Verksamhetsrapport 5 November december 2016 Dnr: V10-X-2017 Innehåll Medlemsutveckling (Ulrika A) 4 Kommunikation & Insamling (Caroline Thunved) 7 Utveckling (Ulrika A) 8 Utbildning (Gustav Ö) 12 Service, Förvaltning & Försäljning 15 Övrigt 16 Scouterna Box 420 34 Telefon: +46 8-568 432 00 Webb: www.scouterna.se The Guides and Scouts of Sweden 126 12 Stockholm Fax: +46 8-568 432 03 E-post: info@scouterna.se 1
Övergripande strategiområde A, Scouterna utvecklas till förebilder (Caroline) Många lokala tidningar skrev om adventsfiranden och julmarknader och visade upp en mycket fin verksamhet över hela landet. Shopen jobbade på så det rykte och flera artiklar skrevs om årets almanacka efter att vi skickat pressmeddelande. Vi avslutade året med en debattartikel kring minskat statsbidrag som publicerades i Dagens Samhälle och som nått närmare 200 000 personer i räckvidd. SVT Södertälje gjorde ett reportage och frågan togs upp i Riksdagen 19/1. Vi fortsätter att synas i media med redaktionellt innehåll och i årets enkät till kårerna svarade 80 % att de kände till Ledarskapsön. Vi har en fortsatt efterfrågan att delta i olika sammanhang som förebilder i frågor - integration, kommunikation, organisation mm. Vi har inte personella resurser tillräckligt för att möta efterfrågan och vår framfart. Det finns en oro dels för befintlig personal och dels att vi nödgas tacka nej till för mycket och därmed "försvinner" bort från arenan igen. Ja, med mycket gott resultat på de flesta områden. Övergripande strategiområde B, Vi överträffar scouternas förväntningar i varje möte (Gustav) Intresset för Free Being Me är mycket stort vilket är mycket roligt. Det gör att fler scouter får möjlighet att känna sig trygga och värdefulla såsom de är. Detta material verkar också kunna fungera som en språngbräda för att fler scoutkårer ska använda Scouternas program. Planeringen av fortsatt arbete med Äventyrarscouternas program, arrangemang och utbildning fortsätter. Demokratijamboreen fattade ett principbeslut kring att alla nya scoutledare bör gå utbildningen Leda scouting under sina första två år som ledare. 2
Utbildningen Normkritiskt ledarskap har genomförts. Ansökningarna strömmade in och kursen blev fulltecknad på rekordtid, samtidigt som deltagarna efter kursen var mycket nöjda. Detta ger goda förutsättningar för att kunna fortsätta överträffa scouters förväntningar. Allt fler går också utbildning generellt vilket är väldigt positivt. Revideringen av ledarutbildning patrull har tvingats skjutas upp ytterligare vilket är mycket tråkigt. Dessutom behöver vi nå ut ännu mer kring utbildning så att fler går en kurs och får verktyg för att göra riktigt bra verksamhet. De viktigaste och mest prioriterade målen har verkligen uppnåtts. I övrigt är vi nöjda trots att de mycket höga ambitionerna inte rakt över uppfyllts. Övergripande strategiområde C, Fler ska få uppleva scouting (Ulrika) Förutom att de sista rekryteringsworkshopen genomfördes över hela landet var det glädjande att se att flera av de nya kårerna var på plats i Västerås på Demokratijamboreen. Att också en kår som Jesus Söner fick pris som scouthjälte hjälper oss genom att visa på förebilder. Nu väntar vi bara på medlemssiffrorna för 2016 då känslan bland konsulenter över hela landet har varit mycket god under hösten. De nya kårerna som startats behöver extra hjälp. Vi har jobbat hårt med att förtydliga och förenkla men just de kårerna har växt extra mycket i och med att flera nyanlända börjar där. Idag har vi svårt att möta det behov som finns. Ja 3
