Josefina Hinnerson 2015-05-11 PROJEKTPLAN FÖRSTUDIE Planerings- och utvecklingsmodell för vårdmiljöer 1. Inledning Denna projektplan beskriver förstudien som är en del av ett projekt med syfte att utveckla ett stöd för genomförande av planeringsfasen integrerat i PTS-systemet. 2. Bakgrund Vid fysisk planering av ett sjukhusområde eller i ett tidigt skede av byggprocessen som syftar till ny- om- eller tillbyggnad av lokaler inom vårdbygnadssektorn krävs en tät samverkan mellan vårdverksamheten och fastighetsorganisationen som försörjer vården med lokaler. Initialt i ett projekt krävs omvärldsbevakning för att analysera vilken riktning som är relevant för den framtida utvecklingen. Utvecklingsinriktningen tillsammans med vårdens behov och fastigheternas förutsättningar ger övergripande mål för det aktuella projektet. Flera olika delar såsom vårdmiljö, organisation, vårdprocesser, behandlingsformer, patientperspektivet, personalintressen m.m. ska sammanvägas till en helhet. Dessa ska möta fastigheternas perspektiv som teknik, ekonomi, funktion, framtidssäkring, energi etc. för att nå en tillfredsställande lösning. 3. Behov Utgångspunkten för projektet är att det uppfattas finnas ett behov av att beskriva och utveckla en sammanhängande integrerad planeringsmodell för planeringsfasen. Med planeringsfasen avses här arbete med planering inför beslut om projekt i form av strategiska planer, beredningsarbete, behovsanalyser, förstudier, utredningar och i förekommande fall programarbete. Traditionella planeringsmetoder och verktyg är framvuxna ur 60- och 70- talens linjära och tekniskt rationella synsätt. En modern process måste kunna hantera ARKITEKTUR Chalmers tekniska högskola 412 96 Göteborg Besök: Sven Hultins gata 6 Telefon: 0721-73 30 27 E-post: josefina.hinnerson@chalmers.se Webb: www.chalmers.se/arch Chalmers tekniska högskola AB Organisationsnummer 556479-5598
2(6) komplexa och föränderliga (dynamiska) verksamhetsbehov och samtidigt implementera samordnad kunskap från forskning (evidens) och bästa exempel. En startpunkt som den föreslagna förstudien utgår ifrån är att nya samverkansformer för föränderliga och teambaserade planeringsprocesser där verksamhet, patienter och olika experter är aktiva behöver tas fram för att möta framtidens utmaningar. 4. Projektets syfte Syftet med projektet som helhet är att utifrån beskrivet behov ovan utveckla en integrerad planeringsmodell för planeringsfasen som kan hantera komplexa och föränderliga (dynamiska) behov från både verksamheten och fastigheten och samtidigt implementera samordnad kunskap från forskning (evidens) och bästa exempel. Resultatet ska kunna fungera som ett stöd och bidra till kunskapsutveckling i de enskilda landstingens egna projekt. De kunskaper som behöver utvecklas är dels kunskap om processer, dess förutsättningar och hur de leds och drivs. Detta omfattar förbättringskunskap, kunskap om organisationsfrågor, beslutsprocesser, designdialog och planeringsmetodik. Förutom kunskap om processen behöver även kunskap tillföras om hur olika utformningsförslag kan kommuniceras med en bred grupp av brukare. Ambitionen är även utveckla en process som möjliggör att få in sakkunskap i planeringsprocessen i form av samordnad evidens om vårdmiljöns betydelse, men även att få in lokal kunskap genom utvärderingsmetodik av arbetsprocesser och lokalutnyttjande som exempel. För att detta ska bli möjligt krävs metodutveckling vad gäller samverkan som kan bryta gränser mellan discipliner och stuprör och möjliggöra en högre innovativ höjd på lösningarna. Syftet med denna förstudie är att utgöra underlag för det fortsatta projektet, forma avgränsningar samt föreslå upplägg för dess genomförande. 5. Uppdragsgivare PTS-forum via Landstingsfastigheter, Landstinget i Jönköping.
