UPPDRAGETS OMFATTNING 4.3 Krav på anbudsgivaren 4.3.1 LOU 10:1 4.3.2 LOU 10:2 4.3.3 Skatter och sociala avgiver 4.3.4 F-skatt 4.3.5 Finnansiell och ekonomisk ställning 4.3.6 Uppgifter om anbudsgivaren Uppdragsbeskrivning 1 Att årligen genomföra medarbetarundersökning för ca 3000 medarbetare på Chalmers. 2 Med totalundersökningar skall avses att samtliga anställda på Chalmers ingår i medarbetarundersökningen. 3 Med delundersökningar skall avses att en insitution/avdelning/grupp genomför hela eller delar av en medarbetarundersökning. Upplägg och innehåll 4 Leverantören skall kortfattat presentera sin modell och design av medarbetarundersökningar. (max 1 A4-sida) Anbudsutvärdering sida 1 (10)
5 De metoder som leverantören avser att använda skall: Vara beprövade på minst tre större högskolor/universitet i Sverige. -- Vila på kunskaper om relevant arbetslivsforskning. Uppfylla branschens krav på sekretess och anonymitet för respondenterna så att svar inte kan härledas till en enskild medarbetare. Göra det möjligt att över tid göra jämförelser från tidigare genomförda undersökningar. - Skall kunna ta emot data i Excel från Chalmers HR-system. 6 Leverantören skall bifoga en tidplan för Chalmers med underssökningsstart maj 2014. Tidplanen skall innehålla uppgifter om bland annat planering och förberedelsearbete, genomförande (datainsamling), databearbetning, granskningstider, resultatåterföring (rapportering), resultatanalys och uppföljning. De tiders som skall vara fasta är undersökningsstart maj 2014, rapportering till chefer/hr-specialist innan midsommar. 7 Leverantören skall kunna erbjuda möjligheten att anpassa val av indexområden och utformning av enkätfrågor inom indexområden för Chalmers specifika behov. 8 Leverantören skall kunna erbjuda möjligheten att bygga upp frågeområden som ligger utanför leverantörens egna utprövade indexområden. 9 Leverantören skall kunna konstruera webbaserad medarbetarundersökning som uppfyller följande krav: 9a 9b När Chalmers önskar tillföra nya frågeställningar skall leverantören kunna ge idéer och förslag som bidrar till utveckling av enkäten och att frågeställningar blir så adekvata som möjligt. Det skall finnas möjlighet att rikta separata tilläggsfrågor till vissa yrkesgrupper/organisatoriska enheter. Anbudsutvärdering sida 2 (10)
9a 9b Det skall finnas möjlighet till fördjupningsfrågor beroende på svaret i den förgående frågan i frågeformuläret. Enkäten skall ha tillgängligt språk och layout som underlättar läsning och hantering. När färg används skall valet av färger förstärka läsbarheten. Utformningen skall vara anpassad efter Chalmers grafiska profil. 9a Enkäten skall finnas både på svenska och engelska. 9b Systemet skall ha en spärr som förhindrar att enkäten besvaras mer än en gång per anställd. 9a En kontrollfunktion skall signalera när index frågor är obesvarade. 9b 9a 9b När enkäten besvaras skall det vara möjligt att avbryta, spara och återgå till enkäten senare. Det skall framgå för respondenten hur mycket av undersökningen som besvarats procentuellt. Vid avslut skall respondenten få information om att enkäten besvarats och inte går att återkomma till. 10 Leverantören skall kunna informera om, ta emot och behandla digitala data enligt följande krav: 10a Leverantören skall ansvara för alla utskick 10b Information om e-post som studsar tillbaka, felaktiga e-postadresser eller andra felaktigheter skall omedelbart rapporteras till Chalmers kontaktperson för uppdraget. Anbudsutvärdering sida 3 (10)
