Patientsäkerhetsberättelse Hälsan och Stressmedicin.

Transkript

1 Patientsäkerhetsberättelse Hälsan och Stressmedicin. Avseende år 2016 Datum och ansvarig för innehållet Ulla Werlenius Medicinskt ledningsansvarig läkare

2 Innehållsförteckning Sammanfattning 3 Övergripande mål och strategier 4 Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet 4 Struktur för uppföljning/utvärdering 4 Uppföljning genom egenkontroll 5 Samverkan för att förebygga vårdskador 5 Riskanalys 6 Händelseanalys 6 Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet 7 Hantering av klagomål och synpunkter 8 Sammanställning och analys 8 Samverkan med patienter och närstående 8 Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet 8 Resultat 9 Övergripande mål och strategier för kommande år 10 2

3 Sammanfattning Förvaltningen Hälsan och Stressmedicin (HoS) består sedan januari 2012 av Hälsan och Arbetslivet (H&A) och Institutet för Stressmedicin (ISM). Som hjälpmedel i vårt samarbete finns Kommunikationsplan Hälsan och Stressmedicin, vilken syftar till kommunikation inom vår förvaltning men också ut mot övriga förvaltningar och intressenter i VGR. Ambitionen är att via skriftlig och muntlig information och via dialog bidra till förståelse och kunskap kring vårt ämnesområde. Från 2014 har Hälsan och Arbetslivet och ISM samarbetat när det gäller frågor kring patientsäkerhetsarbetet. Avvikande händelser där kunskap i något avseende har behövt förbättras har lett till utbildningsinsatser i syfte att påverka det fortsatta arbetet. Målet inom HoS är nolltolerans för vårdskador. Med Säker Vård menar vi att vårdskador förhindras genom ett aktivt riskförebyggande arbete. Avvikelsehantering utgör grunden för identifikation av vårdskador. Vid allvarliga negativa händelser och tillbud görs, utöver anmälan enligt Lex Maria, en händelseanalys. Regelbunden information om tillbud och diskussion om förbättringsarbete sker vid verksamhetsledningsmöten (VLM) och arbetsplatsträffar (APT). Vi har under året inte fått några synpunkter eller klagomål från patienter eller närstående som skulle haft betydelse för patientsäkerheten. Av den årliga patientenkäten framgår att patienterna är mycket nöjda med bemötande, kompetens och den information och behandlingen som erbjuds. Under året har vi inte haft någon Lex Maria anmälan i förvaltningen. De viktigaste åtgärderna som vidtagits för att öka patientsäkerheten är en ständigt pågående kompetenshöjning i de olika professionerna tillsammans med en ständigt pågående förbättring av våra IT-system för att förhindra systemfel som kan äventyra säkerheten. Strategin för patientsäkerhetsarbetet har varit samma som tidigare år och inga nya allvarliga avvikelser har rapporterats, se nedan. Under våren har patientmottagningen vid ISM avslutats och patienter som inte varit färdigbehandlade har i första hand remitterats till primärvården för fortsatt uppföljning. Patientmottagningen avslutades formellt ISM kommer fortsatt fungera enbart som forsknings- och utbildningsenhet. 3

