Servicenämnden Tid Onsdagen den 30 september 2015 kl. 9:00-12:45 Plats Ungdomshuset UNIK Omfattning 100-113 ande Ingemar Einarsson (C), ordförande Kajsa Hedin (M), vice ordförande, ej 103 Mikael Lindberg (S) Sven-Erik Ekblad (S) Gunilla Johansson (S) Anne-Katrin Foss (S) Staffan Ljungar (C) Nura Mahmutagic (S) Magnus Jernetz Gustavsson (M), ej 103 Sofie Bergman (FP) Krister Thornberg (SD) Ersättare Junita Karlsson (KD) Övriga Benny Wennberg, förvaltningschef Christina Karlberg, administrativ chef Yvonne Norman, ekonom Tomas Lexinger, produktionschef Maria Kleveborn, upphandlingschef Martina Adiels Balk, kvalitets- och miljösamordnare Björn Hedbäck, supportchef Stefan Larsson, enhetschef Björn Wigstedt, handläggare Monica Jernetz Anslaget på kommunens anslagstavla den 7 oktober 2015
2 (14) Sekreterare Anna Sandstedt Justeras Ingemar Einarsson ordförande Krister Thornberg
3 (14) 100 Presentation Unik Dnr Information Linus Vandrevik, enhetschef för Ung i Kalmar, presenterar sin verksamhet och ungdomshuset UNIK för nämnden. Ung i Kalmars verksamhetsidé är: Ung i Kalmar erbjuder mötesplatser och aktiviteter som är attraktiva, tillgängliga, utvecklande och trygga. Vi arbetar främjande med en anda som präglas av delaktighet och mångfald där genusperspektivet är centralt. För att konkretisera de nationella och kommunala jämställdhetsmålen arbetar man kring fyra gemensamma tema (Kalmarmodellen): jämställt bemötande, jämställd fysisk miljö, jämställt arbetssätt och uppföljning. Servicenämnden fattar inget beslut med anledning av informationen. 101 Information från chefer Dnr Information Närvarande verksamhets- och enhetschefer informerar om vad som är på gång inom deras respektive ansvarsområde. Servicenämnden fattar inget beslut med anledning av informationen. 102 Remiss - På lika villkor Hbtq handlingsplan 2016-2020 Dnr SFN 2015/0510 Serviceförvaltningens skrivelse 2015-06-22 Remiss- På lika villkor-hbtq-handlingsplan 2016-2020 På lika villkor-hbtq-handlingsplan 2016-2020 Handlingsplan hbtq-aktiviteter/år 2016-2020 Bakgrund Fullmäktige i Kalmar kommun tog 2013 beslut om att en handlingsplan ska tas fram för att hbtq-perspektivet ska arbetas in och bli en del i den ordinarie verksamheten i Kalmar kommun.
4 (14) Synpunkter på förslaget till handlingsplan ska lämnas till kommunledingskontoret senast den 2 oktober 2015. Den framtagna handlingsplanen bygger bland annat på diskrimineringslagen vars ändamål är att motverka diskriminering och på andra sätt främja lika rättigheter och möjligheter oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning eller ålder. Servicenämnden har 2014 beslutat om en plan för lika rättigheter och möjligheter inom det personalpolitiska området, för att samtliga diskrimineringsgrunder, enligt ovan, ska arbetas in och bli en del i den ordinarie verksamheten. Yttrande Handlingsplan och åtgärder är såväl konkreta och genomförbara som relevanta och servicenämnden ställer sig positiva till innehållet. Vissa aktiviteter som riktar sig till serviceförvaltningen behöver förtydligas/få annan mottagare: Upplåta lokaler med rätt förutsättningar för hbtq-personer, ex. utifrån trygghetsperspektivet. o Serviceförvaltningen upplåter lokaler utifrån behovsframställan från verksamheterna i Kalmar kommun. Översyn av omklädningsrummen i kommunens idrottslokaler utifrån ett hbtqperspektiv. o Kultur- och fritidsförvaltningen hyr idrottslokaler och översyn görs av dem. Eventuella önskemål om åtgärder framställs till serviceförvaltningen. Avveckla könade toaletter i kommunens lokaler. o Respektive verksamhet som hyr lokaler avvecklar könade toaletter. Vid behov av hjälp kontaktas serviceförvaltningen. Utreda om att kunna erbjuda skyddat boende vid behov för hbtq-personer. o Serviceförvaltningen bedriver inte den typen av verksamhet, att erbjuda skyddat boende. Servicenämnden beslutar att överlämnar tjänsteutlåtandet som sitt svar på remissen.
