Protokoll sammanträde nr 1 med Intendenturstyrelsen Polacksbacken

Transkript

1 Protokoll sammanträde nr 1 med Intendenturstyrelsen Polacksbacken Datum: Plats: Fakultetsrummet Närvarande Anmält förhinder Frånvarande Göran Possnert, Föreståndare, ordf., Tandemlaboratoriet Rolf Paulsson, inst. för Fysik & astronomi Bengt Holback, intendent Polacksbacken Mikael Jonsson, inst. för Teknikvetenskaper Eva Nordgren, Ångströmbiblioteket Maciej Klimek, Matematiska inst. Eva Söderman, UTH Bengt Lindgren, inst. för Fysik och materialvetenskap Sven Arvidson, IT&inköp Olle Eriksson, Centrum för bildanalys Håkan Lanshammar, inst. för Informationsteknologi Anita Andréen Rogelius, Institutet för rymdfysik Annette Ander, intendenturen ITC Yvonne Brandt Andersson, Materialkemi Mats Lundkvist, personalrepresentant Peter Sundin, ISP Leif Hammarström, inst. för Fotokemi och molekylärvetenskap Anders Hagfeldt, Kvantkemi Studentrepresentant 1. Sekreterare Till sekreterare utsågs Bengt Holback 2. Justeringsperson För justering av protokollet utsågs: Håkan Lanshammar. 3. Föredragningslistan Godkändes (bifogas) med följande tillägg under övriga frågor: Förslag om utredning av intendenturens arbetsuppgifter och bemanning. 5. Bokslut 2008 för; Polacksb. Gemensamt, ITC samt Ångströmlab. Boksluten för de tre olika redovisningsområdena Godkändes (bifogas). 6. Budget 2009 Kostnadsöversikt 2009 för den sammanslagna intendenturen presenterades och godkändes med följande undantag. Bidragen från fakulteten för intendenturens lokalkostnader, är enligt Verksamhetsplanen

2

3 Kallelse sammanträde Sid 1 Intendenturstyrelse för intendenturområdet Polacksbacken. Prefektrådet för intendenturområdet Polacksbacken, , kl. 09:00, fakultetsrummet vid Ångströmlaboratoriet. Kaffe serveras i anslutning till sammanträdet. Föredragande i prefektrådet Föredragningslista 1. Sekreterare Protokoll 2. Justeringsperson Justering 3. Föredragningslistan Föredragningslistan Föreståndaren/ Intendenten 4. a. Bokslut för år 2008 b. Budget för år 2009 Ekonomi Föreståndaren/ Intendenten 5. Arbetsutskott Föreståndaren/ Intendenten 6. Övriga ärenden 6. Nästa sammanträde

4 Kallelse sammanträde Sid 2 Ledamöter Annette Ander, intendent ITC Ewert Bengtsson, Centrum för bildbehandling Yvonne Brandt Andersson, Inst. för materialkemi Anders.Hagfeldt, Fysikalisk kemi Leif Hammarström, Fotomol Bengt Holback, intendent Mikael Jonsson, Inst. för teknikvetenskaper Maciej Klimek, Matematik inst. Claes-Ingvar Lagerqvist, Fysik och Astronomi Håkan Lanshammar, Inst. för informationsteknologi Bengt Lingren, Fysiska inst. Eva.Nordgren, Ångströmbiblioteket Göran Possnert, Tandemlaboratoriet Anita Rogelius, Institutet för Rymdfysik Peter Sundin, International Science Program Eva Söderman, UTH kansliet Sven Arvidson, IT stöd Vakant Studentrepresentant Vakant Studentrepresentant suppleant Närvaro- och yttranderätt Mats.Lundkvist, personalorganisationerna Vakant, företrädare för ansvarig nämnd

