Styrelsemötesprotokoll Technology Management Studenternas Ideella Förening Datum: 2012-05-08 kl. 17.00 Plats: Ordförande: Sekreterare: Övriga närvarande: E-huset Astrid Sjögren, TM13 Elin Lindqvist, TM13 Kajsa Brange, TM13 Jimmy Andersson, TM13 Ida Johansson, TM13 Johan Sterner, TM13 Melissa Denbaum, TM13 Shahad Mohammed, TM13 Siri Hönig, TM13 Ewa Holmberg, TM13 Adjungerade: Erik Holmberg och Astrid Hollmén Sammanfattning Vid dagens styrelsemöte deltog även valberedningen för att diskutera hur och när valet inför nästa stämma skall ske. Beslut om ett preliminärt datum för höstens stämma sattes till den 14/11. En del av diskussionerna som följde berörde frågan om hur de utskott som behöver ersättare under tiden TMS är i Kina ska gå tillväga. Ett första möte med de nya studenterna är under nästa veckas Pay it forward som sociala utskottet anordnar i sedvanlig ordning, där styrelsen kort presenterar sig vid frukosten. I anslutning till att TM14 träffas för första gången kommer det även skickas ut ett informationshäfte som Siri och Shahad har tagit fram. Utskottet för TM-dagen informerade om att de börjat arbetet med att leta efter företag till 2013 års upplaga av arbetsmarknadsdagen. Nytt för i år är att avtalen omarbetats och priserna har höjts. Alumniutskottet har nu bokat lokaler för höstens alumniträffar och presenterade att träffen i Malmö blir på Casino Cosmopol medan träffen i Stockholm blir i audio showroom.
1. OFMÖ 2. Val av justerare 3. Godkännande av föredragningslistan 4. Beslutsuppföljning Samarbete med TLTH och LEK Infohäfte till nya studenter TM13:s exjobb TMS strategi under Kina-resan 5. Styrelsens event under Pay it Forward (diskussion) 6. Information från Ordförande (information) 7. Information från TM Advisory (information) 8. Information från TM-dagen (information) 9. Information från Ekonomiansvarig (information) 10. Information från TM Marknadsföring (information) 11. Information från TM IT (information) 12. Information från TM Utbildning (information) 13. Information från TM Social (information) 14. Information från TM Alumni (information) 15. Information från Sekreterare (information) 16. Övriga frågor 17. Utvärdering av dagens möte 18. OFMA
1. OFMÖ Ordförande förklarar mötet öppnat. 2. Val av justerare Styrelsen väljer Ida Johansson och Jimmy Andersson som justerare. 3. Godkännande av föredragningslistan Föredragningslistan godkändes. Punkten planering inför Kina tas upp först då adjunkterna endast är med på denna. 4. Beslutsuppföljning Samarbete med TLTH och Lundaekonomerna (Astrid, Johan) Det som framgått från de samtal som förts med TLTH är att de vill göra TMS till en intresseförening, vilket dock kräver att två tredjedelar av studenterna är teknologer. Detta är alltså ej en långsiktig lösning då TMS inte uppfyller det kravet. Vad gäller Lundaekonomerna så har de fått förslaget skickat till sig och Johan avvaktar på ett svar. Punkten kvarstår på beslutuppföljningen. Infohäfte till nya studenter (Siri, Shahad) Som det ser ut nu saknar de profilbilderna på TM14 till informationshäftet och de kommer ej att få dessa förrän efter den 11/5. Dock kan informationen skickas ut måndagen därpå istället för att skickas med Kajsas information om pay it forward som går ut på fredag den 11/5. De har även haft en del problem med layout, men hoppas nu på att få hjälp av en bekant. Innehållet av informationshäftet skall korrekturläsas av styrelsen nu under veckan för att sedan skickas ut till studenterna. Punkten kvarstår på beslutuppföljningen. TM13:s exjobb
Enkäten besvarades av ca tre fjärdedelar av TM13. Svaren skall nu sammanställas till ett excelark och skickas ut till klassen. Punkten stryks från beslutsuppföljningen. TMS strategi under Kina-resan (beslut) Melissa presenterar kort om vad projektgruppen gjort för att komma fram till att alumni, ekonomi och TM-dagen är de utskott som är mest akuta gällande rekrytering av tillfälliga ersättare. Innan styrelsemötet skickades det ut ett dokument med förslag som behandlar när och hur dessa personer skall rekryteras. Några av förslagen är anordnandet av en frukost där TMS presenterar sig, skickar ut ett infobrev alternativt inbjuder till mingel. Andra förslag är en arrangerad lunch