Servicenämnden Tid Onsdagen den 17 februari 2016 kl. 13:00-17:20 Plats Magistern Omfattning 17-28 ande Ingemar Einarsson (C), ordförande Kajsa Hedin (M), vice ordförande Mikael Lindberg (S) Sven-Erik Ekblad (S) Gunilla Johansson (S) Anne-Katrin Foss (S) Nura Mahmutagic (S) Jashar Gashi (S) Alexander Critén (M) Magnus Jernetz Gustavsson (M) Krister Thornberg (SD) Ersättare Bert Pettersson (S) Junita Karlsson (KD) Övriga Benny Wennberg, förvaltningschef Tomas Lexinger, produktionschef Robert Carlsson, IT-chef Maria Kleveborn, upphandlingschef Yvonne Norman, ekonom Martina Adiels Balk, kvalitets- och miljösamordnare Gunilla Svensson, fastighetschef Christina Karlberg, administrativ chef Björn Hedbäck, supportchef Thomas Eidrup, projektledare Patrik Ohlsson, ekonom Lamine Cissokho Anslaget på kommunens anslagstavla den 25 februari 2016
2 (10) Sekreterare Anna Sandstedt Justeras Ingemar Einarsson ordförande Alexander Critén
3 (10) 17 från chefer Närvarande verksamhets- och enhetschefer informerar om vad som är på gång inom deras respektive ansvarsområde. 18 Skrivelse - Utveckla parker och grönytor med donationer och sponsring SFN 2015/0792 Handlingar Serviceförvaltningens skrivelse 2016-01-19 Skrivelse till servicenämnden 2015-09-29 Bakgrund Servicenämndens ledamöter från Moderaterna, Liberalerna och Kristdemokraterna har gjort en skrivelse till nämnden där de vill ge serviceförvaltningen i uppdrag att ta fram förslag på områden där man ser det möjligt att direkt implementera konceptet om donationer inom park och grönytor samt att ta fram förslag på riktlinjer för donationer inom park och grönytor. Redan 2003 svarade kommunfullmäktige på en liknande motion från Kristdemokraterna och därefter fick kommunstyrelsen i uppdrag att ta fram riktlinjer för sponsring av kommunal verksamhet. Kommunfullmäktige beslutade dock den 17 december 2007 ( 225) att det inte var aktuellt att ta fram någon policy för sponsring av kommunal verksamhet. Istället beslöts att varje nämnd/förvaltning i varje enskilt fall får besluta om eventuell sponsring. Yttrande Förvaltningen har konsulterat kommunens jurist för att få vägledning om vad som är tillåtet när det gäller donationer och sponsring. om sponsring är en fråga som skulle kunna anses beröra verksamhetens inriktning, omfattning eller kvalitet och som därför inte får delegeras från nämnden enligt 6 kap 34 kommunallagen. Grunden för sponsring av kommunal verksamhet finns reglerad i kommunallagen, som säger att hänsyn skall tas till de kommunalrättsligt fundamentala principerna om objektivitet (saklighet och opartiskhet; inga ovidkommande hänsyn får tas och man får inte gynna eller missgynna någon)
4 (10) och likställighet (kommunen skall behandla sina medlemmar lika om det inte finns sakliga skäl för något annat). Skillnaden mellan sponsring och enskilda personers mindre donationer är att de senare ofta inte är förknippade med villkor eller krav på motprestation. Serviceförvaltningen är positivt inställd till att ta emot donationer och gåvor som bidrar till den gemensamma livsmiljön, förutsatt att vi kan tacka nej om kraven på motprestation inte uppfyller kommunallagens riktlinjer kring objektivitet och likställighet eller om underhållsbehoven av donationen blir alltför stora. Donationen måste också passa in i samhällsbyggnadskontorets gestaltningsprogram för Kalmar. När det gäller donation av konstverk hanteras de redan idag av kultur- och fritidsnämnden. Däremot är det inte helt oproblematiskt ur juridisk synvinkel att enskilda personer ska dela med sig av sin tid och sitt arbete genom att öka tillgängligheten på kommunal mark. Enligt juristen skulle det kunna klassas som åverkan. Markägaransvaret är strikt i svensk lagstiftning. Kommunen kan således aldrig frånsäga sig sitt ansvar gentemot tredje man oavsett vem som utför praktisk skötsel. Dessutom kan det även mot utföraren finnas ansvarshänsyn att beakta. Var går gränsen mellan ideellt arbete