4 Övergripande mål och strategier HoA har ett certifierat integrerat ledningssystem. Kvalitetsarbetet är certifierat enligt ISO 9001:2008 samt kravdokument för ledningssystem inom svensk företagshälsovård vilket bland annat innebär extern revision av uppfyllandet av kraven i SOSFS 2005:12, ledningssystem för kvalitet och patientsäkerhet i hälso- och sjukvården. I detta ingår att riskbedöma och minimera risker för patientskador. Vi utgår från patientsäkerhetslagen där vårdgivaren skall planera, leda och kontrollera verksamheten på ett sätt som leder till kravet på god vård i hälso- och sjukvårdslagen respektive utifrån ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete som innebär att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet. Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet På H&A är det Verksamhetsledningsgruppen (VLG) som följer och ansvarar för avvikelse och förbättringsarbetet. Information går sedan ut via cheferna till H&A olika enheter och på APT når den medarbetarna. Enhetschefen på respektive mottagning ansvarar för planering, ledning och egenkontroll av patientsäkerhetsarbetet. Det övergripande ansvaret har förvaltningschefen. På ISM är det enhetschefen vid patientmottagningen som har ansvarat för planering, ledning och egenkontroll av patientsäkerhetsarbetet. Det övergripande ansvaret har verksamhetschefen för ISM haft. Alla medarbetare har haft eget professionellt ansvar att följa lagar och förordningar och att hålla sig uppdaterade om föreskrivna rutiner när det gäller patientsäkerheten. Inom förvaltningen HoS finns en utarbetad rutin vad gäller anmälningar enligt Lex Maria och där det operativa ansvaret åvilar den medicinskt ledningsansvarige (MLA) och det formella ansvaret åvilar förvaltningschefen. Struktur för uppföljning/utvärdering På H&A rapporteras tillbud och vårdskador som en avvikelse eller som Lex Maria anmälan i MedControlPRO och MLA kopplas in. Händelsen landar hos VLG och tänkta åtgärder förs in i handlingsplanen. Analys av händelsen avseende förlopp och konsekvenser görs av den eller de av personalen som varit med vid händelsen och resultatet rapporteras till närmaste chef. Rapportering till övrig berörd personal sker vid APT och avvikelsen är då avidentifierad. Eventuella förändringar av rutiner diskuteras och planeras och tänkta åtgärder förs in i handlingsplanen på enheten. Genomförande av förbättringsåtgärder sker snarast möjligt. Med hjälp av handlingsplanen säkras att tänkta åtgärder blir genomförda. 4

5 På ISM har tillbud och vårdskador tagits om hand på samma sätt som på H&A med den skillnaden att man kunnat rapportera en gång i veckan vid avdelningsmöten. Därtill har man haft årliga kvalitetsmöten där samtliga avvikelser och ändringar av rutiner föranledda av tillbud kunnat rapporteras och diskuteras. Man har också haft en årlig arbetsplatsträff där händelserna avidentifierats och där övrig personal kunnat ta del av rapporterade tillbud och vårdskador och vilka förbättringsåtgärder som vidtagits och kan vidtas framöver. Uppföljning genom egenkontroll H&A har ett antal interna revisorer som planerar, genomför och sammanfattar verksamhetens interna revisioner och redovisar dessa till VLG. Som grund har man hjälp av avvikelserapporter och observationer som framkommit i tidigare interna eller externa revisioner och särskilda frågor som identifierats i VLG, av MLA eller annan person inom verksamheten. Detta förbättringsarbete resulterar i ständigt uppdaterat ledningssystem, nya rutiner eller tjänster. Uppföljning och åtgärd av vad som framkommer i intern och extern revision görs i VLG. De interna revisorerna planerar, genomför och sammanfattar H&A interna revisioner av ledningssystemet två gånger per år och redovisar till VLG. På förekommen anledning startas arbetsgrupper med syfte att analysera befintliga rutiner. Analyserna diskuteras på APT och därefter konstitueras vid behov nya grupper för att driva förändringsarbetet i syfte att förbättra patientsäkerheten. Revisioner tillsammans med avvikelserapporter utgör de viktigaste källorna till egenkontroll. Resultaten kommuniceras av enhetscheferna till medarbetarna på lokala APT. Samverkan för att förebygga vårdskador I förvaltningen, via MLA centralt och via medicinsk personal lokalt, har vi stöd av verksamheter som Smittskydd, Vårdhygien, Infektion och specialister inom alkohol- och drogproblematik. Därtill kommer interna konsulter inom bland annat psykiatri och rehabiliteringsmedicin för att öka patientsäkerheten. Vi har idag ett kunskaps- och erfarenhetsutbyte mellan de olika enheterna i H&A och mellan H&A och ISM. 5

