för Ladok3-projektet - Reviderad utgåva för en
Sida 2 av 11 er Revision Datum Av Kommentar Granskare Godkännare 0.1 111130 SH Ny plan för KS, EF en 0.4 120117 SH Reviderad version efter granskning WA WA 120118 SH Fastställd version WA
Innehåll Sida 3 av 11 VERSIONER... 2 1 KOMMUNIKATIONSPLANERING I LADOK3-PROJEKTET... 4 2 KOMMUNIKATIONSPOLICY... 4 3 KOMMUNIKATIONSMÅL... 4 3.1 BIDRA TILL ATT NÅ PROJEKTETS ÖVERGRIPANDE MÅL... 4 3.1.1 Relaterade kommunikationsmål... 5 3.2 STÖDJA OCH UNDERLÄTTA DET PROJEKTINTERNA ARBETET... 5 3.2.1 Relaterade kommunikationsmål... 6 4 KOMMUNIKATIONSPLANERING I DELPROJEKT OCH AKTIVITETER... 6 5 UTVÄRDERING OCH UPPFÖLJNING... 6 6 ROLLER OCH ANSVAR... 7 6.1.1 Huvudprojektledare... 7 6.1.2 Produktägare och projektledare... 7 6.1.3 Projektmedarbetare... 7 6.1.4 Kommunikatör... 8 7 PROJEKTETS INTRESSENTER... 8 8 PROJEKTETS FORUM FÖR DIALOG OCH FÖRANKRING... 9 8.1 REFERENSGRUPPER... 9 8.1.1 Fasta referensgrupper... 9 8.1.2 Referensgrupper vid behov... 9 8.2 DEMONSTRATIONER... 10 8.2.1 Temademonstrationer... 10 8.2.2 Referensgruppsdemonstrationer... 10 9 BRED FORMELL OCH INFORMELL FÖRANKRING... 10 9.1 REMISSER... 10 9.2 FÖRANKRING VIA KONTAKTPERSONER... 11 10 EXTERNA FORUM FÖR DIALOG OCH FÖRANKRING... 11 11 ÖVRIGA KANALER OCH AKTIVITETER... 11
Sida 4 av 11 1 ering i Ladok3-projektet Ladok3-projektet är beställts av Ladokkonsortiet för att ersätta dagens Ladok med en ny systemgeneration, som bättre kan möta behovet av administrativt stöd hos anställda och studerande vid svenska lärosäten. en är ett stöd för projektledning och projektmedarbetare i Ladok3-projektet. Den har en livslängd som motsvarar projektets, men revideras kontinuerligt i samband med att projektets genomförandeplan detaljeras. Revisionshistoriken anges på dokumentets innehållssida. Dokumentet beskriver de övergripande målen för kommunikation i Ladok3-projektet samt beskriver de projektövergripande aktiviteter som genomförs för att nå målen. 2 Kommunikationspolicy Kommunikationspolicyn gäller samtliga projektdeltagare och är styrande vid planering av kommunikationsaktiviteter och vid val mellan olika alternativ. Information om Ladok3-projektet ska lämnas i rätt tid samt vara lätt att finna. Alla kommunikationsaktiviteter ska genomföras så att projektet uppfattas som transparent, trovärdigt och kompetent. Ladok3-projektet är tillgängligt för alla intressenter, oavsett geografisk placering och synliggör resultat och leveranser med hänsyn tagen till följande faktorer, i prioritetsordning: 1. Tillgänglighet. 2. Möjlighet till interaktion. 3. Ekonomi. Kommunikationen inom Ladok3-projektet symboliseras av öppenhet. Det är varje projektdeltagares ansvar att kontinuerligt återkoppla tankar och synpunkter till sin projektledare. Intern kommunikation föregår extern. 3 Kommunikationsmål Det finns två syften med den övergripande kommunikationen i Ladok3-projektet: 1. Att bidra till att projektets övergripande mål och delmål nås. 2. Att stödja och underlätta det projektinterna arbetet. 3.1 Bidra till att nå projektets övergripande mål I Ladok3-projektets direktiv 1, där projektets övergripande mål beskrivs, framgår att: Arbetet med Ladok3 ska genomföras med grundlig förankring hos konsortiets medlemmar och andra intressenter. 1 Projektdirektiv för Ladok3-projektet v 2.0 (2011-06-20)