5 (14) 103 Medborgarförslag om grönområdet vid Norrlidsvägen och belysning på promenadvägar i Berga Dnr SFN 2015/0692 Serviceförvaltningens skrivelse 2015-09-21 Medborgarförslag om grönområdet vid Norrlidsvägen och belysning på promenadvägar i Berga Bakgrund Förslagsställaren vill i ett medborgarförslag uppmärksamma kommunen på grönområdet mellan Norrlidsvägen, Trollbackevägen och cykelvägen som går utefter koloniområdet. Nedskräpning med kompost, önskemål om strövområde och mer belysning på gång- och cykelvägar i Berga. Kommunen har i år genomfört åtgärder i den tätortsnära skogen vilket har inneburit att insyn mot koloniområdet har ökat och därmed synliggjort tippning av kompostmaterial. Detta blir naturligt synligare innan vegetationen återtar platsen inom 1-2 år. Vid åtgärder i den tätortsnära skogen undviker vi att gångstråk och platser för t ex skolor tar skada men vi väljer att låta mycket vegetationsmaterial ligga kvar för att gynna den biologiska mångfalden. Det uppfattas, speciellt första året, som skräpigt innan naturen tar tillbaka sin plats med föryngrad vegetation. Nedskräpning är ett problem i denna typ av skogsområden och vi får påminna närboende om att det inte är tillåtet. Är nedskräpningen allvarlig leder det till att kommunen får bekosta en städning samt att det kan föranleda polisanmälan. Norrliden strand och Berga är under detaljarbete och det finns en belysningsplan under framtagning. Säkra gång- och cykelvägar har prioritet och flera stråk kommer att ses över. Kommunen kan i detta inte tidigarelägga några åtgärder utan inväntar det övergripande arbetet och erforderlig budget. Överläggning På grund av jäv deltar inte Magnus Jernetz-Gustavsson (M) och Kajsa Hedin (M) i handläggningen av detta ärende. Servicenämnden beslutar att besvara medborgarförslagets olika frågor enligt följande: 1. Nedskräpning Förvaltningen kontaktar föreningen för koloniområdet och informerar om att tippning av kompost med mera inte får förekomma. Överträdelse kan komma att polisanmälas. 2. Strövområde Det område som ärendet avser är tätortsnära skog som i skötselplaner har en regelbundenhet av större åtgärder vart 3-6 år. Biologisk
6 (14) mångfald prioriteras. Områdets skötsel förblir oförändrad utöver tillsyn enligt punkt 1, nedskräpning. 3. Belysning Kalmar kommun har en belysningsplan under utarbetning som tillsammans med investeringar och prioriteringar på gång- och cykelvägar och satsningar i Berga och Norrliden kommer innebära att fler gångoch cykelvägar blir belysta. Investeringsmedel och prioriteringar i detta inväntas. 104 Medborgarförslag om vård av vatten runt Ekö Dnr SFN 2015/0691 Serviceförvaltningens skrivelse 2015-09-22 Medborgarförslag om vård av vatten runt Ekö Bakgrund Förslagsställaren har återkommit i ett medborgarförslag med anledning av vassröjning och dikesgrävning på Ekö. Motiveras med att det gynnar naturen, ger friskare vatten som kan passera fritt genom vägtrummorna samt ett minskat underhåll. Vi har besökt platsen och kan konstatera att vasstillväxten är omfattande och att ytan är mer eller mindre igenväxt. Att röja bort all vass är inte aktuellt, det går i princip inte och skulle göra mer skada än nytta. Att som i förslaget gräva en fåra skulle förstås ge en förbindelse och ett vattenflöde till vägtrummorna. Det innebär att gräva upp vassrötter för ett dike på cirka 350 meter. En liknande åtgärd gjordes på Stävlö till en kostnad på cirka 60 tkr men den gången gjordes ingen bortforsling av massor vilket numera bör ske bland annat av estetiska skäl. Åtgärden skulle tillfälligt göra våtmarksområdet mer tillgängligt för fisk. Området är även i detta fall helt på kommunal mark och omfattas inte av detaljplan, men fördjupad översiktsplan (ÖP) och det avvattnar ingen jordbruksmark. Om vi ska hålla vattnet rinnande eller inte är kommunens eget beslut. Som tidigare sagts är landskapet i ständig förändring och vi bör göra åtgärder på väl utvalda platser som är prioriterade och som kan motiveras ur miljösynpunkt eller ur estetisk/ekonomisk synpunkt. Till exempel att upprätthålla en viktig självrenande process som gynnar områden runt omkring, gynnar en speciell djurart som det allmänna vill ha mer av, rekreationsvärde, turism, folkhälsa och så vidare. För andra värden såsom för omkringliggande fastigheter, inte för allmänintresset, har vi föreningen Kalmarsunds kustmiljö som ett komplement.
