PROTOKOLL, STYRELSE MÖTE 4 maj 2014 Närvarande: Sarah Andersson (SA) ordf., Anna Nord (AN) kassör, Irene Ek (IE) sekr., Terese Öström (TÖ), Johanna Alkberg(JA), Susanna Sjöberg-Simonsson (SSS), Lotta Persson (LP), ledamöter, Maria Berg (MB) adjungerad. Ej närvarande: Linnea Bergman suppleant 41. Mötets öppnande Ordförande förklarade mötet öppnat. 42. Godkännande av dagordning Dagordningen godkändes. 43. Val av justerare Till justerare valdes LP. 44. Föregående protokoll Föregående protokoll gicks igenom och godkändes men med följande kommentarer: - US köpte färg till målning av hinder inför hopptävlingen 5 april. - Krokar till grimmor ute vid hagarna för de hästar som inte bär grimma i hagen är inte uppsatta. - Priset för köp av både Maxon och Black Boy blev 14000 kr mot kalkylerade 15000 kr. - Inget besked angående dressyrtränare B Kjellin. JA be K Norling fråga om B Kjellin kan tänka sig komma till ORF. - Det har varit för få anmälda till hoppträningarna med Alexandra Idrehäll. För närvarande görs ingen ny plan för fortsatt Alexandraträning och den planerade utvärderingen av dessa träningar blir därmed inte av. 1
- Agendapunkten Styrelsens förhållningssätt blev inte diskuterad den 6 april eftersom mötet ställdes in då SiSu avbokade med kort varsel. Punkten skjuts fram till när SiSu kan vara med. - Linnea Bergman är tillfrågad om att vara styrelsens representant i US. LB ännu inte svarat. Camilla Eriksson har avböjt förfrågan om att jämte L Edman vara sponsorsansvarig. - De träckprov som tagits på ridskolehästarna, visar 10 positiva svar för stora blodmasken. Odlingar har gjorts och svar ska komma snart. Det är olika bud om hur och när dessa hästar ska behandlas. MB avvaktar odlingsresultat och diskuterar därefter med laboratoriet och veterinär. - Det har inte varit något nytt privathästägarmöte sen senaste styrelsemötet varför ansvarsfrågan angående stalljourer inte har diskuterats. - LP arbetar vidare med planen för ansökan till allmänna arvsfonden angående en handikappanpassad lyft. Vi jobbar med ett efterfrågat tillägg till ansökan. 45. Delegationsbeslut av ordförande - Köpt in salt, 2500 kr för att undvika att det dammar från ridhusunderlaget och betalat arbetskostnad för avlyftning av detta. MB informerar om att det inte fungerar med salt. Det tar personalen 5 timmar att vattna banan och det räcker inte med 1 gång/vecka. Det är inte rimligt att en person ska lägga så mycket tid på att vattna. Vattenspridare(Gardena) fungerar inte pga att den dammar igen. Vattentrycket i brunnen kan vara ett problem. Förslag: Testa att sätta spridaren högre upp och var noga med att spola rent den efteråt. Beslut togs på att köpa in en rejälare vatten-spridare. Hur mycket kostar det att blanda i spån i underlaget och vilken sorts spån? Inför storhästtävlingen bör vi fylla i med råspån och sen fortsätta med det i regelbundna intervall. Beslut: MB kontrollerar pris på råspån. JA kollar med T Lennholm om alternativ spånsort. Regler för delegationsbeslut. LP har tittat tillbaka i gamla protokoll om hur reglerna för delegationsbeslut varit tidigare: Verksamhetsansvarig har för att driva verksamheten beslutsrätt upp till ett visst belopp. Därefter kontaktas ordförande. Besluten bör vara kopplade till föreningens visioner och mål. ORF ska arbeta tillsammans med SiSu ang visioner. Frågan kvarstår och diskussionen fortgår. 46. Rapporter: 2
Tävlingskommittén Feedback från hopptävlingen 5 april har varit generellt positiv med en del förbättringsförslag bl. a om att titta över hinderparken. LB + JA ska gå på regionens tävlingsmöte i Maj. De har ansökt om dressyrtävling för stor häst 2 aug samt en kvällstävling i ponnydressyr, innan lektionerna kommer igång för terminen. Styrelsen vill se en budget i juni för tävlingarna i augusti och hopptävlingen 20 sep. Banbyggare och domare är klara för hopptävlingen. LB ska utbilda sig för att hålla grönt kort-kurser. Det finns ett sug efter Pay and Jump och Pay and Ride tävlingar om någon kan ta på sig att ordna det. JA kan inte ta på sig detta just nu men ev. efter Midsommar. Dressyrträningarna för P Gullberg funkar bra med undantag att det kan vara lite trögt att få in ridhusavgiften. Pengarna ska vara på ORF-kontot innan träningen. BJ har koll på detta. BJ skickar sms till JA om att