utformning från addoros tjänst och support kring detta hittar du på WWW.SKICKAKUNDBREV.SE/KLUBBUTSKICK 17 17