och arbetsgivaransvar för till exempel arbetsmiljö? Om man vill öka invånarnas lokala engagemang för att skapa en grönare och mer attraktiv stad måste det regleras i avtal med tydligt uppdrag och tidsomfattning. Dessutom måste det också finnas rutiner för kontroll efteråt. Överläggning Kajsa Hedin (M) yrkar bifall till skrivelsen. Kajsa föreslår även att en rutin ska upprättas hur man ska hantera frågor kring sponsrings- och donationsärenden. När överläggningen avslutats frågar ordföranden först om nämnden vill besluta enligt förvaltningens förslag eller bifalla förslaget i skrivelsen. Han finner att nämnden beslutar enligt förvaltningens förslag. Därefter frågar ordföranden om nämnden vill bifalla eller avslå Kajsa Hedins förslag att upprätta en rutin kring hur man ska hantera frågor kring sponsringsoch donationsärenden. Han finner att nämnden avslår Kajsas förslag. Servicenämnden beslutar att i dagsläget inte ta fram några förslag på områden som privatpersoner/föreningar kan sköta. Nämnden beslutar också att inte ta fram några riktlinjer för donationer eller sponsring. Varje donation måste behandlas separat samt regleras i avtal med tydligt uppdrag, tidsomfattning och rutiner för kontroll. Däremot är servicenämnden positiv till att uppmuntra donationer och andra enskilda engagemang. Reservation Kajsa Hedin (M) reserverar sig mot beslutet och lämnar följande reservation: Vi såg en möjlighet, men majoriteten och förvaltningen valde att se hinder.
5 (10) Vi tycker att enskilda, organisationer och företag ska kunna få bidra till vår gemensamma miljö, om de vill. Reser vi till andra städer utomlands kan vi kanske slå oss ned i en parksoffa med en liten skylt att den är skänkt av den och den. Och vi kan möta planteringar och små trädgårdar som initiativrika boendegrupper anlagt och sköter på sin fritid, för att liva upp sin boendemiljö. Enskilda människor och människor i förening blir aktivt delaktiga i ett områdes framtid. Sådant skildras ofta mycket positivt när svenska journalister gör reportage. Sådant sker också här i Kalmar. Märkena längs med träbron från ravelinen in till Kvarnholmen kan fortfarande läsas, även om de mörknat med åren. Och vi såg möjligheten att tex företagare skulle kunna spola allmänna isbanor utan kostnad för kommunen, mot att det får stå en skylt bredvid som berättar vem som varit där. Boende i Kalmars ytterområden kanske skulle vilja ta ansvar för att röja eller göra snyggt i ett buskområde. Trevnaden i boendet skulle öka, och människor få chans att lära känna varandra bättre. Men om man inte kan hitta en praktisk lösning, en rutin för ett sådant projekt skulle det kunna klassas som åverkan kan vi läsa i svaret. Det som dessutom är anmärkningsvärt är att majoriteten inte kunde ställa sig bakom att vi tar fram riktlinjer för hur man ska hantera ärenden som gäller sponsring eller donationer. Varje ärende skall hanteras individuellt men det finns ingen riktlinje som säger hur. Det skapar merarbete för den tjänsteman som får en förfrågan och det gör att vi inte kan vara säkra på att förslagen som kommer behandlas lika. Oavsett vad man anser om sponsring och donationer i kommunal verksamhet så bör en riktlinje för hantering av dessa frågor tas fram. 19 Motion från Kajsa Hedin (M) Utred möjlighet och konsekvens av ett kommunförbund för IT-service SFN 2015/0952 Handlingar Serviceförvaltningens skrivelse 2016-02-09 Motion från Kajsa Hedin (M) Utred möjlighet och konsekvens av ett kommunförbund för IT-service Bakgrund Den inkomna motionen beskriver ett behov av samverkan från de mindre kommunerna i länet, att IT-stödet blir en allt viktigare faktor för samtliga verksamheter där investeringar och IT-drift driver betydande resursåtgångar. För att dela på investeringarna samt att underlätta vardagen för och stötta de mindre kommunerna föreslås det att Kalmar kommun låter utreda vilka möjligheter och konsekvenser ett gemensamt kommunförbund inom ITservice innebär.
