Visma Lön Välkommen till storfamiljen för småföretagare
Välkommen till Visma Lön För att ge dig en överblick av programmets funktioner presenterar vi på följande sidor hur det är uppbyggt och fungerar. Bilderna är tagna i Visma Lön 600, i de andra programvarianterna kan det se annorlunda ut. Tips och råd om ditt program hittar du på vismaspcs.se/support, där du kan få svar på dina frågor dygnet runt. Som kund hos Visma Spcs har du även en egen sida Min sida som du når direkt från programmet. Där hämtar du senaste versionen av programmet, får tillgång till internettjänster, nyheter med mera. För att dra nytta av alla fördelar med Min sida och för att börja arbeta med internettjänsterna måste du skapa ett konto. Det gör du enkelt på www.vismaspcs.se/minsida-reg Min sida Logga in För att ladda ner senaste versionen av ditt program och få personligt anpassad information om den eller de produkter du använder måste du vara inloggad. Min sida innehåller även: Meddelanden Som inloggad får du personligt anpassad information som rör de program och tjänster du har från Visma Spcs. Visma Infoline Dagliga nyheter om företagande, redovisning, skatter och ekonomi. Nyhetsarkiv Sök efter tidigare publicerade nyhetsartiklar. Menyn Via huvudmenyn tar du dig enkelt vidare till exempelvis webbutiken och supportsidorna. Tips och aktuellt Råd och tips om hur du använder dina program och tjänster på bästa sätt. Vi påminner också om viktiga händelser som rör ditt ekonomiarbete. Ekonomifakta/Skattekalender Viktiga belopp och procentsatser samt snabb överblick över alla viktiga datum för skatte- och momsdeklarationer under året. Vismas internettjänster Härifrån når du direkt de internettjänster du är ansluten till och kan enkelt ansluta dig till övriga tjänster. Inspireras av andra Här kan du bland annat ta del av andra företagares tips och idéer. 2
Arbeta med Visma Lön Arbeta med Visma Lön I nedanstående bild illustrerar vi hur Visma Lön fungerar. Här beskrivs flödet från den inledande inmatningen av grunduppgifterna, fram till utskrift av rapporter. Använd gärna den här schematiska bilden som referens när du läser innehållet i häftet. Visma Stämpla och Visma Resa & Utlägg Beräkna lön och skatt Inställningar/ Register/ Ingångsvärden Registrera lönehändelser (kalendarium/ snabbval) Löpande arbete Lönekörning Utskrift och utbetalning av lön Händelser under året/ Utskrifter Börja så här Installera programmet 1. Starta installationen genom att dubbelklicka på filen som du har hämtat från Visma Spcs hemsida. 2. Välj Installera. En guide leder dig genom installationen. 3. Slutför installationen. En programikon läggs till på ditt skrivbord. 4. Starta programmet och aktivera ditt program. 3
Inställningar/Register/Ingångsvärden Inställningar/Register För att allt ska fungera och lönerna betalas ut korrekt måste programmet ha en del uppgifter om ditt företag. Direkt efter att du installerat och lagt upp ett nytt företag, dyker en guide upp som hjälper dig att steg för steg lägga in de nödvändigaste företagsinställningarna. Dessutom får du hjälptexter som förklarar hur informationen ska användas, varför den är viktig och hur du kan ändra den vid ett senare tillfälle. De viktigaste inställningarna är: Företagets uppgifter såsom namn, adress, organisationsnummer med mera. Löneperiod och avvikelseperiod. Semestervillkor. Utbetalningssätt (gäller Visma Lön 300/600). Bokföringsinställningar. Inställningar för sjukavdrag, övertid och liknande. Du kan alltid komma tillbaka till företagsinställningarna om det är något du vill ändra i efterhand. Du hittar dem under Arkiv Företagsunderhåll Företagsinställningar. Inställningar för Övningsbolaget Löneperiod Månadslön Arbetare: Innevarande månad Tjänsteman: Innevarande månad Timlön Arbetare: Tjänsteman: Avvikelseperiod Månadslön Arbetare: Tjänsteman: Timlön Arbetare: Tjänsteman: Föregående månad Föregående månad Föregående månad Föregående månad Föregående månad Föregående månad Semestervillkor 00 - Inget semestervillkor 10 - Semesterlagen, anställd med semesterdaglön 20 - Månadslön med semestertillägg + rörliga delar 21 - Månadslön