SHMF100 v 1.0 2007-03-14 MILJÖFÖRVALTNINGEN DNR: 2008-005519-111 SID 1 (8) 2008-08-18 FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG AVSEENDE LABORATORIETJÄNSTER INOM LIVSMEDEL OCH VATTEN Stockholms stad genom dess Miljö- och hälsoskyddsnämnd inbjuder Er att lämna anbud på laboratorietjänster för livsmedelsprov- och vattenanalys. Upphandlingsform Upphandlingen kommer att genomföras som en öppen upphandling enligt lagen om offentlig upphandling, SFS 2007:1091. Efter det att avtal har tecknats eller upphandlingen på annat sätt avslutats blir alla anbud offentlig handling. Detta innebär att alla har rätt att få tillgång till anbuden. Beskrivning av verksamheten Miljö- och hälsoskyddsnämnden genom dess Miljöförvaltning övervakar både den yttre och den inre miljön i Stockholm och är kontrollmyndighet när det gäller verksamheter som omfattas av miljöbalken, livsmedelslagen, smittskyddslagen, m fl. lagar. Laboratorieanalyser utgör en del av kontrollinsatserna avseende bl. a livsmedel och badvatten. Insamling av prover görs av Miljöförvaltningens egen personal men extern laboratorietjänst nyttjas avseende själva analyserna. I dag har förvaltningen avtal med ett laboratorium som löper ut 2008-12-31, därför genomförs denna upphandling. 1. Administrativa bestämmelser ANBUDET Samtliga i förfrågningsunderlaget ställda krav ska kommenteras och accepteras. Vidare ska de till förfrågningsunderlaget bilagda Kommersiella villkoren accepteras. Box 8136, 104 20 Stockholm. Telefon 08-508 28 800. Fax 08-508 28 808. registrator@miljo.stockholm.se Besöksadress Tekniska nämndhuset, Fleminggatan 4 www.stockholm.se/miljoforvaltningen
Anbudet ska vara komplett enligt kraven i detta förfrågningsunderlag. I annat fall kan anbudet komma att förkastas. Anbud ska lämnas på hela uppdraget. Anbud på delar accepteras således inte. Anbud ska vara skrivet på svenska och vara undertecknat av behörig firmatecknare. Alternativa anbud accepteras ej. INFORMATION OM EGET MILJÖARBETE Miljö- och hälsoskyddsnämnden har beslutat att vid alla upphandlingar ska information om leverantörens eget miljöarbete redovisas. Miljöförvaltningen önskar att ni fyller i uppgifterna i bifogad blankett "Information om eget miljöarbete". Uppgifterna ingår dock inte i kvalificeringsfasen eller i utvärderingen och påverkar således inte anbudsprövningen. INLÄMNING AV ANBUD Skriftligt anbud, i förslutet kuvert märkt med Dnr 2008-005519-111 ska vara Miljöförvaltningen tillhanda senast 2008-- Anbudet ska vara bindande till och med 2009-03-31 MEDDELANDE OM TILLDELNINGSBESLUT Anbudsgivarna kommer att erhålla skriftligt meddelande om resultatet av upphandlingen så snart Miljöförvaltningen har fattat tilldelningsbeslut. AVTAL Avtal mellan Miljö- och hälsoskyddsnämnden och den anbudsgivare som tilldelas kontrakt sluts genom ett upphandlingskontrakt. Med upphandlingskontrakt avses ett skriftligt avtal som en upphandlande enhet ingår avseende upphandling enligt LOU och som undertecknas av parterna. Detta avtal gäller under förutsättning att beslut inte fattas enligt 16 kap 2 lagen om offentlig upphandling om att upphandlingen ska göras om eller att den får avslutas först sedan rättelse gjorts. KONTAKTPERSONER Miljöförvaltningens kontaktpersoner för upphandlingen är: Namn Titel Tel Område Karin Granath Enhetschef 08-508 28 908 Livsmedelsprover Jerzy Slazak Hälsoskyddsinspektör 08-508 28 974 Badvattenprover
2. Uppdragsbeskrivning Omfattningen är cirka 4 000 livsmedelsprov varav ca 600 är dricksvattenprover samt 200 badvattenprover per år. Ingen volym garanteras. SPRÅK Alla kontakter, såväl skriftliga som muntliga, ska ske på svenska för att undvika missförstånd i Miljöförvaltningens myndighetsutövning. PROVHÄMTNING Laboratoriet ska hämta prover på Miljöförvaltningens huvudkontor, på anvisad plats, för närvarande på Fleminggatan 4 i Stockholm, alla helgfria måndagar fredagar mellan klockan 17.00 och klockan 19.00. Möjlighet att få hämtning av prover utanför kontorstid alla veckans dagar ska finnas. Detta kan bli aktuellt t ex vid matförgiftningar och festivaler. Miljöförvaltningen ska ha möjligheten att med kort varsel, vid behov, kunna avropa denna tjänst. Pris för denna tjänst ska särskilt anges i anbudet. Laboratoriet ska ansvara för att kylkedjan upprätthålls under transporten från Miljöförvaltningen till laboratoriet. Laboratoriet ska ombesörja eventuell erforderlig ytterligare paketering av proverna vid hämtning. Rutinerna för provhämtning ska beskrivas för ordinarie hämtningar samt på vilket sätt detta kan göras utanför ordinarie arbetstid. Alla prover som har lämnats för analys ska hämtas. Hämtnings- och lämningsrutiner ska vara säkra. ANALYS Livsmedelsanalyser Uppskattad omfattning av denna typ av uppdrag är 4000 prov uppdelat enligt nedan. Analyser Mikrobiologiska livsmedelsundersökningar med 2 parametrar+salmonella Mikrobiologiska livsmedelsundersökningar med 3 parametrar+salmonella Mikrobiologiska livsmedelsundersökningar med 4 parametrar+salmonella Mikrobiologiska livsmedelsundersökningar med 5 parametrar+salmonella Mikrobiologiska livsmedelsundersökningar med 6 parametrar+salmonella Omfattning (prov/år) cirka 2000
