Förfrågningsunderlag

ÅLANDS DIGITALA AGENDA DNR 1/2014 Förfrågningsunderlag Webbpubliceringsverktyg och webbplats 2014-12-03

Innehåll 1 ALLMÄNT OM UPPHANDLINGEN 1 1.1 Upphandlingens omfattning och innehåll 1 1.2 Om Åda AB 1 1.3 Upphandlingsform 1 1.4 Anbudets innehåll 2 1.5 Förfrågningsunderlagets innehåll och disposition 2 1.6 Avtalsperiod 2 1.7 Upphandlande enhet 2 1.8 Kontaktperson under anbudstiden 3 1.9 Planerad tidplan för upphandlingen 3 2 REGLER FÖR UPPHANDLING OCH ANBUD 3 2.1 Anbudslämnande 3 2.2 Reservationer och alternativa anbud (sidoanbud) 4 2.3 Anbudsgivarens kontaktuppgifter 4 2.4 Oklarheter avseende anbudsförfrågan och komplettering av anbudsförfrågan 4 2.5 Ersättning för anbud 5 2.6 Tilldelningsbesked (delgivning av beslut) 5 2.7 Avslutad upphandling och tecknande av avtal 5 2.8 Allmänna handlingars offentlighet och sekretess 5 2.9 Hänvisningar till standarder 5 2.10 Prisuppgifter 5 3 BEDÖMNING AV ANBUD/ANBUDSANSÖKAN 5 3.1 Anbud och urval 5 3.2 Tilldelning av kontrakt 6 4 KRAV PÅ ANBUDSGIVAREN (KVALIFIKATIONSKRAV) 7 4.1 Språk 7 4.2 Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer 7 4.3 Erfarenhet 7 4.4 Resurser att bygga ytterligare webbplatser 8 4.5 W3C-standarder 8 4.6 Uteslutningsgrunder 8 4.7 Krav gällande registrering 8 4.8 Krav gällande ekonomisk ställning 9 1(2)

4.9 Kvalitetsarbete 9 5 KRAVSPECIFIKATIONER M.M. 9 2(2)

1 Allmänt om upphandlingen 1.1 Upphandlingens omfattning och innehåll Åda Ab har behov av att upphandla ett webbpubliceringsverktyg samt byggande av webbplatser. Initialt kommer en webbplats att byggas för Ålands landskapsregering. Utifrån ett grundpaket kommer individualiserade webbplatser att erbjudas övriga delägare i Åda Ab. 1.2 Om Åda AB 1.2.1 Bakgrund Ålands landskapsregering antog den 5 november 2012 styrdokumentet Digital agenda för landskapet Åland. Målet är att genom it-samverkan omvandla det åländska samhället till ett modernt e-samhälle. I juni 2014 ingick Ålands landskapsregering, Ålands hälso- och sjukvård, Mariehamns stad och Ålands kommunförbund ett samverkansavtal där man enades om att bilda ett gemensamt icke vinstdrivande bolag, Åda Ab. Åda Ab tar över och samordnar IT-verksamheten och tillgodoser ägarnas behov av e-tjänster, ITdrift, IT-utveckling och it-förvaltning. Ålands landskapsregering, Ålands hälso- och sjukvård, Högskolan på Åland och Mariehamns stad överför sin IT-personal till bolaget per 1 januari 2015. Åda Ab är en upphandlande enhet enligt 6 lag om offentlig upphandling (2007/348), UppHandL. Åda Ab:s FO-nummer är 2652001-2. 1.2.2 Syfte Syftet med Åda Ab är att erbjuda IT-relaterade tjänster till sina ägare inom offentlig sektor på Åland. Bolaget bidrar på så sätt till att aktieägarna kan erbjuda så god service som möjligt till boende och verksamma på Åland. Åda Ab erbjuder snabb och rättssäker IT-service med hög effektivitet och god kvalitet. Bolagets tjänster riktar sig enbart till aktieägarna. 1.2.3 Aktieägare Landskapet Åland bildade bolaget Åda Ab i oktober 2014. Alla åländska kommuner, kommunalförbund och andra åländska offentligrättsliga organisationer kan bli aktieägare och därefter utnyttja bolagets tjänster. Andra än offentligrättsliga organisationer tillåts inte bli ägare i bolaget. Den första aktieemissionen pågår från den 20 november till och med den 12 december 2014. 1.3 Upphandlingsform Upphandlingen genomförs i form av ett selektivt förfarande. Selektivt förfarande är ett upphandlingsförfarande i två etapper. I den första etappen inbjuds intresserade leverantörer att lämna skriftligt anbud (anbudsansökan) i enlighet med stipulerade kvalificeringskrav. I den andra etappen kommer fem leverantörer, som uppfyller kvalificerings- och skallkrav, att väljas ut för en 1(9)