Sida 5 av 11 I direktiv från Ladokkonsortiets styrelse till Ladok3-projektets styrgrupp, som ligger till grund för projektets övergripande mål, uttrycks att: Lösningar ska baseras på behov hos konsortiets medlemmar och andra intressenter, identifierade i projektplanen. Hög acceptans hos framförallt Konsortiets medlemmar ska uppnås. God information till identifierade intressenter ska säkerställas under hela projekttiden. 3.1.1 Relaterade kommunikationsmål För att uppfylla de övergripande projektmålen är fem aktivitetsrelaterade kommunikationsmål (a-e nedan) uppställda i relation till de tre mål som uttrycks i styrelsens skrivelse till styrgruppen. Projektmål Lösningar ska baseras på behov hos konsortiets medlemmar och andra intressenter, identifierade i projektplanen Hög acceptans hos framförallt Konsortiets medlemmar ska uppnås Relaterat kommunikationsmål a. Projektet inhämtar kontinuerligt återkoppling på sitt arbete, från de identifierade intressenterna. b. Intressenternas återkoppling och hanterandet av denna synliggörs. a. Projektet inhämtar kontinuerligt återkoppling på sitt arbete, från de identifierade intressenterna. c. Alla intressenter har en klar bild av alla aktiviteters syfte, mål och nuläge. d. Projektets vägval och beslut är tydligt beskrivna och lätt åtkomliga. God information till identifierade intressenter ska säkerställas under hela projekttiden d. Projektets vägval och beslut är tydligt beskrivna och lätt åtkomliga. e. Projektet har transparens i kommunikationen av leveranser och resultat. 3.2 Stödja och underlätta det projektinterna arbetet Kommunikation i Ladok3-projektet ska stödja och underlätta det projektinterna arbetet, vilket innebär: Att alla projektdeltagare kan genomföra sina arbetsuppgifter på ett effektivt och kvalitativt sätt. Att skapa trygghet, undanröja oro eller irritation. Att förhindra att felaktig information får spridning.
Sida 6 av 11 Att bidra till medvetna och motiverade medarbetare. 3.2.1 Relaterade kommunikationsmål För att uppfylla de övergripande projektmålen är fyra aktivitetsrelaterade kommunikationsmål (a-d nedan) uppställda i relation till de fyra målen. Projektmål Alla projektdeltagare kan genomföra sina arbetsuppgifter på ett effektivt och kvalitativt sätt. Relaterat kommunikationsmål a. Alla projektdeltagare har en klar bild av alla projektaktiviteters syfte, mål och nuläge. b. Alla projektdeltagare kontinuerligt återkopplar till projektledningen. c. Alla projektdeltagare synliggör sitt arbete och resultat för övriga projektdeltagare. Att skapa trygghet, undanröja oro eller irritation. c. Alla projektdeltagare synliggör sitt arbete och resultat för övriga projektdeltagare. d. Framgångar och goda exempel sprids inom projektet. Att förhindra att felaktig information får spridning. b. Alla projektdeltagare kontinuerligt återkopplar till projektledningen. c. Alla projektdeltagare synliggör sitt arbete och resultat för övriga projektdeltagare. Att bidra till medvetna och motiverade medarbetare. a. Alla projektdeltagare har en klar bild av alla projektaktiviteters syfte, mål och nuläge. d. Framgångar och goda exempel sprids inom projektet. 4 ering i delprojekt och aktiviteter I delprojekt planeras och genomförs olika kommunikations- och förankringsaktiviteter, för att säkerställa att resultat och leveranser motsvarar uppdragsgivarens och intressenternas förväntningar, behov och önskemål. ering för delprojekt görs i respektive projektplan enlig mall. 5 Utvärdering och uppföljning Eftersom kommunikationsmålen är av löpande karaktär utvärderas det kontinuerligt i vilken grad de uppfylls. Den aktuella uppfyllandegraden mäts på skalan grönt, gult rött där grönt betyder att vi för tillfället anser målen uppfyllda och rött betyder att projektet för tillfället inte uppfyller målet.
