Effektivitet på jobbet

Effektivitet på jobbet RAPPORT BASERAD PÅ RESULTATEN FRÅN MANPOWER WORKLIFE, APRIL 2012

EFFEKTIVITET PÅ JOBBET NÄSTAN EN TIMME OM DAGEN FÖRSVINNER I STRUL Många drömmer nog om den perfekta arbetsplatsen, där allt går som smort, ingenting krånglar eller strular, och allt arbete utförs på ett så effektivt sätt som möjligt. Tyvärr är den drömmen långt från verkligheten för de flesta svenskar. När vi ställer frågan Om du lägger samman den totala tiden under en typisk arbetsdag som går förlorad på grund av olika former av strul eller ineffektivitet, ungefär hur mycket tid skulle du uppskatta att det rör sig om i genomsnitt? visar det sig att de svarande i genomsnitt uppskattar att 55 minuter per dag försvinner på grund av strul. Nästan en tredjedel (29 %) uppger att man förlorar en timme om dagen eller mer. 3 2 1 2% 6% 1 14% 24% Figur 1: Om du lägger samman den totala tiden under en typisk arbetsdag som går förlorad på grund av olika former av strul eller ineffektivitet, ungefär hur mycket tid skulle du uppskatta att det rör sig om i genomsnitt? Genomsnittet för Sverige är 55 minuter. IT-HAVERIER OCH STÄNDIGA AVBROTT VÄRSTA TIDSTJUVARNA Vad är det då som i första hand ligger bakom ineffektiviteten på de svenska arbetsplatserna? Topp tre enligt de svarande är ständiga avbrott i arbetet, teknikstrul, samt missförstånd och otydlig kommunikation. Denna topplista kommer igen i de allra flesta branscher och grupper. 70-talisterna är dock de som oftast har problem med att bli avbrutna i arbetet allt för ofta (37 %), medan 80- och 90-talister är de som oftast upplever problem med strulande teknik (40 %). De yngre svarsgrupperna har sannolikt högre krav på hur bra tekniken borde funka. En majoritet av 80- och 90-talister säger att den teknik de har hemma är mer modern är den de har tillgång till på jobbet, medan de flesta äldre svarande uppger att det inte är någon större skillnad, eller att jobbtekniken rent av är modernare. 2(10)

Att jag blir blir avbruten i arbetet allt för ofta Teknikstrul eller att tekniken inte fungerar Missförstånd och otydlig kommunikation Har inte tid att ägna mig åt mina Att tekniken/programmen jag har tillgång Andra måste göra sitt jobb innan jag kan Dåligt chefsskap eller ledning Meningslösa eller improduktiva möten Otydliga riktlinjer för vad jag förväntas göra Tiden det tar att boka upp eller få tag i folk Att jag själv inte är tillräckligt motiverad För lite arbetsuppgifter/det finns för lite Onödigt långa fikapauser eller raster Upplever inte att det finns några stora Vet ej / Vill ej svara 8% 3% 33% 33% 26% 22% 22% 1 17% 17% 4 Figur 2: Vilka skulle du säga är de största källorna till ineffektivitet i ditt nuvarande arbete? DET ÄR INTE MITT FEL MAJORITETEN LÄGGER SKULDEN FÖR EF- FEKTIVITETSFÖRLUSTEN PÅ ORGANISATIONEN Vems fel är det att arbetet inte flyter så effektivt som det skulle kunna? De flesta tycker att ansvaret snarare ligger på organisationen än på dem själva. Hela 69 % uppger att effektivitetsförlusterna i arbetet främst eller helt beror på organisationen, bara 6 % att de främst eller helt beror på en själv. 25 % delar ansvaret lika mellan sig själv och organisationen. Unga och äldre är ungefär lika benägna att lägga skulden för ineffektivitet på organisationen, liksom kvinnor och män. Däremot finns det en viss skillnad med avseende på utbildningsnivå. Bland svarande som bara har grundskoleutbildning lägger 80 % hela eller största delen av ansvaret för ineffektiviteten på arbetsplatsen på organisationen. Motsvarande siffra bland högskoleutbildade är 66 %. Förmodligen speglar skillnaden det faktum att högutbildade i hög utsträckning faktiskt har mer inflytande över sina egna arbetsvillkor än människor med lägre utbildning. 3(10)