med semestertillägg + rörliga delar 30 - Säsongs-/Extraanställd med semesterersättning 40 - Teknikavtalet IF Metall 50 - Detaljhandeln Företagsinställningar Här gör du inställningar för de semestervillkor som ditt företag ska använda. Du kan använda alla avtal som finns beroende på vilken kategori din personal tillhör. Här väljer du löneperiod, som är den period lönen gäller för. Du väljer också avvikelseperiod. Det är den period som reglerar avvikelser som exempelvis sjukdom, övertid och semester. Här anger du vilka internettjänster som du vill koppla till ditt företag. Dessa inställningar påverkar konteringen av bokföringsunderlagen för lönekörningen och arbetsgivardeklaration. I Visma Lön 100 ligger inställningar för bokföring under sidan Inställningar. I utbetalningsdialogen väljer du vilket utbetalningssätt företaget ska använda (gäller Visma Lön 300/600). I Visma Lön 100 finns istället vissa inställningar för löneutbetalning på sidan Inställningar. Nästa steg: Anställningsregister/Ingångsvärden 4
Inställningar/Register/Ingångsvärden Anställningsregister/ Ingångsvärden Marianne är anställd i Övningsbolaget Namn: Marianne Nilsson Personnr: 640622-6362 När du lagt upp ditt företag och är klar med företagsinställningarna är det dags att lägga upp ett register över de anställda. Det är här du fastställer varje anställds personliga villkor. Informationen som matas in ligger till grund för löneberäkningen och i förlängningen din rapportering till den anställde och myndigheterna. Om du börjar med programmet under året ska du också fylla i den lön som hittills betalats ut till de anställda. Det gör du i funktionen Ingångsvärden. Programmet räknar sedan ihop ingångsvärdena med det som registreras i lönekörningarna under året. På så sätt får du rätt värden i semesterårsavslut, kontrolluppgifter med mera. Adress: Viskagränd 112 Postadress: Anställningsuppgifter: Lön: 123 45 Storstad Tjänsteman, Månadslön, Deltid 80 % 20 000 kr/mån Konto: Clearingnr: 3300 Kontonr: 6406226362 Skatteuppgifter: Skattetabell 32 Bra att veta En asterisk (*) finns vid varje fält som du måste fylla i för att programmet ska kunna fungera optimalt. Ett exempel på ett sådant obligatoriskt fält är Arbetsschema, det vill säga de anställdas arbetstid och dess fördelning över veckan. Anställningsregister Ingångsvärden Funktionen Ingångsvärden är till för dig som tidigare arbetat i ett annat program eller gjort dina löner manuellt. De val du gör för den anställde i anställningsregistret ligger till grund för vilka lönearter (lönerader i Visma Lön 100) som används när du arbetar med snabbvalen. Inställningarna är också viktiga för att du ska få ut rätt uppgifter på olika rapporter. I programmet finns ett antal färdiga arbetsscheman upplagda, men du kan också skapa egna. I anställningsregistret, på flik 2 Anställning, väljer du vilket arbetsschema en anställd ska arbeta efter. Här byter du också arbetsschema när den anställde får andra arbetsförhållanden. Nästa steg: Registrera lönehändelser 5
Löpande arbete Registrera lönehändelser Mariannes lönehändelser i januari 3 5/1 Semester. 11/1 Vård av barn. Eftersom arbetsschemat håller koll på den ordinarie arbetstiden behöver du endast registrera de avvikelser som sker under avvikelseperioden. Dessa lönehändelser registrerar du med snabbval som gör alla beräkningar åt dig, antingen i kalendariet eller direkt på lönekörningen. Observera att du inte kan göra ändringar i lönekörningen när du använder Visma Lön 100, där sköts alla registreringar via kalendariet. 17/1 Traktamente. 27/1 Övertid 3 tim uttag i pengar. Det finns snabbval för inmatning av exempelvis sjukdom, övertid och vård av barn. När det är dags för lönekörning hämtas uppgifterna automatiskt från kalendariet. Om ditt företag använder Visma Stämpla och/eller Visma Resa & Utlägg (gäller Visma Lön 300/600) kan du hämta in alla tidsregistreringar och reseräkningar automatiskt. Om du vill göra ändringar av den arbetstid som visas i kalendariet klickar du på knappen Ändra arbetstid längst ner till höger i fönstret. Registrering av lönehändelser i januari I kalendariet kan du löpande registrera alla lönehändelser som inträffar under månaden. Händelserna från kalendariet hämtas automatiskt när du skapar lönekörningen. Genom snabbvalen får du förslag på beräkningsformler och lönearter (lönerader i Visma Lön 100) utifrån förutsättningarna som finns registrerade för den anställde. Programmet räknar fram rätt avdrag eller tillägg på lönen i samband med lönekörningen. Om du inte vill registrera lönehändelser via kalendariet går det lika bra att plocka upp snabbvalen under lönekörningen (gäller Visma Lön 300/600). Nästa steg: Beräkna lön och skatt 6
