Protokoll sammanträde nr 1 med Intendenturstyrelsen Polacksbacken Datum: 2009-02-27 Plats: Fakultetsrummet Närvarande Anmält förhinder Frånvarande Göran Possnert, Föreståndare, ordf., Tandemlaboratoriet Rolf Paulsson, inst. för Fysik & astronomi Bengt Holback, intendent Polacksbacken Mikael Jonsson, inst. för Teknikvetenskaper Eva Nordgren, Ångströmbiblioteket Maciej Klimek, Matematiska inst. Eva Söderman, UTH Bengt Lindgren, inst. för Fysik och materialvetenskap Sven Arvidson, IT&inköp Olle Eriksson, Centrum för bildanalys Håkan Lanshammar, inst. för Informationsteknologi Anita Andréen Rogelius, Institutet för rymdfysik Annette Ander, intendenturen ITC Yvonne Brandt Andersson, Materialkemi Mats Lundkvist, personalrepresentant Peter Sundin, ISP Leif Hammarström, inst. för Fotokemi och molekylärvetenskap Anders Hagfeldt, Kvantkemi Studentrepresentant 1. Sekreterare Till sekreterare utsågs Bengt Holback 2. Justeringsperson För justering av protokollet utsågs: Håkan Lanshammar. 3. Föredragningslistan Godkändes (bifogas) med följande tillägg under övriga frågor: Förslag om utredning av intendenturens arbetsuppgifter och bemanning. 5. Bokslut 2008 för; Polacksb. Gemensamt, ITC samt Ångströmlab. Boksluten för de tre olika redovisningsområdena Godkändes (bifogas). 6. Budget 2009 Kostnadsöversikt 2009 för den sammanslagna intendenturen presenterades och godkändes med följande undantag. Bidragen från fakulteten för intendenturens lokalkostnader, är enligt Verksamhetsplanen 2009 1
Kallelse sammanträde 1 090227 Sid 1 Intendenturstyrelse för intendenturområdet Polacksbacken. Prefektrådet för intendenturområdet Polacksbacken, 2009-02-27, kl. 09:00, fakultetsrummet vid Ångströmlaboratoriet. Kaffe serveras i anslutning till sammanträdet. Föredragande i prefektrådet Föredragningslista 1. Sekreterare Protokoll 2. Justeringsperson Justering 3. Föredragningslistan Föredragningslistan Föreståndaren/ Intendenten 4. a. Bokslut för år 2008 b. Budget för år 2009 Ekonomi Föreståndaren/ Intendenten 5. Arbetsutskott Föreståndaren/ Intendenten 6. Övriga ärenden 6. Nästa sammanträde
Kallelse sammanträde 1 090227 Sid 2 Ledamöter Annette Ander, intendent ITC Ewert Bengtsson, Centrum för bildbehandling Yvonne Brandt Andersson, Inst. för materialkemi Anders.Hagfeldt, Fysikalisk kemi Leif Hammarström, Fotomol Bengt Holback, intendent Mikael Jonsson, Inst. för teknikvetenskaper Maciej Klimek, Matematik inst. Claes-Ingvar Lagerqvist, Fysik och Astronomi Håkan Lanshammar, Inst. för informationsteknologi Bengt Lingren, Fysiska inst. Eva.Nordgren, Ångströmbiblioteket Göran Possnert, Tandemlaboratoriet Anita Rogelius, Institutet för Rymdfysik Peter Sundin, International Science Program Eva Söderman, UTH kansliet Sven Arvidson, IT stöd Vakant Studentrepresentant Vakant Studentrepresentant suppleant Närvaro- och yttranderätt Mats.Lundkvist, personalorganisationerna Vakant, företrädare för ansvarig nämnd
BOKSLUT FÖR INTENDENTUREN VID ITC (91110) FÖR 2008 VERKSAMHETENS INTÄKTER 2008 3700 Uthyrn lokal/rum/byggn inomsta 10 500 Aulan m.m. 3711 Par4 Uthyrn lok/rum/byggn övr 86 220 Aulan m.m. 3780 Övr försäljn varor, inomstatl 9 229 nycklar 3781 Övr försäljn tjänst, inomstatl 583 359 3820 Reavinst/inventarier utomstatl elevskåpen? 