10a 10b 10a 10b 10a 10b Svarsalternativen i enkäten skall kunna anpassas automatiskt utifrån en respondents tidigare svar i enkäten. Enkäten skall kunna fylla i variabler och text i svarsalternativ eller frågetexten baserad på bakgrundsvariabler. Chalmers skall ha rätt att justera felaktiga e-postadresser samt kunna komplettera eventuella e-postadresser som saknats och tillkommit efter leverans av personfil. Det skall finnas en påminnelsefunktion så att de respondenter som inte svarat inom angiven tid får en eller flera påminnelser om att svara på enkäten. Leverantören skall erbjuda Chalmers möjligheten att löpande följa svarsfrekvensen via script på tex. intranätet. Under svarsperioden skall svarsfrekvens redovisas minst var 4:e dag, för olika organisatoriska undernivåer, via en länk. 10a En supportfunktion skall finnas tillgänglig vardagar kontorstid för vanliga frågor och svar, framförallt för undersökningens tekniska delar. 11 Leverantören skall kunna hantera medarbetarundersökningars resultat enligt följande krav: Huvudrapporten, på Chalmersnivå, skall innehålla: Fördjupad skriftlig dokumentation med resultatsammanfattning, Kommentarer och analys av resultatet som visar vilka områden som behöver förbättras/utvecklas och förslag till åtgärder. Analys utifrån de övergripande organisationsnivåerna och bakgrundsvariabler som till exempel kön och yrkesgrupp. Anbudsutvärdering sida 4 (10)
Kontroll och kvalitetsgranskning skall genomföras av såväl bakomliggande data, som information i och utformning av resultatrapporterna inför leverans till rapportägare som definieras av Chalmers. Resultatet skall presenteras dels per fråga dels sammanställt i index/frågeområden till Chalmers. Resultatrapporten skall på ett sammanfattande sätt visa jämförelser mellan olika delar av organisationen, jämförelser med aggregerade nivåer och med Chalmers totalt. Slutleverans av resultatrapporterna skall ske senast tre veckor efter datainsamlingen. Resultat av svar i fritextfält skall presenteras i den övergripande rapporten för Chalmers samt i rapporter nedbrutna till institutions/avdelningsnivå för medarbetarundersökningen med beaktande av krav på anonymitet och sekretess för respondenterna. Resultatrapporterna skall redovisas elektroniskt med teknik som gör det möjligt att skriva ut och att exportera rapporterna till pdf-format och Power Point. Rapporterna skall vara anpassade efter Chalmers grafiska profil i PowerPoint. Detta gäller med färger, bilder och förklaringstext. Rapporten skall lämnas både på svenska och engelska. Även presentation av rapporten skall kunna lämnas på professionell engelska. Medarbetarindex skall vila på ett flertal variabler med referenser till arbetslivsforskning där exempelvis faktorer som leder till en god arbetsmiljö som främjar både effektivitet och arbetsglädje samt välfungerande arbetsgrupper adresseras. Anbudsutvärdering sida 5 (10)
Ledarskapsindex skall vila på ett flertal variabler med referenser till arbetslivsforskning där exempelvis faktorer som leder till ett välfungerande ledarskap adresseras. Medarbetarskaps- och ledarskapsindex skall sammanställas från delar av frågeformuläret och spegla medarbetarnas arbetssituation och uppfattning om ledaren utifrån flera dimensioner. Dessa indexvärden skall kunna jämföras med alla efterkommande medarbetarundersökningar. Avdelningschef/motsvarandes (chefer) svar skall ingå i resultatet för den chefsgrupp som avdelningschefen/motsvarande ingår i baserat på Chalmers organisationsstruktur. De skall inte ingå i den arbetsgrupp/resultatenhet som chefen ansvarar för. Jämförelser med tidigare resultat skall redovisas i samtliga rapporter där det är möjligt. Extern benchmark skall genomföras och redovisas på aggregerad nivå och institutionsnivå/motsvarande. Leverantören skall muntligen redovisa huvudrapporten för medarbetarundersökningen med analys och förslag till åtgärder till Chalmers ledning alternativt stödja Chalmers egna personal i redovisningen. Dessutom skall ett redovisningstillfälle ske för medarbetare vid Chalmers olika campusområden. Samtliga chefer med minst 8 underställda, sombesvarat enkäten, skall kunna skriva ut filtrerade färdiga rapporter med jämförelse med Chalmers aggregerade resultat. Chefrapporterna skall erbjudas som två alternativ, en chefsrapport (innehåller feedback på egen prestation, tex. ledarskapsindex) och en avdelningsrapport Anbudsutvärdering sida 6 (10)