7 (14) Den sammanfattande bedömningen är att föreslagna åtgärder inte kan motiveras. Kommunala åtgärder bör göras på mer prioriterade områden. Överläggning Efter överläggning fick förvaltningen i uppdrag att på mötet i oktober redovisa sina prioriteringar för miljöåtgärder (vassröjning etc). Servicenämnden beslutar att avslå medborgarförslaget om vassröjning och dikesgrävning på Ekö. Servicenämnden väljer att inte tillmötesgå medborgarförslaget då motsvarande åtgärder har högre prioritet på andra områden. 105 Samordning mellan Kalmarsunds gymnasieförbund och serviceförvaltningen - IT och kost Dnr SFN 2015/0736 Serviceförvaltningens skrivelse 2015-09-17 Bakgrund Kommunfullmäktige beslutade i budgeten för 2015 att ge servicenämnden i uppdrag att utreda och erbjuda Kalmarsunds gymnasieförbund möjligheten att införliva förbundets verksamheter vad gäller kost och IT i vår kommunala organisation. Målet är en effektivare organisation i sin helhet som tillvaratar möjliga kostnadseffektiviseringar. Yttrande Fördelar med erbjudandet Genom att samla IT-verksamheten på en plats kan kompetensen tas tillvara på ett bättre sätt. En samsyn av IT inom de pedagogiska områdena väntas ge flera positiva effekter. Att få samma leverans inom grundskolan som inom gymnasieskolan ger en bättre grund för utbildningen från första klass till sista ring. En ändamålsenlig och kostnadseffektiv drift är en förutsättning och genom att samordna IT-verksamheterna tas kompetens tillvara både för förbundet och för kommunerna. Tillgängligheten ökar liksom utvecklingsmöjligheterna för medarbetarna. En samordning lägger grunden för gemensamma upphandlingar. Antalet upphandlingar bör hållas till ett minimum, eftersom de tenderar till att vara kostnadsdrivande. När mängden ökar kan även kvaliteten öka och prisnivåerna sjunka. Kompetensförsörjningen förenklas då arbetsgivaren blir mer attraktiv i och med en större och mer komplex arbetsplats. I en större organisation finns större möjligheter att spetsa sin kompetens än i en mindre.
