Styrelsemötesprotokoll Technology Management Studenternas Ideella Förening Datum: 2012-11-27, kl. 17.15 Plats: IKDC Ordförande: Astrid Sjögren, TM13 Sekreterare: Elin Lindqvist, TM13 Övriga närvarande: Siri Hönig, TM13 Sofie Tapper Jansson, TM14 Hanna Svenstrup, TM14 Eric Jonsson, TM14 Johanna Leonard, TM14 Johan Sterner, TM13 Melissa Denbaum, TM13 Sammanfattning Det första mötet med de nya styrelsemedlemmarna var innehållsrikt och positivt. Genom att diskutera hur mötesstrukturen skall vara nådde styrelsen några slutsatser kring tidsramar för mötena. Ett styrelsekontrakt skall formuleras från dessa slutsatser. Veckobrevet som skickats ut relativt kontinuerligt diskuterades och styrelsen vill använda det till att öka synligheten inom TMS och börja skicka ut mer information från utskotten och inte bara meddelanden kring kommande aktiviteter. Under mötet diskuterades även det visionära dokumentet och det skapades en projektgrupp för att utvärdera TMS. Efter visat intresse i TM14 kommer Erik Lindberg att ta fram TMjackor och undersöka möjligheten för fler profilprodukter. Utöver detta bestämde styrelsen att Sofie Tapper Jansson skall nomineras som representant i UNE och därmed även bli medlem i teknologkåren. TMS står för medlemskostnaden om 300kr. Under informationspunkterna visade det sig att det är mycket som pågår inom föreningen. Exempelvis arbetar IT-utskottet med att ta fram en ny hemsida som är tänkt att bli klar innan jul och utbildningsansvarig undersöker hur ekonomernas valfria kurser kan bli mer genomtänkta och passande till TM.
1. OFMÖ 2. Val av justerare 3. Godkännande av föredragningslistan 4. Beslutsuppföljning Samarbete med TLTH och LEK (Tas ej upp på dagens möte) CRM-system 5. Utveckling av veckobrevet (diskussion) 6. Mötesstruktur hur vill vi ha styrelsemöten? (diskussion) 7. Genomgång/uppdatering av det visionära dokumentet (information och diskussion) 8. Merchandise för TM (diskussion) 9. Representant i UNE (diskussion) 10. Datum för styrelsemöte samt stämma (diskussion och beslut) 11. Information från Ordförande (information) 12. Information från TM Advisory (information) 13. Information från TM-dagen (information) 14. Information från Ekonomiansvarig (information) 15. Information från TM Marknadsföring (information) 16. Information från TM IT (information) 17. Information från TM Utbildning (information) 18. Information från TM Social (information) 19. Information från TM Alumni (information) 20. Information från Sekreterare (information) 21. Övriga frågor 22. Utvärdering av dagens möte 23. OFMA
1 OFMÖ Ordförande förklarar mötet öppnat. 2 Val av justerare Styrelsen valde Siri Hönig och Johanna Leonard som justerare. 3 Godkännande av föredragningslistan Styrelsen godkände föredragningslistan. 4 Beslutsuppföljning Samarbete med TLTH och LEK (Tas ej upp på dagens möte) CRM-system IT-Eric har blivit insatt i beslutet att köpa in systemet sedan han tillträdde, men har ännu ej fått tillträde till filerna eftersom han inte fått access till Dropbox av sin företrädare ännu. Förhoppningen är att CRM-systemet kommer i bruk snarast. 5 Utveckling av veckobrevet (diskussion) Styrelsen diskuterade veckobrevets möjliga innehåll. Alla var eniga om att det bör vara kort och informativt för att inte tappa läsare. En utökning av innehållet i veckobrevet med information av vad som pågår inom utskotten kan öka synligheten för utskott som annars gör mycket i det dolda. Dessutom ville styrelsen ge möjlighet till medlemmarna att skicka ut information via veckobrevet. Ett förslag är att ha en restriktion på ca 200 ord samt att endast skicka ut brevet varannan onsdag med start den 5/12. Detta ska även publiceras på hemsidan som en nyhet. 6 Mötesstruktur hur vill vi ha styrelsemöten? (diskussion) Styrelsen kom fram till flera punkter för att optimera mötena och deras struktur. Astrid kommer sammanfatta dessa i separat dokument som vi blir vårt styrelsekontrakt. Den mötesstruktur styrelsen skapar skall utvärderats och diskuteras när den testats för. - Styrelsemöten bör vara 1.5-2.5 timmar långa. Möten bör hållas så sakliga och effektiva som möjligt.
