Upphandlingsprotokoll och beslut för Upphandling av Ramavtal fastighetstransaktioner och fastighetsvärdering 1(10)
Innehållsförteckning 1 Bakgrund... 3 1.1 Upphandlingsförfarande... 3 1.2 Annonsering... 3 1.3 Förfrågningsunderlaget... 3 1.4 Inkomna anbud... 4 1.5 Tillvägagångssätt för prövning och utvärdering av anbuden... 4 2 Prövning av krav på anbudsgivaren (steg 1)... 6 2.1 Redovisning av den genomförda prövningen... 6 3 Prövning av krav på tjänsten (steg 2)... 8 3.1 Sammanfattning av ställda krav... 8 3.2 Redovisning av den genomförda prövningen... 8 4 Anbudsutvärdering (steg 3)... 9 4.1 Utvärderingskriterier... 9 4.2 Utvärderingsanalys... 9 5 Tilldelningsbeslut... 10 2(10)
1 Bakgrund AB Helsingborgshem, organisations nummer 212000-1157, har genomfört en upphandling av Ramavtal fastighetstransaktioner och fastighetsvärdering. Uppdraget innefattar en helhetslösning som täcker hela AB Helsingborgshems behov av avyttring av fastigheter. Detta protokoll beskriver genomförandet av upphandlingen. Protokollet har sammanställts i enlighet med de krav på dokumentation av upphandlingsärende som anges i lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (nedan benämnd LOU ). 1.1 Upphandlingsförfarande Upphandlingen har genomförts som ett öppet förfarande enligt LOU. Prövning och utvärderingen av anbuden har genomförts med utgångspunkt i de uppgifter som lämnats i anbuden. LOU:s krav på likabehandling av anbudsgivare har varit vägledande för analysarbetet. 1.2 Annonsering Upphandlingen har offentliggjorts genom att annonsmanus översändes till Visma Opic/ TendSign för publicering 2012-12-20. 1.3 Förfrågningsunderlaget Samtliga krav som AB Helsingborgshem ställer på leverantören, tjänsten, genomförandet av åtagandet samt kommersiella villkor redovisades i det skriftliga förfrågningsunderlag som utgjort underlag för anbudslämnande. Förfrågningsunderlaget fanns tillgängligt elektroniskt på www.opic.com under hela anbudstiden. Tre (3) stycken frågor och svar samt en (1) information om ändring/tillägg och har publicerats via Visma Opic/ TendSign under anbudstiden. 3(10)
1.4 Inkomna anbud Sista dag för inlämnande av anbud var den 2013-01-31. Tio (10) anbud inkom. Samtliga anbud inlämnades före anbudstidens utgång. Anbuden öppnades 2013-02-01. Anbud från följande företag inkom. 1. Anbud 1 Navet AB, org.nr 556509-6541 2. Anbud 2 Vi-Kensult AB, org.nr 556344-1269 3. Anbud 3 DTZ Sweden AB, org.nr 556311-3017 4. Anbud 4 Stronghold Invest AB, org.nr 556713-9067 5. Anbud 5 Öhrlings PricewaterhouseCoopers AB, org.nr 556029-6740 6. Anbud 6 Svefa Aktiebolag, org.nr 556514-3434 7. Anbud 7 Colliers International AB, org.nr 556571-1651 8. Anbud 8 Restate Kommersiella AB, org.nr 556901-7766 9. Anbud 9 CB Richard Ellis AB, org.nr 556446-8618 10. Anbud 10 Pangea Property Partners, org.nr 556821-5916 1.5 Tillvägagångssätt för prövning och utvärdering av anbuden Förutsättningarna för hur prövning och utvärdering av inkomna anbud skall genomföras redovisas i förfrågningsunderlaget. Förfrågningsunderlaget anger även vilka redovisningar som anbudsgivaren ska lämna i anbudet för att det ska vara möjligt för AB Helsingborgshem, att genomföra en analys av om ställda krav och önskemål uppfylldes. Prövningen av anbuden har genomförts med utgångspunkt från de uppgifter som lämnats i anbuden. LOU:s krav på likabehandling av anbudsgivarna innebär att förtydliganden och kompletteringar endast kan avse redovisningar som anbudsgivaren lämnat i anbudet. Anbudsprövningen har genomförts utifrån ett trestegsförfarande där steg ett (1) syftar till att klarlägga att anbudsgivaren uppfyller de krav som ställts på leverantören (anbudsgivande företag). För det fall att anbudsgivaren uppfyllt kraven i steg ett (1) 4(10)
deltar anbudet därefter i steg två (2) prövning av att de ställda kraven på tjänsten inklusive avtalsvillkoren är uppfyllda. Steg tre (3) som är det avslutande steget omfattar utvärdering av anbud som uppfyller samtliga krav i steg ett (1) och steg två (2). 5(10)