Övergripande strategiområde D, Förutsättningar (Peter G) Även under årets sista månader levererades samtliga stödtjänster ut till organisationen med gott resultat. Majoriteten av medarbetarna från Serviceavdelningen deltog på Demokratijamboreen med att stötta projektorganisationen där det behövdes. Dessutom visades där upp en betaversion av den nationella anläggningsförteckningen för ett nätverk av anläggningsansvariga inom scoutrörelsen. Rekrytering har varit i stort fokus, även under denna period har förändringar skett inom personal, i nationella arbetsgrupper och inom Jamboree17. Den nya tekniska plattformen för Trygga mötens webbkurs fungerar mycket tillfredställande. Dialogen med arbetsgruppen för Scouternas Arkiv och Museum har utmynnat i ett mycket handlingskraftigt förändringsarbete. Jamboree17 kommer framöver att kräva resurser av den anställda organisationen. Ja, en hel del punkter är avklarade. Ett ytterligare antal punkter är klara men ännu ej sammanfattade och presenterade. Medlemsutveckling (Ulrika A) Vi är nu en komplett styrka på alla kanslier med den sista rekryteringen, ny chef i Göteborg. Det är en relativ hög personalomsättning och att vi kunnat möta den med två interna rekryteringar (konsulent i Öst och chef i Göteborg) är tecken på att vi kan behålla talanger och att vi ses som en attraktiv arbetsgivare. Under december har konsulenterna ringt runt till samtliga kårer för att undersöka intresset för att åka på Jamboree17 i ett led att öka intresset och informera. Det har varit bra efterfrågan på workshops, både program och rekrytering. De nya konsulenterna har också snabbt kommit in och kunnat möta efterfrågan hos kårer. Vi är sårbara både vad det gäller sjukskrivningar och personalomsättning. Under december har alla konsulenter ringt runt till alla kårer för att undersöka intresset för Jamboree17 för att nå målet att nå alla kårer har vi jobbat bredare över regionerna. Det behöver vi fortsätta utveckla. Ja 4
Södra kansliet (Johan Möller) Kansliet höll en dec kväll Öppet hus med 45 talet besökare som fick ta del av information och miniworkshops. Under perioden deltog vi med personalen på Demokratijamboree, nationell konsulentsamling samt genomförde ett regionsråd med distrikten i Skåne. I slutet av året påbörjades rundringning till alla kårer för att marknadsföra Jamboree17. Det är en bra stämning på kansliet i Malmö och god arbetsmoral. Vi ser också ett ständigt inflöde av medlemsansökningar via bliscout.nu där vi under året fått in 459 ansökningar, vilket känns bra. Det finns fortfarande en stor spännvidd mellan olika kårer avseende sin utveckling. Vissa har kommit väldigt långt och vill ständigt ha nya inputs. Andra kårer har mer att göra och behöver exempelvis arbeta mycket med sitt program i kåren. Denna spännvidd utmanar oss ständigt i arbetet. Ja, i huvudsak. Dock upplevde vi en något lägre efterfrågan 2016 avseende rekryteringsstöd hos kårerna. Förhoppningsvis bara tillfälligt. Östra kansliet (Johan Tovetjärn) Alicia Sjögren och Linnea Hansson Henne är i full gång med att kontakta alla våra kårer för att presentera sig, hålla workshops och andra insatser. Bland annat har vi stöttat OSS-kårerna i Linköping och Norrköping med deras julkarnevaler, samt träffat representanter från distrikten. Konsulenterna har på kort tid fått god kontakt och mycket fin respons från kårerna, och det börjar nu finnas en del förfrågningar om konsulentstöd inför våren. I dagsläget inga orosmoln, vi hoppas att efterfrågan på konsulentstöd ökar. Nej, inte helt i fas pga personalomsättningen och beroende på låg efterfrågan hos kårerna under hösten. Tillväxtmålet borde vi nå ändå eftersom kårerna är i hög grad självgående med rekrytering. 5
Västra kansliet (Johan Möller) Under november började Albin Andersson som utvecklingskonsulent på vikariat samt att rekrytering av ny utvecklingschef slutfördes, Malin Wallén börjar i februari. Personalen var med under Demokratijamboree, nationell konsulentsamling samt höll i samverkansmöte i Västra regionen. I slutet av året påbörjades rundringning till alla kårer för att marknadsföra Jamboree17. Det finns en stor efterfrågan på vuxenrekrytering där konsulenterna fått hålla många workshop under perioden. På grund av personalförändringar och utebliven chef ligger kansliet efter i sin planering och en del uppföljningar hos kårer. Vilket förhoppningsvis hinns ifatt under våren. Ja, i huvudsak. Stockholms kansli (Joel Midemalm) Det har varit Demokratijamboree där vi var representerade med två från personalstyrkan. Vi påbörjade en rundringning till samtliga kårer i december för att höra oss för om deltagande på Jamboree17. Vi gjorde betydligt många fler kårbesök i slutet av 2016 jämfört med 2015. Många kårer har kick-off och vi har hårt tryck på oss i början av nya året. Upplever att vi blir kontaktade av kårer i större utsträckning än tidigare. Vi är inte full personalstyrka under våren pga sjukskrivning. Ja. Mitt/Norr kansliet (Måns Rangmar) Linnea Pettersson har snabbt satt sig in i jobbet och är i full gång att planera in kårbesök inför 2017. Vi har deltagit på Demokratijamboreen som funktionärer, och deltagit vid årets sista konsulentsamling i 6