- Genom att ordförande uppskattar tidsåtgången för de olika punkterna och mejlar ut ett schema i samband med att dagordningen skickas ut blir det lättare för alla styrelsemedlemmar att planera sin tid - Informationspunkterna skall hållas till 5 minuter per person och om någon behöver diskutera utskottsverksamhet mer ingående bör det vara en separat punkt på dagordningen. - Övriga punkter på dagordningen skall skickas in till ordförande innan mötet efter uppmaning från ordförande. 7 Genomgång/uppdatering av det visionära dokumentet (information och diskussion) De idéer som kom fram under brainstormingen på styrelseskiftet behöver färgkodas i det visionära dokumentet. Färgkodningen anger när idén är tänkt att genomföras. Varje styrelseledamot har ansvar för att färgkoda aktiviteterna för sitt utskott. Under mötet färgkodades de idéer som klassades som styrelsearbete. Styrelsen bestämde sig för att fram till nästa föreningsstämma jobba mer aktivt med feedback samt att göra en utvärdering av TMS i form av en enkät till medlemmarna. Det senare tog Johanna, Hanna, Sofie och Siri på sig. 8 Merchandise för TM (diskussion) I våras kom styrelsen fram till att inte satsa på att ta fram mer merchandise än TM-tröjan baserat på sviktande intresse bland medlemmar. Nu har Siri fått in en förfrågan gällande inköp av en baseballjacka med TM-logga. Styrelsen tycker att det är en bra idé att ta fram profilprodukter om intresse finns. Erik Lindberg i marknadsföringsutskottet får fortsätta med detta initiativ samt bilda arbetsgrupp och gärna ta fram andra förslag också såsom en pikétröja. 9 Representant i UNE (diskussion) Utan att vara medlem i teknologkåren får Sofie egentligen inte sitta med i utbildningsnämnd E (UNE), men genom att gå med i teknologkåren, vilket är möjligt, kan Sofie sitta med i utbildningsnämnden. TMS står för medlemsavgiften på 300kr. Det är dock brådskande att skicka in handlingar tills nästa torsdag så en medlemsansökan måste in de närmsta dagarna. TLTH har dock bett TMS att även ha en representant i beredskap om det skulle bli något bekymmer med medlemskapet. 10 Datum för styrelsemöten samt stämma (diskussion och beslut)
Styrelsen beslutade följande datum för kommande möten: Stämma: 13/2 och i andra hand 12/2 Styrelsemöte: 4/2 Astrid skickar ut en doodle för möte v.4 och för ett möte i december. 11 Information från Ordförande (information) Astrid har varit i kontakt med de nya heltidarna på TLTH och LundaEkonomerna och dessa vill göra en del omarbetningar i samarbetsavtalet innan det skrivs under. Förhoppningsvis blir det påskrivet i januari. Hon har även planerat och hållit i styrelseskiftet. Astrid kommer genomföra arbetslivsundersökningen Placement report under december månad som denna gång vänder sig till TM12. Hon har även jobbat en del med E.ON-eventet som går av stapeln 4 december. 12 Information från TM Advisory (information) Johanna märker av ekonomiska läget i form av att det är svårt att få mentorer att betala fullpris. Utskottet har tre klara mentorer och några fler som är intresserade. TM14 planerar att lägga vinsten huvudsakligen på Kina-resan. 13 Information från TM-dagen (information) Melissa och utskottet har betat av de stora utmaningarna och för närvarande sammanställer de alla dokument som kommer att skickas ut till studenter i nästa vecka. Melissa uppmuntrar alla till att anmäla intresse om de har en talang som kan vara med i den film som utskottet arbetar med. En fråga som återstår är vilka, om några, företag som skall få hålla tal under festligheterna på kvällen. Förra året var det blandade åsikter om talarna och det upplevdes något orättvist att endast vissa av företagen fick hålla tal och inte alla. 14 Information från Ekonomiansvarig (information)
