1 (5) Akutkliniken, Huddinge Lokala analysteam Ökar delaktigheten och förbättrar återkopplingen till medarbetarna samt minskar stressen för chefen. Projektrapport från utbildningen Säkra vården Stockholm 2009-12-21 Liselotte Björk leg sjuksköterska, fil.mag. Vårdutvecklingsledare
2 (5) Bakgrund Under 2009 har jag deltagit i landstingets satsning Säkra vården. I utbildningen gjordes vi bl.a. uppmärksamma på ledningssystemet för avvikelsehantering. 1. rapport av avvikelse 2. analys av avvikelse 3. beslut om korrigerande åtgärder 4. information om avvikelse och åtgärder 5. införande av beslutande åtgärder 6. uppföljning av åtgärder Slutenvårdsavdelningarna på akutkliniken i Huddinge rapporterar många avvikelser. Rapporteringen sker i ett centralt avvikelsehanteringssystem, HändelseVis. HändelseVis är ett gemensamt IT-stöd för all avvikelserapportering inom Stockholms läns landsting. Medarbetare har i HändelseVis möjlighet att rapportera avvikelser som sedan kommer att handläggas av närmaste chef. Handläggning av ett ärende innebär en analys, beslut om vilka åtgärder som behöver göras samt uppföljning av vidtagna åtgärder. Återkoppling till den som rapporterat sker via e-posten, där man kan följa vad som hänt i ärende (SLL-it). Den stora mängden av avvikelse gör att cheferna ofta inte hinner genomföra gemensamma diskussioner tillsammans vad de ska göra för åtgärd, analyser eller återrapportering vilket medför en viss variation på i handläggning på enheterna på kliniken. Akutkliniken har tidigare haft gemensamma möten för diskussion av rapporterade avvikelse men i och med ett nytt it-stöd har flera avvikelser rapporterats in och kravet på snabbare återkoppling ökat vilket inneburit att klinikövergripande analysteam har blivit svårarbetat. De områden i avvikelsehanteringen som akutkliniken har som förbättringsområden återfinns i flera av stegen i ledningssystemet tex. Hur ska analysen genomföras och av vem? Hur engagerar vi medarbetarna än mer i patientsäkerhetsarbetet? Hur kan vi förbättra återkopplingen till medarbetarna? Hur får vi medarbetarna mer delaktiga? Hur genomför vi återkommande utvärderingar av förändringar som är genomförda? Vinsten med systematisk avvikelsehantering är att personalen närmast patienten identifiera händelser och risker som om vi gör förändringar framför allt i organisation och teknik förbättra säkerheten i vården. Utifrån detta uppmärksammades vikten av att arbeta än mer strukturerat i avvikelsehanteringen Syfte med projektet Att genom sammansättning av analysteam på enhetsnivå öka delaktigheten hos och återkopplingen till medarbetarna och därmed lärandet av avvikelsen.
3 (5) Mål med projektet Majoriteten av inrapporterade avvikelse återkopplade till medarbetarna. Avvikelse med risk siffra mer än 6 ska genomföras en händelseanalys eller riskanalys. Genomförande Projektet innebär att en slutenvårdsavdelning, MAVA satte ihop ett analysteam som träffas en gång varannan vecka. I analysteamet ingick två vårdenhetschefer, tre teamledare, Vårdutvecklingsledare samt klinikens systemstödjare. Gruppen träffades i ett uppstartsmöte på 2,5 timme där målet för analysteamet, genomgång av olika begrepp ex. risk- händelseanalys, återrapportering diskuterades och gemensamma spelregler beslutades. Under nästföljande träffar gick man igenom de inrapporterade avvikelser som cheferna mottaget under de senaste 2 veckorna. Gruppen diskuterade hur avvikelsen skulle hanteras tex. minianalys, händelseanalys, riskanalys, diskussion i medarbetargruppen eller hänvisning till annan enhet. Med minianalys menar avvikelseteamet att en eller två personer går igenom avvikelsen genom att använda händelseanalys eller riskanalys struktur. Kategoriseringen av riskområden utgick från klinikens riktlinjer för avvikelsehantering (lokal instruktion) Brister i läkemedelshantering Brister i vårdhygien Fallskador inom vård och omsorg Brister i informationsöverföring Brister i kommunikation Brister avseende Akutklinikens procedurer, rutiner och riktlinjer Brister i arbetsmiljön och inom miljöarbetet Brister inom vårdplatskoordinering Under mötena beslutas även hur uppföljning till medarbetargruppen och återrapportering av tidigare beslut ska ske. Resultat Under hösten har teamet träffats vid åtta tillfällen och totalt har 64 avvikelser diskuterats uppdelat på 48 vårdavvikelser, 14 arbetsmiljöavvikelser och 2 miljöavvikelser.
