Nynäshamns kommun Avtalsform Rangordnat avtal Namn Storstädning, fönsterputs samt städtjänster för avrop Diarie 16/2013 Ansvarig upphandlare Åsa Vesterlund Detta dokument är en kopia på upphandlingens elektroniska skallkravsformulär. Skallkravsformuläret ska besvaras elektroniskt genom att du klickar på knappen Lämna anbud som du finner till vänster i annonsen eller inbjudan på www.e-avrop.com. 1.0 Synpunkter på förfrågningsunderlaget Krav 1.1 Anbudsgivaren ska granska förfrågningsunderlaget och vid eventuella sakfel, motstridigheter och/eller liknande som påverkar anbudsinlämningen och/eller utvärderingen, ska anbudsgivaren omedelbart kontakta upphandlingsenheten via frågor och svar funktionen på e-avrop. I och med acceptans av denna punkt och inlämnande av anbud godkänner anbudsgivaren samtliga förutsättningar och krav i detta förfrågningsunderlag med tillhörande bilagor/dokument. 2.0 Krav på anbudsgivare Krav 2.1 Företagsnamn, Organisationsnummer, Adress samt Postadress Krav 2.2 Kontaktperson ansvarig för anbudet inklusive telefonnummer och e-postadress Krav 2.3 Kontaktperson ansvarig för avtalet inklusive telefonnummer och e-postadress Krav 2.4 Kontaktperson ansvarig för sakfrågor inklusive telefonnummer och e-postadress Krav på bilaga 2.5 Vid anbudsinlämning ska [Företagsupplysning] bifogas anbudet. Filen bifogas i steg två av tre (2/3) vid anbudsinlämning. Anbudsgivaren ska visa att de har en ägarstruktur och organisation, en affärsidé och verksamhetsprofil samt att de besitter resurser för att kunna genomföra upphandlingen. Följande ska ingå i uppgifterna/beskrivningarna: 1/7
1. Företagets resurser för genomförandet av upphandlingen 2. Företagets ägarstruktur och organisation 3. Företagets affärsidé och verksamhetsprofil Ange efterfrågade uppgifter/beskrivningar i bifogad fil ca 2 A4 sidor (normal textstorlek). Krav 2.6 Sekretess Önskar anbudsgivaren få delar av anbudet sekretessbelagda ska tydliga uppgifter om vilka delar redovisas nedan. Redovisa även motivering. Om anbudsgivaren inte önskar att få delar sekretessbelagda skriv Ej aktuellt. Kommunen lämnar inget förhandsbesked om uppgifter kommer att sekretessbeläggas. Läs mer om offentlighetsprincipen och sekretess i Upphandlingsföreskrifterna. Krav 2.7 LOU 10 kap. Upphandlande myndighet är skyldig att utesluta anbudsgivaren från deltagande i upphandlingen i enlighet med det som föreskrivs i 10 kap. 1 LOU. Kommunen kommer att utesluta anbudsgivare enligt LOU 10 kap. 2 om de: 1. är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tillsvidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud 2. är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande 3. genom lagakraftvunnen dom är dömd för brott avseende yrkesutövningen 4. har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och Haninge kommun kan visa detta 5. inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker 6. i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar som begärts med stöd av denna bestämmelse Är leverantören en juridisk person, får leverantören uteslutas om en företrädare för den juridiska personen har dömts för brott som avses i första stycket 3 eller gjort sig skyldig till sådant fel som avses i första stycket 4. Anbudsgivaren ska vara fri från hinder att delta i upphandlingen enligt LOU 10 kap 1-2. Krav 2.8 Skattekrav Kommunen kommer att kontrollera att anbudsgivaren betalar föreskrivna skatter och avgifter genom att begära in blanketten SKV4820 från Skatteverket. Genom SKV4820 kontrolleras att föreskrivna skatter och sociala avgifter är erlagda. 2/7