8090 Räntor Riksgälden 10 817 3630 Omfördeln gemensamma intäkter 7 829 av IT-inst -07 S:A INTÄKTER 707 953 VERKSAMHETENS KOSTNADER 5220 Lokalvårdare mertid -1 270 5230 Teknisk personal löner -202 999 5240 Administrativ personal löner -162 124 5485 Sjukvårdsersättn,skattepliktig -784 4045 Övriga lokalkostnader -1 766 A-hus 4070 Rep o underh av hyrda lokaler -1 420 Compatec 7160 Extern representation -1 500 El-skrot 4112 Rep o underh, annan utrustning -3 655 Fläkt i hus 1 4410 Kontorsmateriel, ej papp.varor -3 150 4430 Övriga datortillbehör -1 524 4440 Papper och pappersvaror -2 352 4460 Tryckning -120 4570 Varor av järn, stål mm -8 138 Nycklar m.m. 4581 Elektr apparater, ej invent -5 024 TV-antenn 4582 Datorer o kringutr, ej invent -1 076 4584 Möbler mm, ej inventarier -15 561 Utemöbler + stol 4585 Inredningsinventarier -854 4600 Varor av glas,porslin,tegel el -8 159 glödlampor m.m. 4630 Produkter av plast eller gummi 1 873 4650 Produkter av trä -257 4670 Städmaterial -348 7180 Transporter, köpta (ex budbil) -13 914 el-skrot 7331 Tvätt -605 skyltsanering 7334 Porto -31 154 7337 Bevakning -93 452 7344 Köpta adm tjänster -10 000 nyckelhantering UTN 7390 Övriga tjänster -1 411 Compatec 8110 Räntekostnader -14 240 8120 Dröjsmålsräntor lev.fakt -240 8180 Räntekostnader f utr.lån -7 313 7710 Försäljn.ink. anläggn.tillg. 67 470 elevskåpen 7749 Redov.reavinst/förlust,anltill -67 470 elevskåpen 7910 Avskrivn anläggningstillgångar -66 560 7400 Universitetsgemensamma kostn -48 859 S:A KOSTNADER -707 953 VERKSAMHETS UTFALL 0
Budget för intendenturen POLACKSBACKEN för år 2009. 2009-02-24 /BH 2009-02-25 /BH Rev. 1 - Något ökade personalkostnader (Lars Östman 3 månader). - Sommarjobbare. Två personer i en månad. - IT&inköp ej med i lokalbudget. Följande förslag till budget för intendenturen Polacksbacken är sammansatt efter följande principer. 1. Att intendenturen är organiserad enligt de riktlinjer som anges i intendenturutredningens betänkande framlagt hösten 2007, samt rektors beslut från juli 2008. Där står att intendenturen skall utgöras av en enhet och med en budget. Det nya ekonomisystemet, som universitetet införde från januari 2009, innebär också att den ekonomiska redovisningen skall göras enligt mall gemensam för samtliga intendenturområden inom universitetet. 2. Att samtliga enheter inom intendenturområdet ingår på i princip samma villkor. Det vill säga att intendenturens kostnader skall bäras solidariskt av ingående enheter, och att fördelningen av kostnaderna sker efter enheternas ekonomiska bärkraft. Bärkraften har vid Ångströmlaboratoriet utgjorts av enhetens löneomslutning och andelen som enheten bidrar med för intendenturverksamheten utgörs av enhetens andel av den totala löneomslutningen. Denna princip för finansiering av intendenturens verksamhet föreslås gälla även för den sammanslagna intendenturen. Kostnader, som intendenturen har för service och underhåll relaterat till grundutbildningen, fördelas efter de undervisande institutionernas antal studenter representerat av antalet HÅS. 3. Kostnader för Gas och Kemikaliehanteringen vid Ångströmlaboratoriet fördelas på de institutioner/avdelningar som nyttjar dessa tjänster. Fördelning av kostnaderna sker efter särskild nyckel. 4. Personal, som varit verksam inom ITC-områdets intendentur, bör under 2009 ingå som en del av den gemensamma intendenturorganisationen. 5. Merparten av intendenturuppgifterna vid enheterna IT&inköp och Centrum för bildanalys, hanteras under en övergångsperiod som tidigare, dvs internt. Om, hur och när en överflyttning av dessa till intendenturen kan genomföras, får utreds under 2009. Under tiden kan intendenturen formellt beställa dessa tjänster av respektive enhet mot en kostnad som intendenturen då betalar till enheten. Den kostnaden kvittas mot enhetens andel av intendenturkostnaden. 6. Personalkostnaderna är baserade på löneläget i januari 2009 enligt GLIS. Kostnaderna är uppräknade med 5,9 %, vilket är den förväntade löneuppräkningen 2009.
