FÖRVALTNINGSPLAN FÖR GEMENSAM VIDEOKONFERENSPLATTFORM BD ÅR 2011 Tel.0921-570 40 info@itnorrbotten.se www.itnorrbotten.se Sida 1 (10)
INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 Inledning... 3 1.1 Syfte och målgrupp... 3 1.2 Förvaltningsperiod... 3 2 Förvaltningsobjekt... 3 2.1 Objektverksamhet... 3 2.2 Verksamhetsstöd... 4 2.3 IT-stöd... 4 3 Förvaltningsaktiviteter... 4 4 Mål... 4 4.1 Problem och behov... 4 4.1.1 Marknadsföring... 5 4.1.2 Omvärldsbevakning... 5 4.1.3 Projekt och testverksamhet... 5 4.1.4 Utveckla inspelning/streaming tjänster... 5 4.1.5 Videoportal... 6 4.1.6 Redundant infrastruktur... 6 4.1.7 Testmiljö... 6 4.1.8 Uppgraderingar... 6 4.1.9 SIP/URI-dialing... 6 4.2 Projektpåverkan under perioden... 6 4.3 Mål... 7 5 Budget... 7 6 Förvaltningsorganisation... 8 6.1 Bemannad förvaltningsorganisation... 8 6.2 Beslutsfora... 9 6.3 Förvaltningsgrupp... 9 6.4 Styrgrupp... 10 6.5 Teknisk kontaktgrupp... 10 6.6 Utvecklingsfrågor... 10 Tel.0921-570 40 info@itnorrbotten.se www.itnorrbotten.se Sida 2 (10)
1 Inledning 1.1 Syfte och målgrupp Syftet med förvaltningsplanen för Gemensam videokonferensplattform BD är att klargöra vad som ska göras i förvaltningsarbetet samt hur förvaltningen ska utföras och styras. Förvaltningsplanen är det operativa styrdokumentet för 2011. Till förvaltningsplanen hör en specifikation (kommer att uvecklas och tas fram) som mer detaljerat beskriver förvaltningsobjektets innehåll och avgränsningar, roller samt förvaltningsprocesserna. Målgrupp för dokumentet är de som ansvarar för och de som bedriver förvaltningen av Gemensam videokonferensplattform BD. Dokumentet ägs av Objektägare och förvaltas av Förvaltningsledare 1.2 Förvaltningsperiod Förvaltningsplanen gäller för perioden 2011-01-01 2011-12-31. Inför påföljande period ska förvaltningsplanen förnyas enligt processen för målstyrning (se Förvaltningsspecifikationen avsnitt 4.1). 2 Förvaltningsobjekt Förvaltningsobjektet är det som ska förvaltas och avgränsar därmed förvaltningsorganisationens ansvarsområde. Inledningsvis beskrivs den objektverksamhet som förvaltningsobjektet ska stödja, därefter beskrivs förvaltningsobjektet i form av verksamhetsstöd och IT-stöd. 2.1 Objektverksamhet Förvaltningsobjektet Gemensam videokonferensplattform BD syftar till att stödja objektverksamheten vilken utgörs av alla verksamheter inom NLL, IT Norrbotten, Kommunförbundet och kommunerna i Norrbotten, som nyttjar och har behov av videokonferens och telemedicin (medicinsk vård på distans). Förvaltningsobjektet är det som ska förvaltas och avgränsar därmed förvaltningsorganisationens ansvarsområde. Nedan följer exempel på handlingar/aktiviteter som objektverksamheten används till; Interkommunala samordningsmöten t.ex. o Kommunförbundets presidie möten o Verksamhetschefs möten o Kommunchefsmöten Distansundervisning t.ex. o Modersmålsundervisning Telemedicin/E-hälsa t.ex. o Telemedicintillämpningar o Video/Telemedicin från patients hem o Vårdplanering Tel.0921-570 40 info@itnorrbotten.se www.itnorrbotten.se Sida 3 (10)