Då blankett SKV 4820 endast är tillämplig i Sverige skall utländska anbudsgivare bifoga motsvarande dokumentation som intygar att denne fullgjort sina åligganden i det egna landet vad gäller registrering, skatter, avgifter etc. Intyget får vara högst tre månader gammalt räknat från anbudstidens utgång. Krav 2.9 Registreringsskyldighet Anbudsgivaren ska uppfylla lagenligt ställda krav avseende registreringsskyldighet och inneha F-skattsedel. Anbudsgivaren som inte bedriver verksamhet i Sverige ska bifoga lagenligt registreringsbevis från det land där leverantören bedriver verksamhet. Krav 2.10 Ekonomisk ställning Kommunen kommer att göra en bedömning av anbudsgivarens ekonomiska ställning, detta genom att begära in uppgifter från Business check. I de fall anbudsgivaren uppfyller ställda krav på lägsta kreditvärdighetsnivå 5 eller högre kommer kravet avseende ekonomisk stabilitet anses uppfyllt. Om anbudsgivare ej uppfyller kreditkravet kan kommunen komma att godkänna anbudet, om rimlig förklaring till den lägre kreditnivån ges. Kommunen kan bland annat komma att godkänna följande styrkningar/förklaringar till den lägre kreditnivån och därmed anse kravet uppfyllt: I de fall anbudsgivarens ekonomiska stabilitet garanteras av moderbolag eller annan finansiell säkerhet i form av exempelvis bankgaranti, ska intyg om detta bifogas anbudet och vara undertecknad av behörig företrädare för det moderbolaget eller den som har garanterat den finansiella säkerheten. Anbudsgivare som har ett nystartat företag, företag som är under bildande eller inte når ställda krav på ekonomisk stabilitet enligt ovan, ska visa att företaget har en stabil ekonomisk bas, detta genom att tillhandahålla ekonomiskt underlag eller årsredovisning för att styrka ekonomisk stabilitet. Om anbud lämnas av grupp leverantörer ska redovisning ske av på vilket sätt man kommer att uppfylla krav på ekonomisk stabilitet. Leverantörer som har annan företagsform som exempelvis stiftelser, ideell/ekonomisk förening osv., ska visa att företaget har en stabil ekonomisk bas genom att tillhandahålla resultaträkning och balansräkning eller genom att tillhandahålla referens till bank eller annan finansiär, då den typen av företagsform inte kan erhålla rating vid en ekonomisk kontroll. Kommunen har tolkningsföreträde vid bedömning av ekonomisk ställning avseende om kravet på lägsta kreditvärdighetsnivå uppfylls eller ej. Om anbudsgivaren ej innehar kreditvärdighet 5 eller högre ska rimlig förklaring anges nedan alternativt hänvisa till bifogad fil. Filen ska vara märkt, Krav 2.10 (Om anbudsgivaren uppfyller kravet på lägst 5 i kreditvärdighet skriv, ej aktuellt nedan) 3/7
Krav på bilaga 2.11 Vid anbudsinlämning ska [Personalkostnad] bifogas anbudet. Filen bifogas i steg två av tre (2/3) vid anbudsinlämning. Anbudsgivare ska visa att den egna personalkostnaden är högre än 65% av omsättningen. Anbudsgivare vars egna personalkostnader är lägre än 65% av bolagets totala omsättning kommer att förkastas. Med omsättning menas totala städarvoden. Omsättningen inkluderar således inte intäkter genererade genom andra entreprenadtjänster och/eller produkter exempelvis mattvätt eller försäljning av förbrukningsmaterial etc. Mätning görs på senaste reviderade och av revisor godkända bokslutet för senaste räkenskapsåret och för koncerner med blandad verksamhet för den del av redovisningen som berör städtjänster