Protokoll fört vid styrelsemöte i SUHFs lokaler

Transkript

1 PROTOKOLL 1 Protokoll fört vid styrelsemöte i SUHFs lokaler Deltagande ledamöter: Föredragande, sekreterare: Thomas Ahlström, SFS Gunnar Backelin, konsortiechef Matts Behrens, HKr Karin Cardell, HB Föredragande, med närvaro- och yttranderätt: Tarmo Haavisto, LU Jonas Brorsson, förvaltningsledare Tomas Johansson, BTH Ulrika Ringeborn, LnU, IT-strateg Yasmine Lindström, MiU Åsa Nandorf, KI Staffan Sarbäck (pp ) Anders Nordin, LTU Wilhelm Arndt (pp ) Ann-Caroline Nordström, SU Mats Edvardsson (pp ) Håkan Spjuth, KaU Malin Zingmark (pp ) Frånvarande ledamot: Carl Mikael Bergström, SFS Frånvarande adjungerad: Lars Lustig, UmU Ärende Beslut eller annan åtgärd 624 Ärendelistan, justeringsperson, uppföljning av föregående protokoll, närvaro-/yttranderätt. 625 Meddelanden / information Bilaga: 1 Ändring av utlämningsreglerna i SFS 1993: Fortsatt arbete enligt ITstrategisk handlingsplan Ann-Caroline öppnar mötet och hälsar särskilt nya ledamöter - Yasmine, Matts och Thomas välkomna. Ärendelistan godkänns med vissa omkastningar i ordningen. Inga synpunkter på föregående protokoll. Beslutas att utse Karin till justeringsperson och att ge närvaro- och yttranderätt för Staffan Sarbäck och Wilhelm Arndt från Ladok3-projektet och Mats Edvardsson och Malin Zingmark från projektet Förnyad förvaltning under pp a) Gunnar konstaterar att Konsortiets begäran om ändring av utlämningsreglerna i SFS 1993:1153 har fått ett svar: Den 15 juli började den vidgade rätten att lämna ut digital personinformation till andra lärosäten och till legitimationsutfärdande myndigheter att gälla. b) Ulrika informerar om hur man har börjat arbeta med ansvarsoch arbetsfördelning utifrån den IT-strategiska handlingsplan, som styrelsen beslutade om i majmötet. c) Ulrika meddelar att den externa konsulten nu är igång med förnyad certifiering av de tre driftställena för Ladok. d) Jonas orienterar om att, i och med att flertalet högskolor nu lämnar InfoTorg-avtalet för att istället köpa sina adressuppdateringar via Skatteverkets tjänst Navet, InfoTorgs tjänst kommer att bli avsevärt dyrare. Detta drabbar de högskolor som inte är statliga myndigheter och därför inte kan ansluta till Navet. e) Gunnar meddelar att avdelningscheferna vid Universitetsoch högskolerådet nu är utsedda. Ladokkonsortiets verksamhet har mest att göra med Enheten för systemförvaltning. Där blir Per Zettervall chef; han har samma roll på VHS.

2 2 626 Ladok3-projektet: Lägesrapportering och avstämning Bilaga: 1 Ladok3-presentation till styrelsemötet 2 Migreringsremiss (här utan bilaga Riskanalys) 627 Projektet Förnyad förvaltning: Lägesrapportering och beslut om vissa förutsättningar Bilaga: 1 Preliminär projektplan 2 Underlag för styrelsens ställningstagande till utökat ansvar för Konsortiet Styrgruppens ordförande Staffan Sarbäck redovisar från ett styrgruppsperspektiv beslutsläget med en ev reviderad tidsplan. Projektledaren Wilhelm Arndt redogör för förslaget till reviderad tidsplan som innebär en utsträckt projekttid med mindre uppskalning av antalet parallella utvecklingsteam än i ursprunglig plan och berör ekonomiska och andra konsekvenser. Staffan kommenterar migreringsproceduren och informerar om att styrgruppen avser att i oktober för sin del ta samlad ställning till migreringsplan, tidsplan och projektbudget. Wilhelm orienterar om pågående budgetarbete och ger en allmän statusrapportering. Man tar särskilt upp samarbetet mellan det påbörjade projektet Förnyad förvaltning och speciellt Migreringsdelprojektet i Ladok3. Expertgruppen med verksamhetsföreträdare delas av de två projekten. En gemensam bild av en preliminär ansvarsfördelning mellan de båda projekten, ny förvaltnings- och driftsorganisation och lärosätena visas. Diskussion. I budgetfrågan står det klart att styrelsen som aviserades vid vårstämman avser att lägga fram ett förslag till höststämman om totalram för projektet. Vidare beslutar styrelsen - att med omedelbar verkan utse Per Zettervall, VHS, och Margaretha Holmlund, CSN, att ingå i Styrgruppen för Ladok3-projektet; - vidare att delegera till vice ordf Karin Cardell att utse en representant från nätverket för högskolornas förvaltningschefer till Styrgruppen för Ladok3-projektet. Beslutet ska anmälas vid nästa styrelsemöte; - att Kjell Gunnarssons mandat i Styrgruppen upphör Notering i efterhand: Som bilaga redan till detta protokoll finns ett vice ordförande-beslut daterat där Karin Cardell utser Elisabeth Daunelius, HiG, att ingå i styrgruppen för Ladok3-projektet. Styrgruppens ordförande Mats Edvardsson och projektledaren Malin Zingmark kommenterar innehållet i utsänd preliminär projektplan, bl a de tre effektmålen som hämtats från projektdirektivet, och uppslag till mätbarhet och mätmetod. Även från detta projekt kommenteras det lovande samarbete med Migreringsdelprojektet i Ladok3 som nu kommit igång. En grundbult i arbetet med att forma en förnyad förvaltning är frågan om helhetsansvar för Konsortiet, dvs även för acceptanstest och systemdrift. Enligt föredragande är det en logisk konsekvens av Ladok3-lösningen; Expertgruppen har accepterat tankarna vilket föranlett Styrgruppen att meddela Ladokstyrelsen sin avsikt att besluta om ett förslag om helhetsansvar efter konsultation med beställaren-styrelsen. Diskussion.