eller ett noggrant e-mail med information, där intresse anmäls alternativt en tid för information i början av terminen. Dock är det viktigt att poängtera att rollen som tillfälliga ersättare inte innebär att de får posterna utan det bör endast framhållas som en meriterande erfarenhet. Tillsammans med adjunkterna diskuterades även hur rekryteringsprocessen skall gå till med anledning av Kina. En rekrytering innan Kina är ej aktuellt för valberedningen utan rekryteringen blir i sådana fall en månad senare än tidigare år. Enligt stadgarna måste posterna utlysas 30 dagar innan stämman. Frågan gäller om intervjuerna bör ske från Kina via Skype eller ej detta innebär att antingen ha stämman dagarna efter hemkomst från Kina eller i mitten av november. Det framgår även att vi behöver en plan B då det kanske inte är en bra lösning för ekonomiansvarig att överlåta ansvaret till en tillfällig ersättare på grund av riskerna. Johan kollar med Katharina Köhler om hur vi bör gå tillväga med delegerandet av ansvar för ekonomin. Det lyftes fram två förslag på datum för höstens stämma som det röstades om. Valet stod mellan att hålla stämman den 30/10 eller 14/11. Beslut: Stämma hålls preliminärt den 14/11. Astrid frågar Lotta om detta är okej samt om de kan hjälpa oss med anordnandet av en kick off till rekryteringen. Sammanfattningsvis, presenteras TMS på pay it forward och därefter anordnas antingen en frukost eller så förbereds ett informationsbrev och tid för mingel. Nu har vi åtminstone en handlingsplan. Punkten står kvar på beslutsuppföljningen 5. Styrelsens event under Pay it Forward (diskussion) Diskussionen gällde hur TMS borde synas på pay it forward. Flera anser att alla bör vara med för att få presentera sina utskott men fokus bör vara på de som är mest kritiska gällande rekrytering. Det lyfts fram ett förslag om att ha
en snabb presentation under frukosten av TMS så att de nya studenterna inbjuds till mingel med styrelsemedlemmarna efteråt. Samtidigt får studenterna då ett välkomnande, vilket saknades förra året. Ett annat alternativ som uppkom under diskussionen är att ha en mer utförlig presentation på avslutningsgrillningen den 31/5. Beställningslista till hoodtröjor fixar Johan till pay it forward och Kajsa går ut med information om pris- och betalningsuppgifter i inbjudan. 6. Information från Ordförande (information) Förutom kårer, har Astrid fått tag på infrastrukturansvarig på TLTH och denna person var negativ till att ge TMS en lokal. Nu är planen att fråga vidare hos A- sektionen eller husprefekten på IKDC. Därutöver har Astrid fixat med Serendipity eventet som samtliga uppmanas att anmäla sig till. Alla bör uppmana sina grupper om att delta då de sponsrar vår Kina resa. Om det finns intresse av att ha feedbacksamtal via mail eller i person med ordförande så bör styrelsemedlemmarna e-maila Astrid. 7. Information från TM Advisory (information) Ida informerar om att utskottet bara kommer att ha ett gemensamt event under hösten såsom en presentation om vad vi gjort i Kina och bjuda på mat. 8. Information från TM-dagen (information) Utskottet har börjat med att ringa runt till företagen och flera verkar vara intresserade. Avtalen är omgjorda och priset är höjt till 22 000 SEK för företagen medan huvudsponsorn betalar 30 000 SEK och får då delta på ett förevent såsom en lunchföreläsning. Prishöjningen och det nya upplägget innebär nu att TM-dagen kommer få in 50 000 SEK mer än tidigare år. Delar av detta överskott vill utskottet använda för att ge mer åt företagen såsom en middagsplats extra samt eventuellt lägre pris för studenterna. Det överskott som sedan blir över kan förslagsvis splittras mellan de två klasserna framhåller Melissa och utskottet. Vad som sker med överskottet kommer dock diskuteras i styrelsen och stadgatestas. 9. Information från Ekonomiansvarig (information) Johan framhåller att det är aktuellt att se över avkastningskraven och överskottshanteringen, framför allt för Advisory och TM-dagen. Dock bör detta diskuteras i styrelsen. Johan frågar även styrelsemedlemmarna om hur det har gått med insamlingen av pengar till Kina i sina grupper. Utskottet kommer att skicka ut ytterligare en påminnelse inom kort. Under mötet fick Johan även