Stockholm. Vi har även påbörjat ett rundringningsarbete till alla kårer, med frågor kring deltagande på Jamboree17. Linnea har snabbt kommit in i sin roll, och har redan gjort stora framsteg hos våra kårer i norra Sverige. Just nu inga alls. I det stora hela tycker jag vi lyckades bra. Kommunikation & Insamling (Caroline) Kommunikation (Caroline Thunved) Demokratijamboree med lokal press och TV, många fina lokala artiklar om julmarknader och avslutningar, en första fantastiskt fin insamlingskampanj med räckvidd i sociala media på 2,1 miljoner unika visningar. Avslutar året med en fin debattartikel i Dagens Samhälle som har gjort avtryck på flera håll. De nya contentmötena som sker 1 gång i månaden med alla avdelningar är mycket värdefulla dels i att fler blir delaktiga i vårt innehåll och framförallt att vi kapar alla stuprör och samarbetar över avdelningar. Vi har en reducerad personalgrupp och kommer ha det än mer under en period framöver. Det minskade statsbidraget och höga mål på insamling ligger som hot mot kommunikation i de fall ledning och styrelse väljer den traditionella vägen och kapar kommunikation först. Något som i samtliga fall historiskt över alla marknader försvagar mer än stärker. Team Scouterna har verkligen uppnått målen och mer därtill under perioden. Pris för bästa medlemstidning, bästa ideella kommunikation, ökade medlemssiffror, ökad efterfrågan, flera 100% fler lokala artiklar och förebilder på många sätt. 7
Insamling (Magdalena Jennstål ) Vad har hänt sedan sist? Vi har genomfört Scouternas första julinsamlingskampanj gentemot privatpersoner och företag, Låt lägerelden brinna. Totalt samlades det in 140 000 kronor och kampanjen nådde ut till över 1,5 miljoner personer via social medier och till 2,4 miljoner via digitala annonser. Insamlingen gick till Trygga möten och Free being me. Några personer i Baden Powell Fellows skickade även ut ett insamlingsbrev till alla medlemmar som vi nu väntar resultat från. Vi har flera olika insamlingsmöjligheter framför oss, både med nya potentiella partners och privata givare. Statsbidraget minskade med 2 miljoner samtidigt som vi inte lyckats få några nya partners under 2016 och inte heller något större antal privata givare än. Scouterna växer men minskar i finansiella resurser om vi inte lyckas vända insamlingen snart så kommer vi inte kunna göra allt vi vill verksamhetsmässigt. Nej, vi hade hoppats på att komma längre i insamlingsarbetet. Utveckling (Ulrika A) Samtliga funktioner på utvecklingsavdelningen var delaktiga på Demokratijamboreen i Västerås, huvudsakligen genom att erbjuda massor av workshops men också att visa upp material och visa på möjligheter att engagera sig. Vi är också nu i det närmaste fulltaliga vad gäller ideella grupper vilket har varit ett orosmoln under hela året. Många leveranser t ex familjescouting och Learning by orten slutfördes. Att både internationella gruppen och arrangemangsgruppen fått nya deltagare och att Trygga möten snart har en fulltalig grupp bådar gott för framtiden. Vi får många förfrågningar externt gällande 5- stegsmodellen. Att vi stängde igen Trygga mötens webbkurs för externa har gjort att vi märkt ett stort intresse för att samarbeta i dessa frågor med externa parter, både organisationer och företag. Vi har stängt två fleråriga projekt; Mångfald 2016 och Scouting för alla. Här har vi haft stor personalomsättning under åren men vi levererade på alla mål. Vi märker också ett stort intresse för Free being me från kårer över hela Sverige. Vi behöver få in mer kompetens i Arrangemangsgruppen och behöver hitta fler arrangemangsledare för att kunna möta den efterfrågan som finns. Det är i dagsläget svårt. Amahoro-Amani tar mycket tid och den planerade uppföljningsresan i februari är viktig för att vi ska kunna ta en annan roll i det projektet i framtiden. 8
