2007-11-26 Förfrågningsunderlag Dnr LiU-2007/00112 1(9) FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Linköpings universitet, UniServ, LiU-Tryck genomför en förenklad upphandling avseende en nätverksskrivare/kopiator för svartvit produktion och efterbehandling. Härmed inbjuds Ni att lämna anbud i enlighet med förutsättningarna i detta förfrågningsunderlag inklusive bilagor. Sista anbudsdag: 2007-12-14 Anbudets giltighet: 2008-02-29 Detta förfrågningsunderlag består av: 1. Detta dokument samt kommersiella villkor BILAGOR: 1. Kravspecifikation/Svarsbilaga 2. SKV 4820 Begäran/Svar Offentliga uppgifter 3. Blankett Sanningsförsäkran 4. Blankett Uppgifter om anbudsgivaren 5. Fliksystem för anbudet Universitetsförvaltningen
2(9) 1. UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER 1.1 Inledning Linköpings universitet (LiU) har 3 500 anställda, 1 400 forskarstuderande och 26 500 studenter inom grundutbildningen samt en ekonomisk omslutning på ca 2,5 mdr. Utbildning och forskning bedrivs inom fyra huvudområden: Tekniska högskolan, Filosofiska fakulteten, Utbildningsvetenskap och Hälsouniversitetet. Merparten av verksamheten är koncentrerad till Linköping, men det finns även verksamhet i Norrköping. Viss utbildning finns dessutom i Vadstena och Stockholm. 1.2 Omfattning För att effektivisera sin verksamhet söker LiU-Tryck, LiU:s interna tryckeri en nätverksskrivare/kopiator för svartvit produktion och efterbehandling. Nätverksskrivaren/kopiatorn skall användas vid produktion av färdiga trycksaker. Den skall klara efterbehandling i form av limbindning, booklet och häftning. Beräknad årsvolym är 1,5 miljoner A4-kopior per år. Linköpings universitet förbinder sig inte att uppnå beräknad årsvolym. 1.3 Upphandlande enhet Linköpings universitet UniServ/LiU-Tryck 581 83 Linköping 1.4 Upphandlingsform Denna upphandling är en förenklad upphandling enligt lag (1992:1528) om offentlig upphandling (LOU 6 kap). 1.5 Frågor avseende upphandlingen Om anbudsgivare önskar att förfrågningsunderlaget i något avseende skall förtydligas eller kompletteras eller har frågor om uppdragets innehåll skall sådan begäran ställas skriftligt per e-post till charlotte.dagnas@liu.se Frågor ställda efter 2007-12-07 kommer inte att besvaras. Eventuella förtydliganden av förfrågningsunderlaget kommer att presenteras på http://www.liu.se/upphandlingar/. Anbudsgivaren är själv skyldig att hålla sig uppdaterad om information på denna sida.
3(9) 1.6Formella krav på anbudet 1.6.1 Disposition av anbudet Anbudsgivaren skall insända komplett ifyllt underlag. Dokumenten skall sorteras enligt angivet fliksystem i en pärm eller motsvarande, se bilaga 5. Observera att ofullständiga uppgifter kan medföra att anbudet inte tas upp till prövning. 1.6.2 Anbudets form och giltighet Anbudet skall vara undertecknat av behörig företrädare för företaget, se bilaga 3 [sanningsförsäkran]. Observera att den leverantör som är anbudsgivare i upphandlingen också måste vara LiUs motpart (och således behörig att underteckna avtalet) i ett eventuellt kommande avtalsförhållande. vara inkommet till Linköpings universitet på nedan angiven adress senast 2007-12-14 i slutet kuvert/paket som skall vara tydligt märkt med Anbud Dnr: LiU -2007/00112. Anbudsgivare svarar för att anbud kommer in i rätt tid. Observera att för sent inkomna anbud inte tas upp till prövning. Anbud via e-post, telegram eller fax accepteras inte. vara bindande till och med 2008-02-29, vilket skriftligen ska bekräftas. vara skrivet på svenska inges i ett original och en kopia, tydligt markerade på framsidan med original respektive kopia. 1.6.3 Anbudsinlämnande Anbud sänds till nedanstående postadress alternativt lämnas personligen eller genom bud. Linköpings universitet Registrator 581 83 Linköping Anbud kan lämnas direkt till Registrator under kontorstid 9.00-15.00. Besöksadress är Hus Origo, Campus Valla, Linköping. Vid inlämnande efter kontorstid hänvisas till brevlådan vid ingången till hus Origo, men denna har en begränsad kapacitet att ta emot anbud. Inkastet är smalt och för litet för t.ex. en pärm. En bekräftelse om att anbud mottagits kommer att skickas per e-post till anbudsgivare i samband med anbudets öppnande. Observera att för sent inkomna anbud inte tas upp till prövning. Anbud enbart via e-post, telegram eller telefax accepteras inte.