Mikrobiologiska livsmedelsundersökningar med 7 parametrar+salmonella Mikrobiologiska livsmedelsundersökningar med 8 parametrar+salmonella (Parametrar ska omfatta Totalantalet bakterier, Bacillus cereus, Clostridium perfringens, Enterobacteriaceae, Enterokocker, Jäst, Koagulaspositiva stafylokocker, Mjölksyrabakterier, Mögel, E.coli, Enterobacter sakazakii, Salmonella. Bedömningsgrunder är förordning (EG) 2073/2005 om mikrobiologiska kriterier för livsmedel samt Livsmedelsverkets vägledning Livsmedelsprovtagning i offentlig kontroll och mikrobiologisk bedömning av livsmedelsprov. Mikrobiologiska undersökningar i samband med matförgiftningar (Totalantal, Enterobacteriaceae, E.coli, Enterokocker, Bacillus cereus, Koagulaspositiva stafylokocker, Clostridium perfringens, Mögel, Jäst, Salmonella (kvalitativ analys), Campylobacter, Listeria (kvalitativt och kvantitativt) i ett prov, Stafylokockenterotoxin) Specialundersökningar Salmonella samlingsprov Salmonella enstaka prov Campylobacter Yersinia cirka 100 cirka 800 cirka 100 Listeria, kvalitativt och kvantitativt i ett prov Listeria, kvalitativt och kvantitativt analyserade i fem enskilda prov cirka 100 Dricksvatten Dricksvatten mikrobiologiskt enligt SLV FS 2001:30 (normal kontroll) cirka 400 Dricksvatten - mikrobiologiskt enligt SLV FS 2001:30 (normal kontroll) + Aktinomyceter, Mikrosvamp och Enterokocker cirka 30 Dricksvatten-kemiskt enligt SLV FS 2001:30 (normal kontroll)+koppar cirka 200 Övrigt Livsmedelskemiska undersökningar inklusive allergener (aflatoxin, laktos, hasselnöt, jordnöt, mandel, gluten, näringsvärdesanalyser, fetthalt i mald köttråvara, NMR, GMO) cirka 500 Rabattsatser på övriga av laboratoriet utförda mikrobiologiska och
kemiska analyser avseende livsmedel och dricksvatten Vattenanalyser Uppskattad omfattning av denna typ av uppdrag är 200 badvattenprover varav analyser uppdelat enligt nedan. Analyser Strandbadvattenanalyser enligt NFS 2008:8 om badvatten. Antal E.coli 200 Antal intestinala enterokocker 200 AVRAPPORTERINGSFORM Laboratoriet svarar för att kopia av laboratorieresultat sänds till den verksamhet som provet har tagits hos om inte annat anges av beställaren. Laboratoriet ska redovisa undersökningstid för de vanligaste analyserna. Provsvar ska på elektronisk väg kunna återföras till Miljöförvaltningens datasystem på sådant sätt som förvaltningen specificerar. Provsvar ska lämnas skriftligen senast 2 dagar efter avslutad analys. Telefon-, telefax- eller E-postsvar ska lämnas omedelbart vid påvisande av sjukdomsframkallande mikroorganismer eller vid annat avvikande resultat. SEKRETESS Nedan angivna villkor ska uppfyllas och detta ska styrkas i anbudet. Sekretess enligt 7 kap. 16 och 8 kap. 7 sekretesslagen gäller för det material som tas fram i den utsträckning som framgår av aktuella bestämmelser. Följande förbehåll gäller med stöd av 1 kap. 4 och 14 kap. 9 sekretesslagen: Leverantören ska efter fullgjort uppdrag och efter överenskommelse med Miljöförvaltningen radera samtliga uppgifter om juridiska och fysiska personer som upprättats inom ramen för uppdraget från samtliga ADB-medier där upptagning, lagring eller bearbetning kan ha skett genom bolagets försorg. Leverantören förbinder sig att efter mottagandet av person- och adressuppgifter inte i någon form, helt eller delvis, lämna ut dessa uppgifter till tredje part. Information får inte heller användas för annat än fullgörandet av uppdraget på grund av sekretessförbehåll; se ovan 14 kap. 9. Omfattning (analyser/år)