Ja Program (Malin Stigemyr/Elisabeth Danef jäll) Vad har hänt sedan sist? Programgruppen deltog under Demokratijamboreen och höll workshops om Free Being Me, Familjescouting och kreativ verksamhetsplanering. Alla workshops var välbesökta och gav oss värdefull input. Vi har varit ute på en del kårbesök då efterfrågan av Free Being Me är stor. Emil Isberg deltog i utbildningen Normkritiskt ledarskap. Arbetet med familjescouting flyter på bra och det är kul att se hur vårt arbete slutligen mynnar ut i ett konkret material. Kul att intresset för Free Being Me är stort. Materialet har tagit slut i shopen men nytt material är på väg in. För tillfället oroar vi oss inte för så mycket utan ser fram emot nya uppdrag under 2017-2018 Programgruppen hade väldigt många mål att arbeta med under 2015-2016 och tillsammans med vår uppdragsgivare valde vi att lägga mindre fokus på följande två mål: Metoder för hur scouterna kan göras delaktiga i programplaneringen utvecklas. 10% av ledarna känner till materialet. Genomföra Roverforum 2015 och 2016 med minst 60 deltagare Förutom att Familjescouting blivit något försenad upplever vi att övriga mål i verksamhetsplanen för 2015-2016 uppnåtts. Arrangemang (Christian Wemstad/Kajsa Urge) Vad har hänt sedan sist? Arrangemangsgruppen deltog på Demokratijamboree med monter där flera av teamen till våra kommande arrangemang medverkade och delade ut information. Montern gav oss möjlighet att träffa många scouter och vi känner att det var rätt beslut att inte genomföra någon workshop. Arbetet med rekrytering för arrangemangsteam 2017 fortgår och kommer avslutas under januari månad. Leda för en hållbar värld har startats igång och teamet är igång med arbetet för att göra ett spännande arrangemang/utbildning tillsammans med Försvarsmakten. Arrangemangsgruppen har fått ett tillskott på två nya medlemmar samt ny ordförande som tillträdde vid årsskiftet. 9
För tillfället är det lugnt och vi ser fram emot kommande år och arrangemang. Delvis. Vi nådde inte målet i antal deltagare tyvärr. Vi kommer själva utvärdera varför och hur vi ska tänka för kommande arrangemang så att fler kan medverka. Internationellt (Anna-Carin Almqvist/Vicci Friberg) Vad har hänt sedan sist? Gruppen har en ny ideell ordförande (Anna-Carin Almqvist) och har haft ett kortare uppstartsmöte under Demokratijamboreen med två nya medlemmar. Under Demokratijamboreen höll gruppen även i en workshop. Ordförandeparet träffades i december för att titta på de kommande årens redan satta datum för att kunna göra en översikt på vad som är möjligt att göra under de kommande två åren. De ekonomiska rutinerna har utvecklats med införande av specifika kostnadsbärare för kanslistöd, internationella gruppen, JOTA-JOTI och övrigt vilket kommer öka transparensen mellan de respektive arbetsgrupperna och möjliggöra mer insyn för de som arbetar med respektive grupp. Vi är i uppstartsfas med de nya gruppmedlemmarna och ser fram emot verksamhetsåren 2017-2018. För tillfället inga orosmoment. Eftersom verksamhetsplanen hade mycket få specifika mål som berör gruppens arbete anser vi att vi levererat enligt förväntan utifrån verksamhetsplanen. Dock ser gruppen fram emot en mer stabil två-års period med entusiasm och inspiration. Trygga möten råd & stöd (Ingrid Häggblom) Vad har hänt sedan sist? Lansering av det nya upplägget för Trygga möten-utbildningarna samt fortbildning av Trygga mötenkursledare planeras till utbildardagarna i mars. Rekrytering till en ideell Trygga möten-grupp håller på att avslutas, tre personer med stor erfarenhet från området har ansökt. Uppdatering samt underhåll av hemsidan fortgår. Webbkursen har flyttats till en ny teknisk plattform vilket fungerat bra. Flytten har inneburit att externa organisationer som tidigare använt sig av kursen nu måste köpa tillgång till den och vissa kontaktar oss kring detta. Planering kring Trygga möten-samordnares funktion på Jamboree17 sker i samband med ansvariga för Listening Ears. Samarbetet ser ut att kunna gynna båda parter. 10