för det året. Anbudsgivare får tillgodoräkna sig erhållna lönebidrag såsom egna lönekostnader (lönebidrag jämställs som utbetald lön) och dessa ska då redovisas i särskild uträkning som bevis på att kravet är uppfyllt. Erhållna lönebidrag ska styrkas genom revisorsintyg eller liknande. Anbudsgivare ska visa att kravet enligt ovan uppfylls med hänvisning till senaste årsredovisningen eller motsvarande uträkning. (Kravet ställs med hänvisning till rekommendationer från Ekobrottsmyndigheten, lokalvårdstjänster, EBM: www.ekobrottsmyndigheten.se) Krav 2.12 Certifikat enligt PRYL alt. Yrkesbevis enligt SRY Verifierad kunskap Ansvarig arbetsledare skall ha personcertifikat enligt PRYL eller SRY yrkesbevis. Redovisning skall ske i samband med kontraktsskrivning. Krav 2.13 Anbudsgivaren har arbetsgivar- och driftsansvar Leverantören är skyldig att bedriva sin verksamhet så att den inte innebär åsidosättande av lag eller krav på minimilöner i rikstäckande kollektivavtal eller liknande som gäller för samtliga företag i samma bransch. Detsamma gäller för den som leverantören i sin tur ämnar anlita för arbete eller leverans. Redogör nedan för, alternativt hänvisa till bifogad fil: 1. Vilka kollektivavtal som finns tecknade 2. Alternativt om det ej finns kollektivavtal tecknade, beskriv vilka åtgärder anbudsgivaren tar för att säkra arbetsgivar- och driftansvar. Om anbudsgivare inte kan påvisa att de bedriver sin verksamhet så att den inte innebär åsidosättande av lag eller krav på minimilöner i rikstäckande kollektivavtal eller liknande som gäller för samtliga företag i samma bransch kan anbudet komma att förkastas. 4/7
Krav på bilaga 2.14 Vid anbudsinlämning ska [Referenser] bifogas anbudet. Filen bifogas i steg två av tre (2/3) vid anbudsinlämning. Anbudsgivaren ska lämna minst 3 st för uppdraget relevanta referenser där liknande uppdrag genomförts eller påbörjats de senaste tre (3) åren räknat från sista anbudsdag. Kommunen har även rätt att vid behov ta in ytterligare referenser. Kommunen bedömer om referenserna motsvarar det som efterfrågas. Syftet med referenstagning är att möjliggöra en bedömning av leverantörens organisatoriska och tekniska kapacitet att leverera enligt ställda krav. Referensen ska vara vidtalad samt tillgänglig från sista anbudsdag och en månad framåt, om det inte går att komma i kontakt med referensen efter flertalet försök samt efter återkoppling till anbudsgivaren kan anbudet komma att förkastas. Ange nedan 3 st referensobjekt med följande information: Namn på organisation Om det är en privat eller offentlig aktör Omfattning (antal konsulttimmar) Kontaktuppgifter till vidtalad referens (Titel/telefonnummer/e-post) Tidpunkt när uppdraget genomfördes (ååmmdd-ååmmdd) Referenserna kommer att kontaktas i kvalificeringsfasen. Krav 2.15 Underleverantörer Anbudsgivaren äger inte rätt, att utan kommunens skriftliga godkännande anlita underleverantör för del av, eller hela uppdraget. Anbudsgivaren ansvarar för underleverantören såsom för sig själv. Om antagen leverantör avser att anlita underleverantörer för hela eller delar av det offererade, ska det framgå redan vid anbudstillfället. Det ska framgå vilken leverantör som avses samt vilken del/vilka delar av arbetet som samarbetet avser. Kommunen kommer att kontrollera underleverantören på samma sätt som anbudsgivaren. Underleverantören ska även uppfylla samma kreditvärde, dvs. 5. Kommunen kommer även att begära in en SKV4820 från Skatteverket för