3 3 628 Start för projektet Ny Ladokstrategi och nytt konsortialavtal Bilaga: 1 Utkast till projektdirektiv 2 Diskussionsunderlag 629 Halvårsrapport. Första prognos för helår. Bilaga: Kommentarer till första halvåret 2012 Styrelsen konstaterar sammanfattningsvis att - en tydlig definition av begreppet helhetsansvar (eller snarare utökat ansvar ), kanske i form av en krysslista, behövs - den instämmer i föreslagna effektmål och att inget ytterligare beslut om dessa behövs då de härrör från direktivet - en harmonisering mot projektdirektivet om beslutsformer m m behöver göras - förankring före höststämman rekommenderas - en konsekvensbeskrivning av förslaget om utökat ansvar bör tas fram - det färdiga beslutsförslag avseende projektplan som skulle ha lämnats till styrelsens septembermöte istället förväntas till oktobermötet. Vidare beslutar styrelsen att utse Ann Cederberg, HKr, till ledamot i Styrgruppen för projektet Förnyad förvaltning. Gunnar går igenom förslaget till direktiv och styrgruppssammansättning samt berör några av de utsända diskussionsfrågorna. Styrelsen har inga invändningar mot att en så styrelsenära grupp ges ett relativt öppet mandat. Styrelsen beslutar att utse en arbetsgrupp enligt förslaget: Från styrelsen: Yasmine Lindström, Tarmo Haavisto, Anders Nordin och Håkan Spjuth. Från förvaltningen: Ulrika Ringeborn, Gunnar Backelin och Jonas Brorsson Från systemägargruppen: Marie-Louice Isacson, KI och Roger Petterson, SLU Gunnar Backelin är sammankallande i gruppen. Till styrelsens oktobermöte ska lämnas ett förslag till enkel arbetsplan, som kan beslutas tillsammans med projektdirektivet. Jonas inleder med en överblick över Ladokverksamhetens inriktning under första halvåret. Anpassningarna för studieavgifter är i huvudsak genomförda men kompletteras även i år. Gemensamma examina är ett annat projektområde som har tagit stora resurser i anspråk. Ladok3-projektet har under perioden påbörjat övergången från förberedelse- till genomförandefas. Kravspecifikationen fördjupas samtidigt som en teknisk plattform etableras. Ett första utvecklingsteam har kommit igång och långsam uppskalning planeras. Utredningen om framtida förvaltningsorganisation, Förnyad förvaltning, kom i gång före halvårsskiftet. Glädjande på underhållssidan är att man kan se en fortsatt positiv trend när det gäller utvecklingen av antal åtgärdade fel i förhållande till antal inkomna. Gunnar kommenterar kort det ekonomiska utfallet: Resultatet efter två kvartal ligger på plus 2,8 mnkr (att jämföra med -4,4 mnkr i VP), en effekt fr a av lägre resursförbrukning än planerat inom Ladok3-projektet men också i vissa andra aktiviteter. Totalt sett har Ladok3-projektet arbetat upp knappt 25 % av tilldelade resurser.