Löpande arbete Beräkna lön och skatt Lönekörning för februari Månadslön + 20 000,00 Semestertillägg 3 dagar + 322,50 Då du registrerat periodens lönehändelser för var och en av dina anställda är det dags att beräkna lönerna. När du skapar en ny lönekörning samlar programmet in uppgifter från kalendariet, företagsinställningarna och anställningsregistret för att räkna ut den slutliga lönen och skatten. Allt sammanställs i en lönespecifikation för varje anställd. Om du arbetar med Visma Stämpla och/eller Visma Resa & Utlägg hämtas de anställdas uppgifter direkt till lönekörningen. Detta gäller för Visma Lön 300 och 600. Vård av barn 1 dag 1 153,84 Övertid 3 tim, uttag i pengar + 797,88 ------------------------------------------------------------------------ Bruttolön + 19 966,54 Skatt 4 471,00 Skattefritt traktamente (natt, helt och halvt) + 105,00 + 210,00 + 105,00 = + 420,00 ------------------------------------------------------------------------- Utbetalas 15 916,00 I Visma Lön 300 och 600 kan du gå in på respektive anställds lönespecifikation och göra eventuella ändringar och tillägg. Annars är det bara att kontrollera, godkänna och klarmarkera lönespecifikationerna. I Visma Lön 100 sköter du alla registreringar direkt via kalendariet. Mariannes lönespecifikation Med automatik beräknar och sammanställer programmet enkelt de anställdas löner, dels med hjälp av de beräkningsformler som registrerats via snabbvalen och dels med de uppgifter som bland annat finns i anställningsregistret. Skattetabell Programmet räknar ut skatteavdrag för respektive anställd med hjälp av uppgifter från anställningsregister och inlagda skattetabeller. Du kan skriva ut skattetabellerna från programmets Utskriftscentral. Nästa steg: Utskrift och utbetalning av lön 7
Löpande arbete Utskrift och utbetalning av lön När du genomfört lönekörningen är det dags att skicka lönespecifikationer till arbetstagarna, betala ut lönerna, skapa bokföringsunderlag till företagets redovisning samt deklarera skatt och arbetsgivaravgifter. I Visma Lön 100 är alla dessa steg samlade under en och samma knapp: Skriv ut/skicka. I Visma Lön 300/600 har du fler möjligheter till att bland annat skapa filer. Programmet lotsar dig genom varje moment med tydliga instruktioner. Arbetet handlar mest om att bekräfta att de sammanställda uppgifterna stämmer, samt att skriva ut eller skicka filer. Utskrifter vid lönekörning Bokföringsunderlag Konto: 1930 Bank, checkräkningskonto Res.enhet: - Projekt: - Kvant.: - Debet: - Kredit: 93.093:- Banklista via fil Clearingnr: 3300 Kontonummer: 6406226362 Namn: Marianne Nilsson Personnummer: 640622-6362 Nettolön: 15.916:- Om du vill föra över bokföringsunderlaget till ditt ekonomiprogram, t ex Visma Administration eller Visma Avendo, kan du i Visma Lön 300/600 välja att skapa en SIE-fil. Denna läser du sedan in i ekonomiprogrammet och slipper därmed all manuell inmatning. Utskrifter vid lönekörning Marianne får sin lönespecifikation via Mitt lönebesked. Genom några knapptryckningar genererar programmet automatiskt dessa utskrifter, vilket sparar mycket tid och ger dig full kontroll. Det går när som helst att skriva ut dem på nytt. Nästa steg: Händelser under året 8