De som ansökt till den ideella gruppen har alla stor erfarenhet av området och bedöms kunna bidra mycket. Sjukskrivning av samarbetspartner i folkhögskolan försvårar planering kring Trygga mötenutbildningens nya upplägg. Ja. Amahoro Amani (Vicci Friberg) Vad har hänt sedan sist? Vi planerar för en uppföljningsresa i februari där vi dels kommer träffa projektets styrgrupp och personalen under en dag, och ett Partnership meeting i februari tillsammans med andra inbjudna parter som har haft del i partnerskapet så som Scout et Guide de France, WOSM Africa Region, WAGGGS Africa Region och World Scout Foundation. Partnership meeting kommer behandla flera avgörande frågor för projektets och partnerskapets framtid samt Scouternas behov och förutsättningar för ett fortsatt partnerskap. Dialogen är fortsatt bra och det har valts en ny styrgrupp för projektet på plats. Den budgetförändring som projektkontoret i Burundi hoppats på (mer löneutrymme mot mindre kostnader för aktiviteter) blev nekad av Forum Syd. Denna lämnades in mycket sent och beskedet har därmed försvårat för den lokalanställda personalen i rapporterandet i strävan efter att hålla budgeten. De svårigheter som uppstod i samband med ansökan vad gäller att förankra budget och aktivitetsplan lokalt och regionalt p.g.a den politiska situationen i Burundi våren 2015 har visat sig hänga kvar, och brist på mätbara värden, indikatorer och baslinjevärden försvårar uppföljning och utvärdering. Ja Mångf ald/integration/f lykt (Azuka Nnamaka) Vi planerar för ett kårutskick med det tryckta material som vi producerat under år 2016 - varje kår kommer att få en låda skickad till sig med material under våren. Planeringen och innehållet av lådan görs tillsammans med övriga avdelningar. Slutrapporteringen av två stycken tre årsprojekt (Mångfald 2016 och Scouting för alla) som avslutades 31 december 2016 pågår och effekten av projekten i rörelsen ska utvärderas. Utbildningen i Normkritiskt Ledarskap som genomföres en helg i december tillsammans med Folkhögskolan blev en succé. 11
Nystartsverksamheten i Malmö och Göteborg. Personalomsättning. Nystartskonsulenterna i Göteborg och Malmö har kortare kontrakt. Ja. Utbildning (Gustav Ö) Folkhögskolans styrelse har fastställt verksamhetsplan och budget för 2017-2018 och dessa fanns även tillgängliga på Demokratijamboreen för de intresserade. Scouternas styrelse har också utsett några ytterligare ledamöter till folkhögskolans styrelse, Karin Brånebäck och Sofia Arkelsten. Scouternas folkhögskola har också haft flera externa besökare som varit mycket imponerade av verksamheten vilket ytterligare förbättrar vårt rykte. Allmän kurs och projektledarutbildningen har haft terminsavslutning. Folkhögskolan ser ut att gå mot ett gott ekonomiskt resultat för verksamhetsåret 2016 vilket förbättrar tryggheten för såväl anställda som kursdeltagare. Utbildningen Normkritiskt ledarskap har genomförts med mycket nöjda deltagare. Inför 2017 planeras för två kursomgångar, en i väst och en i syd. Det kommer bli ett glapp mellan det att biträdande rektor Cecilia Ahlström slutar och att hennes efterträdare är rekryterad och på plats. Detta riskerar att öka belastningen på personalen samtidigt som vi fortfarande dras med många vakanser i de ideella grupperna. I huvudsak, och framförallt har 2016 varit ett mycket bra utbildningsår. Scoututbildningar (Fabian Östman/Martin Svensson) Vi har under perioden avslutat ytterligare en Utbildning för utbildare och ackrediterat ytterligare 22 nya utbildare. Vi har även påbörjat arbetet för att under 2017 köra Handledarkurs och Kursansvarigkurs. Arbetet i de regionala grupperna rullar på förutom i ett fall där vi just nu gör extra insatser. 12