4(9) 1.7 Utvärdering Innan utvärderingsprocessen börjar kontrolleras att de formella kraven i avsnitt 1.6.2 är uppfyllda. Anbud som inte uppfyller dessa krav kan komma att uteslutas från utvärderingsprocessen. Därefter kommer utvärdering att ske i två steg. Det första steget är kvalificering av leverantör och det andra är prövning av anbud. 1.7.1 Leverantörskvalificering I detta steg kontrolleras anbudsgivarens juridiska ställning. Juridisk ställning Skattekontroll Anbudsgivaren skall intyga att han/hon är fri från restförda skulder för skatter och sociala avgifter. Anbudsgivaren skall därför se till att skattemyndigheten fyller i blanketten SKV 4820 Begäran/Svar offentliga uppgifter, se bilaga 2. Den ifyllda blanketten skall bifogas tillsammans med anbudet enligt angivet fliksystem, bilaga 5. Blanketten får inte vara äldre än tre (3) månader räknat från anbudstidens utgång. Registreringsbevis - Anbudsgivaren skall till anbudet bifoga kopia på aktuellt registreringsbevis utfärdat av behörig myndighet för att bl.a. visa vem som är firmatecknare för företaget. Sanningsförsäkran - Anbudsgivaren skall till anbudet bifoga korrekt ifylld blankett Sanningsförsäkran (se bilaga 3). Uppgifter om anbudsgivaren - Anbudsgivaren skall till anbudet bifoga fullständigt ifylld blankett Uppgifter om anbudsgivaren (se bilaga 4) 1.7.2 Prövning av anbud Denna prövning sker i två led. I det första ledet kontrolleras att alla ovillkorliga krav, skallkrav, som återfinns i kravspecifikationen är uppfyllda. Anbudsgivare som inte uppfyller samtliga skallkrav kommer att uteslutas från vidare prövning. I det andra ledet bedöms anbuden med hänsyn till utvärderingskriterierna nedan. Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet kommer att antas. Anbuden värderas efter följande kriterier med olika viktning. Utvärderingskriterium - Vikt Pris 70 % Service 30 %
5(9) 1.7.2.1 Pris Bedömningen av pris går till så att prisangivelse för servicekostnad/klickkostnad multipliceras med beräknad årsvolym 1,5 miljoner kopior för att få fram en beräknad årskostnad. Summan av beräknad årskostnad och angivet inköpspris utgör sedan grund för vidare bedömning på så sätt att lägst summa får 5 poäng. Övriga anbud poängsätts enligt modellen: lägst summa dividerat med offererad summa x 5. Resultatet kommer därefter att viktas mot viktfaktorn för pris. 1.7.2.2 Service Varje svar kommer att poängsättas med 1-3 poäng (max 9 poäng). 1 poäng motsvarar underkänt, 2 poäng motsvarar godkänt, 3 poäng motsvarar väl godkänt. Därefter normeras anbudet enligt följande modell: erhållen poängsumma dividerat med 9 x 5. Resultatet kommer därefter att viktas mot viktfaktorn för service. 1.7.2.3 Slutligt val av leverantör Efter viktning av de olika urvalskriterierna kommer anbudsgivarna rangordnas i förhållande till sin sammanlagda poäng, vilket kommer att ligga till grund för antagandet av leverantör. 1.8 Beslut Beslut i ärendet kommer att meddelas samtliga anbudsgivare skriftligen innan avtal tecknas med antagen leverantör. 