3(6) 6. Innehåll i förstudie centrala frågeställningar Den initiala frågan som ställs i förstudien är om det antagna behovet av ett stöd i planeringsprocessen är verkligt och utbrett. I förstudien ingår frågor som: Hur inhämtar vi kunskap om vårdens kort- och långsiktiga behov och utveckling? Hur inhämtar vi kunskap om fastigheternas kort- och långsiktiga behov och utveckling? Hur inhämtar vi kunskap om omvärldens utvecklingstrender som påverkar vårt område? Hur kan verksamhetsutvecklingen integreras med fastighets- och lokalutvecklingen? Hur inhämtar vi kunskap från den senaste forskningen samt evidens? Hur sker arbetet med PTS-systemet idag? Upphandlingsunderlag jämfört med interna riktlinjer. Hur kopplar man PTS data och info till arbetsprocesser i uppdrag idag? Förstudien bör även innehålla: Begreppsdefinitioner Process/projekt, skillnader och likheter Planeringsfasen, varför den är viktig och vad den omfattar Strategisk planering Fastighetsutveckling
4(6) 7. Genomförande Genomförandet av förstudien sker enligt nedan grova skiss: januari augusti Utgångs punkt Kartläggning Bearbetning Summering Utgångspunkt Förstudiens utgångspunkt är att vi antar att det finns ett behov att utforma ett stöd för planeringsfasen. För att få svar på om våra antaganden om behovet stämmer inleds förstudien med ett antal förberedande intervjuer/fokusgrupper/enkäter. Dessa sammanställs och presenteras för en bredare grupp, förslagsvis PTS Forum den 17 mars 2015. Kartläggning När det finns en etablerad uppfattning om att behovet existerar görs en översikt av hur arbetet i planeringsfasen sker idag. Hur man arbetar ni idag Vad finns för hjälpmedel och stöd? Hur skulle vi vilja arbeta? Vilken nytta vill ni uppnå med arbetet? Samla och kartlägga olika tillvägagångssätt, riktlinjer, anvisningar mm. På nuvarande arbetssätt.
5(6) Bearbetning Sammanställning och analys av kartläggningen. Formulera utgångspunkter för fortsatt arbete, relaterade till PTS, praktik och forskning Ett arbetsmöte bör genomföras med deltagare från PTS Forum för att ringa in behov av processtöd som projektet bör inriktas mot samt även vilken detaljeringsnivå som bör eftersträvas. Datum för arbetsmötet är satt till den 9 juni på Chalmers. Summering Förstudien sammanfattas i en rapport som beskriver det fortsatta projektets mål, syfte, avgränsningar, arbetssätt, implementering och förväntat slutresultat utifrån resultatet som framkommit i förstudien. 8. Organisation Vid ett inledande möte den 10 december 2014 bestämdes att organisationen för förstudien bör hållas liten samt att styrgruppen för förstudien ska vara densamma som projektgruppen. Projektgrupp Erik Pålsson, fastighetsdirektör, Regionfastigheter, Region Jönköpings län Charlotte Bruun, utvecklingschef, Regionfastigheter, Region Jönköpings län Jan Sjöberg, förvaltningschef, Landstingsfastigheter, Landstinget Dalarna Josefina Hinnerson, Tekn. Dr, projektledare, Chalmers Arkitektur Peter Fröst, konstnärlig professor, Chalmers Arkitektur Göran Lindahl, docent, Chalmers Construction Management Styrgrupp Se ovan. Referensgrupp Som referensgrupp fungerar deltagarna i PTS Forum.
6(6) 9. Tidplan Förstudien genomförs i januari 2015 augusti 2015. Resultatet avrapporteras kontinuerligt till styrgruppen/projektgruppen. Avstämningspunkter Styrgruppsmöte 4 mars 2015 redovisa projektplan PTS-forum i Nässjö 17 mars 2015 lägesrapport Styrgruppsmöte 27 april 2015 kl. 13.30 15, telefonkonferens avstämning Styrgruppsmöte 6 maj kl. 8.30 10 2015, Hotell Rubinen i Göteborg för dem som deltar i Forums vårkonferens avstämning Inbjudna deltagare från PTS-forum 9 juni 2015 arbetsdag/workshop PTS-forum 17 september 2015 slutredovisa förstudien samt ge förslag på upplägg för fortsatt projekt PTS-forum 26 november 2015 beslut om fortsatt projekt Flera avstämningspunkter bör bokas in på första projektgruppsmötet, med projektgruppen samt ett arbetsmöte i maj/juni med en större grupp deltagare. 10. Bedömning av kostnad Bedömning av kostnaden enligt ovan är 400 000 kronor.