muntlig redovisning avseende genomförandet av projektet att bygga landskapsregeringens nya webbplats. Tilldelning av kontraktet sker på bedömning av pris och muntlig presentation. 1.4 Anbudets innehåll Leverantören skall i anbudet visa att de i förfrågningsunderlaget uppställda förutsättningarna och kraven är uppfyllda. Leverantören skall i anbudet acceptera samtliga krav i kravspecifikationer och godta avtalsutkastet. Åda har endast möjlighet att anta anbud som innehåller efterfrågad och fullständig information. Ett anbud som är ofullständigt eller som inte accepterar uppställda förutsättningar och krav kommer alltså inte att antas. Leverantören uppmanas att ställa upp anbudet enligt följande anvisningar för att säkerställa att anbudet blir komplett. Åda har sammanställt en svarsmall (bilaga 6) och en prisbilaga (bilaga 7), som redovisar vilken information som skall lämnas i anbudet/anbudsansökan. De i anbudsmallen redovisade punkterna är en sammanfattning av de uppgifter som förfrågningsunderlaget efterfrågar. Leverantören skall därmed basera sitt anbud på i förfrågningsunderlaget redovisade förutsättningar. 1.5 Förfrågningsunderlagets innehåll och disposition Detta dokument är indelat i fem avsnitt. 1. Allmänt om upphandlingen 2. Regler för upphandling och anbud 3. Bedömning av anbud 4. Krav på anbudsgivaren (kvalifikationskrav) 5. Kravspecifikationer m.m. Förfrågningsunderlaget består förutom detta dokument även av följande bilagor. Bilaga 1 Bilaga 2 Bilaga 3 Bilaga 4 Bilaga 5 Bilaga 6 Bilaga 7 Avtalsförslag Kravspecifikation för webbpubliceringsverktyg Kravspecifikation för webbplats, som även utgör grundpaket för ytterligare framtida webbplatser Beskrivning av landskapsregeringens webbplats JYSE 2009 TJÄNSTER Svarsbilaga Prisbilaga Anbudsgivaren ansvarar för att denne erhåller ett fullständigt förfrågningsunderlag. 1.6 Avtalsperiod Avtalsperioden löper på tre år med option på förlängning ytterligare ett år. 1.7 Upphandlande enhet Upphandlande myndighet är Åda Ab. FO-nummer 265200-2. 2(9)

1.8 Kontaktperson under anbudstiden Namn: Gunilla Thorslund, kommersiell handläggare E-post: cms@ada.ax Telefon: 018-25208 1.9 Planerad tidplan för upphandlingen Datum Aktivitet 03.12.2014 Annonsering av upphandlingen 05.01.2015 Sista dag att ställa frågor, tidsfrist 10 dagar innan tid för anbudsansökan går ut, etapp 1 09.01.2015 Sista dag för svar, tidsfrist 6 dagar innan tid för anbudsansökan går ut, etapp 1 15.01.2015 Sista dag att lämna anbud/anbudsansökan, etapp 1 21.01.2015 Inbjudan till etapp 2 - presentation 35 dgr Anbudstid presentation 25.2.2015 Sista dag etapp 2 26.02.2015 06.03.2015 Presentationer 13.03.2015 Tilldelningsbesked Avtalstecknande 03.04.2015 Villkorat avtal giltigt 2 Regler för upphandling och anbud 2.1 Anbudslämnande 2.1.1 Utformning Anbud skall lämnas skriftligt på svenska i två kompletta exemplar ett original och en kopia. Samtliga eventuella bilagor skall vara förtecknade i anbudet. Som komplement till det skriftliga anbudet skall Leverantören lämna en anbudskopia i digital form på USB-minne. 3(9)

