Malmö stad Revisorskollegiet 1 Protokoll Sammanträdestid 2016-12-14 kl. 16:00 Sluttid: 18:45 Plats Triangeln 1-2 ande ledamöter Ej tjänstgörande ersättare Sten Dahlvid (S), Ordförande Per Lilja (M), Vice ordförande Berit Söderholm (S), Revisor Claes Forsberg Carlsson (S), Revisor, 131-138, 140-146 Robabeh Taeri (S), Revisor Pia Landgren (S), Revisor Göran Hellberg (V), Revisor Andreas Holmgren (MP), Revisor Berit Sjövall (M), Revisor Åke Christiansson (M), Revisor Rune Andersson (L), Revisor Kurt Leo Halvardsson (SD), Revisor Ulf Axel Olof Hägg (SD), Revisor Övriga närvarande George Smidlund, 134-146 Christin Menander Fredrik Edler, 131-139 Fia Lindher, 131-136 Richard Magnusson, 139 Per Nilsson, 131-141 Malin Jönsson, 131-134, 137-139 Olof Hammar, 131-139 Fredrik Jerntorp, 131-139 Ida Brorsson KPMG, 134-135 Per Lilja (M) Utses att justera Justering 2016-12-16 Protokollet omfattar 131-146 Underskrifter Sekreterare... Christin Menander Ordförande... Sten Dahlvid (S) Justerande... Per Lilja (M)
2 ÄRENDELISTA 131 Upprop och val av justerare samt tid för justering 132 Fastställande av dagens föredragningslista 133 Föregående sammanträdesprotokoll 134 Fördjupad granskning - Flyktingsituationen 135 Granskning av grundskolan i Malmö stad enligt revisionsplan 2016 136 Granskning av sjukskrivningar 137 Granskning av försörjningsstöd 138 Ekonomisk styrning och kontroll 139 Uppföljning av direktupphandling TN/GK 140 Rapportering från styrgrupperna och lekmannarevisorerna 141 Deluppföljning 3 av internkontrollplan 2016 142 Remiss - Modell för investeringsstyrning i Malmö stad, STK-2016-1160 143 Case Lindängen - ett pilotprogram för samordnad styrning av sociala och fysiska investeringar 144 Utvecklingsplan för arbetet med barnets rättigheter i Malmö stad, STK-2016-783 145 STAREV:s erfarenhetskonferens 17-18 maj 2017 i Växjö 146 Revisionsdirektören informerar
3 131 Upprop och val av justerare samt tid för justering att utse Per Lilja (M) att justera protokollet den 16 december klockan 11.15.
4 132 Fastställande av dagens föredragningslista att fastställa föredragningslistan.
5 133 Föregående sammanträdesprotokoll att godkänna protokollen från revisorskollegiets sammanträde 2016-11-23 och från arbetsutskottets sammanträde 2016-12-08.
6 134 Fördjupad granskning - Flyktingsituationen SR-2016-23 Ida Brorsson från KPMG informerar om granskningen av flyktingsituationen. KPMG har på uppdrag av revisorskollegiet granskat Malmö stads hantering av flyktingsituationen utifrån tre områden; anpassning av nämndernas verksamheter, integration av nyanlända samt mottagande och integration av ensamkommande flyktingbarn. Den sammanfattande bedömningen utifrån granskningens syfte och revisionsfrågor är att granskade nämnder har hanterat flyktingsituationen väl utifrån de förutsättningar som varit. Nämnderna bedöms ha gjort erforderliga anpassningar av sina verksamheter för att hantera mottagandet utifrån förändrade volymer. Nuvarande insatser behöver dock förstärkas och vidgas. Kommunstyrelsen bör i samverkan med berörda nämnder säkerställa att det finns en tydlighet och samsyn kring vem som ansvarar för vad. Detta är inte minst av vikt med anledning av pågående omorganisation av stadsområdena och införandet av nya facknämnder. Kommunstyrelsen bör utifrån sin ledande och samordnade roll ta ett ökat helhetsgrepp kring frågan för att säkerställa att det finns en samsyn bland alla nämnder kring hur staden gemensamt ska arbeta för att stärka mottagnings- och integrationsarbetet. Av rapporten framgår ett antal identifierade förbättringsområden och rekommendationer. att skicka rapporten till kommunstyrelsen, sociala resursnämnden, överförmyndarnämnden, grundskolenämnden, arbetsmarknads.- gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden samt stadsområdesnämnderna Söder och Öster för yttrande senast 2017-02-01. Av yttrandet ska framgå vilka åtgärder kommunstyrelsen och respektive nämnd avser att vidta med anledning av de synpunkter, förbättringsområden och rekommendationer som redovisas i rapporten. sunderlag G-Tjänsteskrivelse KOLL 161214 Granskning av flyktingsituationen RAPP KOLL 161214 Flyktingsituationen MISSIV KOLL 161214 Flyktingsituationen
