Upphandlings- föreskrifter 99

Upphandlings- föreskrifter 99 avseende skötsel Utemiljö Säfflebostäder AB 2011-03-03 Björn Wennerström Lindås Fastigehtskonsult AB 1

Innehållsförteckning Företal...5 Inledning...7 Råd och anvisningar...7 UF Upphandlingsföreskrifter...9 UF1 Allmän orientering...10 UF2 Frågor under anbudstiden, visning av objekt...11 UF3 Föreskrifter för upphandlingsprocessen...12 UF3.1 Former för upphandling...12 UF3.2 Förfrågningsunderlag...12 UF3.3 Anbudsgivning...13 UF3.4 Anbudsöppning...14 UF3.5 Anbudsprövning...14 UF3.6 Tecknande av kontrakt...15 Bilaga 1 Begreppsbestämningar...16 Bilaga 2 Anbudsformulär exempel på innehåll...17 2

F UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER Dessa föreskrifter är upprättade i enlighet med Upphandlingsföreskrifter 99 ingående i Aff, Avtal för fastighetsförvaltning. Koder och rubriker följer detta dokument. För upphandlingen gäller LOU, Lagen om offentlig upphandling, med tillämpning av regler gällande under tröskelvärdet. Begrepp Redovisning av begrepp och förkortningar, se bilaga 1. Förkortningar Exempel på text: B E Beställaren Entreprenören UE Underentreprenör SE Sidoentreprenör Pyramidregeln Det som skrivs under en kod och rubrik på högre nivå gäller för samtliga underordnade koder och rubriker om inte annat är angivet under dessa. Det som t ex skrivs under koden UF, gäller således för UF3, UF3.1 osv, om annat inte anges under dessa underordnade koder. 3

UF1 ALLMÄN ORIENTERING För övergripande information om entreprenaden se Särskilda föreskrifter SF0 och SF1. 4

UF2 FRÅGOR UNDER ANBUDSTIDEN, VISNING AV OBJEKT Beställarens ombud under anbudstiden Namn: Gustaf Andersson Adress: Säfflebostäder AB Postadress: 661 80 Säffle Telefon: 0533 681701 Mobil: 070 618 07 01 Fax: 0533 681704 e-post: gustaf.andersson@saffle.se Beställarens handläggare under anbudstiden Namn: Christer Andersson Adress: Säfflebostäder AB Postadress: 661 80 Säffle Telefon: 0533 681730 Mobil: 0730 22 23 44 Fax: 0533 681714 e-post: christer.andersson@saffle.se Beställarens kontaktpersoner under anbudstiden Namn: Se handläggare Adress:... Postadress:... Telefon:... Mobil:... Fax:..... e-post:... Visning av förvaltningsobjekt. Visning av förvaltningsobjekten kommer att genomföras efter överenskommelse med Christer Andersson 5

UF3 UF3.1 UF3.11 UF3.2 UF3.21 UF3.22 UF3.23 UF3.24 UF3.25 FÖRESKRIFTER FÖR UPPHANDLINGSPROCESSEN Former för upphandling Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs som förenklad upphandling enligt LOU. Förfrågningsunderlag Tillhandahållande av förfrågningsunderlag En omgång av förfrågningsunderlaget tillhandahålles kostnadsfritt. Förteckning över förfrågningsunderlag Dessa upphandlingsföreskrifter samt handlingar förtecknade i Särskilda föreskrifter punkt SF1.1. Kompletterande förfrågningsunderlag Kompletterande handlingar kan komma att tillhandahållas under anbudstiden och kommer att sändas ut senast 6 dagar innan anbudstidens utgång. Frågor under anbudstiden Frågor med anledning av förfrågningsunderlaget skall ställas via mail till beställarens handläggare under anbudstiden, dock senast; 8 arbetsdagar före anbudatidens utgång, Beställaren redovisar frågorna och lämnar lika och skriftliga svar till alla anbudsgivare senast 6 arbetsdagar före anbudstidens utgång. Endast skriftliga frågor besvaras Återsändning av förfrågningsunderlag Förfrågningsunderlaget behöver ej återsändas till B. 6