2 Prövning av krav på anbudsgivaren (steg 1) 2.1 Redovisning av den genomförda prövningen I prövningen av leverantörerna ingår två moment, uteslutningsprövning och leverantörskvalificering. Båda dessa moment syftar till att bedöma om leverantörerna klarar av att genomföra upphandlingskontraktet. Prövningen görs dels mot de uteslutningsgrunder som anges i LOU, dels mot de ställda kraven på leverantören. Analysen av inkomna anbud syftar därmed till att klarlägga att grund för uteslutning inte föreligger samt att leverantören uppfyller ställda krav på registreringsskyldigheter, betalning av skatter och avgifter, ekonomisk stabilitet, anbudsgivande företags tekniska förmåga, kapacitet och referensuppdrag samt att personalen innehar efterfrågad erfarenhet och kompetens. Anbud 1 Anbud 2 Redovisningen i anbudet visar att samtliga krav på leverantören inte är uppfyllda. Anbudet visar att leverantören inte lämnat något signerat anbud. Anbudet visar att ett angivet referensuppdrag (referensuppdrag nr 1) inte uppfyller kravet att uppdraget ska vara utfört (slutfört) efter 1 januari 2010 samt att uppdraget inte är utfört av leverantören. Eftersom referensuppdrag nr 1 inte är korrekt klarar inte leverantören kravet avseende att lämna tre (3) referensuppdrag samt kravet att lämna något referensuppdrag där försäljningsbeloppet för ett (1) uppdrag överstiger 100 mkr. Anbudet visar att i anbudet ska två (2) referensuppdrag lämnas som ansvarig rådgivare utfört och ett av referensuppdrag ska vara på minst 100 mkr. Inget av de lämnade referensuppdragen klarade kravet på 100 mkr. Anbud 3 Anbud 4 Anbud 5 6(10)
Anbud 6 Redovisningen i anbudet visar att samtliga krav på anbudsgivaren inte är uppfyllda. Anbudet visar att ansvarig rådgivare inte är anställd hos leverantören som lämnade anbudet, vilket är ett är kraven på den ansvarige rådgivaren. Anbud 7 Anbud 8 Anbud 9 Anbud 10 Redovisningen i anbudet visar att samtliga krav på anbudsgivaren inte är uppfyllda. Anbudet visar att i anbudet ska två (2) referensuppdrag lämnas som ansvarig rådgivare utfört och ett av referensuppdrag ska vara på minst 100 mkr. Inget av de lämnade referensuppdragen klarade kravet på 100 mkr. Anbudet visar att leverantören inte har bekräftat att de klarar kraven i punkt 3.7.1 Anbudsgivarens personal. Sammanställningen ovan visar att sju (7) anbud gick vidare till prövning av kraven på tjänsten i steg 2. 7(10)
3 Prövning av krav på tjänsten (steg 2) 3.1 Sammanfattning av ställda krav I prövningen om leverantörerna klarar uppställda krav på efterfrågad tjänst. Analysen av inkomna anbud syftar därmed till att klarlägga att leverantören uppfyller ställda krav på tjänsten. 3.2 Redovisning av den genomförda prövningen Prövningen av anbuden har genomförts utifrån de krav som ställts i förfrågningsunderlaget. Anbud 1 Anbud 3 Anbud 4 Anbud 5 Anbud 7 Anbud 8 Anbud 9 Sammanställningen ovan visar att sju (7) anbud gick vidare till utvärdering i steg 3 Anbudsutvärdering. 8(10)
4 Anbudsutvärdering (steg 3) Sju (7) anbud har uppfyllt kraven på leverantören och samtliga ställda krav på tjänsten samt de kommersiella villkoren. Anbuden har därmed kvalificerat sig för deltagande i anbudsutvärderingen. 4.1 Utvärderingskriterier Anbudet har, enligt förutsättningarna i förfrågningsunderlaget, utvärderats efter utvärderingsalternativet lägst pris. Anbudsgivare Belopp Anbud 1 Navet AB, org.nr 556509-6541 Anbud 3 DTZ Sweden AB, org.nr 556311-3017 Anbud 4 Stronghold Invest AB, org.nr 556713-9067 Anbud 5 Öhrlings PricewaterhouseCoopers AB, org.nr 556029-6740 Anbud 7 Colliers International AB, org.nr 556571-1651 Anbud 8 Restate Kommersiella AB, org.nr 556901-7766 Anbud 9 CB Richard Ellis AB, org.nr 556446-8618 3 132 500 SEK 6 248 500 SEK 4 994 500 SEK 3 320 000 SEK 4 675 000 SEK 8 950 000 SEK 5 380 000 SEK 4.2 Utvärderingsanalys Anbuden med de tre (3) lägsta priserna har lämnats av följande anbudsgivare. 1. Anbud 1 Navet AB, org.nr 556509-6541 3 132 500 SEK 2. Anbud 5 Öhrlings PricewaterhouseCoopers AB, 3 320 000 SEK org.nr 556029-6740 3. Anbud 7 Colliers International AB, org.nr 556571-1651 4 675 000 SEK 9(10)
5 Tilldelningsbeslut I enlighet med de förutsättningar som anges i förfrågningsunderlaget kommer AB Helsingborgshem att teckna ramavtal med tre (3) leverantörer. Som framgår av ovanstående redovisning uppfyller de tre (3) anbuden samtliga av AB Helsingborgshem ställda krav samt lämnat tre (3) lägsta priserna. AB Helsingborgshem föreslås därmed fatta beslut om att teckna ramavtal med följande företag. 1. Navet AB, org.nr 556509-6541 2. Öhrlings PricewaterhouseCoopers AB, org.nr 556029-6740 3. Colliers International AB, org.nr 556571-1651 Vid avrop ska AB Helsingborgshem tillämpa rangordning upp till angivet belopp samt förnyad konkurrensutsättning i enligt med de förutsättningar som ramavtalet anger. Avtal kommer att tecknas först efter det att tio (10) dagar gått från det att protokollet skickats ut (avtalspärr). Tilldelningsbeslutet är endast att se som en avsiktsförklaring från den upphandlande enheten och är inte att betrakta som en accept eller ett kontrakt. Helsingborg den 2013-02-11 För AB Helsingborgshem Jonas Hansson vd 10(10)