Protokoll från sammanträde nr 16 Polacksbackens Intendenturstyrelse

Transkript

1 Protokoll från sammanträde nr 16 Polacksbackens Intendenturstyrelse Datum Plats Torsdagen den 30 maj 2013, k1.15:15-17:30. Beurlingrummet, Ångströmlaboratoriet. Närvarande Peter Lindblad Johnny Nilsson Annika Ahlin Mikael Jonsson Michael Thune Göran Possnert Johan Tysk Eva Nordgren Sven Arvidsson Peter Sundin Mats Andre Andreas Eriksson Katarina Bergqvist Björn Viktor Mats Lundqvist Mikael Österberg Henrik Hedlund B j öm Lindell Föreståndare. Intendent. Institutionen för kemi-ångström. Institutionen för teknikvetenskaper. Institutionen för informationsteknologi. Institutionen för fysik och astronomi. Tandemlaboratoriet. Matematiska institutionen. Ångström biblioteket. Universitetsförvaltningens enheter (avdelningen för IT och inköp, TekNat samverkan och UTH kansliet). International Science Program (lämnade mötet efter 8). Institutet för rymdfysik. Studentrepresentant UTN. Studentrepresentant UTN. Orf. TUN, Institutionen för informationsteknologi. Personalorganisationerna. IT -ansvarig intendenturen. Institutionen för informationsteknologi. SLU (del av mötet). 1. Mötets öppnande Peter Lindblad öppnade mötet och hälsade alla välkomna. Med anledning av flertalet nya deltagare gjorde alla en kort personlig presentation. 2. Justeringsperson Till justeringsperson av protokollet valdes Peter Sundin (punkt 1-8) och Johan Tysk (punkt 9-12). 3. Mötet - Mötets utlysande: Dagens mötesdatum bestämdes i samband med intendenturstyrelsens senaste möte den 6 feruari2013 och kallelse skickades ut den 22 maj Godkändes. - Mötets dagordning: Efter några justeringar i dagordningen och vissa tillägg under punkt 11 (övrigt), godkändes dagordningen. 1/4

2 - Mötets sammansättning: Leif Hamnmarstöm (Institutionen för kemi-ångström) har meddelat frånvaro och skickat chefsadministratör Annika Ahlin som ersättare. Linda Geren (Tek Nat) har meddelat frånvaro men ingen ersättare. Godkändes. 4. Föregående protokoll Mötet gick igenom föregående mötes protokoll, vilket därefter lades till handlingarna. 5. Lokalplanering Peter presenterade läget i Ångström etapp 4, där projektledningen nu lagt fram ett utkast tilllokalprogram. Björn Viktor, sammankallande i arbetsgruppen för undervisningslokaler presenterade och förldarade den inventering som hans arbetsgrupp gjort över behoven av undervisningslokaler i samband med Ångström etapp 4. Arbetsgruppen har även lämnat förslag på "programlokaler" för de olika utbildningsprogrammen (sk. studentfackliga rum) och fakultetsnämnden har utlovat riktlinjer för tilldelning av och villkor för dessa. 6. Videokonferens Björn Lindell från SLU förevisade och höll en kort användarutbildning av den videokonferensutrustning som UU hyr av SLU. Av totalt 16 system finns 3 på Polacksbacken (l i Fakultetsrummet och 1 i Mellanrummet på Angströmlaboratoriet, samt 1 i mötesrum 4306 på ITC-området). Hyresavtalet löper på 5 år varan det första är centralt finansierat, därefter faktureras respektive intendenturområde. Se bilaga. 7. Organisation/personal Intendenturens ekonomiadministratör Lena Dahlborg har informerat om att hon avser lämna intendenturen, till förmån för ett nytt jobb på kulturgeografiska institutionen på Ekonomikum. Intendenturen har med anledning av detta utlyst denna tjänst på nytt och planerar för en ersättare under inledningen av höstterminen. 8. IT -drift Mikael Österberg och Henrik Hedlund presenterade läget i arbetet med bättre samordning av de institutionsvisa ITdriftlösningarna. Se bilaga. 9. Campusväktare Säkerhetsenheten vid byggnadsavdelningen har sedan drygt 1 år tillbaka anlitat bevakningsentreprenören för att dagtid rondera campusområdena, Fr.o.m. årsskiftet får de intendenturområden som önskar ha kvar denna rondering 2/4

3 själva finansiera detta. Styrelsen beslutade att inte ha kvar denna rondering efter årsskiftet. 10. Information I enlighet med av rektor fastställda Milj ömål och handlingsplan för miljöarbete (UFV 2012/1918), har intendenturen utsett Annette Ander till intendenturens milj öombud. I enlighet med av säkerhetschefen fastställda Riktlinjer för kris- och kontinuitetshantering vid Uppsala universitet - Riskhantering (UFV 2012/2097), har intendenturen upprättat åtgärdsplan för riskanalys. Il. Övrigt Budget; utfall kvartal 1. Intendenturen följer budget på ett tillfredställande sätt, någon eftersläpning finns gällande budgeterade investeringar. Broschyr; Peter har bett Johanna Lundmark om att ta fram ett förslag på en boschyr "Welcome to Angström Laboratory", vilket kommer att presenteras på nästa styrelsemöte. Möblemang; fråga gällande om intendenturen eller institutionen ska bekosta nya kontorsmöbler i samband med att mindre sådana behövs i samband med förtätning av institutionens lokaler. Mötet beslutade att institutionen själva får bära denna kostnad. Infrastruktur, allmänt; Sven Arvidsson gav uttryck för önskemål om fastighetsägarens ökade förståelse för och hänsyn till verksamheternas aktiviteter i samband med underhåll och service. Idag sker inte sällan detta med allt för kort framförhållning och dålig konsekvensanalys för verksamheterna. Johnny tar till sej detta och ska även ta upp saken med fastighetsägaren. Johnny påminner även om institutionernas möjlighet till direkt dialog med fastighetsägaren, på de kvartalsvis återkommande så kallade "hyresgästmötena". Nycklar; Mikael Jonsson undrade över hur prioriterade nycklar tilldelas övriga verksamhetschefer. Beslut togs om att frågan ska diskuteras inom gruppen prefekter. 12. Nästa möte Torsdag den 5 september 2013, kl.15: Lokal meddelas i kallelsen. 13. Mötets avslutande Ordförande avslutade mötet. 3/4