Sida 7 av 11 Den övergripande utvärderingen av de externa målen genomförs två gånger om året i form av en återkommande enkät, med ett antal frågor kring budskap, tillgänglighet och frekvens. Enkäten genomförs med hjälp av ett elektroniskt enkätverktyg och sprids i projektets befintliga kanaler, exempelvis nyhetsbrev. Enskilda kommunikationsaktiviteter utvärderas i enlighet med aktuell plan och mål. Utvärderingsmetod och mål för enskilda aktiviteter beskrivs i varje planeringsdokument. De interna målen utvärderas löpande i samband med projektets återkommande projektmöten och motsvarande aktiviteter. 6 Roller och ansvar För aktiviteter i Ladok3-projektet genomförs förankringsaktiviteter, för att säkerställa att resultat och leveranser motsvarar uppdragsgivarens och intressenternas förväntningar och önskemål. Planering av förankring görs i samråd med projektets kommunikatör och ska följa projektets uppställda kommunikationsmål och kommunikationspolicy. Beskrivning av förankringsaktiviteter ska återfinnas i respektive projektplan. 6.1.1 Huvudprojektledare Projektets huvudprojektledare är ansvarig för att projektets kommunikation bidrar till att nå de uppställda målen och att tillräckliga resurser avsätts för detta. 6.1.2 Produktägare och projektledare Vid planering och genomförande av förankringsaktiviteter ansvarar produktägare/projektledare för: Att aktiviteter för förankring samt intern och extern kommunikation planeras och genomförs tillsammans med kommunikatören. Detta beskrivs i projektplanen enligt mall. Att bemanna eventuella referens- och expertgrupper i enlighet med aktuella behov. Att tillhandahålla material 2 för interna och externa kommunikations- och förankringsaktiviteter och att överlämna detta till kommunikatören enligt fastställd plan. 6.1.3 Projektmedarbetare Alla som arbetar i Ladok3-projektet är talespersoner och ambassadörer för helheten. Det innebär att alla projektdeltagare lämnar korrekt och saklig information. Projektdeltagare äger ansvar för att vara uppdaterad på projektet i sin helhet och för att hålla övriga uppdaterade på sin del av helheten. 2 Med material avses exempelvis text, skiss, bild, modell etc.
Sida 8 av 11 Alla projektmedarbetare ansvarar för att återföra synpunkter och kommentarer på projektets genomförda kommunikationsaktiviteter, till sin projektledare eller till kommunikatören. 6.1.4 Kommunikatör Kommunikatören ansvarar för att löpande revidera kommunikationsplanen och dess bilagor i enlighet med den övergripande projektplanen, samt kontinuerligt se över planens aktualitet och på eget initiativ föreslå förbättringar. Kommunikatören är redaktör för nyhetsbrev, webbsidor och övriga externa kommunikationskanaler. Det innebär att föreslå innehåll, inhämta underlag från projektledare och -deltagare, redigera innehåll samt genomföra kompletterande marknadsföring och utvärdering av aktiviteterna. Kommunikatören ansvarar för: Att produktägare/projektledare får stöd och förutsättningar för att diskutera och planera förankringsaktiviteter. Att säkerställa att kommunikationsplanen kommuniceras och förstås i synnerhet av dem vars ansvar explicit framgår av kommunikationsplanen. Att följa upp att kommunikationsplanen efterlevs och att rapportera avvikelser. Att genomföra planerade övergripande kommunikationsaktiviteter Att redigera och paketera material för intern och extern spridning. 7 Projektets intressenter Nu gällande intressentförteckning med en mappning mot vilka/vilket budskap som är prioriterat mot respektive intressentgrupp återfinns i bilaga 1 3. Intressentförteckningen är ett levande dokument som uppdateras löpande under projektets genomförande. I intressentförteckningen beskrivs respektive grupp av intressenter med avseende på: 1. Deras relation till Ladok3-projektet/Ladok3 2. Hur prioriterade de är i kommunikationssammanhang (låg, medel, hög). 3. Den inställning intressentgruppen generellt bedöms ha gentemot Ladok3- projektet. 4. Intressentgruppens generella intresse för och inflytande över Ladok3- projektet. 5. Vilka externa forum som finns för intressentgruppen. Externa forum beskrivs i kapitel 9. 3 Bilaga 1-3 återfinns i PL_Plan Bilaga1-3.xlxs. Bilaga 1 är flik 1 i excelbladet och så vidare.
Sida 9 av 11 Prioriteten, punkt 2, anger i detta fall vilken intressentgrupp som prioriteras över en annan i ett läge där endast en av flera möjliga kommunikationsinsatser kan genomföras. Inflytande/intresse, punkt 4. En grupp som har högt inflytande över enskilda frågor, är här bedömda att ha högt inflytande. 8 Projektets forum för dialog och förankring Ladok3-projektet äger ett antal forum som är formerade utifrån projektets behov av återkommande dialog och förankring under en. 8.1 Referensgrupper Med referensgrupp avses en gruppering av sakkunniga inom ett större eller mindre sakområde. Referensgruppen bidrar med fördjupad kunskap kring respektive område och används av projektet för att föra dialog och förankra frågor av både strategisk och operativ natur. I Ladok3-projektet förekommer dels fasta referensgrupper, som planeras leva under projektets återstående tid, dels referensgrupper som formeras utifrån specifika behov som uppstår under projektets gång och som inte kan hanteras av de fasta referensgrupperna. 8.1.1 Fasta referensgrupper Syftet med de fasta referensgrupperna är att, främst, produktägarorganisationen och migreringsorganisationen ska ha kontinuerlig tillgång till expertkunskap i olika sakfrågor av mer strategisk natur. Men även projektledningen har tillgång till referensgrupperna vid behov. Kommentar [EF1]: inte lösningsorganisationen? Det finns en referensgrupp för verksamhetsfrågor, vars medlemmar är utsedda av och förankrade i Ladoks systemägargrupp. Denna referensgrupp är tidigare benämnd expertgruppen för strategiska frågor. Under projektets kommer en motsvarande expertgrupp för ITrelaterade frågor att bildas. Gruppen utses och förankras i universitetens och högskolornas IT-chefsforum. 8.1.2 Referensgrupper vid behov Användarbaserade referensgrupper kring enskilda verksamhetsområden bildas vid behov och på ansvar av områdesproduktägaren för respektive område. Det finns ingen fast gruppering under projektets livslängd. Det finns däremot referensgrupperingar av användare med expertkompetens kring så kallade fokusområden - områden som går på tvären genom flera teman och där inte bara en områdesproduktägare och domänexpert berörs. Fokusområden är exempelvis sekretess, studieavgifter, forskardstuderande och uppdragsutbildning.