8 (14) Kraven på en gemensam plattform kommer också att tvinga fram gemensamma standarder, vilka i sig kommer att vara kostnadsbesparande. Genom att samla alla kostverksamheter kan det administrativa stödet och systemkostnader delas på flera. Det medför också att administrationen kan bli mer specialiserad och därmed mer effektiv. Menyskapande, ansökan om mjölkstöd och statistikuppföljning är några exempel på aktiviteter som kan specialiseras och delas mellan verksamheterna. Kökspersonalen inom Kalmarsunds gymnasieförbund (GYF) får arbetsmöjligheter under skolans semesterperiod, då köken inom Kost omsorg har behov av vikarierande personal under denna period. En samordning innebär gemensamma avtal för underhåll, reparationer och köp av storköksutrustning. Om gymnasieskolans tre stora kök tillförs serviceförvaltningen, kan det till exempel undvikas att bygga ett nytt kök i samband med att en ny högstadieskola i centralorten etableras och den totala kökskapaciteten bör vara tillräcklig i både långt och kort perspektiv. Verksamheterna kan bära specialkompetens som dietistkunskap och den kunskap som idag finns inom kost omsorg vad gäller specialanpassad kost. Då GYF och Kalmar kommuns kostverksamheter köper råvaror från samma avtal kan GYF enkelt övergå till inleveranser via samlastningscentralen och därmed minska antal fordonsrörelser vilket gagnar både miljö och säkerhet, samt att antalet mottagningsställen blir färre och mer välplanerade tidsmässigt. Ekonomiskt blir det också en viss bonus då livsmedelsleverantörerna lämnar rabatt på varor via samlastningscentralen. Rabatten överväger distributionskostnaden, den s.k. stoppkostnaden, vilket finansierar samlastningscentralen. Beställningarna förenklas i och med att kommunens kostverksamhet redan beställer via e-portalen, som effektiviserar fakturaflödet och ökar köptroheten. Rotation av personal ger möjlighet till optimering av grupperna som är verksamma i köken och därmed både lärande i arbete samt rehabiliteringsmöjligheter. Genom att nå ut till fler anställda samtidigt, blir det kostnadseffektivare utbildningsinsatser. För serviceförvaltningens nuvarande verksamheter finns det mycket att lära av det arbete som GYF har lagt ned på upplevelse, närhet och bortbyggande av matsalskänsla. De investeringar och underhållsinsatser på befintlig köksutrustning som löpande behöver göras för att hålla köken i leveransdugligt skick är ett annat område där synergieffekter bör slå igenom. GYF är relativt statiskt med sina tre kök medan serviceförvaltningens 44 tillagningskök (plus 38 mottagnings- och serveringskök) ständigt är under
9 (14) förändring. Serviceförvaltningen har därmed mer utrustning som behöver omplaceras och det finns behov av begagnad utrustning i de mindre köken. En strukturerad och tydlig underhållsplan för GYF-kökens inventarier ger möjligheter till utbyte över tid. Nackdelar med erbjudandet Inom IT-verksamheten finns det en risk för att de olika parterna vill åt olika håll. Kan också finnas en risk i och med att utbildningsnäten finns i två olika tekniska miljöer (Microsoft respektive Apple). Det kan också finnas en risk att verksamheterna inte integreras, så att en vioch dem-känsla uppstår. Inom kostverksamheten finns det en risk att en övergång medför att den totala mängden personal gör att investeringar behöver göras i stödjande resurser såsom ekonomi-, personal- och löneadministration. Men å andra sidan så bör det initialt vara så att dessa resurser redan från dag ett frigörs från GYF och är del av verksamhetsövergången. Det finns även en risk att nuvarande vi-känsla, som idag säkerställer att information når ut till och från köken suddas ut mellan GYF kost och den övriga gymnasiala verksamheten. Förväntade ekonomiska effekter på kort och lång sikt I det korta perspektivet handlar det förmodligen inte om några större vinster inom IT-verksamheten. I det längre perspektivet kommer kvaliteten på IT-leverensen att öka och genom att samordna hela utbildningsnätet och sätta samma standarder kommer ekonomiska vinster att hämtas hem. Den stora vinsten är att kvaliteten i utbildningen kommer att höjas. På kort sikt inom kostverksamheten sker inledningsvis, enbart en marginell effekt. På längre sikt bör det ske kostnadseffektiviseringar på framförallt personalsidan, men även på nyttjandegraden av köksutrustningen. De effekter som i högre grad kan uppnås är levereras i form av kvalitet, upplevelse och mångfald. Organisation IT-verksamheten organiseras genom att IT-samordnare och IKT-pedagoger placeras inom sina kompetensområden inom verksamhet IT:s fyra enheter; infrastruktur, klienthantering, kundservice och strategi samt tjänsteutveckling. Önskemål från GYF och hur samarbetet ska ske regleras i avtal. Kostverksamheten organiseras som ett eget område med egen kostchef tillsammans med syskonområdena kost skola och kost omsorg, inom verksamhet support.