7 135 Granskning av grundskolan i Malmö stad enligt revisionsplan 2016 SR-2016-25 Ida Brorsson från KPMG informerar om granskningen av grundskolan i Malmö stad. Granskningen har genomförts vid Kroksbäcksskolan, Munkhätteskolan, Rönnenskolan och Strandskolan. Det övergripande syftet med granskningen har varit att ta ställning till om rektorerna bedriver ett ändamålsenligt systematiskt kvalitetsarbete i syfte att uppnå de nationella målen och kunskapskraven samt att såväl hög- som lågpresterande elever får det stöd som de har rätt till enligt skollagen. Den sammanfattande bedömningen utifrån granskningens syfte och revisonsfrågor är att grundskolenämnden i Malmö stad arbetar ändamålsenligt och strukturerat med kvalitetsarbetet. Av rapporten framgår dock ett antal identifierade förbättringsområden och rekommendationer. att skicka rapporten till grundskolenämnden för yttrande senast 2017-02-01. Yttrandet ska ge svar på vilka åtgärder grundskolenämnden avser att vidta med anledning av de förbättringsområden och rekommendationer som framförts i rapporten. sunderlag G-Tjänsteskrivelse KOLL 161214 Granskning grundskolan i Malmö stad RAPP KOLL 161214 Grundskolan i Malmö stad MISSIV KOLL Grundskolan i Malmö stad
8 136 Granskning av sjukskrivningar SR-2016-28 Sakkunnig Per Nilsson informerar om granskningen av sjukskrivningar. Syftet med granskningsprojektet har varit att bedöma huruvida nämndernas systematiska arbetsmiljöarbete, avseende att förebygga och minska sjukfrånvaron, är ändamålsenligt utifrån gällande lagar och föreskrifter. Med utgångspunkt från syfte och revisionsfrågor bedömer revisionskontoret sammantaget att det arbetsmiljöarbete som bedrivits 2016 av stadsområdesnämnd Söder och Öster och den uppsikt som skett av kommunstyrelsen, avseende att förebygga och minska sjukfrånvaro, i huvudsak varit ändamålsenligt. De granskade nämnderna saknar ännu mål specifikt för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön i enlighet med Arbetsmiljöverkets föreskrift 2015:4, vilken trädde i kraft i april 2016. att skicka rapporten till kommunstyrelsen, stadsområdesnämnd Öster och stadsområdesnämnd Söder för yttrande senast 2017-02-01. Yttrandet ska ge svar på hur kommunstyrelsen och de granskade nämnderna inom sina respektive ansvarsområden avser att arbeta vidare med målformuleringar för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön i enlighet med Arbetsmiljöverkets föreskrift 2015:4 samt minska sjukfrånvaron. sunderlag G-Tjänsteskrivelse KOLL 161214 Granskning sjukskrivningar RAPP KOLL 161214 SAM sjukfrånvaro MISSIV KOLL SAM sjukfrånvaro
9 137 Granskning av försörjningsstöd SR-2016-107 Sakkunnig Olof Hammar informerar om granskningen av försörjningsstöd. Syftet med granskningen har varit att bedöma vad Malmö stad gör för att säkerställa kvalitet och kompetens kring handläggningen av försörjningsstödet samt bedöma om den interna kontrollen avseende utbetalningar av försörjningsstöd är tillräcklig på stadsområdena Norr, Väster och Söder. Med utgångspunkt från syfte och revisionsfrågor bedömer revisionskontoret att kvalitén på dokumentationen i enskilda ärenden och på de underlag som ligger till grund för bedömningarna om rätten till bistånd varierar kraftigt. Bristfällig handläggning har medfört att för högt försörjningsstöd utgått i flera granskade fall. I rapportens slutsatser är bedömningen även att nämndernas interna kontroll kring utbetalningar av försörjningsstöd behöver förstärkas. I slutsatserna framförs även att det finns förbättringsåtgärder att genomföra på stadsområde Väster och Söder när det gäller nyanställdas introduktion. Revisorskollegiet ser allvarligt på de iakttagelser och brister som granskningen visar på. att skicka rapporten till kommunstyrelsen, stadsområdesnämnd Norr, stadsområdesnämnd Väster och stadsområdesnämnd Söder för yttrande senast 2017-02-01. I yttrandet ska framgå vilka åtgärder nämnden avser att vidta med anledning av de slutsatser som redovisas i rapporten. att övriga stadsområdesnämnder erhåller rapporten för kännedom. sunderlag G-Tjänsteskrivelse KOLL 161214 Försörjningsstöd RAPP KOLL161214 Försörjningsstöd MISSIV KOLL161214 Försörjningsstöd
10 138 Ekonomisk styrning och kontroll SR-2016-24 Revisorskollegiets arbetsutskott beslutade 2016-12-08 att föreslå revisorskollegiet bordlägga ärendet till revisorskollegiets sammanträdet 2017-01-25. att bordlägga ärendet till nästa sammanträde 2017-01-25.