Inspelning av videokonferens Streaming av videokonferens Målet med/resultatet av ovan nämnda handlingar/aktiviteter är att möjliggöra videokommunikation för organisationernas anställda. 2.2 Verksamhetsstöd Förvaltningsverksamheten tillhandahåller följande verksamhetsstöd (förvaltningsprodukter) till objektverksamheten; Stöd för distansmöten via videokonferens Stöd för utbildning på distans Stöd för medicinsk vård på distans 2.3 IT-stöd För att kunna tillhandahålla ovanstående verksamhetsstöd till objektverksamheten krävs följande IT-system och anpassningar; Central infrastruktur Lokal infrastruktur Videostudios, CMA Desktop Gränssnitt mot angränsande MT-produkter För en fördjupad beskrivning av förvaltningsobjektet se Förvaltningsspecifikationen, avsnitt 1. 3 Förvaltningsaktiviteter Förvaltningsaktiviteterna i samband med förvaltning av Gemensam videokonferensplattform BD är följande; Förvaltningsstyrning Användarstöd Ändringshantering Daglig IT-drift och underhåll För en fördjupad beskrivning av förvaltningsaktiviteterna se Förvaltningsspecifikationen, avsnitt 2. 4 Mål 4.1 Problem och behov Följande problem- och behovsbild har identifierats för förvaltningen av Gemensam videokonferensplattform BD. Videokonferenstekniken är i ett kraftigt expansionsskede och den tekniska utvecklingen går snabbt inom området. Områdena Videokonferens, Tel.0921-570 40 info@itnorrbotten.se www.itnorrbotten.se Sida 4 (10)
Distansöverbryggande teknik, Nätbaserat lärande och Telemedicin växer ihop alltmer och tekniken kan tillämpas i alla verksamheter. I dag finns det tekniska möjligheter att streama, d v s i realtid skicka ljud och bild mellan parter och att spela in detta. Det går att redigera filmer och skapa portallösningar för indexering och sökning av inspelat material. Ny teknik, nya tjänster och tillämpningar skapar nya sätt att effektivisera interna verksamheter och bedriva vård, genom distanskonsultation av specialister, koppling mot medicinteknisk utrustning och patientmedverkan på distans. Det skapar också möjligheter för distansundervisning, effektiva möten mellan organisationer i länet, ökat samarbete mellan kommuner och landsting, samt med externa organisationer både inom och utanför länet. 4.1.1 Marknadsföring Uppbyggnaden av den gemensamma videokonferensplattformen har skett i projektform under 2008 2010. Från och med 2011 går projektet över i förvaltning. Med plattformen och rutiner etablerade kommer marknadsföring av objektverksamheten mot de olika verksamheterna i kommunerna och landstinget att vara en prioriterad aktivitet. Målet är att sprida kunskap och öka användningen. För kommunerna och kommunförbundet ligger marknadsföringsaktiviteterna på att öka användandet. För landstingets del handlar det om att fortsätta sprida användandet och hitta fler kliniska tillämpningar. 4.1.2 Omvärldsbevakning Den snabba tekniska utvecklingen på området gör att det kontinuerligt kommer ut nya produkter på marknaden. För att städigt kunna erbjuda de bästa produkterna krävs omvärldsbevakning av marknaden, samt tester av nya produkter. Omvärldsbevakningen omfattar även att bevaka olika projekt, användningsområde och nyheter inom kommunernas och landstingets verksamheter. 4.1.3 Projekt och testverksamhet Förvaltningsgruppens medlemmar deltar kontinuerligt i olika projekt, tester, demonstrationer eller möten som tekniska konsulter för att ge råd och stöd angående de tekniska möjligheterna med videokonferens. Syftet är att ge stöd åt befintliga och nya användare i deras nyttjande av distansöverbryggande teknik för att utveckla sin verksamhet. 4.1.4 Utveckla inspelning/streaming tjänster Under 2010 har testverksamhet pågått för att utvärdera inspelning av videokonferens och hitta bra rutiner kring förfarandet av beställning, redigering och publicering. Under våren 2011 ska inspelning börja ingå som en ordinarie tjänst till verksamheten. Inspelat material kan nås via publiceringsportalen vmc.nll.se, samt på norrlandstingens gemensamma kanal på www.vimeo.com. Möjligheter till multicast ska undersökas och testas med mål att införa det som ordinarie tjänst under året. Tel.0921-570 40 info@itnorrbotten.se www.itnorrbotten.se Sida 5 (10)