12 Leverantören skall lagra rådata samt rapporter i systemet minst fem år efter genomförd undersökning, eller till dess Chalmers anger annat. När samarbetet avslutas skall all rådata raderas om inte annat överrenskommelse. Redovisning och webbportal 13 Leverantören skall tillhandahålla resultatrapporter på såväl strategisk (rapport till ledningsgrupp/motsvarande) som operativ (rapporter till chefer på olika nivåer) nivå inom Chalmers på svenska och engelska. 14 Leverantören skall kunna redovisa resultatrapporter i en webbportal där respektive chef/ansvarig får tillgång till sin enhets resultat. 15 I portalen skall chefer kunna ta del av resultatet och analysera det. Här skall finnas möjlighet till olika typer /nivåer av behörighet. 16 Leverantören skall kunna redovisa prioriterade utvecklingsområden för att stärka Medarbetarindex eller annat av Chalmers valt område. 17 Cheferna skall kunna göre egna brytningar/analyser av sina respektive medarbetare. Utifrån kön, yrkesgrupper och befattningsnivå (chef, medarbetare) samt eventuellt andra bakgrundsvariabler där varje fråga presenteras. 18 Webbportaler skall innehålla möjlighet till interaktiv guide för efterarbetet. Guiden skall kunna anpassas till Chalmers arbetsflöde. Anbudsutvärdering sida 7 (10)
19 Leverantören skall kunna sammanställa och analysera samtliga resultat samt erbjuda olika typer av fördjupad statistisk analys i rapportform ämnade för olika nivåer inom Chalmers organisation. 20 Chefsportalen skall finnas både i svensk och engelsk version, med professionell engelska. 21 Leverantören skall kunna erbjuda utbildning och skriftliga instruktioner via en webbportal på svenska och engelska till chefer och nyckelpersoner inför genomförandet av medarbetarundersökningar. 22 Leverantören skall kunna erbjuda stödtjänster för chefer så att de på egen hand kan följa upp resultat och vidta arbetsmiljöförbättrande åtgärder. Enkätverktyget 23 Leverantören skall kunna genomföra medarbetarundersökningar via inloggning till digitala enkäter via leverantörens webbportal och/eller i pappersform. 24 Leverantören skall inom ramen för konstruktionen av sitt verktyg ha byggt in möjligheten att inventera medarbetares förbättringsförslag inom ett indexområde genom fasta svarsalternativ och fritextsvar. 25 E-post som leverantörens system skickar skall fungera mot de vanligaste e- postklienterna såsom Microsoft Outlook och Apple Mail. Kompetens Anbudsutvärdering sida 8 (10)
26 Leverantören skall ha genomfört minst 5 medarbetarundersökningar under de senaste fem åren vid minst tre svenska lärosäten. 27 Leverantören skall kunna erbjuda en nationell sammanställning av genomförda medarbetarundersökningar inom högskolor och universitet. 28 Leverantören skall erbjuda nätverk och/eller Erfa-grupper för möjliga erfarenhetsutbyten och benchmark inom högskolor och universitet. Uppdragsorganisation 29 Leverantören skall redovisa namnen på tilltänkta projektledare och biträdande projektledare. 30 Leverantören skall redovisa en uppdragsansvarig som även skall vara kontaktperson för uppdraget. Leveranskapacitet 31 Mindre medarbetarundersökningar eller delar av en medarbetarundersökning skall kunna genomföras efter behov. Tillgänglighet 32 Leverantören skall vara tillgänglig, via telefon och e-post, under kontorstid. PESONUPPGIFTSLAGEN, PUL 33 Leverantören skall kunna garantera anonymiteten hos dem som besvarat enkäten både vad gäller insamlat data och återrapportering. Anbudsutvärdering sida 9 (10)
Krav från anbudsförfrågan 34 Anbudets bindningstid skall godkännas. Enligt punkt 3.9 35 Anbudsgivaren skall fakturera elektroniskt enligt de i bilagan angivna förutsättningarna. Enligt 4.5 36 Avtalsvillkoren skall godkännas. Enligt 5.2 Offererat pris för samtliga krav i kravspecifikationen Pris Kostnad år 1 135 600 Kostnad år 2 130 600 Kostnad år 3 130 600 Kostnad år 4 130 600 Pris för att lägga till extra frågor. Kr/tim 600 Pris för egna frågor för exempelvis institution eller befattning. Kr/tim 600 Summa 528 600 Tilläggstjänster Pris Pris för konsult kr/tim 800 Stödtjänster för chefer så att de på egen hand kan följa upp resultat och vidta arbetsmiljöförbättrande åtgärder. Kr/tim 1 050 Mindre medarbetarundersökningar. Kr/arbetsdag (8 tim) 6 400 Anbudsutvärdering sida 10 (10)