11 139 Uppföljning av direktupphandling TN/GK SR-2016-109 Sakkunnig Richard Magnusson informerar om uppföljningen av direktupphandlingar vid tekniska nämnden/gatukontoret. Syftet med denna granskning har varit att följa upp den del av 2014 och 2015 års granskningar som avsåg direktupphandlingar samt att bedöma om tekniska nämnden säkerställer att gatukontoret genomför direktupphandlingar på ett ändamålsenligt sätt och med en tillräcklig intern kontroll. Baserat på den granskning som utförts genom stickprov är bedömningen att tekniska nämnden inom gatukontorets verksamhetsområde genomfört direktupphandlingar på ett ändamålsenligt sätt under 2016. Detta är en tydlig förbättring jämfört med resultaten av granskningarna 2014 och 2015. Efter de anmärkningar mot tekniska nämnden avseende gatukontoret som lämnades av revisorskollegiet i revisionsberättelserna för 2014 och 2015 beslutade tekniska nämnden 160224 och 160615 om åtgärder för att stärka den interna kontrollen avseende bland annat direktupphandlingar. Då nämnden ännu inte genomfört flera av dessa åtgärder bedöms den interna kontrollen i detta avseende inte vara helt tillräcklig. att skicka rapporten till tekniska nämnden för yttrande senast 2017-01-18. Yttrandet ska ge svar på vilka åtgärder tekniska nämnden avser att vidta med anledning av de slutsatser och rekommendationer som framförts i granskningen. sunderlag G-Tjänsteskrivelse Revisorskollegiet 161214 Uppföljande granskning av direktupphandlingar vid tekniska nämnden RAPP KOLL 161214 Direktupphandlingar TN-GK MISSIV Uppföljande granskning av direktupphandlingar TN-GK
12 140 Rapportering från styrgrupperna och lekmannarevisorerna Informeras från möten i styrgrupperna TSM och SKOLA samt från revisorskollegiets möte med hela arbetsmarknads-, gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden. Informeras från lekmannarevisorerna i MKB Fastighets AB, Vagnparken i Skåne AB (Visab) och Sydskånes avfallsaktigebolag SYSAV AB samt om ny Hållbarhetsredovisning fr o m 2017. Informeras från revisorerna i kommunalförbundet Räddningstjänsten Syd. att godkänna informationen från styrgrupperna att godkänna informationen från lekmannarevisorerna och de kommunala bolagen att godkänna information från revisorerna i stiftelser, kommunalförbund och finansiellt samordningsförbund. att godkänna informationen från revisorskollegiets presentation på arbetsmarknads-, gymnasie- och vuxenutbildningsnämndens sammanträde.
13 141 Deluppföljning 3 av internkontrollplan 2016 SR-2016-3 Per Nilsson redogör för deluppföljning 3 av interkontrollplanen för 2016. Revisorskollegiet beslutade 2016-02-17 om internkontrollplan 2016. Denna uppföljning utgör den tredje och sista deluppföljningen av internkontrollplanen avseende revisionsprojektens utförande, skattepliktiga förmåner, felrekrytering och bistande förståelse för beslut En totalsammanställning över uppföljningen av interkontrollplanen för 2016 och en uppdaterad riskanalys kommer att presenteras på revisorskollegiets sammanträde 2017-01-25. att godkänna deluppföljning 3 av internkontrollplan 2016. sunderlag G-Tjänsteskrivelse KOLL 161214 Deluppföljning 3 av internkontrollplan 2016 Deluppfoljning 3 av internkontrollplan 2016
14 142 Remiss - Modell för investeringsstyrning i Malmö stad, STK-2016-1160 SR-2016-105 Revisorskollegiets arbetsutskott beslutade 2016-12-08 att föreslå revisorskollegiet besluta att bordlägga ärendet till revisorskollegiets sammanträde 2017-01-25. att bordlägga ärendet till nästa sammanträde 2017-01-25.