4 (5) Tabell 1 Vårdavvikelser Avvikelse i riskområden 25 Brister i läkemedelshantering 20 15 10 5 Brister i vårdhygien Fallskador inom vård och omsorg Brister i informationsöverföring Brister i kommunikation Brister avseende akutklinikens procedurer, rutiner och riktlinjer Brister i vårdplatskoordinering 0 1 Brister i dokumentation samt identifikation kategoriserades under informationsöverföring och brister inom vård och omsorg allmänt kategoriserades under brister i akutklinikens procedurer. I händelsevis sker återrapporteringen till den som skrivit avvikelsen automatiskt men vi önskade även göra ett mera lärande av avvikelserna. Vi genomförde 14% (19 st) minianalyser dvs att en eller två personer gick igenom avvikelsen mer noggrant genom att använda händelse- eller riskanalys teknik. En ut av dessa lyfte vi vidare till verksamhetschefen som initierat en tvärprofessionell riskanalys. Återrapporteringen av inrapporterade avvikelse till medarbetare har skett på flera olika sätt genom diskussion på APT (8%), personal möte (13%), veckobrev (9%), kollegial journalgranskning (9%), och som utbildningsmaterial i den interna utbildningen (3%). Totalt har 42% återrapporterats till medarbetarna vilket innebär att målet ännu inte är uppnått. 43% av avvikelserna har vi skickat vidare för kännedom, handläggning av annan inom akutkliniken eller för handläggning av annan klinik. Majoriteten av de vi skickat vidare är ännu inte avslutade ärende. 65% av avvikelserna som vi analyserat har avslutats. I HändelseVis räkna man ut riskfaktorer utifrån sannorlikhet och allvarlighetsgrad. I vår analys identifierade vi ingen risk som var mer än 6. Utvärdering Mötesfrekvens: varannan vecka och ca 1-1,5 timmes möte är en bra frekvens för denna arbetsplats. Det är viktigt att det inte går för lång tid mellan mötena då det blir en alldeles för lång tid till återkoppling. Avvikelsesystemet: I vårt arbete gjorde vi allt arbete direkt i händelevis. Det innebar en del tekniska problem då systemet inte här helt användarvänligt när det gäller analysarbetet. Det är många steg och vissa problem uppmärksammades tex. för att se hela problemområdet behöver vi ofta patientens personnummer för att se tidpunkt, läsa journalen kontrollera organisations
5 (5) problematik. När medarbetarna skriver det som en risk så säger systemet att man inte ska lämna personnummer. Det har inneburit att vi varit tvungna att återkoppla till rapportören som fick ta fram patientens personnummer. Medarbetarna: De som varit med i analysteamet och de som deltagit i minianalyserna upplever ett ökat lärande, engagemang, snabbare återkoppling och att det är kul med patientsäkerhetsarbete. Det finns fortfarande förbättringar på återrapporteringen till medarbetarna. De upplever dock en ökad effekt av att de skriver avvikelse på händelser och identifierade risker. Chef: För cheferna har det inneburit att det blivit ett bredare synsätt och att enheten själva tagit mer ansvar i avvikelserna. Tidigare hann cheferna ofta inte med att analysera utan hastade över avvikelserna vilket kändes otillfredsställande och stressande. För cheferna innebär även arbetet att arbeta i team minskad stress och ökad arbetstillfredställelse Nästa steg i förbättringsarbetet. Resultatet visar på att ett strukturerat arbetssätt ger många fördelar och alla enheter inom kliniken kommer att starta analysteam. En utmaning för analysteamet och enheten är att ta fram ytterligare strukturerade sätt att återrapportera till medarbetarna. Detta kommer att diskuteras i analysteamet och på enheten. Kliniken behöver vidare diskutera bedömningskriterier för en så lik hantering som möjligt. Referenser Akutkliniken, Huddinge (2009). Lokala instruktion för risk och avvikelsehantering SLL-IT. 2009-11-26 http://www.intranat.sll.se/sv/sllit/forvaltningar/handelsevis/handelsevis-karolinska/ Säkra vården (2009) utbildningsmaterial.