För kännedom Landstingsstyrelsen Finanschef Mats Widén Ekonom Susanne Gårdö Ekonom Barbro Stenlund Sektionschef Samlad Redovisning Maria Hultman Landstingets ledningsstab T.f. landstingsdirektör Helena Söderquist Ekonomidirektör Nicholas Prigorowsky INTERN KONTROLLGRANSKNING 2012 LÖPANDE REDOVISNINGSREVISION RE80 LANDSTINGETS LEDNINGSSTAB SAMMANFATTNING Landstinget Sörmlands revisionskontor har på uppdrag av landstingets revisorer genomfört en verifikationsgranskning för att bedöma tillförlitligheten och den interna kontrollen i den löpande redovisningen. Den översiktliga, analytiska granskningen har genomförts genom ett urval av transaktioner bokförda under perioden januari-juni 2012. Vi har gjort ett antal kontoanalyser för att bland annat granska rutiner att ange syfte och deltagare, kontraattester, leverantörsfakturans formalia och hantering av friskvårdskostnader. Vid granskningstillfället har vi noterat att landstingets anvisningar för representationen behöver ses över på grund av att momssatsen för måltider har ändrats. Den 1 januari 2012 sänktes momssatsen för restaurang- och cateringtjänster från 25 % till 12 %. Anvisningarna avser avdragsgill moms vid 25 % momssats. Vi har försökt att bedöma förvaltningens avtalstrohet utifrån det verktyg som mäter avtalstrohet men vi kan inte göra denna bedömning på grund av att informationen i rapporten inte är komplett. GRANSKNINGENS RESULTAT Granskningens resultat kan sammanfattas enligt nedan: Syfte och deltagare Kontraattest Leverantörsfakturans formalia Friskvård Ej tillfredsställande Ej helt tillfredsställande Tillfredsställande God Landstinget Sörmland Repslagaregatan 19 611 88 Nyköping Fax 0155-24 59 32 Tel 0155-24 50 00 E-mail landstinget.sormland@dll.se SID 1(6)
Vi bedömer att rutinen att ange syfte och deltagare har stärkts jämfört med föregående års granskning. lämnar följande rekommendationer utifrån granskningens iakttagelser; Rekommendationer Rutinen för kontraattester behöver säkerställas. Rekommendationer Vi rekommenderar att skriftliga anvisningar och rutiner för hantering av personalens friskvårdskostnader samt information till personalen tas fram. SID 2(6)
IAKTTAGELSER Syfte och deltagare För att kunna bedöma den interna kontrollen har vi granskat löpande redovisning främst utifrån landstingets anvisningar enligt Ekonomihandboken och landstingets Tillämpningsanvisningar till attestreglemente 1. Enligt anvisningarna ska fakturan bland annat innehålla uppgifter som syfte och deltagare samt om utgiften avser den som attesterar, måste kontraattest ske. Vi har gjort stickprov på nedanstående konton och noterat följande; Konto 4611, Kurs- och konferensavgift Kontot består av 188 fakturor på tillsammans 799 tkr. Vi har granskat 8 verifikat. Vår granskning visar att oftast framgår det mycket tydligt vem och vad utbildningskostnaden avser och kontraattester har funnits där dessa har varit nödvändiga. I ett fall framgår inte deltagare och vi kan inte uttala oss om i vilken utsträckning kontraattest varit nödvändig. Konto 4613 Interna kurser (personalutbildning) Kontot består av 18 fakturor på tillsammans 34 tkr. Vi har granskat 3 verifikat. Av underlagen framgår tydligt syfte och deltagare samt blanketter för information om representation har används men i ett fall saknas kontraattest. Konto 4631 Uppvaktning personal Kontot består av 36 fakturor på tillsammans 45 tkr. Vi har granskat 6 verifikat och har inget att anmärka på. Konto 4632 Informationsmöten, personalfester Kontot består av 3 fakturor på tillsammans 9 tkr och vi har granskat 2 verifikat. Granskningen visar att av underlagen framgår mycket tydligt syfte och deltagare och kontraattester återfinns där dessa varit nödvändiga. I ett fall har för mycket moms har dragits av på grund av fel i anvisningarna. Avdragsgill moms för representation avseende måltider begränsas till den moms som belöper på 90 kr per person. Konto 7596 Förtäring, konferens lokal vid möten/sammankomster Kontot används både för intern fakturering genom TM-systemet och för konferenskostnader från externa leverantörer. Kontot består av ca 240 transaktioner på tillsammans 985 tkr och vi har granskat 12 verifikat. Granskningen visar att av underlagen framgår mycket tydligt syfte och 1 Landstingsstyrelsen 134/2007 Tillämpningsanvisningar till attestreglemente SID 3(6)