4 Vid protokollet, -1~0!;Ju~ Ua~y -NIlsson Sekreterare Justeras: Ordförande punkt 9-13 Bilagor: l. Videokonferens 2. IT -samordning 4/4

5 Videokonferens handhavande Uppsala Universitet Björn Lindell Björn Lindell Tel: SIP (för videokonf): WWW: Video vid Uppsala Universitet Uppsala Universitet hyr utrustning, del i teknisk infrastruktur och support av SLU Det rör sig om 16 system och några PC baserade Jabber konton På UU är ULL och Staffan Emren ansvarig På SLU är IT avdelningen, AV stöd ansvariga 1

6 Avtalet med Uppsala Universitet SLU köper in system på vårt leveransavtal med ATEA och hyr ut dessa till UU inklusive drift, övervakning och support Kostnaden för videokonferenstjänsten har följande delar Lokal utrusning hos UU Central utrustning hos SLU Central tjänst (personal) hos SLU System hyrs på 5 år Möjlighet att lösa ut system PC baserad videokonferens (jabber) Inspelning/streaming Webex integration utreds just nu Ett integrerat system för SLU Videomöten PC videoconf Konferenser Gemensam Bokning och övervakning och support Undervisning Inspelning / Streaming 2

7 Infrastruktur lägger grunden att stå på PC videoconf Brandvägg AD IP Gateway GB servernät Server med managementprogramvara NAS VSC Inspelnings servrar ISDN Gateway Flerparts bryggor Utan organisation blir det pankaka Huvudmannaskap System- och budgetansvar ligger vid IT avdelningen/av-stöd Drift och support Följande ligger hos AV-stöd i Uppsala Preventiv övervakning Support Mötesbokning Lokalbokning Följande ligger hos AV-stöd/vaktmästeri på rep ort Dukning av lokal vid behov Lokalt stöd vid behov Lokalt teknisk support av VC utr 3

8 SLUs supportwebb, UUs supportwebb, Support o bokning, Tfn: E-post videoconference@slu.se Systemadresser Ett system kan adresseras olika URI adress, t.ex SIP adress, t.ex. ultuna.sessionsalen@slu.se IP nummer, t.ex Telefonnummer (för ISDN), t.ex. Na 4

9 Fjärrkontrollen PC baserad videokonferens Jabber 5

10 PC baserad videokonferens Jabber Inspelning o uppspelning Content server 6

11 Inspelning o uppspelning Content server Sveriges lantbruksuniversitet 7

12 Sveriges lantbruksuniversitet Sveriges lantbruksuniversitet 8

13 Sveriges lantbruksuniversitet Sveriges lantbruksuniversitet 9

14 Sveriges lantbruksuniversitet 10

15 Samordning av IT-drift Inom Polacksbacken Sedan sist.. På förra mötet: , visades följande för 2013: - Kartläggning av vad vilka system som används. KLART - Kartläggning av prioriterade projekt KLART - Införande av vissa projekt PÅBÖRJAT - Intendenturstyrelsen valde då att lägga in 75% av en tjänst, totalt :- i budget EJ UTNYTTJAT 1

16 Dessutom sedan sist.. - Beskrivning av målen Vad? Samordna de som sköter datorstödet till campus användare så att vi har gemensamma rutiner och kan samutnyttja befintliga lösningar och kompetenser. Utveckla, kvalitetssäkra och förbättra stödet till användarna. Hur? Ta fram en formaliserad samordning inom vår befintliga organisationsstruktur, ex genom att: Ta fram en finansieringsplan Utnyttja befintlig kompetens över institutionsgränserna Anpassa datasalarna så att de innehåller samma grundutbud av programvaror inom hela intendenturen Inventera redan använda lösningar/tjänster inom intendenturområdet. Lyfta redan använda lösningar/tjänster till gemensam nivå. Samordna licenser Ta fram gemensamma inköpsrutiner Detta möjliggör även: Ökad IT-säkerhet Bygga bort nyckelpersonsberoende Kompetensutveckling av personal Den bästa möjliga IT-miljön som är anpassad efter våra verksamheters behov Dessutom sedan sist.. - Beskrivning av målen - Genomförda/Pågående delar Datasalsanpassning Samnyttjande av antivirusserver Val av gemensamt klienthanteringssystem Planeringsdiskussioner med Personalavd ( Enheten för arbetsgivarfrågor; Personalspecialister arbetsmiljö ) Planeringsdiskussioner mellan Tekvet, IT-inst, Uppmax, Fysast & Kemi-Ångström (vi har medvetet väntat med Matte, ISP, IT-Avd, IRFU) 2

17 Tidsplan 2013 Genomföra en kompetensförsörjningsmodell Ta fram en finansieringsmodell för IT-intendenturen Implementera klient- och fildelningslösningar Jobba fram en gemensam tape-backup lösning Prioriterade projekt - Klienthantering (för att frigöra tid/resurser till resten) - Backup av bärbara datorer (som även kan ta backup från externa nät) - Backup av filservrar (till tape tillsammans med Uppmax) - Möjlighet till att på ett säkert sätt dela filer mellan personer/forskargrupper inom intendenturområdet (även externa parter). 3