betalning är gjord. Kassarapport budget 2014, revidering Kassör AN redogör för status i bank och kassa, hästkonto, förfallna fakturor, löneutbetalningar, föreningsbidrag samt intäkter på väg in. 47. Skrivelser 1. Sju hoppryttare har inkommit med önskemål. De vill träna för Willem Jan helst på någon vardagkväll. De önskar ett upplägg med Femgångerskort, 250 kr/gång ordnat av föreningen. De schemalagda ridlektionerna behöver då flytta på sig. Det diskuterades hur man ev. ska kunna tillmötesgå de 7 ryttarnas önskemål och olika förslag prövades bl. a: Hoppträningen kan den vara ute? Förmiddagar går det, fa under sommarlovet? Fem-kortet ska vara bindande. I skrivelsen önskas deltagande av lektionshästar, men det är enligt MB inte aktuellt just nu. ORF kan ge tid efter kl. 20 måndag eller tisdag och samtidigt boka bakre ridhus för uppvärmning, onsdag 20:30, fredag efter 19. Helger fritt för det mesta. Vi vet inte hur det ser ut i höst. 2. Vatten i hagarna det är löst numera. 48. Styrelsens uppgifter SA gjort en presentation av ORF för kommunstyrelsen. Fick bra respons. Diskussioner fördes om det förslaget angående uppdragsbeskrivning för nya styrelsens ansvarsområden. Förtydligande gjordes enligt följande: 3
AN skriva under alla fakturor. Kräver närvaro varje vecka eller oftare. INE göra agenda för styrelsemöte samt sammanställa skrivelser som kommer in. LP tar på sig att göra nyhetsuppdateringar till medlemmarna i pappersformat och på anslagstavlan. Att notera: Styrelsen har sen årsmötet 2012 gått från att peta i detaljer till övergripande ansvar. 49. Personalfrågor Ola är fortsatt halvtidssjukskriven. Göran har vikariat till mitten av maj. 50. Hästärende se Verksamhetsansvarigs punkt. 51. Kommande aktiviteter Motionsbingo och ponnyridning startar den 15 maj, 4 ggr, kl 17:30-19:30. SSS ansvarar. Måla med hästar, sönd. 11 maj kl 17:00. Vernissage 18 maj, pengarna ska gå till Phu. SSS ansvarar. Sälja saker från Bazar. Inga beslut togs om vad som ska säljas. Nationaldagsfirande med ponnyridning, oklart om vi ska delta. Sommarfest vid terminsavslutning, 8 juni på em. BJ fakturera Ockelbo arbetarekommun för ponnyridning 1 maj Containern fylldes med skrot på en vecka, 7400kg 600 kr. Ny container är på väg in. Vi får Preems tvättomat men den måste monteras ner och det är lite jobb med det. Kopparmaterial är utsorterat, SSS åker in med det separat. Hyran av andra containern är sponsrad av ridande barns pappa. Diskussion fördes om hur mycket annonsering om aktiviteterna motionsbingo, vernissage, sommarfest, får kosta. Beslut: Annons av mindre modell ska sättas in i Ockelbonytt. 52. Verksamhetsansvarig MB lämnar en nulägesrapport. SA undrar när man kan ta igen avbokad ridning. Svar: Man kan ta igen det på andra liknande lektioner under veckan. Hästar: Lina har åkt hem, stressad i ridhuset. Maxad C-ponnyn Dorina 6 år har kommit, vi får låna henne, utbildad sen förra provridningen för 1 år sedan. Mycket material kom med henne som ägaren skänker till ORF. Elevantalet är ca 100. Sexton (16) deltagare är anmälda till de 2 ungdomslägren i juni. 4
Idrottslyftet där har MB ansökt om pengar för en sk ryttarsatsning. Det fördelar sig på träningsgrupp, grönt kort-utbildning, ungdomsledarutbildning. SvRSF vill ha satsning på gruppen 14-15 år eftersom man tappat medlemmar i den åldersgruppen vilket inneburit mindre anslag till förbundet. Nu på söndag(11 maj) är det OP-assistansdagen. Medhjälpare önskas. SiSu bidrar med hjälp till arbetskraftskostnad. Inför lägren i juni; det ska stängsla och städas och hjälp med detta önskas Kristi Himmelfärdsdag 29 maj. Anslå på tavlan om medhjälpare. Toyotahindret i hinderparken ska bli ett OP-ass-hinder. Simpson ska klippas 5 maj. Han har problem med eksem. 52. Övriga frågor Sponsorhuset. INE föredrar kort om nysatsningen från Sponsorhuset. Förslag: Be BJ bli administratör för detta. Vår medlem Natalie som så tragiskt omkommit i samband med en ridolycka begravs den 16 maj kl. 11 i Hamrånge kyrka, Bergby. ORF kommer att sätta in pengar på Svenska Hästars Värn och SA ska ordna med blommor till begravningen. Nästa möte, 1/6 kl 17:00. Eventuellt med SiSu-träff, därefter möte. 54. Mötet avslutas Ordförande förklarar mötet avslutat. Sekreterare: Iréne Ek Justerare: Lotta Persson Ordförande: Sarah Andersson 5