2.1.2 Anbudsmottagare Anbud adresseras till: Åda Ab Elverksgatan 10 221 00 MARIEHAMN 2.1.3 Anbudsmärkning Ytteremballaget bör tydligt vara märkt med Anbud CMS och Webb, dnr 1/2014. 2.1.4 Senaste anbudsdag Anbud skall vara Åda tillhanda senast torsdagen den 15 januari 2015 kl. 15.00. Notera att Åda Ab inte har möjlighet att pröva ett anbud som inkommer för sent. I det fall Leverantören avser att lämna sitt anbud personligen vill Åda informera om att detta görs i landskapsregeringens reception (Strandgatan 37, Mariehamn). Receptionen håller öppet på vardagar 08.00 16.15. Sista dag och tidpunkt för inlämning framgår nedan. 2.1.5 Anbudens giltighetstid Leverantören skall vara bunden av sitt anbud till och med den 31 maj 2015. 2.2 Reservationer och alternativa anbud (sidoanbud) Anbudsgivare ska basera sitt anbud på de förutsättningar som anges i denna anbudsbegäran. Inga reservationer eller alternativa anbud (så kallade sidoanbud) accepteras. 2.3 Anbudsgivarens kontaktuppgifter Anbudsgivarens kontaktuppgifter anges i bilaga 6, svarsbilaga. 2.4 Oklarheter avseende anbudsförfrågan och komplettering av anbudsförfrågan Alla förfrågningar som rör anbudshandlingarna ska skickas per e-post till kontaktpersonen för upphandlingen, se kapitel 1.8. För att säkerställa att samtliga anbudsgivare får samma information, publicerar den upphandlande enheten alla frågor och svar gällande anbudshandlingarna på: www.ada.ax Anbudsgivarna ansvarar för att hålla sig uppdaterade med de eventuella frågor och svar som publiceras angående upphandlingen. Om anbudsgivaren upplever krav i förfrågningsunderlaget som otydligt, orimligt, onormalt kostnadsdrivande eller konkurrensbegränsande i något avseende är det viktigt att kontakta den upphandlande enheten på ovan nämnda e-postadress på ett så tidigt stadium som möjligt, så att missförstånd kan undvikas. Eventuella frågor med anledning av förfrågningsunderlaget ska ställas i god tid och minst 10 dagar före sista anbudsdag. Svar och andra kompletterande upplysningar lämnas kontinuerligt, dock senast 6 dagar före sista anbudsdag. Innan anbud lämnas uppmanas anbudsgivaren att kontrollera huruvida nya uppgifter om upphandlingen har tillkommit. 4(9)

Endast skriftlig kompletterande uppgift lämnad av den upphandlande enheten under anbudstiden är bindande för både den upphandlande enheten och anbudsgivare. 2.5 Ersättning för anbud Ersättning för att upprätta anbud och delta i anbudsprocessen utgår inte. 2.6 Tilldelningsbesked (delgivning av beslut) Samtliga anbudsgivare kommer att erhålla meddelande om beslut. Delgivning kommer att ske på elektronisk väg varför det är viktigt att anbudsgivare uppger sin mejladress. En rättelse- och besvärsanvisning bifogas delgivningen. 2.7 Avslutad upphandling och tecknande av avtal Ett bindande avtal förutsätter att ett skriftligt avtal har upprättats vilket är undertecknat av behöriga företrädare för den upphandlande enheten. Den upphandlande enheten förbehåller sig rätten att anta anbudet i sin helhet eller delar av det. 2.8 Allmänna handlingars offentlighet och sekretess Reglerna i landskapslag (1977:72) om allmänna handlingars offentlighet gäller endast för landskapets myndigheter. Landskapsägda bolag som vid upphandling över tröskelvärdena uppfyller definitionen på en upphandlande enhet omfattas inte av reglerna om offentlighet och behöver inte lämna ut sina handlingar till allmänheten. 2.9 Hänvisningar till standarder Om det i denna anbudsförfrågan förekommer någon hänvisning till standarder, varumärken, patent, produkttyp, ursprung, specifik metod eller produktion, avses härmed att den hänvisningen följs av orden "eller likvärdig. 2.10 Prisuppgifter Prisuppgifter för efterfrågade tjänster ska anges i Prisbilaga, bilaga 7. Samtliga prisuppgifter ska anges i EUR exklusive mervärdesskatt. Den upphandlande enheten betalar inga övriga extra kostnader eller avgifter. 3 Bedömning av anbud/anbudsansökan 3.1 Anbud och urval Anbudsförfarandet sker i två etapper. Den första etappen består av följande två steg. 1. Kvalificering av anbudsgivaren, där anbudsgivarens lämplighet, erfarenhet, organisation och ekonomi prövas samt kontroll av eventuell grund för uteslutning (kap. 4). 2. Prövning av anbudet/anbudsansökan, där kontroll av att alla ska-krav uppfyllts (kap. 5). En anbudsgivare som inte klarar ett steg i processen går inte vidare till nästa steg. 5(9)