1.9 Sekretess/offentlighet i upphandlingsärenden Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt sekretesslagen (1980:100) till dess upphandlingen offentliggjorts, avtal slutits eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Detta innebär att uppgifter inte får lämnas till annan än den som behöver informationen för att kunna fullgöra uppdrag med anledning av upphandlingen. Nämnda uppgifter kan omfattas av s.k. kommersiell sekretess även efter nämnda tidpunkt. För kommersiell sekretess till skydd för en anbudsgivares uppgifter erfordras att uppgifterna avser affärs- eller driftförhållanden för anbudsgivaren samt att det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgifterna röjs. Om anbudsgivaren anser att en eller flera av de uppgifter anbudsgivaren lämnat i upphandlingsärendet uppfyller vad som erfordras för kommersiell sekretess, kan anbudsgivaren skriftligen inkomma med önskemål om kommersiell sekretess. Sådant önskemål skall innehålla precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada som skulle åsamkas anbudsgivaren om uppgifterna röjs. Observera dock att sådant önskemål inte garanterar sekretess och att uppgifter som rör
6(9) utvärderingskriterierna endast undantagsvis är av sådan karaktär att de kan sekretessbeläggas av kommersiella skäl. 2. KOMMERSIELLA VILLKOR 2.1 Avtalsparter Beställare: Linköpings universitet (LiU), org.nr: 202100-3096. 2.2 Avtalshandlingar Avtalshandlingarna kompletterar varandra. Om avtalshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder något annat, sinsemellan i följande ordning: 1. Det av parterna signerade avtalet (motsvarande de kommersiella villkoren) 2. Eventuella bilagor till avtalet 3. Förfrågningsunderlaget, daterat 2007-11-26 4. Leverantörens anbud 2.3 Lagstiftning Leverantören skall i sin yrkesverksamhet följa samtliga för denna upphandling relevanta direktiv, lagar, förordningar och andra bestämmelser. Leverantören är medveten om att beställaren är en offentlig myndighet och lyder under de regler som gäller för dem. 2.4 Kontaktpersoner och personal Vardera parten skall utse en kontaktperson för frågor som avser uppdraget. Samråd mellan kontaktpersonerna skall ske så snart behov uppstår. Önskemål om särskilda insatser samt synpunkter på arbetets utförande skall av beställaren utsedd kontaktperson framföras direkt till leverantörens kontaktperson som ansvarar för att föra informationen vidare till berörd personal. Leverantörens kontaktpersoner skall framgå av bilaga 4, uppgifter om anbudsgivaren till förfrågningsunderlaget. Kontaktperson för beställaren är Anders Lindeborg anders.lindeborg@liu.se. Vid byte av kontaktperson är parterna skyldiga att underrätta varandra snarast 2.5 Service Leverantören skall ha en organisation med resurser som säkerställer att uppdraget kan genomföras. Leverantören skall utföra uppdraget fackmannamässigt samt tillhandahålla hög service, god tillgänglighet och
7(9) god kommunikationsförmåga. Leverantören skall kunna nås antingen via e-post eller via telefon. 2.6 Beställning Beställning enligt detta avtal skall ske i form av en skriftlig beställning från UniServ/LiU-Tryck. 2.7 Betalningsvillkor Betalning sker trettio (30) dagar netto efter mottagen faktura, under förutsättning att fakturaunderlaget är ostridigt. Moms tillkommer. Faktureringsavgift och/eller andra ej överenskomna tillägg godkännes ej. Fakturor/följesedlar skall alltid innehålla referens och namn på beställaren. Dröjsmålsränta debiteras enligt räntelagen. Fakturering får ske först efter godkänd leveranskontroll/besiktning. Beställaren scannar idag mottagna fakturor för vidare elektronisk hantering. För ett läsbart resultat av scanning krävs att fakturan är tydlig, till exempel att ingen väsentlig information är skriven mot skuggad/färgad bakgrund. För att få en ytterligare smidigare hantering kommer beställaren successivt att gå över till att ta emot elektroniska fakturor och förväntar sig att leverantören verkar i en sådan riktning. 