SAMMANSTÄLLNING AV BUDGET FÖR DRIFT, GAS- & KEMIKALIEHANTERING SAMT GU-RELATERADE KOSTNADER Driftkostnader ej uppräknade i förhållande till budgeterat 2008. Kostnader för ITC extrapolerade från kostnader för driften vid Ångströmalboratoriet. Lönekostnder, drift och investeringar Husgas och kemikaliehantering GU-relaterade kostnader Personal NOT 3 5 918 565kr Personal 200 000kr Personal. 2 542 617kr Driftkostnader NOT 1 2 423 000kr Förbr.+hyra Gas 1 566 000kr Drift mm. 230 000kr Avskrivningar NOT 2 300 000kr Kemikalier 150 000kr Avskrivn. datorutr. 150 000kr Avskrivn. 100 000 kr Avskrivn. Proj. 250 000kr SUMMA: 8 641 565kr Summa. 2 016 000kr SUMMA 3 172 617kr KRYO 20 000kr Bas = löner från Andel Andel av drift Andel i % Preliminär HÅS Preliminär SUMMA Institution GLIS debitering för 2009 debitering för Drift+GU+ Jan. 2009 2008 2009 gas/kem. Matematik 2 217 543kr 0,0824 712 378kr 0,00 0 kr 592 760 401kr 1 472 778 kr Informationsteknologi 3 737 153kr 0,1389 1 200 547kr 0,00 0 kr 835 1 072 524kr 2 273 072 kr Fysik & Astronomi 3 614 123kr 0,1344 1 161 024kr 0,00 0 kr 219 281 297kr 1 442 321 kr Fysik & Materialvetenskap 3 089 878kr 0,1149 992 612kr 3,60 72 576 kr 365 468 828kr 1 534 016 kr IRF 854 200kr 0,0318 274 409kr 0,01 202 kr 0 0kr 274 610 kr Teknikvetenskaper 6 040 081kr 0,2245 1 940 355kr 10,80 217 728 kr 378 485 526kr 2 643 609 kr MSL 0kr 0,0000 0kr 65,37 1 317 859 kr 0 0kr 1 317 859 kr Fotokemi o Molekylärvet. 1 060 742kr 0,0394 340 760kr 4,95 99 792 kr 0 0kr 440 552 kr Fysikalisk o analytisk kemi (Ång) 429 080kr 0,0160 137 840kr 1,80 36 288 kr 0 0kr 174 128 kr Kvantkemi 264 520kr 0,0098 84 976kr 0,00 0 kr 0 0kr 84 976 kr Materialkemi 1 788 180kr 0,0665 574 447kr 13,44 270 950 kr 81 104 041kr 949 438 kr Centrum f. Bildanalys 348 738kr 0,0130 112 031kr 0,00 0 kr 0 0kr 112 031 kr ISP 232 551kr 0,0086 74 706kr 0,00 0 kr 0 0kr 74 706 kr Tandemacceleratorlab. 238 099kr 0,0089 76 488kr 0,03 605 kr 0 0kr 77 093 kr Ångströmbiblioteket 203 400kr 0,0076 65 342kr 0,00 0 kr 0 0kr 65 342 kr MOR-enheten 158 200kr 0,0059 50 821kr 0,00 0 kr 0 0kr 50 821 kr UTH-enheten 361 600kr 0,0134 116 163kr 0,00 0 kr 0 0kr 116 163 kr IT och inköp 2 262 020kr 0,0841 726 666kr 0 0kr 726 666 kr KRYO 0kr 0,0000 0kr - 20 000 kr 0 0kr 20 000 kr TOTALT= 26 900 108kr 1,00 8 641 565kr 100,00 2 036 000 kr 2470 3 172 617kr 13 850 182 kr Lönekostn. ITC Lönekostn. Ångströmlab. 6 347 911kr 20 552 197kr NOT 1 Driftkostnad extrapolerad från Ångströmlab budget för 2008 Drift Å 2008 1 851 000kr Driftkostnad per lönekrona 0,00516kr Driftkostnad ITC 572 000kr S:A DRIFT: 2 423 000kr NOT 2 Avskrivningar. PA-system Ångströmlab. 100000 AV-system fakultetsrummet 75000 Reparation elgaffeltruck 50000 ITC? 100000 NOT 3 Personalkonstnader; Se särskild utredning nästa sida.