I den andra etappen sker således den muntliga presentationen. Ett urval görs bland anbudssökande leverantörer som uppfyller kvalificeringskraven och ska-kraven. Grunden för urval utgörs av det summerade priset enligt inlämnad prisbilaga. Fem av de leverantörer som lämnat de lägsta priserna kommer att bjudas in att presentera genomförandet av projektet. För det fall antalet anbud inte uppgår till fem kommer det antal att bjudas in som lämnat godtagbara anbudsansökningar. Den muntliga presentationen kommer att hållas i Mariehamn, Finland, av den för uppdraget tilltänkta projektledaren hos anbudsgivaren. Presentationen är planerad att ske under perioden den 26 februari 6 mars 2015. Tid kommer att bokas in i samband med inbjudan. Presentationen får ta max 120 minuter och kommer att hållas inför en utvärderingsgrupp sammansatt av representanter från beställaren. En sammanvägd bedömning av de ingående momenten kommer att placera respektive presentation på en skala från 1-100 där 100 är den högsta poängen. Jämförliga anbud kan erhålla samma poäng. Se även nedan under avsnitt 3.2, Tilldelning av kontrakt. Följande moment kommer att bedömas. Trovärdighet beträffande projekt med implementering av landskapsregeringens webbplats till sommaren 2015 Trovärdighet vad gäller implementation av ytterligare webbplatser för i Åda deltagande offentligrättsliga organ Trovärdighet bygga webbplatser med modern design Erfarenhet av att ha tillämpat sökfunktioner på webbplats Erfarenhet av att jobba i team där olika kompetenser ingår Trovärdighet avseende integrerade lösningar, exempelvis integration mot Sharepointintranät eller likvärdigt Förmåga att använda svenska språket Förmåga att känna in nya trender inom ämnesområdet Vidare bör följande rekommenderas. Teknisk miljö för drift och hosting som Åda behöver 3.2 Tilldelning av kontrakt Utvärdering av slutligt anbud kommer att ske enligt följande. Bland de slutliga anbud som uppfyller kraven i de lösningar som diskuterats fram, kommer det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet, med hänsyn till nedanstående omständigheter, att antas. I det andra steget ingår en samlad utvärdering av följande kriterier: Kriterium: Vikt vid sammanräkning: 1.Pris 70 % 2.Muntlig presentation av projekt 30 % För utvärdering gäller följande. 6(9)

För varje anbud kommer vart och ett av ovan nämnda kriterier att poängsättas mellan 1 till 100, där 1 är den lägsta poängen och 100 är den högsta poängen. Vid poängsättning av kriterium 1 ovan, kommer det/de anbud vars pris är mest fördelaktigt för Åda att erhålla högst poäng. Därefter sätts poängen i fallande ordning. Jämförliga anbud kan erhålla samma poäng. Vid poängsättning av kriterium 2 ovan, kommer vid en sammanvägd bedömning den mest trovärdiga redovisningen av genomförandet av projektet att erhålla högst poäng, (se även ovan under avsnitt 3.1, Anbud och urval). Därefter sätts poängen i fallande ordning. Jämförliga anbud kan erhålla samma poäng. Efter poängsättning viktas poängen för varje kriterium enligt ovan angivna procentsatser och sammanräknas till en totalpoäng för varje anbud. Exempel på poängfördelning enligt ovanstående modell. Fem anbud har inkommit med pris 80, 67, 58, 56 och 43. Anbudet med pris 43 får 100 p och anbudet med pris 80 får 1 poäng. Resterande anbud får poäng i relation till vart de hamnar på skalan däremellan, dvs. i detta fall 35, 60 respektive 65 p. Exempel på beräkning av totalpoäng. Ett anbud har 100 p i pris och 50 p avseende genomförande (muntlig presentation). Viktprocenten för pris är 70 % och genomförande 30 %. Det innebär att totalpoängen blir (100 x 0,7 + 50 x 0,3 =) 85 p. 4 Krav på anbudsgivaren (kvalifikationskrav) 4.1 Språk Anbudsgivaren skall ha goda kunskaper i svenska. All skriftlig och muntlig kommunikation skall ske på svenska mellan anbudsgivaren och kunden. Undantag kan göras för eventuell korrespondens gällande vissa tekniska detaljer, som också kan ske på engelska. Anbudsgivarens tilltänkta huvudkonsult/projektledare och utvecklare för detta uppdrag skall kunna kommunicera på svenska både muntligen och skriftligen. 4.2 Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer Anbud kan lämnas av en leverantör. En leverantör har rätt att anlita underleverantörer för att fullgöra sina åtaganden. Användandet av underleverantör begränsar inte anbudsgivarens ansvar som huvudman för fullgörande av kontraktet. Om leverantören anlitar underleverantör, ska anbudet innehålla uppgifter om respektive underleverantörs firma, FO-/organisationsnummer samt vilken del av åtagandet som ska fullgöras av respektive underleverantör. 4.3 Erfarenhet Anbudsgivaren ska ha erfarenhet av att ta fram en responsiv webbplats för offentlig sektor. Uppdraget ska gälla en webbplats som är i väl fungerande drift hos beställaren, samt lanserats 7(9)