Det ges många utbildningar ute i regionerna och kursteamen blir fler. Vi har börjat arbeta mer ansvarsorienterat inom gruppen vilket ger en större känsla av ägande av frågor. Vi har just nu ett stort rekryteringsbehov och känner oss sårbara på grund av att vi just nu är ganska få. Dock vill vi inte göra allt för stora rekryteringar innan Utbildardagarna 2017 för att på riktigt ha tid med en ny grupprocess. I huvudsak ja. Friluf tslivsutbildningar (Mikael Stark) Friluftsledarkurserna Sommarfjäll och Kajak St Annas skärgård finns nu i kurskatalogen. Arbete med klätterkurs i Skåne har påbörjats och kan snart släppas i kurskatalogen. Dialog med ett klätterkursteam för kurs i Stockholm sker också. Produktionen av boken Leva friluftsliv och handledningen till kursen Redo för naturen fortgår och är nu inne i sitt slutskede. Friluftslivsutbildningsgruppen kommer omorganiseras och i framtiden ingå i Nationella utbildningsgruppen. De slutgiltiga detaljerna kring den omorganisationen kommer ske under Avstamp. Bra respons på Vinterfjällkursen, kursen blev fullbokad på kort tid. Strukturen kring friluftsledarkurserna och framförhållningen förbättras successivt. Fortsatt bra samarbete med andra funktioner såsom Scouternas mångfaldsgrupp, arrangemangsansvarig och lärare på folkhögskolan. Fortsatt oro kring lågt deltagarantal på flera av kurserna och lågt antal Redo för naturen-kurser. Det var planerat för långt fler kursomgångar än vad som hölls, det har inte följt verksamhetsplanen. I övrigt ja. Utbildningsutveckling (Magnus Blombergsson/Erika Gilbertsson) Gruppen arbetar vidare med Leda kår och det går framåt. Arbetet med Treklöver Gilwell ligger lite på is i gruppen nu och vi räknar med att ta upp det arbetet igen efter sommaren. Pilot-teamet för TG jobbar på och har haft sin första teamhelg. Anmälan till kursen är öppen och stänger 31 januari. 13
Arbetet flyter på bra med Leda kår och pilotkursen för TG är på plats och fortsätter jobba på. Vi tror att vi kommer att bli klara med Leda kår enligt plan men ett orosmoln finns alltid ändå att vi inte blir det. Nej, vårt mål med att uppdatera Ledarutbildning patrull uppnåddes inte. Värdebaserat ledarskap (Peter Röjhammar) Kurs 2 och 3 2016 har haft sina andra kurshelger om att leda för mångfald, deltagarna har därmed fram till kurshelg 3 på sig att genomföra IPU Profilanalys och få en återkoppling på sin beteendeprofil. Kursledarteamet har startats upp och 4 av 5 ledare är rekryterade. Att ideella genomför återkoppling av deltagarnas Profilanalyser. Vårens kurs är bokad och vi ser ett bra söktryck i skrivande stund även om sista ansökningsdag inte har infallit. Risken med låg spridning när vi inte har samarbetsorganisationer på kurserna längre, kan det vara så att den blir sämre? Ja. Projektledningsutbildning (Mattis Bergquist) Vad har hänt sedan sist? Hela året 2016 har varit ett bra år för projektledningen. Under våren genomfördes en utbildning med stöd av flera lärare. Kursen under sommaren 2016 var lyckad med externt stöd för genomförandet. Även höstens utbildning genomfördes med Mattis Bergquist som ansvarig. Tack vare flera inhopp från anställda på kansliet och stöd av Hanna Dawson på folkhögskolan fick vi goda omdömen av deltagarna på alla utbildningarna. Under hösten 2016 återkom KTH och Quarnevalen med en önskan om en projektledarutbildning. Den genomförs just nu (våren 2017) med 17 deltagare. Dessutom genomfördes korta utbildningar i projektledning och riskanalys under Rättviksdagarna (Dalascouterna). Visade på att många inom Scouterna behöver och vill ha ytterligare förstärkning kring vad projekt är och hur man arbetar med det. 14
Rekrytering till kommande utbildningar måste struktureras bättre. Viktigt om vi ska kunna genomföra fler utbildningar. Borde finnas möjligheter till att samverka med andra delar av scoutrörelsen som hela tiden är i projekt, mer eller mindre stora. Tiden att utveckla det behöver hittas. Ja det tycker jag. Det som vi inte genomför är en "ordinarie" utbildning under våren 2017 eftersom söktrycket inte var tillräckligt högt. Det ska vi analysera. Samtidigt är det fullt rimligt att vi inte genomför en ordinarie utbildning då vi genomför den för KTH. Allmän kurs (Örnsberg och Distans) (Cecilia Ahlström) Allmän kurs distans hade många sökande inför vårterminen. Vi tog in 12 nya. Allmän kurs Örnsberg har fått en bättre balans mellan män och kvinnor på kursen, vilket gör att de tre kvarvarande kvinnorna