Händelser under året/utskrifter Händelser under året Alla exemplen nedan kan göras i Visma Lön 600. I de mindre programvarianterna finns ett urval av dessa. I löneprogrammet finns stöd för ett antal olika händelser som inträffar regelbundet i samband med lönehanteringen. Vissa görs varje månad, andra kanske bara en gång per år. Oavsett vilket så hjälper ditt program dig att ta fram uppgifter och sammanställa dem i antingen fil eller utskrift. Semesterårsavslut Checklistor Inställningar på semestervillkoren Semesterinställningar på anställda Underlag för semesterberäkning Sammanställning inför semesterårsavslut Semesterskuld Semesterskuldlista I januari ska exempelvis kontrolluppgifter lämnas till Skatteverket och de anställda. Samma månad ska också de företag som tecknat en AFAförsäkring rapportera löneuppgifter till Fora. Motsvarande rapportering görs till Collectum för de företag som tecknat sig för en Collectumförsäkring. Lönerapportering till Byggnads, statistik till SCB och CSRförfrågan till Skatteverket är andra återkommande händelser. En annan viktig funktion som görs en gång per år i ditt löneprogram är semesterårsavslutet. Programmet sköter avslutet och när det är klart skapas ett nytt semesterår dit de sparade betalda semesterdagarna från året före överförs. Kontrolluppgifter Löneprogrammet hämtar information från årets alla löneberäkningar och sammanställer till färdiga kontrolluppgifter. I Visma Lön 300/600 hittar du kontrolluppgifter och annan rapportering i programmet under Företagets rutiner. I Visma Lön 100 ligger kontrolluppgifterna under Arbeta med. Semesterårsavslut Vid semesterårsavslutet räknas de anställdas intjänade semesterdagar, semesterlön med mera ut. Semesterplanering I Visma Lön 300 och 600 finns också funktionen Semesterplanering där du har möjlighet att planera för de anställdas semestrar. Nästa steg: Utskrifter 9
Händelser under året/utskrifter Utskrifter Det finns en mängd olika rapportutskrifter i programmets Utskriftscentral. Det kan handla om allt från lönehistorik till skattetabeller. Utöver dessa kan du skapa egna rapporter i programmets Rapportgenerator, där du själv väljer vilka uppgifter du vill ha med. Generatorn finns i Visma Lön 300 och 600. Utskrifter Grundlön Anställningsnr: 105 Namn: Marianne Nilsson Månadslön: 20.000:- Timlön: - Sjuklön: - Helglön: - Lönetermometern Arbetstid Arbetad tid: Övertid: 663 timmar 15 timmar Frånvaro Föräldraledig: Vård av barn eller pappaledighet: 16 timmar 16 timmar När du skapar en egen rapport i rapportgeneratorn kan du antingen skapa den från grunden eller genom att kopiera en standardrapport som du sedan ändrar och kompletterar. De rapporter du gör i rapportgeneratorn sparas under rubriken Egna utskrifter i Utskriftscentralen. Utbetalt Bruttolön: 129.907:- Arbetsgivaravgifter: 41.098:- Rapportgenerator Lönetermometern Rapportgeneratorn ger dig stora möjligheter att ta fram egna rapporter som passar just din verksamhet. Generatorn finns i Visma Lön 300 och 600. Grundlön I utskriften Grundlön får du en sammanställning över de anställdas grundlöner. Den kan vara bra att skriva ut vid en lönerevision. Utskriften finns i Visma Lön 300 och 600. Utskriften Lönetermometern är en överskådlig lönesammanställning där du bland annat kan se fördelning över arbetstid och frånvaro av olika slag. Nästa steg: Visma Stämpla och Visma Resa & Utlägg 10
Visma Stämpla och Visma Resa & Utlägg Visma Stämpla och Visma Resa & Utlägg Med Visma Stämpla och Visma Resa & Utlägg, som är inbyggda funktioner i Visma Lön 300 och 600, rapporterar dina medarbetare själva sina arbetstider och traktamenten över internet. När det är dags för lönekörning synkroniseras informationen i Visma Stämpla och/eller Visma Resa & Utlägg med Visma Lön 300 eller 600. Stämpla in och ut med mobilen Genom att ladda ner appen Visma Stämpla kan du snabbt och enkelt stämpla in och ut med mobilen. Du får också tillgång till en närvarolista där du kan se dina kollegor som har stämplat in på jobbet och kan även kontakta dem via mejl eller SMS via denna tjänst. Visma Resa & Utlägg När företagets anställda reser i tjänsten har både de och du som löneadministratör bra hjälp av Visma Resa & Utlägg. Snabbt och enkelt fyller de som varit på tjänsteresa i en digital blankett i olika steg, där de anger information om resan och sina utlägg. När reseräkningen är klar ser du och medarbetaren vilken ersättning som ska betalas ut. Sedan är det bara