6 (10) Kalmar kommun samverkar idag med övriga kommuner i länet inom Itområdet genom LänsITrådet, en länsgemensam arbetsgrupp bestående av ITchefer, IT-strateger och verksamhetutvecklare från kommuner, landsting och regionförbund. Rådet träffas regelbundet och diskuterar gemensamma utmaningar kopplat till den dagliga driften men även till den regionala digitala agendan. Idag bedrivs arbeten inom bland annat gemensam e-tjänsteplattform samt en utredning om gemensam licenshantering. Enligt en utredning som jurister på uppdrag från Cesam Öst utfört så kommer de nya regelverk om upphandling som kommer under 2016 att öppna upp för samverkan på ett bättre sätt än tidigare då tolkningen möjliggör köp mellan kommuner utan upphandling. Om detta håller så kommer även möjligheterna för kommunerna i Kalmar län att samverka förenklas avsevärt. Förslag för att ytterligare stärka samverkan är på agendan för kommunchefsgruppen där LänsITrådet lämnat förslag på verksamhetsplan 2016 som innehåller bland annat ett förslag att utreda hur en gemensam IT-drift skulle kunna hanteras och i det arbetet utreda lämpliga organisationsformer. Att sätta en organisation för samverkan skulle förenkla arbetet med att stärka kvalitet och robusthet inom IT-området då vi skulle kunna dela på befintlig kompetens och investeringar över organisationsgränserna istället för att var och en ska ansvara för sitt och på så vis stärka både personlig utveckling, säkra IT-drift och arbeta med gemensamma utvecklingsprojekt på en högre nivå än idag. Överläggning Kajsa Hedin (M) yrkar bifall till motionen. Efter överläggningen frågar ordföranden om nämnden vill besluta enligt förvaltningens förslag eller bifalla motionen. Han finner att nämnden beslutar enligt förvaltningens förslag. Servicenämnden föreslår att kommunfullmäktige beslutar att servicenämndens yttrande utgör svar på motionen. Reservation Kajsa Hedin (M) reserverar sig mot beslutet och lämnar följande reservation: Trots att det svar jag fick på min motion var positivt och informativt, vill jag reservera mig mot beslutet att endast besvara motionen. Det viktiga är att vi gör det lättare att samarbeta över kommungränser i IT-frågor, inte i vilken form samarbetet sker. Jag såg ett bildande av ett kommunförbund för IT-verksamhet som en lösning. Genom det skulle det bli billigare att köpa och utveckla nya IT-lösningar, och det skulle bli enklare att exempelvis rekrytera kvalificerad personal. Redan nu sköts ju gymnasieutbildningar och avfallshantering genom liknande kommunförbund. Finns det enklare och billigare lösningar att organisera sig på inom räckhåll, så är det det man ska satsa på. Men för mig är det en självklarhet att man utreder olika alternativ för att veta att man väljer rätt lösning.