känner större samhörighet. Deltagarna på distans är mycket nöjda med sina studier och med lärportalen Luvit. Överlämningen från avgående biträdande rektor till lärarna har gått bra. De nya deltagarna på Allmän kurs Örnsberg har höjt nivån på närvaro och engagemang hos övriga deltagare. Att det dröjer med rekrytering av biträdande rektor Ja. Service, Förvaltning & Försäljning Scoutshopen (Anna-Karin Öman) Vad har hänt sedan sist? Det har varit jul och för shopen har det inneburit julförsäljning till kårerna, avslutningar och julklappar. Almanackan har också sålt bra och vi har också arbetat aktivt med PR-arbete och det har lett till några artiklar om almanackan samt synlighet i sociala medier. Den nya fleecen hann inte komma in innan jul men kommer in inom kort, vilket är spännande. Vi har också fått nya beachflaggor. November och december har varit bra försäljningsmånader för shopen, inkluderat julförsäljningen. Totalt för shopen i år har vi ökat omsättningen i webbshopen jämfört med föregående år. Större delen av ökningen står tältförsäljningen för men även ökningen av antalet medlemmar bidrar. 15
Shopen har i stort sett varit utan teknisk resurs under större delen av året. Nu får vi bra stöd från vår leverantör Lybe men det proaktiva arbetet blir lidande på sikt. Lagerdiffen är fortfarande inte helt utredd och det finns ett viktigt arbete att göra, så att vi undviker detta igen. Det är även fortsatta utmaningar i att hitta balansen i arbetet med utvecklingen av Jamboree17 shopen så att det ger positiva synergier-utan att ta för mycket utvecklingskraft från Scoutshopen. Ja Ekonomi (Håkan Östberg) Hösten har flutit på utan några större problem. Vi har gjort en preliminär stängning av 2016 års bokslut och alla avdelningar har haft möjlighet att kommentera på siffrorna. Under vecka fem kommer revisorerna att granska samtliga externfinansierade projekt och revisionen av Scouterna totalt sker under vecka sju. Det mesta flyter på utan några större problem. Under sommaren har en större differens mellan huvudboken och lagersystemet uppdagats. Vi arbetar på att förstå hur differensen uppkommit och tagit hjälp av ett externt företag för att få hjälp att ta ut transaktionsdata ur scoutshopens system så att vi kan analysera det mot vad ekonomisystemet har redovisat. Ja, allt löpande har följt den plan vi lagt. Scoutnet (Kim Rask) Vad har hänt sedan sist? Medlemsfaktureringen för 2016 är avslutad. Totalt sett skickade vi nästan 97 000 medlemsfakturor för 2016! Första delen av statsbidraget har betalats ut från MUCF till Scouterna. 2016 års statsbidragsansökan (för verksamhetsåret 2015) innehöll rekordmånga medlemsföreningar, 3 271 st med totalt 27 929 medlemmar. Tyvärr fick Scouterna trots detta en sänkt tilldelning av statsbidraget. Demokratijamboreen är fakturerad genom Scoutnet till kårer och medlemmar. Det är en process som ännu innehåller en hel del manuell handpåläggning och behöver arbetas med för att färdigställa för att få ett automatiserat flöde. Den ideella gruppen Scouternas e-tjänster har formats under året och håller på att rekrytera medlemmar. Vi upplever att vi har ett minskande antal ärenden där föräldrar hör av sig till medlemsservice p.g.a att 16
de mottagit medlemsfakturor trots att deras barn slutat i scouterna. En trolig orsak är det arbete som genomförts med kårfaktureringen, vilket fått många kårer att se över sin medlemsregistrering. Vi har genomfört en workshop kring EUs nya dataskyddsreform och har därmed fått kontakt med kunniga och intresserade medlemmar kring detta. Vi kommer att få en del utmaningar att hantera på grund av den nya dataskyddsreformen från EU. Den kommer att innebära ett visst behov av anpassning av Scoutnet, men framför allt kommer den att påverka våra rutiner för medlemsrekrytering/-registrering. Detta omfattar framför allt hur kårerna kommunicerar med nya blivande medlemmar kring samtycke av databehandling av deras personuppgifter. Vi får fortfarande ett stort antal medlemsfakturor i retur p.g.a. felaktiga adresser. Med undantag för upphandling av tryck/distribution av medlemsfakturering, så ja. Övrigt