UF3.3 UF3.31 UF3.311 UF3.312 UF3.313 UF3.314 UF3.315 UF3.32 UF3.33 Anbudsgivning Anbuds form och innehåll Anbud skall vara skrivet på svenska och bifogat anbudsformulär skall användas. Anbud som inte är kompletta riskerar att inte tas upp till prövning. Pris skall anges i svenska kronor. Anbudsgivare skall i särskild bilaga redovisa sin organisation för uppdraget inkl redovisning av ev underentreprenörer Huvudanbud Anbudet skall följa förfrågningsunderlaget i sin helhet för att tas upp till prövning. Sidoanbud Huvudanbud måste avges för att sidoanbud skall tas upp till prövning. Kompletteringar till anbud Uppgifter/intyg som kommer att begäras under anbudsprövnngen, om motsvarande uppgift ej lämnats i anbud: Att anbudsgivaren har fullgjort sina ålägganden avseende socialförsäkringsavgifter, skatt eller andra lagstadgade avgifter i Sverige eller i det land företaget är registrerat. B kommer att begära uppgifter från skattemyndigheten Att E har gällande ansvarsförsäkring med uppgift om ansvarsbelopp. Separat pris Separat pris per område/fastighet skall anges enligt uppgifter i anbudsformulär. Uppdelning av anbudssumman Anbud får ej delas, svar skall avges på hela entreprenaden Anbudstidens utgång Anbud skall ha inkommit senast; se anbudsinbjudan. Anbuds giltighetstid Anbudsgivaren skall vara bunden av sitt anbud i 120 dagar 7

UF3.34 UF3.4 UF3.5 UF3.51 UF3.511 Anbuds lämnande Anbud skall lämnas i ett förseglat kuvert, som skall vara märkt: "Anbud Utemiljö Säffle kommun". Anbudet ställs till och adresseras enligt följande: Säfflebostäder AB 661 80 Säffle Anbud får ej lämnas via telefax eller e-post. Anbudsöppning Anbudsöppning kommer att ske på Säfflebostäders kontor två arbetsdagar efter sista dag för anbudslämande kl 08.00 För den som önskar närvara via ombud fån Svensk Handelskammare, ska anmäla detta till B handläggare två arbetsdagar innan. Anbudslämnare står för samtliga kostnader förenade med detta. Anbudsprövning Prövning av anbud genomförs i två steg där det första avser prövning av anbudsgivaren och det andra prövning av anbudet. Prövning av anbudsgivare Prövning av krav som skall uppfyllas av anbudsgivare För att anbudet skall utvärderas skall följande krav (A-B) uppfyllas. Utöver dessa krav gäller att anbud som ankommit för sent kommer att uteslutas och för anbud som inte är lämnat på efterfrågat sätt gäller att dessa kan komma att uteslutas. Anbudsgiveren ska kunna styrka att förfrågat uppdrag ej överstiger 50 % av entreprenörens omsättning för 2010 Krav på entreprenör enligt 10 kap. 1 och 2 LOU (Formella förutsättningar). Anbudsgivaren skall genom att intyga i bif leverantörsförsäkran visa att han är fri från hinder för deltagande enligt LOU 10 kap 1 som anger att anbudsgivare kan uteslutas fråndeltagande i upphandling om han: Är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är Föremål för ackord eller tillsvidare har inställt sina betalningar Eller är underkastad näringsförbud Är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation 8

Tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande. Är dömd för brott avseende yrkesutövning och den Upphandlande myndigheten kan visa detta. Har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom. Inte fullgjort sina åtagande avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det land upphandlingen sker, eller i väsentligt avseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar som begärts med denna paragraf eller 18. Anbudsgivaren skall även vara registrerad i organisationsnummerregistret samt registrerad för F-skatt och moms Krav på entreprenören vad gäller teknisk förmåga. Entreprenören skall ha minst 3-års erfarenhet av aktuell bransch, alternativ skall nyckelpersonerna inom företaget ha arbetat inom aktuell bransch i minst 3 år. Entreprenören skall ha egen anställd, alternativt ha avtal med Ue vilken ska ha motsvarande erfarenhet lika E UF3.512 Prövning av andra uppgifter om anbudsgivare Finansiell och ekonomisk ställning, t ex genom redovisning av balansräkning och omsättning avseende aktuella tjänster, skall redovisas i anbud Kvalitetsledningssystem, skall redovisas i anbudet, företaget skall ha system liknande ISO 9000 eller eget system som bygger på grunderna i ISO 9000. Systemet och tillämpning av detsamma skall beskrivas. Miljöledningssystem bör redovisas i anbud. Referenser, minst 3 utförda eller pågående referensuppdrag. Uppdragen skall vara utförda inom den senaste 3-års perioden. Uppgifter om referenser skall innehålla namn på företag/organisation, kontaktperson med telefon nummer (B förbehåller sig rätten att inhämta uppgifter från annan referens än de i anbudet angivna, och inräkna dessa i utvärderingen, max totalt tre referenser inräknas) Förvaltning av egna fastigheter kan beskrivas som alternativ referens, även B kan anges som referens om denne är aktuell Referenser skall vara relevanta för uppdraget i förfrågan. 9