deltagare och i flesta fall kontraattester återfinns där dessa varit nödvändiga. I 2 fall saknades kontraattesterna. Konto 7070 Extern representation Kontot består av 23 fakturor på tillsammans 55 tkr och vi har granskat 4 verifikat. Vår granskning visar att av underlagen framgår mycket tydligt syfte och deltagare men i 2 fall saknades kontraattest och för mycket moms har dragits av. Avdragsgill moms för representation avseende måltider begränsas till den moms som belöper på 90 kr per person. Vid granskningstillfället har vi noterat att landstingets anvisningar för representation behöver kompletteras på grund av att momssatsen för måltider har ändrats. Den 1 januari 2012 sänktes momssatsen för restaurangoch cateringtjänster från 25 % till 12 %. Anvisningarna avser avdragsgill moms vid 25 % momssats. Leverantörsfakturans formalia Ett urval av leverantörsfakturor har granskats för att säkerställa att fakturorna uppfyller kraven på en fullständig faktura. Vi har gjort stickprov på följande konton; Konto 4612 Extern föredragshållare På kontot finns 185 tkr bokförda och vi har granskat 4 av de 13 fakturorna. Vår granskning visar att dessa fakturor uppfyller kraven på fullständig faktura och att underlaget är tydlig. Även avtalet för anlitande av konsult finns vid två fall. Konto 7551 Konsultarvode På kontot finns 5 036 tkr bokförda avseende konsultarvode. Vi har granskat 8 av ca 160 transaktioner för att säkerställa att fakturan uppfyller kraven enligt landstingets anvisningar och har inget att anmärka på Friskvård Ett urval av leverantörsfakturor har granskats för att bedöma hantering av förvaltningens kostnader för anställdas friskvård. Vi har gjort stickprov på följande konton; Konto 4661 Friskvård På kontot finns 178 tkr bokförda och vi har granskat 6 av 57 verifikat. Verifikaten avser bland annat bidrag till fritidsföreringen och kostnader för s.k. kontorsmassage. Tydliga underlag finns för de 4 granskade verifikat som avser massage. I 2 fall uppfylls inte det skattemässiga regelverket. Vi SID 4(6)
har också noterat att olika egenavgifter för massagebehandlingar gäller för enheter inom Landstingets ledningsstab. Vi har inte kunnat finna anvisningar för personalens friskvård eller anvisningar för redovisning av kostnader för friskvård. Hantering av friskvårdskostnader är inte helt linje den Koncernpolicy friskvård och riktade arbetsmiljösatsningar som finns. Av Koncernpolicy friskvård och riktade arbetsmiljösatsningar framgår bland annat att landstinget har friskvårdsaktiviteter som erbjuds alla medarbetare via personal-/fritidsföreningar. Via föreningarna erbjuds bland annat allmänna friskvårdsaktiviteter genom eget utbud och genom subventionerade träningskort till flera andra arrangörers motionsaktiviteter. Några övriga åtaganden som belastar landstinget ska härutöver inte förekomma. Enligt Skatteverket kan arbetsgivaren i dag erbjuda sin personal motionsaktiviteter av enklare slag och mindre värde vid motionsanläggningar som ligger skilt från arbetsplatsen eller annan friskvård som exempelvis s.k. kontorsmassage. Det finns reglering vad som anses vara en skattefri motions- eller friskvårdsförmån. Skattefriheten förutsätter att motions- eller friskvårdsförmånen riktar sig till hela personalen. Skatteverket ställer också krav på arbetsgivaren att ha full insyn i vilken aktivitet som betalas. Granskningen visar att hantering av friskvårdskostnader inte är enhetlig. Det finns behov av anvisningar för att säkerställa en enhetlig hantering, att underlagen uppfyller informationskraven och för uppföljning av friskvårdskostnader. Det är också viktigt att säkerställa att vid hantering av personalens friskvårdskostnader beaktas det skattemässiga regelverket. Vi rekommenderar att skriftliga anvisningar och rutiner för hantering av personalens friskvårdskostnader samt information till personalen tas fram. Inköp och avtalstrohet Vi har tidigare år granskat avtalstrohet genom att göra stickprov bland inköpen inom olika kostnadsslag. I landstingets delårsrapport 1, 2012 2, rapporterades att det under 2011 installerats ett verktyg i rapportsystemet Måttdatabasen som kan mäta avtalstrohet. Köptrohet till ramavtal ska följas upp under året så att 2 Landstingsfullmäktiges beslut 40/2012, Landstingets delårsrapport 1, 2012, sid. 18, under miljöperspektiv SID 5(6)