Johan har jobbat inför Accenture-dagen på fredag som anordnas på Ideon. Johan ska även ha ett möte med Fredrik Nilsson gällande pengar som är över från IEkursen som numera är nedlagd. 15 Information från TM Marknadsföring (information) Siri har fåt klartecken om att TM får en monter på eee, men eee-arrangörerna har begärt om att få se avtalen från förra året för att veta hur de skall formulera dem. Johanna, som skrev avtalen förra året, inflikar med att de ska skriva noll kronor som summa på kontraktet. Marknadsföringsutskottet har stått i ljusgården under tre dagar inför en kväll med TM och har även satt upp posters på EC. I övrigt arbetas det med förberedelserna inför En kväll med TM för fullt. De roll-ups som beställdes i mars och som skall betalas av programledningen är fortfarande inte levererade men Katharina Köhler har sagt att de är på gång. 16 Information från TM IT (information) Mycket av IT-arbetet gränsar till marknadsföring och Eric och hans utskott ser därför en utvecklingspotential i den nuvarande hemsidan genom att rikta den mot studenter och näringslivet. Målsättningen är nu att göra om hemsidan innan jul genom att köpa ett wordpress-tema för 45 dollar som de kan bygga vidare på. Styrelsen skall dock få granska den nya hemsidan innan den lanseras. Ambitionen är även att skapa en grafisk profil för TM och TMS för att tydliggöra hur vi skall kommunicera grafiskt. Denna planeras vara klar i januari. Eric vill även att funktionärer inom TMS skall ha lättare att själva ladda upp dokument till hemsidan och själva skriva blogginlägg. Astrid vill även att Eric varumärkesskyddar TM-loggan i samband med skapandet av den grafiska profilen. 17 Information från TM Utbildning (information) Vid tillträdandet av posten besökte Sofie Katharina Köhler och undersökte vilka kurser som ekonomerna kan läsa. Hon föreslog att det skall skapas kurspaket för
ekonomerna och skall arbeta med detta framöver. Sofie har bestämt sig för att skapa ett utskott att arbeta med. Sofie har även ett kursutvärderingsmöte inom kort där TSS och projektledning skall utvärderas. Svarsfrekvensen på CEQenkäterna har varit låg och styrelsen tipsar om att det kan vara läge att fundera på hur svarsfrekvensen kan höjas. 18 Information från TM Social (information) Sociala utskottet har haft en kick-off de var ett stort utskott utan en tydlig ledare när TM13 var i Kina så Hanna har frågat alla om vilken roll de vill ta i utskottet. En luciafika är preliminärt inplanerad till 11/12. De har många planer gällande att utveckla TM-sport och eventuellt att organisera en öl-resa. Dock har Hanna stött på svårigheter gällande att få in betalningar och frågar styrelsen om hur hon bör gå tillväga för att få folk att betala för event. Styrelsen föreslår hårda nypor och tjat. 19 Information från TM Alumni (information) Ej närvarande på mötet. 20 Information från Sekreterare (information) Inget att informera om. 21 Övriga frågor Siri bjuder in alla som administratörer till TM:s facebooksida. Astrid skickar ut en doodle gällande feedbackmöte. 22 Utvärdering av dagens möte Nästan exakt två timmar, vilket är imponerande för att vara första mötet. Styrelsen är glad att vi har lagt en struktur för mötena framöver.
23 OFMA Ordförande förklarar mötet avslutat.
Sekreterare Ordförande Elin Lindqvist Astrid Sjögren Justerat Siri Hönig Johanna Leonard