6 Riskanalys Inför varje större förändring av verksamheten görs en bedömning av dels personalens arbetsmiljö och dels om risk för patientsäkerhet föreligger. I sådana fall genomförs en riskanalys. Därtill kommer att personalgruppen fortlöpande har diskuterat risk för vårdskador. Riskanalyser har också gjorts 2016 inom området suicid med anledning av två anmälningar enligt Lex Maria av denna orsak under 2015, alltså föregående år. Vid riskbedömningen kan vi använda oss av konsekvensanalys, SWOT-analys och riskanalys där risken värderas enligt metoden sannolikhet x konsekvens. För miljö, kvalitet/patientsäkerhet och arbetsmiljö används följande värderingsmodell, var god se bifogad Modell för risk- och aspektbedömning. Det som inte kan åtgärdas direkt läggs i enhetens och/eller i ledningsgruppens handlingsplan. Detta garanterar att uppföljning görs och att planerade åtgärder blivit vidtagna. I förvaltningen finns inga speciella team som utför riskanalyser utan beroende på typ av händelse kan de som är mest kompetenta på området tillsammans med ansvarig/den som har befogenhet ingå i en sådan grupp. Vid större förändringar i verksamheten som berör personalen krävs förhandlingar enligt MBL i samråd med Förvaltningens Samverkans Grupp (FSG). Händelseanalys VLG har det yttersta ansvaret för analys och uppföljning. H&A använder programmet MedControlPRO. Avvikelser resulterar i handlingsplan och förbättrad rutin som läggs in på vårt interna A-Ö, tillgängligt för alla medarbetare. Dessutom kommuniceras avvikelsen med berörda yrkeskategorier. Därtill kommer att handlingsplaner på enhetsnivå görs vid avvikelser, som bland annat resulterar i Lokala rutiner på aktuell enhet. Sent under 2015 hade vi en Lex Maria anmälan där händelseanalysen gjorts innevarande år, 2016, som resulterat i pågående översyn av rutiner och kompetenshöjande åtgärder för aktuell yrkeskategori. I förvaltningen har vi ingen specifik metod för händelseanalys och vi har inte heller speciella team med särskild kompetens inom händelseanalys. Precis som för riskanalys är det personer med kompetens inom ämnesområdet som tillsammans med ansvarig/den som har befogenhet, som gör dessa analyser. Handlingsplaner upprättas och förs in i protokoll från VLG respektive APT på enheterna. Då bestäms också vid vilken tidpunkt olika åtgärder skall vara vidtagna. Genom dessa handlingsplaner och genom att dessa gås igenom vid efterföljande möten så tillgodoser man kravet på att de planerade åtgärderna vidtas. 6