PERSONALKOSTNADER FÖRDELNING KOSTNADER Intend. drift GU IT-inst IT & inköp Bildanalys DRIFT GU Del av tjänst Del av tjänst ÅNGSTRÖMLAB Bengt Holback 1,0 37400 Paula Almqvist 0,6 14820 Kerstin Eriksson 1,0 18900 Per-Åke Nyberg 1,0 23100 Desirée Johansson 1,0 18800 Mats Lundkvist 1,0 21700 Thomas Hillgren NOT 4 1,0 18800 Antti Maatiala NOT 5 0,3 0,5 4700 9500 Karin Eriksson NOT 2 0,1 1880 Sören Andersson 1,0 21250 Lars Östman NOT 6 0,3 5000 Johan Lagerwall NOT 3 1,0 16400 Teddy Thörnlund 0,25 5575 "Dataingenjör" NOT 1 1,0 33200 "Sommarjobbare" 0,1 1500 ITC Annette Ander 0,6 15480 Marina Nordholm 0,7 0,3 14420 6180 Magnus Berggren 0,7 0,3 14700 6300 Roland Grönroos 0,1 3000 Jan Åke Kärrman 1,0 33500 Henrik Hedlund 0,4 11840 Dick Elfström 0,5 10500 "Sommarjobbare" 0,1 1500 IT OCH INKÖP Mats Wittmar 1,0 21100 Receptionist 0,5 10000 BILDANALYS Admin 0,2 4940 11,4 4,4 1,5 0,2 NOT 1 Tjänst inköpt från Teknikvet. SUMMA DRIFT PER MÅNAD 283 985kr NOT 2 "Barnledig" SUMMA GU PER MÅNAD 122 000kr NOT 3 Vikariat (Lars Östmans tjänst) NOT 4 Vikariat (Karin Erikssons tjänst) Lönepåslag i % för 2009 = 5,90 NOT 5 0,25 tjänst säljs till KRYOCENTRUM SUMMA drift inkl löneökn. 300 740 kr NOT 6 Lön L. Östman 3 månader -09 SUMMA GU inkl löneökn. 129 198 kr NOT 7 För underhåll av inredning mm. PERSONALKOSTNADER UPPDELADE PÅ "DRIFT" OCH "GU" Drift GU Årskostnad netto 3 608 881kr 1 550 376kr Lönebikostn. + 14% OH = 64% 2 309 684kr 992 241kr SUMMA 5 918 565kr 2 542 617kr PERSONALKOSTNADER FÖR DRIFT UPPDELADE PÅ OMRÅDE Å ITC IT&Inköp Bildanalys Per månad 220 616kr 41 958kr 32 935kr 5 231kr Lönebikostn. + 14% 141 194kr 26 853kr 21 078kr 3 348kr Per år 4 341 726kr 825 725kr 648 159kr 102 955kr SUMMA 5 918 565kr
PRELIMINÄR LOKALBUDGET POLACKSBACKEN Lokalerna delas upp i två huvudgrupper; Bokningbara och Övriga. I gruppen bokningsbara ligger alla lärosalar, som bokas i TimeEdit. Bidrag för betalning av hyra för dessa lokaler lämnas av fakulteten till institutioner med grundutbildning i proportion till antalet HÅS. Gruppen övriga innehåller intendenturens egna, studentutrymmen, restaurangytor, förråd m.fl. Till denna grupp räknas även datasalar. Bidrag till hyreskostnaderna