Manual SAM 1. Syftet med SAM 2 2. Innehållet 2 2.1 Texter om systematiskt arbetsmiljöarbete 2 2.2 Guider och mallar 2 3. Uppdatering och ändringar 4 4. Mitt konto 4 4.1 Användarinställningar 5 4.2 Administratörsrättigheter 5 5. Att skapa checklistor 6 6. Verktygslådan 10 6.1 Felrapportera sidan 10 6.2 Kontakta kundtjänst 10 Manual SAM 1(10) GRLM, version 1.2
1. Syftet med SAM SAM är ett verktyg för ert systematiska arbetsmiljöarbete. Verktyget innehåller guider och mallar som stöd för ert arbete att ta fram den nödvändiga dokumentationen enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter AFS 2001:1. 2. Innehållet Du kan navigera med hjälp av toppmenyn som består av Start, Genväg dokument, Genväg guider, Översikt checklistor och Om produkten SAM. Med hjälp av flikarna går det att växla från SAM till Regelbanksfliken om du har ett abonnemang för Regelbanken. 2.1 Texter om systematiskt arbetsmiljöarbete Under Start hittar du beskrivande texter om det systematiska arbetsmiljöarbetet (förkortat SAM) med länkar till relevanta paragrafer i lagar och föreskrifter som bygger på AFS 2001:1. Vi har strukturerat innehållet under nedanstående rubriker. Systematiskt arbetsmiljöarbete Ansvar, mål och policy Rutiner och instruktioner Uppgiftsfördelning Undersöka, riskbedöma och åtgärda Rapportering och utredning Årlig uppföljning Företagshälsovård eller motsvarande SAM och annat miljö- samt säkerhetsarbete Under avsnittet SAM och annat miljö-/säkerhetsarbete finns en allmän information om Egenkontroll, Brandskydd och Elsäkerhet med texter och länkar till relevanta lagar och föreskrifter. Vi har valt att ta med detta innehåll trots att det inte regleras i Arbetsmiljöverkets föreskrift. Anledningen är att arbetet med egenkontroll, brandskydd och elsäkerhet med fördel kan samordnas med SAM. 2.2 Guider och mallar Med hjälp av guider och mallar kan du skapa viktiga dokument för SAM. Dokumenten sparas lokalt på din dator eller på företagets server. Samtliga dokument som du skapar följer en enhetlig mall. I mallen kan företagets logotyp läggas in efter en inställning som görs av den som administrerar produkten på ert företag. Det går att ha en logotype per abonnemang. Manual SAM 2(10) GRLM, version 1.2
För att skapa en arbetsmiljöpolicy navigera först in på sidan arbetsmiljöpolicy. Klicka därefter på knappen starta guiden. Du får du upp en guide som beskriver de faser som måste gås igenom för att skapa en arbetsmiljöpolicy. Klicka på respektive rubrik för att navigera dig framåt i flödet. Manual SAM 3(10) GRLM, version 1.2
När du kommit till sista steget finns det en slutför och skapa dokumentmalls knapp som ger dig en dokumentmall. Samtliga mallar finns samlade under toppmenyen Genväg dokument medan alla guider finns under Genväg guider. Knapparna under Genväg dokument går rakt på och skapar dina önskade dokument. Knapparna under Genväg guider ger dig även hjälp i hur du kan genomföra arbetet i din organisation. Arbetet med guider och mallar är i stort sett självinstruerande. Vi beskriver dock arbetet med att skapa checklistorna nedan i denna manual. 3. Uppdatering och ändringar Innehållet uppdateras kontinuerligt av sakkunniga personer inom respektive område. Det gäller såväl texter som alla checklistor/frågor som finns i produktens databas. 4. Mitt konto Tanken är att du ska kunna återfinna information om vilka relationer du har med Prevent under Mitt konto. Observera att sidan är under utbyggnad och till en början hittar du främst dina personliga inställningar under fliken i Regelbanken & SAM. Du når Mitt konto via den lilla menyn uppe i högra hörnet eller på första sidan av www.prevent.se. Inloggningsuppgifterna till Mitt konto och Regelbanken är desamma som inloggningen till webbshoppen på www.prevent.se. Manual SAM 4(10) GRLM, version 1.2