10 (14) Servicenämnden beslutar att erbjuda Kalmarsunds gymnasieförbund möjligheten att lämna över IT-verksamhet och kostverksamhet till Kalmar kommuns serviceförvaltning genom verksamhetsövergång. 106 Delårsbokslut och budgetuppföljning efter augusti inkl måluppföljning efter tertial 2 Dnr SFN 2015/0739 Serviceförvaltningens skrivelse 2015-09-22 inkl bilagor Serviceförvaltningens budgetmål 2015 uppföljning efter tertial 2 Bakgrund I enlighet med anvisningar för ekonomi- och verksamhetsuppföljning avrapporteras budgetuppföljning och prognos per den sista augusti och överlämnas till kommunstyrelsen. Totalt för serviceförvaltningen visar budgetuppföljningen och prognosen i dagsläget fortfarande på ett resultat i nivå med budget på alla verksamheter för helåret. Utfallet i investeringsbudgeten efter augusti ät 113,0 mnkr, vilket är 26,9 procent av den totala budgeten på 420,6 mnkr. Prognosen för hela 2015 visar på ett utfall om 277,1 mnkr. Sjukfrånvaron till och med juli är 4,6 procent. Antalet långtidssjukskrivna per första augusti är 19 personer. Martina Adiels Balk redovisar serviceförvaltningens budgetmål 2015 uppföljning efter tertial 2. Mål finns under områdena: ordning och reda i ekonomin, ett grönare Kalmar, ett växande attraktivt Kalmar, hög kvalitet i välfärden och verksamhet och medarbetare. Till detta kommer egna verksamhetsspecifika mål och aktiviteter. Servicenämnden beslutar att godkänna förvaltningens delårsrapport inklusive måluppföljning. Protokollsanteckning Inlämnad av Staffan Ljungar (C): Jag begär att driftsbudget med utfall och med utfallsprocent, samt prognos för helåret med prognostiserad avvikelse skall uppdateras månadsvis i fortsättningen. För att ovanstående dokument skall ha en med verkligheten bättre överensstämmelse avseende den uträknade utfallsprocenten i förhållande till aktuell riktpunkt så skall i fortsättningen inte det fram till nu använda sättet med linjär förbrukning användas utan vi skall få de verkliga siffrorna avseende
11 (14) de månader som gått under innevarande år. Detta hjälper oss nämndsledamöter att få en bättre inblick och kontroll av serviceförvaltningens löpande ekonomiska utfall vilket gör det lättare för oss att leva upp till 2 punkt 3 samt 5 andra stycket i Reglementet för Servicenämnden. 107 Information p-ledningssystem Dnr Information Stefan Larsson och Björn Wigstedt informerar nämnden om det nya digitala p- ledningssystemet som är under införande. Arbetet drivs av en projektgrupp med Stefan Larsson som projektledare. om p-ledningssystemet togs i samhällsbyggnadsnämnden i april och arbetet ska vara klart under november. Leverantör är AB Blinkfyrar i Staffanstorp och budgeten för projektet är 3,2 mnkr. Den digitala vägvisningen sker till ett antal av kommunens parkeringsplatser på Kvarnholmen, totalt cirka 1480 parkeringsplatser. Vinsterna med p- ledningssystem är minskad söktrafik och ett bättre nyttjande av parkeringsplatser. Nämnden informeras även om boendeparkering och utökat område för parkeringsavgifter. Vi står inför förändring av betalsystemet för parkering. Olika alternativ att betala (app, SMS, kort- och myntbetalning) ses över då nya sedlar och mynt introduceras första oktober. Servicenämnden fattar inget beslut med anledning av informationen. 108 Information budgetprocess Dnr Information Yvonne Norman går igenom budgetprocessens olika steg för nämnden. Servicenämnden fattar inget beslut med anledning av informationen.