8.2 Demonstrationer Utöver referensgrupperna, så använder Ladok3-projektet ett antal olika demonstrationsformer för att visa upp resultat från utvecklingen för olika intressentgrupper. Sida 10 av 11 I den valda utvecklingsmetodiken agil utveckling med Scrum så ingår ett moment som kallas sprintdemo. Sprintdemo är inte primärt en aktivitet för större grupperingar i syfte att förankra och få återkoppling utan en aktivitet som sker inom utvecklingsorganisationen. Sprintdemo beskrivs i dokumentet PM Arbetsmodel 4 l. 8.2.1 Temademonstrationer Teman är en leverans av en sammansättning av flera sammanhörande sprintar relaterat till ett visst funktionellt område. Tanken med teman är att kunna få tillfälle att demonstrera mer omfattande funktionalitet för en större krets intressenter och på så sätt få en bredare förankring av arbetet. Vid lämpliga tillfällen bjuder projektet in olika intressentgrupper att delta in demonstrationer av tema. Vid behov genomförs flera demonstrationer av samma tema. Antalet demonstrationer per tema beror på temats omfattning och hur brett intresse det röner bland intressentgrupperna. Det bedöms för varje enskilt tema. 8.2.2 Referensgruppsdemonstrationer Vid behov kan referensgruppsdemonstrationer genomföras före ett tema är färdigställs och en temademonstration genomförs. Vid referensgruppsdemonstrationer kan en mindre utvald grupp med expertkompetens få funktionalitet som är del av ett tema förevisat. Behovet av referensgruppsdemonstrationer bedöms för varje enskilt tema. 9 Bred formell och informell förankring I en av Ladok3-projektet sker bred förankring, förankring med samtliga Konsortiemedlemmar och övriga utpekade organisationer, på två sätt dels genom remisser, dels genom lärosätenas utpekade kontaktpersoner. 9.1 Remisser För beslut gällande ställningstaganden som i hög utsträckning påverkar den riktningen på Ladok3, används formella remisser. De skickas till konsortiets medlemmar samt Verket för högskoleservice (VHS), Myndighetens för yrkeshögskolan och Sveriges förenade studentkårer (SFS). Vid behov tillkommer ytterligare mottagare. Syftet med formella remisser är att få de mottagande organisationernas officiella ståndpunkt och återkoppling och på särskilt viktiga omfattningsbeslut och vägval i projektet. 4 PM Arbetsmodell (länk ska infogas)
Sida 11 av 11 9.2 Förankring via kontaktpersoner Ladok3-projektet har för avsikt att via formell väg etablera en utpekad kontaktperson per Konsortiemedlem. Kontaktpersonen är vägen in till samtliga lärosäten vid behov av bred återkoppling på vägval som behöver beredas inom respektive organisation, men som inte bedöms kräva det formella remissförfarandet. 10 Externa forum för dialog och förankring Ett stort antal av de intressentgrupper som listas i bilaga 1 Intressentförteckning finns formerade i olika forum, knutna till funktion och/eller uppdrag. Ett antal av de forum som benämns externa ägs av Ladokkonsortiet/förvaltningsorganisationen, exempelvis nätverksträffar för Ladokoch examensansvariga samt systemägarträffar. Forumen används också för att löpande presentera om projektet, utan att syftet primärt är dialog och förankring. 11 Övriga kanaler och aktiviteter En schematisk beskrivning av de projektövergripande kanaler och aktiviteter som projektet förfogar över som ej är forum för dialog och förankring beskrivs i bilaga 2 5. En sammanställning av hur de olika kanalerna och aktiviteterna svarar mot de uppställda målen finns i bilaga 3 6. 5 Ibid. 6 Ibid