Minnesanteckningar från Ladok3-styrgruppens möte 2010-10-15 (Mötet hålls på Arlanda.) Närvarande: Lars-Olof Nilsson (ordf), Kjell Gunnarsson MaH, Tarmo Haavisto LU, Lisbet Kristiansson HB, Carl Nettelblad UU/SFS, Mia Lindegren UU, Jan-Martin Löwendahl Gartner, Kuno Öhrman Svenska Handelshögskolan Helsingfors, Gunnar Backelin Ladokkonsortiet (sekr), Wilhelm Arndt, hpl. Frånvarande: Joakim Nejdeby LiU. Gäster: Catherine Zetterqvist och Jonas Brorsson (den senare under pkt 2). Vi konstaterar att dagens sammanträde innehåller projektets beslutspunkt BP 2.1 i planen enl PPS. 1 Lägesrapport / projektplan Wilhelm lämnar lägesrapport för projektet. 1 A. Avgränsningsfrågor Obs att projektets omfattning måste definieras ur två perspektiv: Omfattning av vilka processer som ska ingå i analysen, d.v.s. vilka processer som utgör eller har beröringspunkter till studieadministrationen (Processomfattning) Omfattning av systemstödet Ladok3, d.v.s. vilka funktioner ska stödjas av det nya systemstödet Ladok3 ( Systemomfattning) Varje modell av verkligheten tas fram som en renodling för ett bestämt syfte, t ex för ett visst analyssteg, för att bygga ett systemstöd eller som i fallet med den övergripande modell Catherine presenterar för att uttrycka en avgränsning på beställar- eller projektdirektivnivå för vidare arbete i projektet. beslutar att föreslå Ladokstyrelsen att fastställa följande övergripande processomfattning och -avgränsning av projektarbetet. Den ska därefter läggas in i projektdirektivet. /Beslut 01015-1/ Omfattning: Projektet ska etablera ett bör-läge för den studieadministrativa processen och för processen för att planera och fastställa utbildningsutbudet, som ska beakta: nya kända krav lärosätenas arbetssätt möjligheter till optimering av processerna Projektet ska vidare analysera processer med kopplingar till de nämnda processerna i syfte att identifiera krav på och behov av information som skapas i den studieadministrativa processen och processen för att planera och fastställa utbildningsutbudet. Avgränsning: För följande processer identifierar förstudiearbetet inga aktiviteter och inga informationsbehov som kopplar direkt till den studieadministrativa processen eller till processen planera och fastställa utbildningsutbudet. Följande processer kommer därför ej att beaktas i den fortsatta analysen: Genomföra och sprida forskning Aktiviteter i syfte att stödja processen genomföra och sprida forskning Inköp konstaterar att möjligheterna till optimering för alla högskolor, eller över tid, har sin begränsning, men att dialogen är viktig och kan skapa ett förtroende för att projektet kan hantera föränderliga förutsättningar. Efter styrelsebeslutet ska det kompletterade projektdirektivet läggas samman med en tydlig tidsplan till ett samlat dokument som kan presenteras för Konsortiets medlemmar. /Beslut 01015-2/ 1 B. Projektets anspråk på budgetutrymme m m Prognosen för 2010 kvarstår från föregående styrgruppsmöte. Kalkylen för projektets resursbehov för 2011 nu nedskriven sedan föregående styrgruppsmöte. Resursförbrukning under året uppskattas till drygt 28,1 mnkr.