4 4 Kostnadsramen har utnyttjats till ca 43% eller i absoluta tal med 30,9 mnkr, investeringsramen till 25% eller 11,9 mnkr. En första prognos för utfallet på helår är ytterligt osäker, men det överskott som föreligger vid halvårsskiftet kommer troligen utifrån ett antal bedömningar av delposter att utvecklas vidare fram till årets slut. Detta skulle peka mot ett överskott för året på bortåt 6 mnkr, eller ca 10 mnkr bättre än budget i VP-12. I så fall skulle Konsortiet vid utgången av 2012 ha ett avsevärt balanserat kapital att tillgå vid årets slut med tanke på de 11,9 mnkr som fanns med in till VP 2013 preliminär version med totaler Bilaga: Sammanställning - nyckeltal från VP-arbetet. 631 Forum för samråd mellan Konsortiet och VHS/NyA Bilaga: Beskrivning av en lösning för ett samrådsforum 632 Projekt för att ta fram ny ITsäkerhetspolicy? Bilaga: Nu gällande IT-säkerhetspolicy 633 Årlig inventering av anläggningsregistret Bilaga: Förslag till utrangering och ev ändrade avskrivningstider 2012 Gunnar inleder med att påminna om förutsättningar och nyckelbegrepp i Konsortiets budgetarbete. Jonas kommenterar de väsentliga summeringarna och de viktigaste komponenterna i den preliminära budgetsammanställningen. Gunnar för ett finansieringsresonemang och kommenterar förutsättningarna för en underfinansierad budget för Jonas tar upp några nyckelfrågor till diskussion. En VP-kommitté behövs för den slutliga beredningen fram till styrelsemötet i oktober och förslaget till höststämman. Styrelsen utser Åsa Nandorf, Tomas Johansson och Carl Mikael Bergström (den senare ska tillfrågas) att ingå i kommittén tillsammans med Jonas (sammankallande) och Gunnar. Kommittén har att banta budgetförslaget med ett antal miljoner och måste ha en löpande dialog med Ladok3-projektet. Styrelsen önskar till nästa möte se ett försök till prognos för avgiftsutvecklingen några år framåt. Gunnar föredrar utsänt förslag till samrådsform för det viktiga samspelet mellan Ladokkonsortiet och VHS/NyA, som kort uttryckt bygger på att förstärka den existerande Samrådsgruppen för Ladok-NyA. Där representeras Ladokförvaltningen av förvaltningsledarna för verksamhets- resp tekniksidan och NyAförvaltningen av systemansvarig samt den tekniska förvaltningsledaren. Representanter för Ladok3-projektet ska delta i gruppen, i första hand produktägare för funktionella resp ickefunktionella krav. Konsortiets verksamhetsförvaltningsledare är sammankallande. I diskussionen framförs tanken på ett gemensamt förvaltningsråd för Ladok och NyA. Konsortieledningen ges i uppdrag att ta fram ett förslag till sådant. Ulrika går igenom förutsättningarna för en eventuell uppdatering av IT-säkerhetspolicyn. Hon bedömer inte läget mitt under arbetet med Ladok3 som lämpligt att starta det arbetet. Styrelsen följer Ulrikas förslag och beslutar att inte nu ta ställning till ett uppdrag att uppdatera IT-säkerhetspolicyn. Gunnar inleder med en orientering om lånefinansieringssystemet, immateriella anläggningstillgångar, inventarieregister och utrangering. Med anledning av pågående inventering av anläggningstillgångar på UmU ska Ladokkonsortiet ta ställning till eventuella ändrade avskrivningstider eller utrangering av

5 5 enskilda poster av immateriella anläggningstillgångar, dvs enskilda Ladokprogramvaror. Bland de funktioner som lagts ned är det två som är aktuella för utrangering. Styrelsen beslutar - att nu utrangera de anläggningstillgångar som motsvarar funktionerna TG-12 med anläggningsid med anskaffningsdag och EB34 med anläggningsid med anskaffningsdag , samt låta kvarvarande oavskrivet belopp, kronor, påverka årets bokslut; - att inte nu vidta några ytterligare åtgärder beträffande ändring av avskrivningstider. 634 Kommande styrelsemöten m m - Mötet den 22/10 rymmer bl a: Beslut om förslag till stämman om dels VP för 2013, dels totalbudget m m för Ladok3, dels utökat ansvar för Konsortiet; beslut om certifiering av driftställen för Ladok, och om direktiv till arb-grp för strategi & konsortialavtal. Del av mötet hålls gemensamt med Ladok3- styrgruppen. - Bokning av decembermötet: Torsdag 6/12 kl , Connect - Bokning av 4 vårmötesdatum: Tisdag 29/1 kl , fysiskt möte Tisdag 5/3 kl , fysiskt möte Fredag 19/4 kl , fysiskt möte Fredag 31/5 kl , Connect - Förslag till stämmodatum i vår: Fredag 17/5 kl Övriga frågor Inga övriga frågor finns att ta upp. Vid protokollet: Justeras: Gunnar Backelin Ann-Caroline Nordström Karin Cardell