7 Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet Avvikelser Den eller de bland personalen som varit med vid händelse som har medfört eller hade kunnat medföra vårdskada rapporterar snarast händelsen i MedControlPRO, ett datorbaserat program för avvikelserapportering. Vad gäller anmälan enligt Lex Maria är det MLA som är ansvarig för att sådan görs. Avvikelse/Lex Maria diskuteras sedan på VLG. Vad gäller ansvar och befogenhet så är det förvaltningschefen som har huvudansvaret. Verksamhetschefen är sedan ansvarig för ständigt förbättringsarbete samt avvikelsehantering och en viktig del i förbättringsarbetet är de signaler som fångas upp i den löpande verksamheten. Samtliga medarbetare ansvarar för att medverka i förbättringsarbetet samt påtala brister i rutiner/instruktioner. När kund framför klagomål på uppdrag eller tjänst skall detta skyndsamt rapporteras till närmaste chef. Om chefen bedömer ärendet som en avvikelse ska detta dokumenteras i enhetens handlingsplan. Varje medarbetare ansvarar för att händelser som avviker från ledningssystemets rutiner blir dokumenterade i enhetens handlingsplan. Övriga frågor och idéer som bidrar till enhetens förbättringsarbete och det gemensamma lärandet diskuteras, analyseras och sammanställs vid APT i enhetens händelseanalys. Medicinska avvikelser som regleras enligt Lex Maria, beskrivs i särskild rutin. IT- incidenter dokumenteras och sammanställs separat. Ledningsgruppen följer förbättringsarbetet kontinuerligt och beslutar om korrigering av verksamheten då det behövs. Nyckelpersoner i verksamheten (MLA m fl) fortbildas kontinuerligt externt på kurser i olika ämnen exempelvis juridik. De som går särskilda utbildningar återrapporterar till enheten och i tillämpliga fall även till VLG och övriga medarbetare. Relevant litteratur från utbildningar görs tillgänglig. Detta i syfte att bidra till ett förbättringsarbete. De system som finns för sammanställning och analys är MedControlPRO och det interna ledningssystemet. Sammanställningar och analyser skall återföras till medarbetarna genom beslut i VLG som protokollförs och som via enhetscheferna når medarbetarna på APT. Då vår verksamhet i H&A inte består av traditionell sjukvård, har vi inte sett behov av systematisk verksamhetsförbättring utifrån medicinska avvikelser, då dessa är mycket få. Förbättringar sker snarast utifrån punktvis rapportering av enskilda, utspridda och helt olika situationer. Innebär dock ett behov av lärande och information till alla i verksamheten, som beskrivits ovan. Fokus i vår verksamhet är förbättringsarbete av kvalitet och arbetsmiljö som i slutändan innebär påverkan på patientsäkerheten. Sammanställning och analys är ett ständigt pågående förbättringsområde för verksamheten. 7

8 Genom att det alltid finns en stående punkt på dagordningen på respektive enhets APT om avvikelsehantering, säkerställs att personalen känner till sin rapporteringsskyldighet. Klagomål och synpunkter Skyndsam hantering och öppenhet i kommunikation är önskvärt. Klagomål om bemötande, vård och behandling kommuniceras direkt med patienten och klagomålen reds ut i görligaste mån. Händelsen tas upp i VLG och/eller på APT avidentifierad. Eventuella åtgärder beslutas, förs in i handlingsplan och leder emellanåt till förändrade rutiner. Under 2016 har vi i förvaltningen inte haft ett enda klagomål som registrerats i avvikelsehanteringssystemet MedControlPRO. Det har inte heller förekommit något klagomål som inkommit via IVO innevarande år. Sammanställning och analys I förvaltningen har vi så få avvikelser att någon sammanställning för att kunna se mönster eller trender inte har låtit sig göras. Däremot har varje enskild avvikelse haft en sådan tyngd att det resulterat i genomgång och förbättringar av rutiner och en kunskapsöversyn kommunicerad till alla i förvaltningen. Samverkan med patienter och närstående Då verksamheten i vår förvaltning inte innebär vårdarbete med inneliggande patienter utan enbart mottagningsverksamhet har samverkan skett som en kontinuerlig dialog med patienten om syftet med behandling, rehabilitering och uppföljning. Vid behov har närstående erbjudits att delta vid konsultation på mottagningen. På ISM har anhöriga och arbetsgivare inbjudits till en månatlig föreläsning om stress och psykisk ohälsa och arbetsgivaren har varit delaktig i rehabiliteringen. Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet Under året har en fortsatt översyn av olika rutiner gällande både administrativa sådana som medicinska i form av tjänstebeskrivningar, skett. Hur samarbete skall fungera och på vilket sätt mellan olika yrkeskategorier och hur vi skall säkra kompetensutveckling är också ett ständigt arbete. Här samarbetar H&A med ISM. Dessa åtgärder är direkt kopplade till patientsäkerhet. Med utgångspunkt i Lex Maria-ärenden 2015 har vi under 2016 vidtagit kompetenshöjande åtgärder för berörda yrkeskategorier genom utbildning i suicidriskbedömning av psykiatriker, genomgång av rutinen Suicidriskbedömning i vårt interna kvalitetssystem med läkare, sjuksköterskor och psykoterapeu- 8

