Sidan: 1 (5) Projektrapport till projektet Förstudie Persondatabas
Sidan: 2 (5) 1 GENOMFÖRDA AKTIVITETER...3 2 LEVERANSER...3 2.1 NULÄGESBESKRIVNING...3 2.2 LÖSNINGSFÖRSLAG FÖR VERKSAMHETEN...4 2.2.1 Bedömning av genomförbarhet...4 2.2.2 Projektdefinition för framtagning av lösning...4 3 SLUTSATSER...4 4 TIDER OCH KOSTNADER...5 5 BILAGOR...5
Sidan: 3 (5) 1 Genomförda aktiviteter Planering av förstudien Identifiering av berörda system. Identifiering av systemägare/systemrepresentanter. Planering, sammankallande och genomförande av en workshop. Sammanställning av utdata från workshopen. Framtagning av förslag på fortsatt projekt. 2 Leveranser 2.1 Nulägesbeskrivning De system som berörs är specificerade i tabell 1 nedan. Systemen är också prioriterade med avseende på behovet av mer detaljerad nulägesbeskrivning. (Se vänstra kolumnen i tabell 1). En beskrivning av nuvarande arbetssätt hos de prioriterade systemen görs i bilaga 4. Av samma material framgår också att behov finns att kommunicera med en del befintliga system (som man inte kommunicerar med idag). Alla i referensgruppen (vars deltagare framgår av projektdefinitionen, bilaga 1) är eniga om att hanteringen av personinformation behöver förbättras, och att arbetet med att ta fram en systemlösning borde starta omgående. Prioritet System / applikation Beskrivning Kontaktperson (prel.) 3 ALUMNI DB Examinerade studenter Peter Alehammar / Anna Nord 3 CAREERS CV från studenter Lotta Canbäck 2 CHANS Bibliotekssystem Tore Lund 2 Ctime Gemensamt kalendersystem Görgen Olofsson / Gunnar Rehbinder 0 DCE Autentiseringssystem Christer Bernerus 3 HD Helpdesk (finns ej riktigt ännu.) Harald Tägnfors 2 KA Kursadministrationssystem. Portal med diverse sökfunktioner. 1 LADOK, ForskarLadok Rikstäckande för alla högskolor och Universitet i Sverige. 3 LDAP, WHOIS Sökningar i centrala databaser Lisa Hallén Ing-Britt Svensson / Dario Lopez-Kästner Ing-Britt Svensson/Stellan Englen 1 PIR Lönesystem Kristina Kvarnevi/Karin Weber 3 PRICK Personalplaneringssystem Stig-Arne Nordin 1 RAINDANCE, RESAX Ekonomisystem Klas-Göran Krantz / Annika Josefsson 1 TRAX Inpasseringssystem Ulf Redsäter (Chalmers Fastigheter) 2 VAKANS Telematiksystem, tfn-växeln. Görgen Olofsson a) Y500 Autentiseringssystem Christer Bernerus 2 Kategori A Bibliotekets Lånekortshanteringssystem. Hör med Tore Lund.
Sidan: 4 (5) 2 Kategori A Vägvisningssystemet på M. (Utvecklingsprojektet nyss avslutat.) Börje Sennung 2 Kategori A Mailhantering på CTH, generellt. Alla Systemadministratörer (maillistserver, listserver) 2 Kategori A Diverse databas, diverse Dario Lopez-Kästner ändamål 2 Kategori A Forskarregister Ing-Britt Svensson / Inga- Lill Schragen 2 Kategori A Ansökningar m.m. utländska Ing-Britt Svensson / studerande AngelicaMårtesson 2 Kategori A Gemensam utskriftshantering Lars Gustafsson 2 Kategori A Ansvarsförbindelse datorkonto saknas 2 Kategori A Diverse personalsöksfunktioner (metadatabaser) Hasse Freij Tabell 1: Befintliga system på Chalmers som hanterar personinformation. a) Angående systemet Y500: Dess framtid är under utredande. Dess funktion skall dock finnas även i framtiden. 2.2 Lösningsförslag för verksamheten Vår systemlösning skall bestå av ett ramverk för personinformation, till vilket befintliga och framtida system skall vara kopplade. Till ramverket skall det vara enkelt att addera olika funktioner, och att samordna användning av datamängder. Ramverket skall definiera att antal standardiserade kategorier av data (t ex personuppgifter), vars hantering och användning skall vara väl definierad i följande avseenden: Varje data skall endast matas in en gång. Varje data skall endast uppdateras på ett ställe. De till ramverket kopplade systemen skall informeras när data uppdateras, eller när viktiga relationer mellan data förändras. Varje datamängd skall ha en väl definierad ägare. Det skall vara tydligt vem som får lov att ändra i informationen, vem som får titta på den, etc. Det skall vara tydligt i vilken ordning informationen skall komma in i det definierade ramverket. I den nya systemlösningen ingår en databas som ansvarar för hanteringen av den enligt ramverket definierade personinformationen. 2.2.1 Bedömning av genomförbarhet Genomförbarheten anses god, ty projektets idé har fått ett enhälligt positivt mottagande och alla kontaktade personer (referensgruppsdeltagare, mm) är motiverade. Under workshopen uttrycktes tydliga önskemål om att arbetet med det gemensamma ramverket kom igång så snart som möjligt. 2.2.2 Projektdefinition för framtagning av lösning Förstudieprojektet har arbetat fram ett förslag på projekt med syftet att ta fram det ovan beskrivna ramverket. Se Projektdefinitionen enligt bilaga 5. 3 Slutsatser Förstudiens arbete med att förankra idén om gemensam personinformationshantering blev lättare än väntat. Referensgruppens frågor har snarare rört hur snart vi kan ha framme en systemlösning enligt ovan. Referensgruppen betonade vikten av att systemlösningen definieras så snart som möjligt. Detta anses nödvändigt för att undvika att sektioner och systemansvariga tar fram flera olika lösningar på lokala problem utan inbördes samordning.
Sidan: 5 (5) 4 Tider och kostnader I nedanstående tabell redovisas förbrukade timmar i projektet. Externa resurser Timmar i projektet Projektledning 123 Informatör 120 Kvalitetssäkring 30 Interna resurser Timmar i projektet Projektchef 22 Styrgruppsmedlemmar 6 Referensgruppsmedlemmar 76 Sigma nbit AB har fakturerat Chalmers 200 000 SEK för utfört arbete i denna förstudie. 5 Bilagor Bilaga Titel 1 Projektdefinition Förstudie Persondatabas. 2 Kallelse till Workshop. 3 Mötesanteckningar från Workshop. 4 Resultat gruppövning 5 Projektdefinition Personinformationssystem.