4.1 Användarinställningar Under fliken SAM hittar du dina sparade checklistor som du skapat med hjälp av guiden och den anslutande funktionen för att skapa dokumentet. 4.2 Administratörsrättigheter (för dig med ett abonnemang på SAM) Denna del gäller endast dig med ett abonnemang till SAM. Om du har ett abonnemang till Regelbanken hänvisar vi till denna manual eftersom administratörsrättigheterna skiljer sig åt mellan abonnemangen för Sam respektive för Regelbanken. Under fliken SAM kan du: Flytta ditt abonnemang till en annan användare. Du gör det genom att enkelt skriva in den nya användarens e-postadress i fältet för Överlåt licens. När du lägger en e-postadress kommer personen ifråga per automatik att få ett mejl med inloggningsuppgifter till SAM. Samtidigt har du själv inte längre ett abonnemang för SAM. Ladda upp en logotype som används för checklistorna i SAM-verktyget. Det gör du genom att klicka på knappen Bläddra och navigera fram till platsen där er logga ligger. Manual SAM 5(10) GRLM, version 1.2
5. Att skapa checklistor När du arbetar med guiden för checklistorna kan du skapa en egen checklista och spara inställningar för checklistan som ett bokmärke under Min sida. Bokmärket/checklistan knyts till ditt användarkonto. Det gör att du kan hämta upp checklistan igen vid ett senare tillfälle. Observera att inställningarna sparas i systemet på vår webbserver. Själva checklistan sparar du i Word, lokalt på din dator eller företagets server, som för alla andra dokument som du skapar med hjälp av den här produkten. Om du inte vill ha hjälp av guiden kan du gå in under Genväg dokument och direkt skapa ett underlag för er riskbedömning. Underlagen är såväl bransch- som och ämnesanpassade. När du skapar underlaget kan du välja att ta bort frågor som inte är relevanta respektive lägga till egna frågor som är relevanta för just er verksamhet. I dokumentet som du skapar ges ett utrymme för att även beskriva nödvändiga åtgärder med utsedda ansvariga. Slutresultatet blir en skriftlig riskbedömning och handlingsplan i ett och samma Word-dokument. Du kan givetvis lägga till frågor efteråt - direkt i Word-dokumentet - men nackdelen är att frågorna då inte sparas på ditt bokmärke. Du får med andra ord lägga till dem igen nästa gång du skapar din checklista. Om du väljer att hela tiden skapa underlaget i produkten/utgå från bokmärket får du alltid med den senaste versionen av checklistan/frågorna. Manual SAM 6(10) GRLM, version 1.2
Förklaringar till checklistorna för fysisk arbetsmiljö Checklistan består ofta av många frågor. Därför kan det vara fördelaktigt att ta bort de frågor som inte är relevanta för er verksamhet redan när checklistan skapas. Om det i alla fall slinker med frågor efter att checklistan skapats i Word som ni inte vill ha med kan ni kryssa i kolumnen Ej rel. och lämna frågan obesvarad. Frågan kan sedan tas bort till nästa skyddsrond. Observera att frågorna i checklistan är formulerade på ett sätt som innebär att ett kryss i såväl Jasom Nej-kolumnen kan innebära att en riskbedömning ska göras med eventuella åtgärder för eliminering eller reducering av risken. Om checklistan efter genomgången riskbedömning blir lång kan det vara lämpligt att spara en ny version av checklista med endast de frågor som kräver åtgärder. Förklaringar till hur själva riskbedömningen görs återfinns i produkten under SAM-fliken. Steg 1 är att starta upp en checklista för Fysisk arbetsmiljö eller en för Psykosocial arbetsmiljö. Här har vi valt att skapa en för Psykosocial arbetsmiljö. Manual SAM 7(10) GRLM, version 1.2
Skriv därefter in namn och skapare av checklistan samt börja kryssa för de områden som ska vara med i checklistan. Manual SAM 8(10) GRLM, version 1.2
I steg 3 kan användaren själv välja att lägga till egna frågor i checklistan. Välj skapa fråga när alla uppgifter i ifyllda. Därefter kan du välja att skapa & spara din checklista då kommer ett worddokument skapas med dina frågor. Manual SAM 9(10) GRLM, version 1.2
Under Översikt checklistor kan du se vilka listor som finns inlagda i produktens databas. 6. Verktygslådan Uppe till höger på skärmen visas Regelbankens verktygslåda med nedanstående funktioner: 6.1 Felrapportera sidan Om du hittar fel i innehållet är vi tacksamma för om du meddelar oss. Du kan klicka på funktionen varvid ett mejl skapas med en direkt länk till den öppna artikeln. Beskriv felet och var det ligger på sidan. Mejlet hamnar hos vår kundtjänst för vidare behandling. 6.2 Kontakta kundtjänst Du kan klicka på funktionen varvid ett mejl skapas. Skriv ner ditt ärende och skicka. Mejlet hamnar hos vår kundtjänst för vidare behandling. Manual SAM 10(10) GRLM, version 1.2