underleverantör som ska anlitas för uppdraget. Underleverantören ska inneha aktuell F-skattsedel. Anbudsgivaren ska i anbudet bifoga intyg från underleverantören, med garanti om att anbudsgivaren förfogar över underleverantörens resurser när avtalet ska fullgöras. Kommunen hänvisar till LOU 11 kap. 12. Om underleverantörer kommer att anlitas ska följande uppgifter anges nedan. Namn på leverantör Organisationsnummer på leverantör Vilka delar anbudsgivaren har för avsikt att använda underleverantör(er) Krav på bilaga 2.16 Vid anbudsinlämning ska [Kvalitetsledningssystem] bifogas anbudet. Filen bifogas i steg två av tre (2/3) vid anbudsinlämning. 5/7
Kvalitetsledningssystem Är anbudsgivaren certifierad enligt ISO 9001 ska aktuellt certifikat bifogas. Övriga anbudsgivare ska beskriva hur de arbetar med kvalité genom att bifoga gällande attesterad/daterad: 1. Kvalitetspolicy 2. Kvalitetsmål 3. Kvalitetsmanual eller likvärdiga dokument. Observera att för det fall att underleverantör anlitas kommer samma krav ställas på underleverantören. Anbudsgivarens kvalitetsledningssystem ska vara öppet för granskning och vid begäran ska det utan dröjsmål överlämnas till kommunen. Krav 2.17 Kvalitet Anbudsgivaren ska redovisa hur de avser att kvalitetssäkra uppdraget i praktiken. Krav på bilaga 2.18 Vid anbudsinlämning ska [Miljöledningssystem] bifogas anbudet. Filen bifogas i steg två av tre (2/3) vid anbudsinlämning. Miljöledningssystem Är anbudsgivaren certifierad enligt ISO 14001 ska aktuellt certifikat bifogas. Övriga anbudsgivare ska beskriva hur de arbetar med miljö genom att bifoga gällande attesterad/daterad: 1. Miljöpolicy 2. Miljömål, 3. Miljöprogram eller likvärdiga dokument. Anbudsgivaren ska i sitt miljöarbete sträva efter att minimera negativt miljöpåverkande faktorer i verksamheten, exempelvis genom att göra miljömedvetna inköp där så är möjligt. Anbudsgivaren ska även tillse att avfall omhändertas genom till exempel återvinning och källsortering (vägledning för miljöarbetet kan hämtas från Södertörns miljö- och hälsoskyddsförbund, www.smohf.se). Observera att för det fall att underleverantör anlitas kommer samma krav ställas på underleverantören. Anbudsgivarens miljösystem ska vara öppet för granskning och vid begäran ska det utan dröjsmål överlämnas till kommunen. Krav 2.19 Miljö Anbudsgivaren ska redovisa hur företaget arbetar för en hållbar resursanvändning och hur miljöfrågor appliceras i uppdragets genomförande. 6/7
Krav 2.20 Gemensamt anbud Om flera leverantörer väljer att gå samman och lämna anbud ska anbudsgivarna vid avtalstecknandet utgöra en juridisk person. Kommunen kommer att kontrollera att företagen som går samman, betalar föreskrivna skatter och avgifter för de som väljer att gå samman och lämna anbud, genom att begära in blanketten SKV4820 från Skatteverket. Krav 2.21 Försäkring Anbudsgivaren ska teckna, och under hela avtalstiden, inneha ansvarsförsäkring och andra nödvändiga försäkringar som innebär att kommunen hålls skadeslös. Anbudsgivaren förbinder sig att förebygga skador som kan drabba kunder eller personal. Relevanta försäkringar ska på begäran utan dröjsmål överlämnas till kommunen. 3.0 Kravspecifikation Krav 3.1 Anbudsgivare uppfyller och accepterar samtliga krav i dokumenten Kravspecifikation storstädning och Golvvård och Kravspecifikation Gästhamnen i de fall anbud lagts för denna del. 4.0 Kommersiella villkor Krav 4.1 Anbudsgivaren accepterar samtliga villkor i dokumentet Kommersiella villkor 7/7