7 (10) 20 Årsrapport 2015 inklusive måluppföljning SFN 2016/0067 Handlingar Serviceförvaltningens skrivelse 2016-02-09 Årsrapport 2015 Bakgrund Förvaltningen har tagit fram ett förslag till årsrapport för 2015. Årsrapporten ska vara behandlad senast på nämndens sammanträde i februari. Väsentliga händelser och ändrade förutsättningar samt strategiska framtidsfrågor belyses för de olika verksamheterna. Övergripande för förvaltningen finns också sammanfattning av strategiska framtidsfrågor och riskanalys. Årsrapporten utgör budgetunderlag inför budget 2017. Det ekonomiska resultatet redovisas och analyseras. Serviceförvaltningens verksamheter redovisar en nettokostnad på 221,3 miljoner kronor som jämfört med en nettobudgetram på 233 miljoner kronor innebär ett resultat på 11,7 miljoner kronor bättre än budget. Årsrapporten sammanfattar också utfallet av de nämndsmål, aktiviteter och uppdrag som förvaltningen arbetat med under året. Servicenämnden beslutar att godkänna årsrapporten 2015 inklusive måluppföljning och till kommunstyrelsen överlämna handlingen, som budgetunderlag inför budget 2017 med särskilt fokus på de övergripande strategiska framtidsfrågorna och riskanalys för förvaltningen. 21 uppdrag giftfri miljö Gunilla Svensson och Maria Kleveborn informerar nämnden om att ett arbete för giftfri förskolemiljö har påbörjats. Daniel Jönsson på samhällsbyggnadskontoret är projektledare. Från serviceförvaltningen är fastighet, kost och lokalvård berörda. Arbetet ska leda fram till en handlingsplan för giftfri förskolemiljö.
8 (10) 22 utveckling av kommunens bilpool Thomas Eidrup informerar om arbetet med att skapa en ny, större, gemensam, kommunal fordonspool i Kalmar kommun med koppling till delbilspoolen. I dagsläget finns centralt 30 bokningsbara kommunbilar. Vi är sedan tre år tillbaka medlemmar i delbilspoolen som har fem partnerföretag: Kalmar kommun, Kalmar Energi, Kalmar läns museum, HSB Sydost och Glebes. Totalt har delbilspoolen 167 användare. Syftet med en ny, större, gemensam fordonspool är att få ökad användningsgrad av de kommunala fordonen, möjlighet till att minska kommunens bilinnehav, ökad flexibilitet när alla bilar (och cyklar) bokas i samma system, miljöfördelar och enklare för förvaltningarna att se sina verkliga kostnader för bilarna. Bilpoolen ska innehålla ett succesivt ökande antal elbilar. Flera elbilar ska vara tillgängliga för allmänheten genom avtal med bilpoolföretag. En utvecklingsidé är att etablera centrala hubbar för att kunna samutnyttja bilar. För ökad tillgänglighet ska också kommunanställda kunna erbjudas förmånligt privat användande av de elbilar som är tillgängliga för allmänheten genom delbilspoolen. 23 Piren (nytt socialt intranät) Christina Karlberg informerar kort om Piren, kommunens nya sociala intranät. Pirens startades upp den 2 februari och ger alla anställda en större möjlighet att medverka i informationsutlägget.
9 (10) 24 Kontaktpolitiker Christina Karlberg informerar nämnden om förslag att utse kontaktpolitiker för våra olika verksamheter. Till nästa nämnd tas förslag till regelverk för kontaktmannaskap fram. 25 från förvaltningschefen Benny Wennberg informerar nämnden om aktuella ärenden på förvaltningen. 26 Delegationsbeslut SFN 2016/0002 Handlingar Serviceförvaltningens skrivelse 2016-02-09 Följande delegationsbeslut anmäls den 17 februari Anställningsbeslut: Walaiphat Rueangthananwong, ekonomibiträde, tillsvidare 2016-02-01 Tillståndsärenden enligt ordningslagen januari 2016 Trafikärenden D14-D28 Nyttoparkeringskort K363-K364 Grävtillstånd januari 2016 Servicenämnden godkänner redovisningen av anmälda delegationsbeslut.
10 (10) 27 Kännedomsärenden SFN 2016/0003 Handlingar Serviceförvaltningens skrivelse 2016-02-09 Följande ärenden anmäls den 17 februari Presidieprotokoll från 2016-02-03 Protokoll serviceförvaltningens centrala samverkansgrupp 2016-01-21 Protokoll sf support lokala samverkan 2015-12-14 Lista upphandlingar tom 2016-02-08 Servicenämnden godkänner redovisningen av anmälda kännedomsärenden. 28 Övriga frågor Tomas Lexinger informerar nämnden om förslag till revidering av de lokala ordningsföreskrifterna för Kalmar kommun, främst avseende ambulerande försäljning. Förvaltningen skickar förslaget på remiss till polisen och Kalmar City.