5

6 BOKSLUT FÖR INTENDENTUREN VID ITC (91110) FÖR 2008 VERKSAMHETENS INTÄKTER Uthyrn lokal/rum/byggn inomsta Aulan m.m Par4 Uthyrn lok/rum/byggn övr Aulan m.m Övr försäljn varor, inomstatl nycklar 3781 Övr försäljn tjänst, inomstatl Reavinst/inventarier utomstatl elevskåpen? 8090 Räntor Riksgälden Omfördeln gemensamma intäkter av IT-inst -07 S:A INTÄKTER VERKSAMHETENS KOSTNADER 5220 Lokalvårdare mertid Teknisk personal löner Administrativ personal löner Sjukvårdsersättn,skattepliktig Övriga lokalkostnader A-hus 4070 Rep o underh av hyrda lokaler Compatec 7160 Extern representation El-skrot 4112 Rep o underh, annan utrustning Fläkt i hus Kontorsmateriel, ej papp.varor Övriga datortillbehör Papper och pappersvaror Tryckning Varor av järn, stål mm Nycklar m.m Elektr apparater, ej invent TV-antenn 4582 Datorer o kringutr, ej invent Möbler mm, ej inventarier Utemöbler + stol 4585 Inredningsinventarier Varor av glas,porslin,tegel el glödlampor m.m Produkter av plast eller gummi Produkter av trä Städmaterial Transporter, köpta (ex budbil) el-skrot 7331 Tvätt -605 skyltsanering 7334 Porto Bevakning Köpta adm tjänster nyckelhantering UTN 7390 Övriga tjänster Compatec 8110 Räntekostnader Dröjsmålsräntor lev.fakt Räntekostnader f utr.lån Försäljn.ink. anläggn.tillg elevskåpen 7749 Redov.reavinst/förlust,anltill elevskåpen 7910 Avskrivn anläggningstillgångar Universitetsgemensamma kostn S:A KOSTNADER VERKSAMHETS UTFALL 0

7

8

9

10

11 Budget för intendenturen POLACKSBACKEN för år /BH /BH Rev. 1 - Något ökade personalkostnader (Lars Östman 3 månader). - Sommarjobbare. Två personer i en månad. - IT&inköp ej med i lokalbudget. Följande förslag till budget för intendenturen Polacksbacken är sammansatt efter följande principer. 1. Att intendenturen är organiserad enligt de riktlinjer som anges i intendenturutredningens betänkande framlagt hösten 2007, samt rektors beslut från juli Där står att intendenturen skall utgöras av en enhet och med en budget. Det nya ekonomisystemet, som universitetet införde från januari 2009, innebär också att den ekonomiska redovisningen skall göras enligt mall gemensam för samtliga intendenturområden inom universitetet. 2. Att samtliga enheter inom intendenturområdet ingår på i princip samma villkor. Det vill säga att intendenturens kostnader skall bäras solidariskt av ingående enheter, och att fördelningen av kostnaderna sker efter enheternas ekonomiska bärkraft. Bärkraften har vid Ångströmlaboratoriet utgjorts av enhetens löneomslutning och andelen som enheten bidrar med för intendenturverksamheten utgörs av enhetens andel av den totala löneomslutningen. Denna princip för finansiering av intendenturens verksamhet föreslås gälla även för den sammanslagna intendenturen. Kostnader, som intendenturen har för service och underhåll relaterat till grundutbildningen, fördelas efter de undervisande institutionernas antal studenter representerat av antalet HÅS. 3. Kostnader för Gas och Kemikaliehanteringen vid Ångströmlaboratoriet fördelas på de institutioner/avdelningar som nyttjar dessa tjänster. Fördelning av kostnaderna sker efter särskild nyckel. 4. Personal, som varit verksam inom ITC-områdets intendentur, bör under 2009 ingå som en del av den gemensamma intendenturorganisationen. 5. Merparten av intendenturuppgifterna vid enheterna IT&inköp och Centrum för bildanalys, hanteras under en övergångsperiod som tidigare, dvs internt. Om, hur och när en överflyttning av dessa till intendenturen kan genomföras, får utreds under Under tiden kan intendenturen formellt beställa dessa tjänster av respektive enhet mot en kostnad som intendenturen då betalar till enheten. Den kostnaden kvittas mot enhetens andel av intendenturkostnaden. 6. Personalkostnaderna är baserade på löneläget i januari 2009 enligt GLIS. Kostnaderna är uppräknade med 5,9 %, vilket är den förväntade löneuppräkningen 2009.