för medarbetaren att lämna in sina kvitton. Det går även bra att registrera utlägg som inte är kopplade till en specifik resa. Enkelt för löneadministratören När det är dags för lönekörning synkroniseras informationen i Visma Stämpla och/eller Visma Resa & Utlägg med Visma Lön 300 eller 600. Uppgifterna som kommer in i löneprogrammet är korrekta och massor av tid har sparats. I båda tjänsterna kan du arbeta med attest. När medarbetaren klarmarkerat får den som ska attestera ett meddelande om att det finns arbetstider eller reseräkningar att attestera. Snabbare registrering med gadget Med Visma Stämpla följer en så kallad gadget, som gör att du kan tidregistrera utan att behöva starta en webbläsare. En gadget är ett litet program som kan jämföras med en applikation till en smart telefon. Visma Stämpla Visma Stämpla är mycket enkelt att lära sig. På startsidan finns en klocka och knappar för IN och UT som medarbetarna klickar på när de kommer till och går från jobbet eller när de tar lunch. Visma Stämpla noterar om arbetstiden är mer eller mindre än vad den skulle vara och redan nästa dag visas en sammanfattning. Via denna når du även din kalender och får en översiktsbild över dina registrerade tider. Skulle ni vara flera som delar samma dator lägger ni enkelt upp varsin gadget, där var och en har sin egen inloggning. Visma Resa & Utlägg har Skatteverkets regler för ersättning för traktamente och milersättning inlagda som standard. Har företaget andra ersättningsnivåer kan du enkelt ändra dessa. Du måste vara inloggad på Min sida för att kunna arbeta med internettjänsterna. 11
Tack för att du har valt att vara avtalskund hos Visma Spcs. Det är för din skull vi målmedvetet arbetar vidare med att förenkla företagandet. Rolf Dahlberg, vd Visma Spcs AB Avtalet som ger dig mer! Nya versioner alltid uppdaterad Tjänster för dig med avtal Supporten till din tjänst Rabatt på program och utbildningar Lagar och regler ändras ständigt, vilket påverkar ditt program. Med Visma Spcs serviceavtal får du tillgång till nya programversioner så snart en förändring har gjorts, funktioner lagts till eller förfinats. Uppdateringarna hämtas direkt via vår hemsida. Du kan förenkla ditt företagande ytterligare genom att använda ett antal smarta internettjänster. Det gör du direkt via internet eller ännu hellre som en integrerad funktion i ditt program. på vad du kan göra är: kreditupplysningar, sköta dina backuper, skicka sms och rapportera reseräkningar och arbetstider. Läs mer på vismaspcs.se/ produkter. Ibland kör man fast och behöver hjälp. Det får du direkt av vår support, som nås på telefon eller e-post under kontorstid och dygnet runt via vår hemsida. För supporten är ingen fråga för enkel och våra medarbetare har gedigen programkunskap att dela med sig av. Med Visma Spcs serviceavtal får du köpa följande program till reducerat pris: Visma Analys Visma Anläggningsregister Visma Bokslut Visma Koncern Visma Revision Visma Skatt Visma Skatt Proffs Du får också 20 procent rabatt på våra lärarledda utbildningar som omfattar allt från teoriutbildningar till fördjupningskurser i specifika funktioner. Så här når du oss Supportavdelningen Avtalsavdelningen Försäljningsavdelningen Utbildningsavdelningen Telefon 0470-70 62 00 E-post support@vismaspcs.se Hemsida www.vismaspcs.se/support Telefon 0470-70 62 50 E-post avtal@vismaspcs.se Telefon 0470-70 61 00 E-post sales@vismaspcs.se Hemsida www.vismaspcs.se/ produkter Telefon 0470-70 61 50 E-post utbildning@vismaspcs.se Hemsida www.vismaspcs.se/utbildning Visma Spcs butiker Göteborg Malmö Stockholm Växjö Första Långgatan 7, 413 27 Göteborg Neptuniplan 9, 211 18 Malmö Kungsbron 18, 111 22 Stockholm Sambandsvägen 5, 352 36 Växjö Telefon 031-10 29 90 Telefon 040-693 13 10 Telefon 08-23 31 10 Telefon 0470-70 61 00 E-post butiken.gbg@vismaspcs.se E-post butiken.malmo@vismaspcs.se E-post butiken.sthlm@vismaspcs.se E-post butiken.vxo@vismaspcs.se Sommaröppettider juni augusti se www.vismaspcs.se www.vismaspcs.se Systemkrav Internetanslutning Operativsystem: Windows 8, 7, Vista eller XP För fullständiga systemkrav se vismaspcs.se