15 143 Case Lindängen - ett pilotprogram för samordnad styrning av sociala och fysiska investeringar SR-2016-94 Kommunstyrelsen har skickat ärendet Case Lindängen för synpunkter på förslag, innehåll och inriktning senast 2016-12-30. Handläggande tjänsteman på stadskontoret är Thomas Lundquist. Stadsområdesförvaltning Söder ska tillsammans med berörda förvaltningar utgöra stommen i ett samlat program för genomförande av insatser och projekt på Lindängen. Styrningen av programmet föreslås utgå från intention inom Utvecklad investeringsstyrning i Malmö stad. Strukturen för styrning är baserad på att staden har en portfölj innehållande ett antal program där varje program innehåller en rad satsningar och projekt. Case Lindängen blir ett pilotprogram för samordnad styrning av sociala och fysiska investeringar. att avstå från att yttra sig över remisen Case Lindängen - ett pilotprogram för samordnad styrning av social och fysiska investeringar. sunderlag Yttrande KOLL 161214 Remiss - Case Lindängen G-Tjänsteskrivelse 357 KS Case Lindängen ett pilotprogram för samordnad styrning av sociala och fysiska investeringar Case Lindängen programunderlag Följebrev Case Lindängen - ett pilotprogram för samordnad styrning av sociala och fysiska investeringar, STK-2016-965
16 144 Utvecklingsplan för arbetet med barnets rättigheter i Malmö stad, STK-2016-783 SR-2016-102 Revisorskollegiet har fått Utvecklingsplan för arbetet med barnets rättigheter i Malmö stad för yttrande senast 2017-01-31. Handläggande tjänsteman på stadskontoret är Åsa Pahlmblad. Förslaget på Utvecklingsplan för arbetet med barnets rättigheter i Malmö stad har arbetats fram som syftar till att lägga grunden för ett samordnat och systematiskt arbete kring barnkonventionen i Malmö stad. att avstå från att yttra sig över remisen "Utvecklingsplan för arbetet med barnets rättigheter i Malmö stad". sunderlag Yttrande KOLL 161214 Remiss - Utvecklingsplan för barnets rättigheter i Malmö stad G-Tjänsteskrivelse Förslag på remissbrev Följebrev Utvecklingsplan för arbetet med barnets rättigheter i Malmö stad, STK-2016-783 408 KS Utvecklingsplan för arbetet med barnets rättigheter i Malmö stad Förslag på Utvecklingsplan för barnets rättigheter i Malmö stad Remiss STK-2016-783 - Förtydligande gällande svarsdatum
17 145 STAREV:s erfarenhetskonferens 17-18 maj 2017 i Växjö SR-2016-74 Inkommet mejl från Växjö kommuns revisorer om erfarenhetskonferens den 17-18 maj 2017 i Växjö. Detaljerat program kommer att skickas ut senare. Revisorskollegiets arbetsutskott beslutade 2016-12-08 att 8 ledamöter samt revisionsdirektören deltar på erfarenhetskonferensen. att anmäla Sten Dahlvid, Claes Carlsson, Robabeh Taeri, Göran Hellberg, Andreas Holmgren, Per Lilja, Rune Andersson, Berit Sjövall, Åke Christiansson, Ulf Hägg samt George Smidlund till erfarenhetskonferensen i Växjö den 17-18 maj 2017. sunderlag STAREV Erfarenhetskonferens 17-18 maj 2017 i Växjö
18 146 Revisionsdirektören informerar Revisionsdirektören informerar om Budget 2017. Revisorskollegiets budget utökas med 1000 tkr utöver för pris- och lönejusteringar. Rekrytering påbörjas för en revisorstjänst. Revisionsplan 2017. as på revisorskollegiets sammanträde 2017-01-25. Revisionsplanen kommer att innehålla förslag till nya styrgrupperna fr o m 2017-05-01. Ny organisation i Malmö stad. Tre nya förvaltningar där Britt-Marie Pettersson kommer att vara direktör för arbetsmarknads- och socialförvaltningen, Gisela Green direktör för vård- och omsorgsförvaltningen samt Annelie Larsson direktör för funktionsstödsförvaltningen. Revisionskontorets organisation. Arbete pågår med att se över årshjulet för revisionskontorets processer. Syftet är att få en jämnare fördelning över året med de fördjupade granskningarna, den årliga granskningen och lekmannarevisionen. Milan Obradovic har meddelat att han lämnar sina samtliga förtroendeuppdrag i Malmö stad. Sveriges kommuner och landsting behandlade boken "Grundläggande granskning" på konferensen Revisionsdialog 2016-12-08. att godkänna informationen.