12 SAMMANSTÄLLNING AV BUDGET FÖR DRIFT, GAS- & KEMIKALIEHANTERING SAMT GU-RELATERADE KOSTNADER Driftkostnader ej uppräknade i förhållande till budgeterat Kostnader för ITC extrapolerade från kostnader för driften vid Ångströmalboratoriet. Lönekostnder, drift och investeringar Husgas och kemikaliehantering GU-relaterade kostnader Personal NOT kr Personal kr Personal kr Driftkostnader NOT kr Förbr.+hyra Gas kr Drift mm kr Avskrivningar NOT kr Kemikalier kr Avskrivn. datorutr kr Avskrivn kr Avskrivn. Proj kr SUMMA: kr Summa kr SUMMA kr KRYO kr Bas = löner från Andel Andel av drift Andel i % Preliminär HÅS Preliminär SUMMA Institution GLIS debitering för 2009 debitering för Drift+GU+ Jan gas/kem. Matematik kr 0, kr 0,00 0 kr kr kr Informationsteknologi kr 0, kr 0,00 0 kr kr kr Fysik & Astronomi kr 0, kr 0,00 0 kr kr kr Fysik & Materialvetenskap kr 0, kr 3, kr kr kr IRF kr 0, kr 0, kr 0 0kr kr Teknikvetenskaper kr 0, kr 10, kr kr kr MSL 0kr 0,0000 0kr 65, kr 0 0kr kr Fotokemi o Molekylärvet kr 0, kr 4, kr 0 0kr kr Fysikalisk o analytisk kemi (Ång) kr 0, kr 1, kr 0 0kr kr Kvantkemi kr 0, kr 0,00 0 kr 0 0kr kr Materialkemi kr 0, kr 13, kr kr kr Centrum f. Bildanalys kr 0, kr 0,00 0 kr 0 0kr kr ISP kr 0, kr 0,00 0 kr 0 0kr kr Tandemacceleratorlab kr 0, kr 0, kr 0 0kr kr Ångströmbiblioteket kr 0, kr 0,00 0 kr 0 0kr kr MOR-enheten kr 0, kr 0,00 0 kr 0 0kr kr UTH-enheten kr 0, kr 0,00 0 kr 0 0kr kr IT och inköp kr 0, kr 0 0kr kr KRYO 0kr 0,0000 0kr kr 0 0kr kr TOTALT= kr 1, kr 100, kr kr kr Lönekostn. ITC Lönekostn. Ångströmlab kr kr NOT 1 Driftkostnad extrapolerad från Ångströmlab budget för 2008 Drift Å kr Driftkostnad per lönekrona 0,00516kr Driftkostnad ITC kr S:A DRIFT: kr NOT 2 Avskrivningar. PA-system Ångströmlab AV-system fakultetsrummet Reparation elgaffeltruck ITC? NOT 3 Personalkonstnader; Se särskild utredning nästa sida.

13 PERSONALKOSTNADER FÖRDELNING KOSTNADER Intend. drift GU IT-inst IT & inköp Bildanalys DRIFT GU Del av tjänst Del av tjänst ÅNGSTRÖMLAB Bengt Holback 1, Paula Almqvist 0, Kerstin Eriksson 1, Per-Åke Nyberg 1, Desirée Johansson 1, Mats Lundkvist 1, Thomas Hillgren NOT 4 1, Antti Maatiala NOT 5 0,3 0, Karin Eriksson NOT 2 0, Sören Andersson 1, Lars Östman NOT 6 0, Johan Lagerwall NOT 3 1, Teddy Thörnlund 0, "Dataingenjör" NOT 1 1, "Sommarjobbare" 0, ITC Annette Ander 0, Marina Nordholm 0,7 0, Magnus Berggren 0,7 0, Roland Grönroos 0, Jan Åke Kärrman 1, Henrik Hedlund 0, Dick Elfström 0, "Sommarjobbare" 0, IT OCH INKÖP Mats Wittmar 1, Receptionist 0, BILDANALYS Admin 0, ,4 4,4 1,5 0,2 NOT 1 Tjänst inköpt från Teknikvet. SUMMA DRIFT PER MÅNAD kr NOT 2 "Barnledig" SUMMA GU PER MÅNAD kr NOT 3 Vikariat (Lars Östmans tjänst) NOT 4 Vikariat (Karin Erikssons tjänst) Lönepåslag i % för 2009 = 5,90 NOT 5 0,25 tjänst säljs till KRYOCENTRUM SUMMA drift inkl löneökn kr NOT 6 Lön L. Östman 3 månader -09 SUMMA GU inkl löneökn kr NOT 7 För underhåll av inredning mm. PERSONALKOSTNADER UPPDELADE PÅ "DRIFT" OCH "GU" Drift GU Årskostnad netto kr kr Lönebikostn. + 14% OH = 64% kr kr SUMMA kr kr PERSONALKOSTNADER FÖR DRIFT UPPDELADE PÅ OMRÅDE Å ITC IT&Inköp Bildanalys Per månad kr kr kr 5 231kr Lönebikostn. + 14% kr kr kr 3 348kr Per år kr kr kr kr SUMMA kr

