Vara Lean Christina Dahlberg
Lean vad är det? Tanke- och arbetssätt kring systematiskt förbättringsarbete Kundens behov i fokus Utgår från medarbetarnas delaktighet och engagemang i sitt dagliga arbete Skapa största möjliga värde med minsta möjliga resurser Enkla metoder och verktyg
Grunderna i korta drag Stödjande ledarskap Ta tillvara medarbetarnas kunskaper om de processer som de arbetar i Fokusera på värdeskapande aktiviteter Eliminera slöserier Långsiktighet och helhetstänkande Kontinuerliga förbättringar, steg för steg i vardagen
Slöserier Väntan Överproduktion Rörelse Lager Omarbetning Överarbete Outnyttjad kreativitet Transporter Utdrag ur boken Utmana Dina processer! IVF Industriforskning & utveckling AB och Lean Consepts AB
Grundläggande värden God ekonomisk hushållning Brukarorientering Engagerat ledarskap Allas delaktighet och engagemang Kompetensutveckling Långsiktighet Samhällsansvar Processorientering Förebyggande åtgärder Kontinuerliga förbättringar Lära av andra Snabba reaktioner Faktabaserade beslut Samverkan Ur Lednings- och styrdokumentet kring Styrning och Organisation,2007-2010 sidan 12; Grundläggande värden
Principer hos oss betonas. Värdet av att arbeta i arbetslag Öppet klimat och decentraliserat arbetssätt Personlig utveckling och kontinuerligt lärande Gott & hälsosamt ledarskap Kommunövergripande utvecklingsinsatser för alla medarbetare Satsningar för kompetensutveckling för att möta morgondagens krav Ur Lednings- och styrdokumentet kring Personal, 2007-2010 sidan 2; Vara vågar!
Metoder för att nå värden och principer Nedbrytning av övergripande mål till arbetsplaner Decentraliserad organisation med tydligt ansvar hos cheferna Kommunövergripande utvecklingsinsatser riktade till arbetslagen Kontinuerliga chefsutvecklingsinsatser Belöningar för goda idéer
Tanke och handling Värde VAD HUR Principer Metoder Verktyg
Kontinuerliga förbättringar Hos oss innebär VaraLean att varje enskild medarbetare i sitt dagliga arbete verkar för att skapa största möjliga värde med minsta möjliga resursåtgång. Ur Lednings- och styrdokumentet kring Kvalitet, 2007-2010 sidan 5; VaraLean
Vi började såhär Pilotprojekt inom äldreomsorgen 2004 En tillsvidareanställd leankoordinator Ett antal handledare Idag är hela organisationen involverad Börja med de positiva och intresserade Använder egna goda exempel Skyndar långsamt
Några verktyg vi använder Värdeflödeskartläggning LeanLir 5S Visualisering
Deltagare Max åtta ur arbetsgruppen + två handledare Kommundirektören inleder Resultatenhetschefen och Förvaltningschefen får redovisning tredje dagen Alla i arbetsgruppen involveras i förbättringsarbetet Värdeflödeskartläggning
Upplägg Avgränsning NULÄGE Framtida läge 30 60 90 slöseri Värdeflödeskartläggning
Tvätthantering Kvänumsgården
Nulägeskarta tvätthantering Per dygn. Maskinernas cykeltider ej inräknade. L/T 2 tim 27 min 2 sek - 82 tim 39 min 10 sek + 3,5 dygn (mangling, strykning) P/T 1 tim 9 min 32 sek - 10 tim 18 min 40 sek V/T 1 tim 17 min 30 sek - 72 tim 20 min 30 sek + 3,5 dygn (mangling, strykning) RFB 0%
Framtidskarta tvätthantering Per dygn. Maskinernas cykeltider ej inräknade. L/T 1 tim 28 min 18 sek - 32 tim 49 min 53 sek + 3,5 dygn (mangling, strykning) P/T 38 min 18 sek - 4 tim 51 min 53 sek V/T 50 min - 27 tim 58 min + 3,5 dygn (mangling, strykning) RFB 64%
Lärdomar tvätthantering Lite blir mycket om det görs ofta Vad vi springer Kartan gör allt så tydligt Vi har mycket kunskap i huvudet En tydlig arbetsfördelning är guld värd Vi måste lära oss att använda tiden rätt och inte överproducera uppmärksamma de små extra värdeskapande tilllfällena Man kan faktiskt vara för många i vissa lägen!
Exempel på värdeflöden Socialförvaltningen Påfyllning av boendes förråd Lunchservering Hemtjänstrutiner Dag-rutiner 9.30 15.00 Schemaläggning Rapportering/ Dokumentation Städrutiner Tvättrutiner Vakansförmedling Utredning IFO Samhällsbyggnadsförv Felanmälan Arbetsrutiner Gatu/Park Arbetsrutiner Kostenhet Ledning & Adm Rekrytering Upphandling Lönehantering Personalbudget Bildningsförvaltningen Lokalvård på gymnasiet Intern kommunikation (högstadium) Konsumentvägledning
Städrutiner Värdeflödeskarta från Renen
Tidningen Chefen i Fokus
Tidningen Personal & ledarskap
mycket lean men lite snack 70 timmar, varav en vecka på internat i Prag Om Prag, tidigare utvecklingsarbete och vad vi gör på arbetet Delar som skapar förutsättningar för kontinuerliga förbättringar, ex Effektiva möten Omvärldsbevakning Arbetslagsutveckling LeanLir Identifiera förbättringsområden Uppföljning 30 60 90 dagar Eget arbete emellan Kommunövergripande utvecklingsinsatser
LeanLir Öka kunskaperna kring lean Öka förståelsen för VaraLean Träning i att se slöserier leta grundorsaker för hållbara förbättringar arbeta med visualiseringar Gemensamt språk
LeanLir
Fem S Sortera Systematisera (strukturera) Städa Standardisera Se till (skapa vana)
Före Efter 5S på Gatu & Park
Före 5S på kontor Efter
Före Efter Det handlar om att skapa värde med de resurser som vi har Idag 5S på Bonden
Visualisering på Rondellen
Goda idéer ger mervärde! Lysande förbättringar 20.000 10.000 5.000 En ljus idé Plakett Många ljuspunkter Vandringspris Hedersomnämnande Belöningar - Goda idéer ger mervärde
Vinster & effekter för organisationen Frigjord tid lugnare tempo & ökad kvalitet Ordning och reda Lättstädat, lättöverskådligt, enklare att se vad som behövs; mindre lager = lägre kostnader Ökat egenansvar Roligare jobb & större ansvar och engagemang = ökad hälsa Förändringsberedskap Ökad möjlighet att hantera framtida förändringar = ökad hälsa och större handlingskraft
Lite resultat Nöjd-medarbetarindex på 72 (AKU 2008) Nöjd-brukarindex (2008/2009) barnomsorgen på 84 hemtjänst & särskilt boende inom äldreomsorgen 78 grundskolan mellan 68 82 gymnasiet 65 99% av medarbetarna anger att de är engagerade i sitt arbete (AKU 2008) Mer än 60 kartlagda värdeflöden hittills, samtliga förbättrade Genomsnittlig tidsvinst per värdeflöde om 27 % - utöver alla kvalitetsvinster!
Positiva sido effekter Stolta medarbetare Ökad förståelse mellan grupper Gemensam kultur och gemensamt språk Stärkt gemenskap Ökad självkänsla
Vill du veta mer om oss? www.vara.se Föredrag &presentationer (knapp långt ner till vänster) Vara Lean (knapp till höger)