9 ter/organisationskonsulter. Därtill har en översyn av rutiner vad gäller suicid gjorts för att vara uppdaterade rent medicinskt. Att ha en öppenhet kring svåra vårdskador och att dra lärdom av dessa utifrån rådande kunskap är en viktig del i att utveckla en patientsäkerhetskultur. Att därtill förbättra tillgänglighet och kontinuitet är också ett viktigt förbättringsområde för att öka patientsäkerheten. Informationssäkerhet och uppkomst av vårdskada I Hälsan och Stressmedicin pågår ett ständigt förbättringsarbete av befintliga datasystem för att minimera risken för fel i informationsöverföring som skulle kunna medföra risk för patientsäkerheten. Incidenter som inträffat har bland annat handlat om att dokumentation hamnat i fel patients journal och dylikt och dessa incidenter har man omedelbart tagit tag i och kunnat rätta till. Däremot kan samma fel ha uppstått även därefter och man har då behövt göra en mer genomgripande åtgärd tillsammans med leverantören. Vad gäller åtgärder för att stärka skyddet mot olovlig åtkomst till datornätverk och informationssystem behöver detta utvecklas framgent. Där bör man också fastslå vad som behövs för att säkra den så kallade inre sekretessen. Resultat Antal lämnade avvikelserapporter avseende patientavvikelser 1 Antal anmälningar till IVO enligt Lex Maria 0 Antalet genomförda händelseanalyser 2 varav en bedöms som allvarlig. Antal genomförda riskanalyser 2 Strukturerade journalgranskningar eller patientsäkerhetsklimatmätningar har inte genomförts i Hälsan och Stressmedicin. 9

10 Övergripande mål och strategier för kommande år Verksamheten och säkerhetsarbetet planeras med metoden balanserade styrkort (BSK). Verksamhetsledningen i H&A gör varje år en övergripande planering och därefter gör de olika enheterna en lokal nedbrytning av kund-, verksamhets-, medarbetar-, miljö och ekonomiperspektiven och lägger till i enhetens övergripande handlingsplan. Som framgått av tidigare patientsäkerhetsberättelser identifierar vi förbättringsområden som vi fortsatt kommer att arbeta med under Det gäller som tidigare sammanställning och analys av avvikelser, att utveckla patientsäkerhetskulturen genom skyndsamt handläggande och öppenhet i kommunikation samt att successivt förbättra tillgänglighet och kontinuitet. Särskilt fokus kommer att läggas på återföring och kommunikation av avvikelser, uppföljning av hur beslutade åtgärder implementeras och säkerställa att MedControlPRO används i alla funktioner för verksamhetsförbättring. Ledstjärnan är och kommer att vara, att dra lärdom i organisationen utifrån de avvikelser som rapporteras. Kompetenshöjande insatser är prioriterade för att öka säkerheten. En årlig genomgång och rapportering av de mest angelägna avvikelserna är ett förslag inför I förvaltningen Hälsan och Stressmedicin har vi som hjälpmedel i vårt samarbete en skriven Kommunikationsplan Hälsan och Stressmedicin. Denna syftar till kommunikation inom vår förvaltning men också ut mot övriga förvaltningar och andra intressenter i VGR. Ambitionen är att via skriftlig och muntlig information och via dialog bidra till förståelse och kunskap kring vårt ämnesområde. Från 2014 har ett samarbete mellan H&A och ISM inletts när det gäller frågor kring patientsäkerhetsarbete. Detta kommer att fortgå även under H&A arbetar enligt följande processbeskrivning, var god se sid 11 10

11 11

12 12