Vilka är fördelarna med tidig dialog? Initiativet Smartare inköp genom tidig dialog visar på nyttan 1
2
Smartare inköp genom tidig dialog ett gemensamt initiativ Konkurrensverket, Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) samt Teknikföretagen erbjuder stöd, metoder, kunskap och expertis för att genomföra tidig dialog inför en upphandling. Tillsammans vill vi förbättra dialogen mellan upphandlande myndigheter och leverantörer. Fördelar med tidig dialog En nyckelfråga för att utveckla den offentliga upphandlingen handlar om samspelet mellan upphandlande myndigheter och leverantörer. Tidig dialog ger en bättre förståelse och ökad kunskap om vilka lösningar marknaden kan erbjuda eller utveckla utifrån det specifika behovet. På så sätt kan upphandlande myndigheter få information som innebär att de krav som ställs i förfrågningsunderlaget inte utestänger nya lösningar som finns på marknaden. Näringslivet och den offentliga sektorn missgynnas av upphandlingar som slentrianmässigt avser lösningar som egentligen inte längre är konkurrensmässiga. Att erbjuda eller utveckla innovativa lösningar för offentlig verksamhet och sprida dessa ger däremot möjligheter för ökad tillväxt, konkurrensförmåga samt exportmöjligheter. Tidig dialog medför en högre effektivitet och kvalitet i den offentliga verksamheten samtidigt som de offentliga tjänsterna ger ökad nytta för medborgarna. Nytta för offentlig sektor» Ökad kunskap om lösningar på specifika behov.» Högre effektivitet och kvalitet i offentlig sektor.» Bättre tjänster för medborgarna. Nytta för näringslivet» Nya företag, nya jobb, ökad tillväxt.» Nya kunder, nätverk och marknader.» Exportmöjligheter. 3
Ale kommun har som mål att hitta nya lösningar för att kunna reparera it-utrustning i kommunens verksamheter snabbare och mer effektivt. Det finns ett stort engagemang från skolan och kommunen att hantera reparationer av skadad utrustning på ett nytt sätt. Verksamheten ställer stor krav på att utrustning fungerar optimalt och finns tillgänglig. Pia Areblad, näringslivschef ser en tydlig nytta med tidig dialog: Fyra av fem nya jobb i Sverige skapas i småföretag. Offentlig sektor är en av de största kunderna i Sverige. De flesta upphandlingar går till stora företag. Om vi kan hitta mer innovativa och småskaliga lösningar tror vi att vi kan skapa större brukarvärde och även som offentlig aktör vara med och driva tillväxt och utveckling och på detta sätt generera fler jobbtillfällen. Tidig dialog kan vara ett verktyg för att hitta nya former för upphandling där fler aktörer är delaktiga och nya lösningar kommer fram. Lantmäteriet har tidigare tvingats avbryta ett avrop av ett ärende- och dokumenthanteringssystem då leverantören inte levererat det som efterfrågats. De ska nu genomföra en ny upphandling. Ulrika Ajax, inköpsstrateg beskriver nyttan med den kommande upphandlingen Vi vill lära oss att ha dialog med de presumtiva leverantörerna så tidigt som möjligt. Detta för att få en bra överblick av marknaden, att leverantörerna som ju är experter på sina områden ska få möjlighet att visa oss vad de har att erbjuda. Vi kommer med detta att skapa oss bättre förutsättningar att ställa kraven på ett sätt som är vinnande för båda parter. Förutsättningar för tidig dialog Dialoger får, kan och bör genomföras inför, under och efter en offentlig upphandling. Det finns inte några hinder att föra dialog under förutsättning att dialogerna bedrivs så att de inte står i strid med de grundläggande principerna. Det behövs en ökad medvetenhet inom respektive organisations ledning om vikten av att göra goda affärer. Det måste resultera i ökade resurser och tidsmässig framförhållning som underlättar förberedelsearbetet. Utmaningen är att bygga en kultur där förberedelsearbete och dialoger värdesätts. Det krävs upphandlande myndigheter som går före, bygger kunskap och blir förebilder. 4
Om projektet Smartare inköp genom tidig dialog Konkurrensverket, SKL och Teknikföretagen ger upphandlande myndigheter möjligheter att bli förebilder genom initiativet Smartare inköp genom tidig dialog. Vi erbjuder konkret processtöd i specifika upphandlingsprojekt. Erbjudandet omfattar stöd i följande steg:» Inledande möte med upphandlande myndighet i syfte att ta fram en tids- och arbetsplan samt ge information om hur tidig dialog kan genomföras i den planerade upphandlingen.» Workshop hos den upphandlande myndigheten för att strukturera och beskriva den upphandlande myndighetens behov.» Förarbete inför dialogmöte i form av stöd med upplägg, inbjudan och agenda.» Genomförande av dialogmöte med potentiella leverantörer.» Förarbete inför en-till-en-möten med potentiella leverantörer i form av stöd med upplägg och agenda.» Uppföljning och sammanställning av erfarenheter. Stödet avslutas efter dialogfasen och den upphandlande myndigheten får själv arbeta med förfrågningsunderlag, avtal, annonsering samt utvärdering av inkomna anbud. 5
Om de utvalda upphandlande myndigheterna Ale kommun, Uddevalla kommun, Lantmäteriet och Försäkringskassan har i konkurrens med andra upphandlande myndigheter valts ut för att få ta del av stödet.» Ale kommun vill hitta nya lösningar för att kunna reparera it- utrustning i kommunens verksamheter snabbare och mer effektivt.» Uddevalla kommun vill att handläggningsprocesser blir helt elektroniska, oavsett om man söker bygglov eller ansöker ett miljötillstånd.» Lantmäteriet vill ställa krav som är vinnande för båda parter och innebär att ett ärende- och dokumenthanteringssystem kan upphandlas som motsvarar deras behov kring bl.a. användarvänlighet.» Försäkringskassan har behov av stöd vid större rekryteringsuppdrag av handläggare och vill i dialog med leverantörer kunna finna nya vägar för att uppfylla behovet av rekryteringsstöd Tidig dialog innebär att upphandlande myndigheter träffar potentiella leverantörer, branschorganisationer, experter och andra aktörer innan kraven utformas i den kommande upphandlingen. Syftet med dialogen är att få kunskap om de lösningar marknaden kan erbjuda eller utveckla utifrån det specifika behovet i upphandlingen. 6
Vill du veta mer om Smartare inköp genom tidig dialog eller är du intresserad av att få stöd och bli en förebild för andra kontakta oss då för mer information Konkurrensverket: Niklas Tideklev, niklas.tideklev@kkv.se, tfn 08-586 217 17 SKL: Klas Danerlöv, klas.danerlov@skl.se, tfn 08-452 78 24 Teknikföretagen: Lena Heldén, lena.helden@teknikforetagen.se, tfn 08-782 08 31 Du kan läsa mer om projektet på:» www.konkurrensverket.se/tidig-dialog» www.skl.se/innovation» www.teknikforetagen.se/tidigdialog 7
Adress 103 85 Stockholm Telefon 08-700 16 00 E-post konkurrensverket@kkv.se www.konkurrensverket.se Adress 118 82 Stockholm Telefon 08-452 70 00 E-post info@skl.se www.skl.se Adress Box 5510, 114 85 Stockholm Telefon 08-782 08 00 E-post info@teknikforetagen.se www.teknikforetagen.se 8