under de senaste tre åren, räknat från detta förfrågningsunderlags datering dvs. den 3 december 2014. Kravuppfyllnad ska visas genom att namnge webbplatsen samt årtal för lansering 4.4 Resurser att bygga ytterligare webbplatser Anbudsgivaren ska ha förmåga och resurser att efter sommaren 2015 utifrån det grundpaketet som beskrivs i bilaga 4, simultant kunna ta fram två webbplatser. 4.5 W3C-standarder Anbudsgivaren ska ha erfarenhet av att implementera webbgränssnitt som följer W3C:s standarder för HTML och CSS. 4.6 Uteslutningsgrunder Anbudsgivare utesluts från upphandlingen om någon av uteslutningsgrunderna i 53 UppHandL föreligger. Detta innebär bland annat att anbudsgivare utesluts från deltagande i upphandlingen om denne, eller dess underleverantör, begått något av de i nämnda paragraf angivna brott, till exempel bestickning, bedrägeri eller penningtvätt. Anbudsgivare kan även uteslutas från upphandlingen om någon av uteslutningsgrunderna i 54 UppHandL föreligger. Detta gäller även underleverantörer. Detta innebär att anbudsgivare kan uteslutas från upphandlingen om den eller dess underleverantörer: är försatt i konkurs eller blir upplöst eller har avbrutit sin affärsverksamhet eller har skulder som har reglerats genom ett fastställt ackord, ett saneringsprogram eller genom något annat motsvarande program som grundar sig på lagstiftningen, är föremål för försättande i konkurs eller upplösning eller för något annat förfarande som avses i 1 punkten, genom en lagakraftvunnen dom har dömts för en lagstridig handling i anslutning till sin yrkesutövning, i sin yrkesverksamhet har gjort sig skyldig till en allvarlig förseelse, som kan styrkas av den upphandlande enheten, har åsidosatt sin skyldighet att betala skatter eller socialförsäkringsavgifter i Finland eller i etableringslandet, eller har lämnat väsentligt oriktiga uppgifter då den lämnat den upphandlande enheten uppgifter som gäller tillämpningen av kapitel 8 eller försummat att lämna de uppgifter som krävs. Anbudsgivaren ska intyga att anbudsgivaren inklusive eventuella underleverantörer inte är föremål för någon omständighet enligt 53-54 UppHandL 4.7 Krav gällande registrering Anbudsgivaren ska på begäran av Åda Ab kunna uppvisa följande intyg: Utdrag ur handelsregistret eller motsvarande register i etableringslandet Ett intyg om att företaget inte har obetalda skatter och/eller socialskyddsavgifter 8(9)

4.8 Krav gällande ekonomisk ställning Anbudsgivaren ska på begäran av ÅdaAb visa sin ekonomiska ställning genom att skicka in sitt senast fastställda bokslut. 4.9 Kvalitetsarbete Anbudsgivaren ska ha ett aktivt arbete för kvalitetsäkringsåtgärder. Redogör för anbudsgivarens arbete med detta. 5 Kravspecifikationer m.m. Samtliga krav i nedan uppräknade bilagor skall uppfyllas alternativt godtas. Bilaga 1 Avtalsförslag Bilaga 2 Kravspecifikation för webbpubliceringsverktyg Bilaga 3 Kravspecifikation för webbplats 9(9)