4.1.5 Videoportal Det finns ett stort behov av en webbplats där man kan samla information om videoplattformen och de tjänster som erbjuds kring denna, samt manualer och instruktioner kring handhavandet av de olika tjänsterna och produkterna. Landstinget har en sådan portal på sitt intranät och för att återanvända och spegla så mycket som möjligt av den informationen kommer webbplatsen att ligga på landstingets externa webb. Informationen ska vara likvärdig men anpassad för användare inom videoplattformen men utanför landstinget, samt för externa användare på Internet. 4.1.6 Redundant infrastruktur I dagsläget finns ingen redundans för videokonferensplattformen samtidigt som verksamheten har utvecklats till att bli verksamhetskritisk. Det bör utredas om driftstörningar i infrastrukturen innebär så pass stora konsekvenser att ett redundant system är önskvärt att införa. Ett alternativ till redundant infrastruktur kan vara att nyttja testmiljöns komponenter som backup. 4.1.7 Testmiljö Det finns ett stort behov att kunna testa uppgraderingar av den centrala infrastrukturen i en testmiljö innan den sker på skarp miljö. Vi har erfarenhet av tidigare uppgraderingar som påverkat den dagliga driften under lång tid efter uppgradering, samt att det medfört mycket merarbete för förvaltningsgruppen. Mot bakgrund av detta har en testmiljö införskaffats och kommer att tas i bruk under våren 2011. När testmiljön finns på plats kommer den även att kunna användas som backup till den skarpa miljön. 4.1.8 Uppgraderingar Under ett år beräknas det komma mellan 2-4 större uppgraderingar för den centrala infrastrukturen som bör genomföras, dels för att få stöd för nya funktioner samt att support på systemen ofta kräver en ny version. 4.1.9 SIP/URI-dialing Fler och fler landsting och andra myndigheter, kommuner och företag går över till att använda SIP (Session Initials Protocol) protokollet för videotrafik, varför förvaltningsobjektet bör titta på möjligheten att införa SIP. Genom att införa så kallad URI adressering kan man ringa på ett enklare sätt mellan videosystem. Till exempel kan man ringa till Kalle Karlsson på Norrbottens Läns Landsting via kalle.karlsson@nll.se istället för att använda E.164 nummer, som har formen 12555003. Även om man inför SIP kan och kommer adressering via H.323 att användas i flera år framöver. 4.2 Projektpåverkan under perioden Följande projekt/kända ändringar kommer att påverka förvaltningen under perioden. Projekt/känd ändring Samarbete mellan kommuner och Påverkan Genom gemensam videokonferensplattform Tel.0921-570 40 info@itnorrbotten.se www.itnorrbotten.se Sida 6 (10)
landsting Teknikutveckling finns stora möjligheter till utökat samarbete, t.ex. genom vårdplanering via video. Nya produkter, uppgraderingar, tjänster som påverkar förvaltningsobjektets omfattning och tjänster. 4.3 Mål Målen är en följd av de problem/behov som presenteras i föregående avsnitt. Övergripande mål för år 2011 Det övergripande målet för förvaltningsperioden är att det i förvaltningsplanen beskrivna arbetssättet fortsätter samt att aktiviteter genomförs för att uppfylla målen nedan. 5 Budget Detta avsnitt beskriver budget för förvaltningsobjektet baserade på resursberäkningarna i föregående avsnitt. Förvaltningsobjektets totala budget under 2011-01-01-2011-12-31 är följande: ÅR 2011 Förvaltningsgrupp 200 000 Serviceavtal Summa 405 925 CMA 5000 (1000) 78 400 RMX 2000 80 CIF portar 86 000 RMX 2000 160 CIF portar 145 400 DMA 7000 23 275 VBP 6400-ST85 43 450 VBP 5300-E25 9 800 V2IU 5300S-T25 9 800 V2IU 5300 E-T25 9 800 Övrigt 50 000 Central drift 1 500 000 Summa 2 155 925 Hälften bekostas av landstinget och hälften av kommunerna Summa NLL resp kommunerna 1 077 963 Tel.0921-570 40 info@itnorrbotten.se www.itnorrbotten.se Sida 7 (10)