Även chefer uppger oftast att ineffektiviteten i arbetet främst orsakas av organisationen: 64 % lägger skulden främst där, medan bara 5 % lägger större delen av ansvaret på sig själva, till och med en lite lägre andel än bland de anställda. 5 4 46% 4 3 3 2 23% 2 1 Helt på organisationen Främst på organisationen Lika mycket på organisationen som mig själv Främst på mig själv 1% Helt på mig själv Figur 3: Vad skulle du säga att effektivitetsförlusten i ditt arbete i första hand beror på? Dig själv eller organisationen? Dålig tidsplanering är vanligaste egna tillkortakommandet När vi ber de svarande ta ställning till vilka som är de största källorna till ineffektivitet om man bortser från sådant man inte själv kan påverka så kommer dålig tidsplanering i topp: 18 % tillstår att man inte planerar sin tid optimalt. Främst är det svarande mitt i karriären som upplever svårigheter att planera sin tid: bland 70- talister är det 22 % som uppger detta. Motsvarande siffra bland 90-talister är bara 7 %, och bland 50-talister 15 %. STRULET VI KAN LEVA MED, OCH STRULET SOM SÄNKER OSS Olika typer av strul påverkar oss på olika sätt. Som vi sett ovan är de två vanligaste källorna till ineffektivitet på svenska arbetsplatser att ofta bli avbruten i arbetet och teknikstrul. Lyckligtvis verkar inget av detta påverka motivationen hos de anställda negativt: anställda på arbetsplatser där teknikstrul är en av de viktigaste källorna till ineffektivitet har till exempel lika hög motivationsgrad som svarande på andra arbetsplatser. Annorlunda är det med dåligt chefsskap och otydliga riktlinjer för vad man förväntas göra: svarande som uppger detta som viktiga källor till ineffektivitet upplever också en betydligt lägre grad av motivation än andra. Samma sak gäller möten som upplevs som meningslösa eller improduktiva. 4(10)

8 7 6 5 4 3 Andel med 9 eller högre motivationsgrad: 47% I organisationer där dåligt chefsskap/ledning är en viktig källa till ineffektivitet 72% I övriga organisationer Figur 4: Diagrammet visar andelen av de svarande som har en hög motivationsgrad (över 90 %). Bland de som uppger att dåligt chefskap/dålig ledning är en viktig källa till ineffektivitet på deras arbetsplats är denna andel bara 47 %. I övriga organisationer är andelen 72 %. Det är alltså tydligt att ineffektivitet som upplevs ha sitt ursprung i dålig ledning har ett starkt negativt samband med de anställdas motivation. Arbetsplatser som karaktäriseras av bristande struktur och oklara mål påverkar alltså ofta de anställdas motivationsgrad negativt. I kombination med att missförstånd och otydlig kommunikation ligger på tredje plats över de vanligaste källorna till ineffektivitet ger det bilden av att många svenska arbetsplatser skulle må bra av lite mer struktur. KNEPEN FÖR ÖKAD EFFEKTIVITET Lurarna räddar effektiviteten i kontorslandskapet Vad gör man då när man verkligen har behov av att vara riktigt effektiv på arbetet. Ja, de flesta (55 %) svarar att de helt enkelt bara koncentrerar sig intensivt på det de ska göra. Men det är ju inte alltid det lättaste, framförallt i en stökig omgivning. Det är därför inte överraskande att det som kommer på andra plats på listan är stänga in sig eller att gå till en avskild plats. Men inte alla har den möjligheten. Bland de som har eget rum är det 31 % som uppger att de stänger in sig eller går till avskild plats när de måste vara extra effektiva, bland de som sitter i kontorslandskap är det bara 18 %. I kontorslandskapet är det istället ofta hörlurarna som blir räddningen: 28 % av anställda som har sin arbetsplats i ett kontorslandskap sätter på musik i hörlurar när de behöver vara riktigt effektiva. Motsvarande siffra bland de med eget rum är bara 9 %. Det finns också en tydlig ålderstrend: bland 80-talister i kontorslandskap har hela 38 % musik i hörlurar som ett av sina viktigaste effektivitetsknep. Bland 50-talister i kontorslandskap är det bara 12 % som sätter på sig lurarna för att bli mer effektiva. 5(10)

På tredje plats över effektivitetsknep kommer den klassiska kaffekoppen: 20 % uppger att de börjar med att ta en kopp kaffe när de måste vara extra effektiva. Koncentrerar mig bara intensiv på det Stänger in mig eller går till en avskild Dricker kaffe Sätter på musik i hörlurar Rör på mig/får igång blodet Stänger av annat jag har på i Går hem och arbetar hemifrån Börjar med att ta en nypa frisk luft Sätter mig i grupp / jobbar tillsammans Tar en snus / cigarett Gör inget speciellt Läser eller tittar på något som Börjar med att köra ett snabbt gym Ta en bulle/godis/snacks etc. Dricker energidryck Annat, nämligen: Vet ej / Vill ej svara 22% 16% 13% 7% 7% 7% 3% 3% 2% 2% 6% 3% 5 3 4 5 6 Figur 5: Vad av följande brukar du göra när du verkligen måste vara effektiv på jobbet? 4 28% 18% 32% Öppet kontorslandskap Eget avskilt rum Sätter på musik i hörlurar Stänger in mig eller går till en avskild plats Figur 6: Vad av följande brukar du göra när du verkligen måste vara effektiv på jobbet? Svar bland svarande som hare get rum, respektive sitter i kontorslandskap. 6(10)