14 PRELIMINÄR LOKALBUDGET POLACKSBACKEN Lokalerna delas upp i två huvudgrupper; Bokningbara och Övriga. I gruppen bokningsbara ligger alla lärosalar, som bokas i TimeEdit. Bidrag för betalning av hyra för dessa lokaler lämnas av fakulteten till institutioner med grundutbildning i proportion till antalet HÅS. Gruppen övriga innehåller intendenturens egna, studentutrymmen, restaurangytor, förråd m.fl. Till denna grupp räknas även datasalar. Bidrag till hyreskostnaderna för dessa lokaler lämnas direkt till intendenturen från fakulteten. En sammanställning visar dock att, om ingen justering görs när det gäller lokalbidragen från fakulteten, vi kan befara ett underskott om c:a 2 miljoner kr. Bokningsbara lokaler Kostnader Prel. LTK kr Intäkter Fakultetsbidrag fördelade på inst. (NOT 1) kr Förväntade hyresintäkter övriga från UU m.fl kr SUMMA kr Övriga lokaler Kostnader Prel. LTK Datasalar kr Intäkter Rullan *) Café Å *) Resten kr kr kr kr Fakultetsbidrag till intendenturen (NOT 1) Övriga lokaler kr Café Intäkter och bidrag restauranger (hyrda ytor) (NOT 2) Ångström kr Rullan kr NOT 1. Enligt tabell "Fördelning av lokaltjänstmedel 2009" Bilaga 4.2 NOT 2. Hyra från restauratörerna och utfyllnad från UU. SUMMA kr SUMMA LTK POLACKSBACKEN SUMMA BERÄKNADE INTÄKTER LOKALER SUMMA UPPSKATTAT UNDERSKOTT: kr kr kr

15 Bilaga 4. ANALYS AV VERKSAMHETEN VID INTENDENTUROMRÅDET POLACKSBACKEN Rektor har beslutat att Ångströmlaboratoriet och ITC-området ska utgöra ett intendenturområde f o m Detta genomförs också på så sätt att ekonomin samordnas fullt ut. Med tanke på att verksamheterna inom ITC-området har delvis mycket annorlunda karaktär än de inom Ångströmslaboratoriet, förelår vi att en arbetsgrupp bildas med uppdrag att: - analysera vilka arbetsuppgifter som idag utförs inom intendenturen - föreslå vilka verksamheter (arbetsuppgifter/resurser) som i framtiden (förslagsvis från ) bör hanteras inom intendenturorganisationen. Speciellt bör verksamhet som avviker från det som framgår av Dnr: UFV 2007/748 Datum: Intendenturorganisation för Uppsala universitet och de därifrån länkade reglerna beslutas av prefektrådet på kommande möten. - föreslå hur verksamheten ska organiseras och bemannas för att få en så väl fungerande och effektiv verksamhet som möjligt. - genomföra en konsekvensanalys avseende berörd personal. Denna analys bör genomföras under våren 2009, med sikte på att beslut kan fattas av intendenturstyrelsen under hösten 2009! För att få en allsidig belysning bör arbetsgruppen innehålla personer från både ITC och Ångström, och representanter från torra och laborativa delar av verksamheten. Uppsala Sven Arvidsson, Ewert Bengtsson, Håkan Lanshammar