UF3.513 Företagets resurser och kompetens. Företagets resurser och kompetens Anbudsgivaren skall ha erforderlig erfarenhet från motsvarande typ av verksamhet/bransch. Beskrivs i anbud. Anbudsgivaren skall beskriva hur uppdraget ska genomföras. Organisation, personalresurser mm. Beskrivs i anbud. Miljöpolicy eller annan handling bör bifogas anbudet. Personal och kompetens Arbetsledare skall ha minst 2- års dokumenterad kompetens och erfarenhet av att utföra likvärdiga uppdrag, arbetsledare skall namnges i anbudet och behärska Svenska språket i tal och skrift. Arbetsledares kompetens skall beskrivas i CV. Minst 3 referenser skall anges, hänvisning får göras till referensuppdrag för anbudsgivaren enligt UF3.512, om arbetsledaren varit verksam i samma uppdrag, i annat fall erfordras separata refernser för arbetsledaren. Samma förutsättningar som gäller i UF3.512, gällande referenser gäller. 10

UF3.52 Prövning av anbud Pris och övriga villkor vikt 70% (max 70 poäng) Vid anbudsutvärderingen används en skala med 70 som maxpoäng. 70=lägsta pris, följande anbud = lägsta anbud x 70 / aktuellt anbud Beställaren kommer vid anbudsvärderingen att antaga det anbud som är ekonomiskt mest fördelaktigt med hänsyn till: 1. Utvärdering av pris och övriga ekonomiska villkor Fast pris per år kommer att summeras tillsammans med en fiktiv summa för tilläggsbeställnngar (60) timmar. Lägsta pris ger 70 poäng, övriga priser ges lägre poäng, proportionellt i förhållande till det lägsta priset. 2 Referenser 15 poäng vikt 15 % Bedömning av referenser kommer att ske enligt nedan angivna kriterier, tre referensrföretag kommer att slumpmässigt utväljas och ingå i utvärderingen. B egen erfarenhet av kunskap om anbudsgivare (egenreferens) kan ersätta extern referenstagning Likaså förbehåller B sig att själv inämta refenser och låta dessa ingå i utvärderingen. Betygssättning 0 5, där 0 står för mycket dålig och 5 står för mycket bra. Samtliga referenser sammanräknas, medelbetyg över 4,5 ger 15 poäng medelbetyg över 4 och upp till 4,5 ger 12 poäng medelbetyg över 3,5 och upp till 4,0, ger 9 poäng medelbetyg över 3,0 och upp till 3,5, ger 6 poäng medelbetyg över 2,5 och upp till 3,0, ger 3 poäng medelbetyg under och upp till 2,5, ger 0 poäng. 11

Betyg Referensbetyg Fråga Företaget har alltid erfarna och väl kvlalificerade yrkesmän, som uppträder effektivt, korrekt och serviceinriktat *Företaget har hög kompetens på arbetsledningen, och arbetsledningen har hög social konmpetens *Arbetsledaren/ledarna har god förmåga att styra och ta beslut *Arbetsledaren/ledarna har god förmåga att leda sin personal Företaget har sällan eller aldrig klagomål på utfört arbete Vidtar snabba korrigerande åtgärder vid anmärkningar Företaget har en god beredskap för att kunna sköta uppdraget vid sjukdom o annan frånvaro liksom vid arbetstoppar Företaget har ett väl fungerande kvalitetssystem och lämnar på begäran egenkontroller Företaget har hög kompetens på personalen och personalen har hög social kompetens = i det fall arbetsledare har egna referenser, kommer dessa att vägas in här, och inte inhämtas från referens enligt UF3.512. 3 Kompetens 15 poäng vikt 15 % Här kommer arbetsledarens och personalens komptetens och företagets Metod för att följa upp kvalitétssystemet att urvärderas utifrån beskrivning I anbudet och i medföljande CV på arbetsledare. Svar på följande fråg q eställningar skall framgå i beskrivningar och CV, och kommer att betygssättas enligt följande: Betygssättning kompetens Betygsskala 0-5 Betyg Fråga Betygssättning av företagets beskrivning av metod att följa upp sitt kvalitetssystem: Ingen system för uppföljning beskrivet, endast hänvisning till ISO eller likvärdigt: 0 Eget system med enkel beskrivning av system och egenkontroller, inga exempel på blanketter redovisade: 1 Eget system, väl beskrivet, med exempel på egenkontroller redovisade: 2 Eget system, helt uppbyggt på grunderna enligt ISO 9000 eller likvärdigt, med väl dokumenterat kontrollprogram inkl exempel på egenkontroller: 3 ISO 9000 eller motsvarande, med enkel beskrivning av tillämpning och redovisning av egenkontroll o tillämpning: 4 ISO 9000 eller motsvarande, med klar och tydlig beskrivning av praktisk tillämpning fullt ut: 5 12