för dessa lokaler lämnas direkt till intendenturen från fakulteten. En sammanställning visar dock att, om ingen justering görs när det gäller lokalbidragen från fakulteten, vi kan befara ett underskott om c:a 2 miljoner kr. Bokningsbara lokaler Kostnader Prel. LTK -14 170 951kr Intäkter Fakultetsbidrag fördelade på inst. (NOT 1) 12 781 531kr Förväntade hyresintäkter övriga från UU m.fl. 1 500 000kr SUMMA 110 580kr Övriga lokaler Kostnader Prel. LTK Datasalar -3 440 646kr Intäkter Rullan *) Café Å *) Resten -703 520kr -379 649kr -14 609 750kr -19 133 565kr Fakultetsbidrag till intendenturen (NOT 1) Övriga lokaler 15 963 500kr Café Intäkter och bidrag restauranger (hyrda ytor) (NOT 2) Ångström 379 649kr Rullan 703 520kr NOT 1. Enligt tabell "Fördelning av lokaltjänstmedel 2009" Bilaga 4.2 NOT 2. Hyra från restauratörerna och utfyllnad från UU. SUMMA -2 086 896kr SUMMA LTK POLACKSBACKEN SUMMA BERÄKNADE INTÄKTER LOKALER SUMMA UPPSKATTAT UNDERSKOTT: -33 304 516kr 31 328 200kr -1 976 316kr
Bilaga 4. ANALYS AV VERKSAMHETEN VID INTENDENTUROMRÅDET POLACKSBACKEN Rektor har beslutat att Ångströmlaboratoriet och ITC-området ska utgöra ett intendenturområde f o m 2009. Detta genomförs också på så sätt att ekonomin samordnas fullt ut. Med tanke på att verksamheterna inom ITC-området har delvis mycket annorlunda karaktär än de inom Ångströmslaboratoriet, förelår vi att en arbetsgrupp bildas med uppdrag att: - analysera vilka arbetsuppgifter som idag utförs inom intendenturen - föreslå vilka verksamheter (arbetsuppgifter/resurser) som i framtiden (förslagsvis från 2010-01-01) bör hanteras inom intendenturorganisationen. Speciellt bör verksamhet som avviker från det som framgår av Dnr: UFV 2007/748 Datum: 2008-07-01 Intendenturorganisation för Uppsala universitet http://info.uu.se/internt.nsf/regelsamlingen/819d8f4b8403c61ac1257524004734cb och de därifrån länkade reglerna beslutas av prefektrådet på kommande möten. - föreslå hur verksamheten ska organiseras och bemannas för att få en så väl fungerande och effektiv verksamhet som möjligt. - genomföra en konsekvensanalys avseende berörd personal. Denna analys bör genomföras under våren 2009, med sikte på att beslut kan fattas av intendenturstyrelsen under hösten 2009! För att få en allsidig belysning bör arbetsgruppen innehålla personer från både ITC och Ångström, och representanter från torra och laborativa delar av verksamheten. Uppsala 090226 Sven Arvidsson, Ewert Bengtsson, Håkan Lanshammar