2.8Leveransvillkor Fritt Linköpings universitet, inklusive emballage och transportförsäkring. Leverans skall ske under LiU:s ordinarie arbetstid 8:00-16:00 till Linköpings universitet UniServ / LiU-Tryck 581 83 Linköping Leverantören skall ta emot, avemballera, utplacera och installera utrustningen på föreskriven plats. 2.9 Leveranskontroll Beställaren kommer att utföra leveranskontroll/besiktning vid tidpunkt som fastställs i samband med avisering av leveransen. Beställarens målsättning är att i direkt anslutning till, eller snarast efter genomförd leverans kontrollera leveransen. Vid leveranskontrollen/besiktningen skall någon representant för leverantören närvara. Vid leveranskontroll/besiktning skall ett protokoll upprättas, av vilket skall framgå om leveransen godkänns eller ej. Om den underkänns skall skälen för detta anges.
8(9) 2.10 Garanti Leverantören skall lämna minst två (2) års garanti. 2.11 Marknadsföring Leverantören får ej uppge Linköpings universitet som referens i marknadsföring utan beställarens samtycke enligt Lag om namn och bild i reklam. 2.12 Force Majeure Part är ej ansvarigt för dröjsmål eller skada som beror på omständighet utanför hans kontroll som han skäligen inte kunde ha räknat med vid avtalets tecknande och vars följder han skäligen inte kunnat undvika eller övervinna. Som sådan omständighet skall anses lagbud, myndighetsåtgärd eller föreläggande, krigshändelse, strejk, lockout, blockad eller annan liknande omständighet eller händelse. Förbehållet i fråga om händelser på arbetsmarknaden gäller om leverantören själv vidtager eller är föremål för sådan konflikt eller därmed liknande omständighet. Den part som avser att åberopa ovan beskriven omständighet skall utan oskäligt dröjsmål skriftligen underrätta motparten därom. 2.13 Vitesklausul ALOS 05 gäller med en vitesklausul om 2% vid försenad leverans. 2.14 Uppsägning och hävning Avtalet kan sägas upp av beställaren med tre (3) månaders uppsägningstid om uppdragstagaren åsidosätter vad som åligger denne enligt avtal, dvs. avviker från vad beställaren har rätt att kräva enligt samtliga handlingar i denna upphandling, eller i övrigt inte uppfyller de krav som kan ställas på service och kvalitet i branschen och ej inom rimlig tid vidtaget godtagbar rättelse. Avtalet kan sägas upp av beställaren med trettio (30) dagars uppsägningstid om motparten i väsentlig omfattning åsidosätter sina skyldigheter eller åtaganden enligt avtalet och ej inom rimlig tid vidtager godtagbar rättelse. Beställaren har rätt att omedelbart häva ingånget avtal om leverantören: är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande,
9(9) är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom, har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och den upphandlande enheten kan visa detta, inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker. Uppsägning skall ske skriftligen. 2.15 Överlåtelse/upplåtelse av avtal Avtalet får ej helt eller delvis överlåtas eller upplåtas på annan part utan skriftligt godkännande av motparten. 2.16 Tvist Eventuell tvist i anledning av ingånget avtal skall avgöras i första hand genom förhandling mellan parterna och i andra hand av svensk domstol med tillämpning av svensk rätt. Första instans skall vara Linköpings tingsrätt. Leverantören får inte avbryta eller uppskjuta fullgörande av de prestationer som avtalats under åberopande av att tvisteförfarande inletts eller pågår.