Jamboree17 (Liza Rosenberg/Viktor Lundqvist/Anna -Karin Hennig) Vad har hänt sedan sist? 293 engagerade personer planerar, korrigerar planer och konkretiserar. Jamboree17 var väl synlig på Demokratijamboreen i Västerås i slutet av november, förutom en utställning genomförde vi tre olika workshops och fick i slutet av lördagskvällens scouthjälte-gala tillfälle att berätta om att vi genom en donation kommer att ha möjlighet att dela ut ett ledarstipendium till alla kårer som anmäler sig. Ett direktutskick skickades under december ut till alla direktanslutna medlemmar, till alla medlemmar över 18 år i NSF och till alla kårchefer inom SALT Scout. Under januari skickas det även till Equmenias scoutkårer och församlingar. Våra konsulenter har ringt runt till alla direktanslutna kårer för att fråga kring tänkt medverkan och informera om möjlighet att bjuda-in externa deltagare. Ett trettiotal riksorganisationer har kontaktats per telefon och bjudits in till Jamboree17. Trenden att rekryteringstakten till planeringsorganisationen ökar håller i sig, även om vissa nyckelpositioner är fortsatt svåra att rekrytera till. Samarbetet med lokala aktörer och myndigheter är fortsatt mycket gott. Stöd har erhållits från Kristianstad kommun, Business Region Skåne samt Sparbanksstiftelsen 1826. Vidare har vi erhållit medel som möjliggjort att vi kan dela ut ett ledarstipendium om 1700 kr till alla deltagande scoutkårer (tilldelas ledare under 26 år) samt att medel finns för deltagarstipendier som kan sökas av individ eller deltagande grupp. Många grupper indikerar att de har svårt att delta och/eller svårt att ta med så många deltagare som är intresserade då de har mycket svårt att engagera vuxna som vill åka som ledare. Arbetsbelastningen är 17
stundtals mycket hög i delar av planeringsorganisationen p g a svårighet att rekrytera i kombination med tempoökning. Ett omfattande tillståndsarbete krävs inom miljö, hälsa, säkerhet etc. Vi har träffat ca 350 kårer under vår höstturné (för siffror gällande Demokratijamboreen se nedan). Drygt 50.000 adressater har nåtts av jamboreens direktutskick. Jamboree17 har i skrivandets stund 5 603 följare på Facebook och når ca 25 000 personer i veckan via sociala media. Samtliga direktanslutna scoutkårer har kontaktats. Vårt mål att nå ut till 300 kårer och ha en dialog kring rekryteringsmöjligheterna inför och under jamboreen är nått. Jamboreens 11 funktioner samt stab och jamboreeledning har under 2016 genomfört i snitt 5 större planeringsträffar med ett deltagarantal varierande mellan 10 och 50 per funktion. Därtill tillkommer träffar med avdelningar samt grupper. Vid en gemensam planeringsträff för hela projektet i maj 2016 deltog ca 120 personer (vid motsvarande träff i maj 2017 förväntas ca 350 personer delta). Vårt mål att genomföra planeringsträffar inför Jamboree17 med 600 deltagare är nått. Demokratijamboree 2016 (Katarina Hedberg) Demokratijamboree 2016 genomfördes på ett bra sätt och nådde målet med minst 900 deltagare, 1 001 deltog! Utvärderingsarbetet har påbörjats och kommer att slutföras under januari/februari. Vi upplever att Demokratijamboree 2016 blev en succé bland deltagarna och att fokus på Scouternas vision och strategi tydligt genomsyrade hela Demokratijamboreen. Projektgruppens energi behöver räcka till för att utvärdera och stänga projektet på ett bra sätt så att lärdomar tas omhand. Då den anställda projektledaren avslutat sin tjänst krävs en del resurser inom kansliet för att avsluta t ex den ekonomiska redovisningen. Ja HR & HR-gruppen (Johanna Rosell /Isabelle Lilja) HR gruppen deltog i Demokratijamboreen och marknadsförde möjligheten att engagera sig nationellt. Medarbetarundersökning har skickats ut till både ideella och anställda. Många olika typer av lediga tjänster och ideella uppdrag är utlagda på vår hemsida. Vi har rekryterat en ny gruppmedlem som ska fokusera på rekryteringsinsatser. Insatsen på Demokratijamboreen upplevdes lyckad. 18
Fortsatt resursbrist i gruppen trots nyrekrytering. Ja, på det stora hela nåddes målen. Viss tveksamhet finns då resultatet av alla mätningar ännu inte är klara. 19
20