beslutar att ta projektets presenterade förslag till budget för 2011 till styrelsen för beslut om att ta in det i styrelsens samlade förslag till stämman om verksamhetsplan och budget för 2011. Till nästa gång vill styrgruppen även se projektbudgeten uppdelad på etapper, så att perioden fram till BP3 (i oktober) framgår tydligt. /Beslut 01015-3/ 1 C. Former för förankring - Standard bör vara att vi vänder oss till både systemägare och SA-chefer när den nivån berörs. - I de workshopar som planeras bör fler kategorier än de preliminärt föreslagna systemförvaltarna delta. Allsidighet och förutsättningslöshet ska befrämjas. Förankringsfrågan får av tidsbrist hanteras vidare vid nästa möte. Till dess ska redovisas hur projektet avser att ta hänsyn till mångfalden i bl a workshoppar. /Beslut 01015-4/ 1 D. Studentpanel Carl presenterar förslag till en studentpanel om ca 10 personer, utsedda med nominering genom SFS. uppdrar åt Carl att tillsammans med Wilhelm och Catherine ta fram mer detaljerat förslag till nästa möte. 1 E. Kvalitetssäkring av projektets arbete Inför BP3 kommer såväl projektgranskning som lösningsgranskning att genomföras. I övriga kritiska vägval kommer second opinions att sökas. 1 F. Tidsplanering WA redovisar för styrgruppen den detaljplanering som har gjorts för tiden fram till BP3. BP 2.2 ligger i mars, BP2.3 i juni och BP3 i oktober 2011. beslutar att föreslagen tidsplan (se bilaga) fram till BP3 ska gälla, och att projektets åtagande till BP2.2 ska vara att: 1 Ta fram en övergripande verksamhetsarkitektur (process, information, system). 2 Baserat på verksamhetsarkitekturen, definiera omfattning och kompletterande avgränsning för de delar av processerna som projektet tar fram systemstöd för. 3 Specifikation av icke funktionella krav 4 Kartläggning av möjliga alternativa systemstöd Beslut att fatta vid BP2.2: 1 Fastslå omfattning och kompletterande avgränsning ur processhänseende 2 Beslut om kartläggning av alternativa systemstöd ska fortsätta eller avslutas /Beslut 01015-5/ 1 G. Status i övrigt; bemanning m m Kommunikatör börjar nu. Verksamhetsarkitekt upphandlad, avtal skrivs nu, mål : på plats 1/11. Lösningsarkitekt rekrytering ännu ej påbörjad. Delprojektledare Alternativa tekniska plattformar PL-L söker nu ny DPL. 2 Komplettering av projektdirektivet, förslag betr effekthemtagning m m Jonas Brorsson redovisar sitt uppdrag att lämna förslag till underlag för en komplettering av projektdirektivet med mått, mätmetoder, målvärden i förekommande fall samt ansvar för effektmätningen. Kommenterar alla delar i förslaget. anser att det återstår en hel del arbete innan man kan lägga in i projektdirektivet mätningar mot effektmål på det sätt förslaget anvisar. - Det måste etableras nuvärden/jämförelsevärden för att kunna bedöma måluppfyllelse, och redan för att kunna sätta upp väl underbyggda målvärden. - Högskolorna måste vara med på noterna och ställa upp på att medverka i mätningarna annars kan det inte anses säkrat att uppföljningen kan genomföras på det sätt förslaget anvisar.
I sammanfattning: I. är nöjd med förslagets skrivningar om VAD som ska mätas. Kan stå så i projektdirektivet. II. Målvärdena kan inte etableras förrän utgångsvärden fastställts. Mätetal xx:as i projektdirektivet tillsvidare. III. Mätmetod och uppföljningsansvar för många av effektmålen är beroende av att högskolornas SA-chefer ställer upp på att medverka i uppföljningen. Vilande i projektdirektivet tills deras medverkan säkrats. beslutar att hantera uppföljningen av effektmål enligt I III ovan. Åt Jonas uppdras att föra in ändringar i förslaget (se bilaga) enligt dagens diskussion. Dessa delar kan sedan läggas in i projektdirektivet och kompletteras när underlag finns. /Beslut 01015-6/ 3 Mappstruktur på Projektplatsen Karin Hellmalm hade sänt ut förslag till mappstruktur på Projektplatsen samt standardrubrikuppsättning och standard för dokumentnamnsättning i projektdokumentationen. Av tidsskäl diskuteras förslaget inte närmare, men inga invändningar mot förslaget nämndes och förslaget kan ligga till grund för vidare utveckling och användning. 4 Inspirationsinslag på kommande styrgruppsmöten Av lämnade förslag anser styrgruppen att en beskrivning för styrgruppen av språket och begreppshanteringen i projektet bör komma i första hand. Helst bör verksamhetsarkitekten hålla i detta, men även företrädare för begreppsdelprojektet bör delta. I januarimötet? I ett kommande läge bör styrgruppen få en orienterande dragning av en användbarhetsexpert. Mias önskan att visa UU:s studentportal för styrgruppen kvarstår. 5. Kommande möten Följande mötestider gäller för den närmaste tiden: to-fr 16-17/12: 16/12 fm: SG-möte på båten. 17/12 i Helsingfors; inkl besök hos RAKETTI-kolleger. För våren har följande datum bokats in: fredag 28 januari fredag 18 mars fredag 13 maj fredag 17 juni OBS: Distributions/mötesform är inte bestämd ännu styrgruppen får ta ställning till den saken efterhand. /Beslut 01015-7/ Dessa datum ska läggas ut på Projektplatsen. - I övrigt hänvisas till PowerPoint-presentationen vid mötet, som återfinns på Projektplatsen.
- Här ska Jonas städade förslag till effektuppföljning (ca 4 sid) in som bilaga. -