Upplevd effektivitetsförlust i arbetet 0 1 2 3 4 5 6-9st 10 11-15st 20 30 40+ Blir man effektivare av att stänga av mailen och mobilen? Gör ständigt nåbarhet via mail och mobil oss mindre effektiva? Med tanke på att ständiga avbrott i arbetet är den oftast angivna källan till ineffektivitet ligger slutsatsen nära till hands. Men trots detta har mängden telefonsamtal och mail per dag inget tydligt samband med hur effektivt de svarande upplever att de kan sköta sitt arbete. Om 100 % motsvarar en ideal dag på jobbet där allt går som smort, ingenting krånglar eller strular och allt arbete utförs på ett så effektivt sätt som möjligt anger de svarande att deras arbetsplatser är 74 % effektiva i snitt, och den siffran är lika hög oavsett antal mail och telefonsamtal. Det verkar helt enkelt som att de flesta lärt sig hantera mail och mobil på ett sätt som gör att effektiviteten i arbetet inte blir lidande. 3 3 2 1 Email Telefonsamtal Antal per dag Figur 7: Det finns inget tydligt samband mellan den upplevda effektivitetsförlusten i arbetet och mängden email eller telefonsamtal per dag. Mötesmyten Meningslösa möten är också något som ofta får skulden för ineffektivitet på arbetsplatsen. Men Worklife-studien visar att detta är en sanning med modifikation. I själva verket tycker de flesta (57 %) att antalet möten på arbetsplatsen är lagom för de behov man har. Och nästan 1 av 5 (17 %) tycker rent av att man har för lite möten. 26 % anser att man har för många möten på arbetsplatsen. Hur mycket är för mycket? Det verkar som att ungefär två möten i veckan är idealet för de flesta arbetstagare. Bland svarande som har två möten i veckan i snitt är det lika vanligt att anse att antalet möten är för högt, som att det är för lågt. Bland svarande som har fler än två möten i veckan är det fler som anser att det är för många möten än att det är för få, och bland svarande som bara har ett möte en nor- 7(10)

mal vecka, eller inget alls, är det vanligare att anse att antalet möten är för lågt än att det är för högt. 3 3 2 1 32% 28% 18% 1 8% 0 1-2 3-5 6-10 Fler än 10 Figur 8: Antal möten per vecka i genomsnitt bland de svarande För många möten en chefsfälla? Intressant nog är det betydligt fler bland chefer som anser att man har onödigt många möten på arbetsplatsen. Nidbilden av den möteshungriga chefen verkar alltså oftast inte stämma: snarare är det de anställda som efterfrågar fler möten! 7 6 58% 5 4 3 1 13% 47% 4 23% Chef Ej chef För få Lagom för de behov vi har För många Figur 9: Vad tycker du om antalet möten på din nuvarande arbetsplats? 8(10)

Skillnader mellan branscher Det är stor skillnad mellan olika branscher med avseende på hur manga möten som är normalt. Men det är också tydligt att man i branscher som ofta har mycket möten också oftare anser att antalet möte är för högt. Två-mötesidealet verkar alltså vara starkt även i branscher där det faller sig naturligt att ha betydligt fler möten än så. Bransch Antal möten/vecka i snitt Andel som anser att det är för många möten Management 7,8 37% 12% Försäljning 6,1 21% Pedagogiska arbeten 5,8 31% Hälso-, Sjukvård 5,5 26% 21% Andel som anser att det är för få möten Marknad, Reklam, PR, Information 5,2 3 1 Forskning, Utveckling 5,0 22% 6% IT, Data 5,0 32% 7% Teknik, Naturvetenskap 4,9 3 13% Ekonomi, Finans 4,5 28% 16% Bygg, Anläggning 3,9 1 22% Kontor, Administration 3,7 27% 14% Service, Handel, Butik 3,1 34% Lager, Industri, Transport 3,1 1 28% Media, Kultur 3,0 1 18% Kundtjänstarbete 2,6 13% 31% Operatörer 2,3 18% 2 Hantverksyrken* 2,1 11% Figur 10: Mötestoppen. *n<50. 9(10)

OM MANPOWER WORKLIFE Resultaten är hämtade från den senaste Worklife-undersökningen som Manpower genomförde under april 2012 i samarbete med Kairos Future. I Sverige har 6362 personer svarat på en enkät som vi har skickat ut via e-mail. Av alla som har svarat är 3518 anställda, 1628 arbetssökande, 385 egenföretagare och 831 studerande De flesta av de som har svarat på enkäten har sin profil registrerad på Manpower.se. De ingår i Manpowers Worklife-panel som i Sverige består av över 20 000 personer som väl motsvarar Sveriges arbetsföra befolkning med avseende på kön, ålder och boendeort. OM KAIROS FUTURE Studien Manpower Worklife genomförs i samarbete med Kairos Future som är ett oberoende forsknings- och konsultföretag som hjälper företag, myndigheter och organisationer att förstå och hantera samhällsförändringar. Mer information finner du på www.kairosfuture.com 10(10)