6 Förvaltningsorganisation 6.1 Bemannad förvaltningsorganisation Med utgångspunkt från affärsparterna, samt de mål som formulerats för BD Gemensam videokonferensplattform bör förvaltningsorganisationen för år 2011 bemannas av följande personer. Part Verksamhetsnära förvaltning IT-nära förvaltning Nivå Budgetnivå Beslutsnivå Operativ nivå Objektägare Tony Blomqvist Objektansvarig Catherine Melby Objektspecialist Teknisk kontakt i kommunerna IT-systemägare Stefan Lundström IT-systemansvarig Anna Mård Driftansvarig Applikationsansvarig Videogruppen NLL Tel.0921-570 40 info@itnorrbotten.se www.itnorrbotten.se Sida 8 (10)
6.2 Beslutsfora För att arbetet ska kunna styras så effektivt som möjligt krävs följande beslutsfora. Beslutsforum Arbetsuppgifter Deltagare Frekvens Kallar Styrgrupp - Godkänna - 3 kommunchefer 2-4 gånger per Objektägare förvaltningsplan - 3 landstingsrepresentanter år samt vid - Besluta om utökning/ behov indragning av - Objektägare resurser - IT-systemägare - Driva utvecklingsfrågor Föredragande: Förvaltningsgrupp Teknisk kontaktgrupp - Besluta om förslag till förvaltningsplan - Bereda beslutsunderlag inför styrgrupp - Bereda budgetunderlag inför styrgrupp - Prioritera och planera inom ramen för förvaltningsplanen - Följa upp utfall mot förvaltningsplanen - Delta i utvecklingsprojekt IT - Objektägare - IT-systemägare IT Roller på operativ nivå vid behov - - Kommunrepresent anter i form av kontaktpersoner video IT - Driftansvarig 4 gånger per år samt vid behov. 4 gånger per år samt vid behov Förvaltnings ledare Förvaltnings ledare 6.3 Förvaltningsgrupp Förvaltningsgruppens uppdrag är att sköta förvaltning av videoplattformen. Inom ramen för förvaltningsplanen ingår även i förvaltningsgruppen uppdrag att utveckla den centrala plattformen och befintliga tjänster, ta fram förslag på nya tjänster och funktioner, samt delta i olika utvecklingsprojekt. Tel.0921-570 40 info@itnorrbotten.se www.itnorrbotten.se Sida 9 (10)
6.4 Styrgrupp Styrgruppens roll är att fatta övergripande beslut om förvaltningsorganisationen och dess inriktning. Tillika ska styrgruppen fatta beslut om budget. Detta skall göras i sådan god tid att finansierande organisationer hinner få kostnadsunderlag innan den interna budgetprocessen startar. Vid behov prioriterar styrgruppen verksamheter och aktiviteter av övergripande karaktär för att styra förvaltningsorganisationen mot uppsatta mål. Styrgruppen fattar beslut om utvecklingsfrågor, beredda i organisationerna. 6.5 Teknisk kontaktgrupp Gruppens uppdrag är att vara kontaktyta mellan kommunerna och förvaltningsgruppen. 6.6 Utvecklingsfrågor De önskemål om utveckling som kommer från organisationerna ska kanaliseras i respektive organisations ordinarie process för utvecklingsfrågor eller via förvaltningsgruppens verksamhetsutvecklare. Därefter bereds frågan i förvaltningsgruppen. Efter beslut från organisationen/er fattar styrgruppen sedan beslut i frågan. Beslut eller utveckling som påverkar Landstingets drift, tekniska miljö, personella resurser eller ekonomi, måste synkroniseras och förankras i Landstingets ordinarie beredningsorgan för IT/MT-frågor. Tel.0921-570 40 info@itnorrbotten.se www.itnorrbotten.se Sida 10 (10)