in lite tips på hur de kan motivera framöver. 10. Information från TM Marknadsföring (information) Marknadsföringsutskottet fortsätter arbetet med roll upsen och förhoppningen är att bli klara innan sommaren så att de kan tryckas under sommaren för att eventuellt ha med dessa till Kina. Jimmy kom med ett förslag på ett företag som gör logotypprofiler som han förmedlar vidare till Siri. Utskottet har även arbetet med att få tag i media till pay it forward, dock är inget bestämt ännu. Vad gäller media överlag så har Lannis lyckats få kinesisk media att skriva om TM. Det blir en helsidas artikel när vi är på plats i Kina i en av de största tidningarna och samtidigt vill utskottet även försöka få svenska medier till att skriva om resan till Kina. Nu fokuserar de på marknadsföring gentemot företag där Facebook anses vara den bästa marknadsföringskanalen. Siri uppmanar därför alla att försöka få företag att lika TM:s facebook sida, denna uppmaning kan även nämnas på LinkedIN samt i alumniutskick alternativt i styrelsemedlemmarnas e-postsignatur. Jimmy skriver en guide för hur man skriver en e-postsignatur. Siri vill även ta fram en kalender över aktiviteter inför hösten och frågar därför styrelsen om när en kväll med TM bör förläggas. Förslaget som lyfts fram är att ha informationskvällen under första veckan i december. Om styrelsen har förslag på vilka aktiviteter som kan riktas mot företag så uppmuntras styrelsemedlemmarna att komma med dessa till Siri. 11. Information från TM IT (information) Jimmy har tillsammans med Kajsa fixat ihop enkäten som kommer att skickas ut till TM13. Vidare är det inget nytt angående intranätet, dock konstaterar Jimmy att allt fungerar i dagsläget så ärendet upplevs inte som akut. Jimmy ska kolla med C-H om intranätet igen samt skicka in en ansökan om varumärkesskyddning av logotypen till början på höstterminen. Ett förslag om en Kinaflik på TMS hemsida där klassen bland annat kan ha en blogg framkom och blir därför mer prioriterat än intranätet. Det diskuterades även hur intranätet ska få användas av företag som går genom före detta studenter. Diskussionen gällde alltså strategi och en eventuell prissättning för att företag skall få använda sidan för att lägga ut jobbannonser och sprida information till TM-studenterna. En punkt gällande strategi för prissättning vid reklamutskick sätts upp på beslutsuppföljningen. 12. Information från TM Utbildning (information) Shahad, Siri och Astrid hade med kort varsel ett möte med programledningen om den bristande informationen gällande utbildningen. Detta möte resulterade i ett långt e-mail från C-H samt kompletterande information om kurserna från
Lotta. 13. Information från TM Social (information) Sociala utskottet jobbar vidare med pay it forward och hoppas att så många som möjligt kommer. Kajsa informerar även om att det är AW i Botan den 25/5 samt en sommarfest den 31/5. 14. Information från TM Alumni (information) Ewa informerar om att alumniutskottet har bokat Casino Cosmopol till Malmöeventet i höst och nu återstår bara att skicka ut anmälningarna. Även lokal i Stockholm är bokat och det blev inget mindre än audio showroom, där de får styra upp såväl catering som bord och stolar etc. Alumniutskottet har dessutom gjort undergrupper i LinkedIn så att fler förhoppningsvis blir aktiva. Ambitionen framöver är även att försöka få LinkedIn-sidan mer levande med jobbannonser. 15. Information från Sekreterare (information) Veckobrevet skickas ut på torsdag kl.21.00. 16. Övriga frågor Det är många propositioner som skall förberedas inför höstens stämma och ett förslag om att tillsätta en grupp för att förbereda detta arbete framkom. Punkten tas upp på nästa styrelsemöte. Examensfestlokal bör bokas nu ett år i förväg. Elin ringer och preliminärbokar lokal när hon fått datumet från Siri samt kollar med Anna angående deras kostnader för examensfesten. Astrid frågar klassen på fredag om vem i klassen som vill vara med i ett utskott för att anordna detta. 17. Utvärdering av dagens möte Mötet var långt, dock var diskussionerna givande. 18. OFMA Ordförande förklarar mötet avslutat.
Sekreterare Ordförande Elin Lindqvist Astrid Sjögren Justerat Jimmy Andersson Ida Johansson