Beskrivning av företagets resurser och beredskap för att säkerställa personalresurser vid arbetstoppar och sjukdom mm Ingen beskrivning: 0 Säkerställning av resursbehov genom att hänvisa till bemanningsföretag: 1 Säkerställning av resursbehov genom att hänvisa till UE: 2 Säkerställning av resursbehov genom att hänvisa till UE och skrifligt referensutlåtande för UE: 3 Säkerställning av resursbehov med egna resurser i form av extra personal väl beskrivna med skiftligt refensutlåtande: 4 Företaget beskriver sin egen resurs inom den egna organisationen som väl säkerställer behovet, t ex genom tillfäliga omplaceringar: 5 Arbetsledarens kompetens och erfarenhet Arbetsledaren har erfarenhet från branschen i 3 år utan nämnvärd beskrivning och utan relevanta referenser: 0 Arbetsledaren har erfarenhet från branschen i 3 år, med väl beskrivning av kompetens och relevanta referenser minst 3 st: 1 Arbetsledaren har erfarenhet från branschen i mer än 3 år, med väl beskrivning av kompetens och relevanta refenser mnst 3 st: 2 Arbetsledaren har erfarenhet från branschen i mer än 3 år, har för uppdraget speciellt kompetens bestyrkt med intyg från utbildning och beskriven kompetens för uppdraget samt relevanta referenser minst 3 st: 3 Arbetsledaren har erfarenhet från branshen i mer än 3 år som han/hon själv beskriver i CV med hänvisning till relevant utbildning, erfarenhet och hänvisning till relevanta referenser minst 3 st: 4 Arbetsledaren har erfarenhet från branschen i mer än 3 år, beskriver sig själv i CV med bifogade betygskopior från relevant utbildning, och hänvisning till relevanta refernser, minst 3 st.: 5 UF3.53 Meddelande om beslut efter anbudsprövning Samtliga anbudsgiver kommer skriftligt att erhålla besked om tilldelning och utvärdering. Anbudsgivare är bunden till sitt anbud i föreskrivet antal dagar även om anbudsgivaren fått upplysning enligt ovan. UF3.6 Tecknande av kontrakt Avtal mellan B och den anbudsgivare som tilldelats uppdraget sluts genom ett kontrakt som undertecknas av båda parter. Kontrakt kan komma att tecknas med fler entreprenörer, varför pris skall lämnas per område enligt prisbilaga. 13

Bilaga 1 Begreppsbestämningar Definitioner av några termer som inte är definierade i Aff definitioner 99 eller LOU. Uppgifterna inom parentes anger varifrån definitionerna är hämtade. anbud ensidigt erbjudande om att åta sig förpliktelser enligt definierade krav (TNC 95) anbudsgivare den fysiska eller juridiska person som lämnar anbud (BKKs Upphandlingsregler 2000) anbudsinfordrare den fysiska eller juridiska person som infordrar anbud (BKKs Upphandlingsregler 2000) avvikelse icke uppfyllande av krav (SS-EN ISO 9000:2000) beställare uppdragsgivare enligt förfrågningsunderlag, beställning eller kontrakt för konsult, entreprenör, leverantör eller uppdragstagare (TNC 95) BKK Föreningen Byggandets Kontraktskommitté huvudanbud anbud helt enligt förfrågningsunderlaget LOU Lagen om offentlig upphandling TNC 95 Plan- och byggtermer 1994, utgiven 1995 av Tekniska nomenklaturcentralen 14