Uppgifter ska under hanteringen hos leverantören hållas åtskilda från andra ADBupptagningar som görs för andra ändamål och andra uppdragsgivare på sådant sätt att förväxling och röjande av uppgift ej sker. OPTION Provtagningskärl och kylväskor med utrustning ska kunna tillhandahållas av laboratoriet. Rengöring/desinfektion av kylväska ska kunna utföras av laboratoriet. Pris för denna option ska anges exklusive moms och ska vara fast under avtalsperioden. MILJÖKRAV Alla livsmedels- och badvattenprover, utrustning och eventuella restkemikalier ska tas omhand på ett miljövänligt sätt efter att analys är gjord. Det ska anges i anbudet på vilket sätt detta kommer att ske. PRIS I priset ska samtliga kostnader inräknas även sådant som: Konsultservice avseende val av analys Bedömning av analysresultat Aktuella provtagningsanvisningar Fortlöpande redovisningar av nyheter och förändringar inom området Hämtning av prover Provtagningskärl Priset ska redovisas per efterfrågad analys i bifogad prisblankett, bilaga 5. Angivna analyspriser ska avse den totala kostnaden för de aktuella analyserna. AVTALSPERIOD Avtalstiden är 2 år från och med 2009-01-01 till och med 2010-12-31. Avtalet kan förlängas 12 månader om skriftlig överenskommelse härom träffas senast tre månader före avtalstidens utgång. Ytterligare förlängning med tolv 12 månader är möjlig om skriftlig överenskommelse härom träffas senast 3 månader före första förlängningens utgång. Anbudsprövning Anbudsprövningen sker i två faser: kvalificeringsfasen (krav på leverantören) och utvärderingsfasen. De leverantörer som ej kvalificeras kommer inte att gå vidare till utvärderingsfasen
Kvalificering/krav på leverantören JURIDISK STÄLLNING OCH EKONOMISK OCH FINANSIELL STÄLLNING Leverantören ska ha betalat socialförsäkringsavgifter i det egna landet eller i Sverige. Leverantören ska ha betalat föreskrivna skatter i det egna landet eller i Sverige. Inte är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt laga kraft vunnen dom. Inte har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen. Inte är i konkurs eller likvidation, inte är under tvångsförvaltning eller inte är föremål för ackord eller inte har tills vidare inställt sina betalningar eller inte är underkastad näringsförbud. Inte är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande. Ovanstående ska styrkas genom att leverantören bifogar följande blanketter och uppgifter: SKV:s blankett 4820 Begäran om upplysningar vid upphandlingar. Intyget får vara höst 3 månader gammalt. Blanketten Försäkran om juridisk, ekonomisk och finansiell ställning undertecknad av behörig firmatecknare. Kopia på företagets aktuella registreringsbevis utfärdat av officiell myndighet (för svenska företag Bolagsverket). Om anbudsgivare innehar F-skattebevis ska en kopia av detta bifogas anbudet. TEKNISKA KUNSKAPER Personal ska ha adekvat kunskap, erfarenhet och teknisk kompetens för att kunna utföra det tekniska uppdraget och att kunna ge erforderlig rådgivning rörande laboratoriespecifika frågor kopplade till analysmetoder och resultat, detektionsgränser, målosäkerhet m.m. Anbudet ska beskriva punktvis hur uppdraget tekniskt ska lösas och vilka analysmetoder som ska användas. Företag ska vara ackrediterat av SWEDAC för de analyser som upphandlingen omfattar och bevis på ackreditering ska bifogas i anbudet. För de analyser där ackreditering saknas ska det i anbudet framgå att en ackrediterad underleverantör ska användas. Företaget kan i vissa fall på annat sätt visa att tillräcklig, kompetens, standardiserade rutiner och kvalitet grundat på vetenskapligt erkända underlag som motsvarar säkerhetskraven som ställs vid en ackreditering. Rutiner bör finnas rörande interkalibrering och kvalitetssäkring av analyser.
Laboratoriet ska alltid vara ajour med utvecklingen inom analysmetodik. Laboratoriet bör kunna åta sig att kalibrera termometrar. Leverantören ska i anbudet garantera att bemanningen av de olika uppdragen kommer vara sådan att kontinuitet kan upprätthållas och flexibilitet mot olika arbetsbelastningar kan uppnås under hela avtalsperioden. Analys ska om inte annat överenskommes i det enskilda fallet påbörjas senast dagen efter hämtning. Analys av hållbarhetsprov ska påbörjas på sista förbrukningsdag alternativt dagen före bäst-före-dag. Utvärderingsfas Under utvärderingsfasen kommer vinnande anbud tas fram enligt principen om lägsta pris. Utvärdering kommer att ske genom att anbudens totalpris, som räknas fram i bilaga 5 prisblankett, jämförs med varandra Gunnar Söderholm Förvaltningsdirektör Miljöförvaltningen BILAGOR 1. SKV:s blankett 4820 Begäran om upplysningar vid upphandlingar 2. Försäkran om juridisk, ekonomisk och finansiell ställning 3. Blanketten Information om eget miljöarbete 4. Kommersiella villkor 5. Prisblankett