12 (14) 109 Sammanträdesdagar servicenämnden 2016 Dnr Serviceförvaltningens skrivelse 2015-09-11 Information Anna Sandstedt visar förslag till sammanträdesdagar för servicenämnden 2016. Servicenämnden fattar inget beslut med anledning av informationen. 110 Information från förvaltningschefen Dnr Information Benny Wennberg informerar nämnden om aktuella ärenden på förvaltningen. Servicenämnden fattar inget beslut med anledning av informationen. 111 Delegationsbeslut Dnr SFN 2015/0037 Serviceförvaltningens skrivelse 2015-09-23 Följande delegationsbeslut anmäls den 30 september Anställningsbeslut: Annika Wahlqvist, dietist, tillsvidare 2015-09-01 (från omsorgen) Nya avtal lokaler, bostäder och arrenden H97-H98 Tillståndsärenden enligt ordningslagen augusti 2015 Trafikanordningsplan, arbete på väg, augusti 2015 Trafikärenden D184-D235 Nyttoparkeringskort K336 Grävtillstånd augusti 2015 Servicenämnden godkänner redovisningen av anmälda delegationsbeslut.
13 (14) 112 Kännedomsärenden Dnr SFN 2015/0040 Serviceförvaltningen skrivelse 2015-09-23 Följande ärenden anmäls den 30 september 1. Presidieprotokoll från 2015-09-16 2. Protokollsutdrag 2015-09-08 KS AU 63 Upphandling av datorer och läsplattor 3. Protokoll serviceförvaltningens centrala samverkansgrupp 2015-08-20 4. Protokoll sf produktion lokala samverkan 2015-08-21 Servicenämnden godkänner redovisningen av anmälda kännedomsärenden. 113 Övriga frågor Dnr Kajsa Hedin (M) tog upp frågor kring säkerhet och tillgänglighet för staket och grindar på förskolor, tillgänglighet på Rådhuset och odlingslotter. Benny Wennberg svarar att vad gäller staket och grindar är det beställaren som är ansvarig för säkerheten. Tillgängligheten i Rådhuset är inte bra men det är inte tillåtet att göra ändringar. Tomas Lexinger berättar att man informerar de som hyr odlingslotter om att det inte är tillåtet att breda ut sig utanför hyrt område. Ledamöter och ersättare för M, FP och KD överlämnar en skrivelse till nämnden om att utveckla parker och grönytor med donationer och sponsring. Staffan Ljungar (C) ställer frågor kring Södra vägen och formalia kring upphandling. Södra vägen kommer att tas upp som informationsärende vid nästa nämndsmöte. Remiss Boverkets förslag till föreskrifter om statsbidrag för att rusta upp skollokaler m.m besvaras genom ordförandebeslut på grund av den korta svarstiden. Servicenämnden fattar i övrigt inga beslut med anledning av informationen. Protokollsanteckning Inlämnad av Staffan Ljungar (C): Jag vill lyfta frågan om upphandlingarna som görs och begär att nämnden skall göra en framställan till det forum som bestämmer, antagligen kommunfullmäktige, och begära att alla upphandlingar som berör servicenämndens olika verksamheter skall återföras till vår nämnd. Detta skulle
14 (14) innebära att vår nämnd först får ta del av och ha synpunkter på det anbudsunderlag som skall skickas ut samt sedan få ta del av upphandlingsenhetens utvärdering av inkomna anbud och sedan slutligen även fatta tilldelningsbesluten. Detta skulle göra att vi i servicenämnden på ett helt annat sätt än nu får en inblick i de olika upphandlingar/tilldelningsbeslut och dess kommande intäkter och kostnader som kommer att belasta serviceförvaltningen framöver. Som det är nu när kommunstyrelsen/ kommunstyrelsens planutskott har hand om och fattar tilldelningsbesluten i de upphandlingsfrågor som berör oss så ställs vi som nämnd inför fullbordat faktum och får sedan försöka lösa de nya kostnader som olika upphandlingar orsakar inom den budget vi har att försöka följa. Detta är inte acceptabelt utan detta måste vår nämnd snarast försöka ändra på.